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Por qué los equipos de eventos necesitan un CRM
La gestión de eventos es exigente. Hay que estar al día con la venta de entradas, gestionar múltiples relaciones comerciales con las partes interesadas de alto nivel y mantener una comunicación excelente, lo que requiere coherencia en los mensajes.
Sin los sistemas adecuados en su infraestructura tecnológica, es fácil sentirse abrumado.
Afortunadamente, las soluciones CRM adecuadas ayudan a los organizadores de eventos a optimizar la gestión de los asistentes, automatizar la comunicación y realizar un seguimiento de los clientes potenciales, al tiempo que proporcionan la información necesaria para tomar decisiones basadas en datos. Para los equipos de entre 20 y 50 personas que gestionan eventos, encontrar el equilibrio perfecto entre funcionalidad y simplicidad es fundamental para evitar sobrecargar a un equipo en crecimiento.
En este blog, exploraremos las diez mejores soluciones CRM para la gestión de eventos en 2025, incluyendo folk, HubSpot, Salesforce y Pipedrive. Cada plataforma aporta ventajas únicas, por lo que podrás encontrar la que mejor se adapte a tus eventos.
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Qué buscar en un CRM para la gestión de eventos
La gestión de eventos es complicada. Desde coordinar a los asistentes hasta gestionar la comunicación, realizar un seguimiento de los clientes potenciales y hacer un seguimiento. Tanto si estás organizando un pequeño evento de networking como una conferencia a gran escala, la complejidad de estas tareas puede resultar abrumadora rápidamente. Aquí es donde un CRM adaptado a la gestión de eventos resulta invaluable.
Afortunadamente, mediante el uso de un CRM, los organizadores de eventos pueden garantizar una comunicación fluida con los asistentes, gestionar los patrocinios de forma más eficaz y realizar un seguimiento de la participación a lo largo de todo el ciclo de vida del evento. Desde la divulgación inicial hasta el seguimiento posterior al evento.
El CRM adecuado debe simplificar los procesos, proporcionar información útil y adaptarse al crecimiento de tu cartera de eventos. Estas son las características clave que debe tener un CRM para la gestión de eventos:
- Gestión de asistentes: herramientas para realizar un seguimiento de las inscripciones, los registros y las preferencias de los asistentes con el fin de garantizar el buen desarrollo del evento.
- Automatización de la comunicación: campañas por correo electrónico y recordatorios personalizados para involucrar a los asistentes antes, durante y después del evento.
- Capacidades de integración: Compatibilidad con plataformas como Zoom, Eventbrite o Google Workspace para un flujo de trabajo unificado.
- Análisis e informes: información para medir el éxito de los eventos y definir estrategias futuras.
- Escalabilidad: la capacidad de adaptarse a las necesidades de su evento, tanto si se trata de talleres íntimos como de conferencias a gran escala.
Las 10 mejores soluciones CRM para la gestión de eventos en 2025
1. folk
Ideal para establecer relaciones y optimizar las operaciones de ventas y marketing
folk destaca por su simplicidad y eficiencia, lo que lo convierte en una excelente opción para equipos de gestión de eventos de entre 20 y 50 personas que necesitan funciones potentes sin una complejidad abrumadora.
Sus herramientas de gestión de contactos y automatización son perfectas para realizar un seguimiento de los clientes potenciales, gestionar la comunicación con los asistentes y organizar los contactos de los eventos. Su interfaz fácil de usar permite a los organizadores de eventos ponerse en marcha rápidamente, evitando la curva de aprendizaje pronunciada de otras plataformas más complejas. Si utilizas las redes sociales como parte de tu estrategia de ventas sociales, folk único en su capacidad para ayudarte a captar clientes potenciales a partir de tus publicaciones y enviarlos directamente a tu CRM. Así, nunca más tendrás que introducirlos manualmente en una hoja de cálculo.
Por qué es ideal para eventos:
- Diseño intuitivo para una gestión de contactos sin esfuerzo.
- Herramientas de automatización para seguimientos y recordatorios.
- Perfecto para equipos de eventos de tamaño medio con necesidades crecientes.
2 HubSpot CRM
Lo mejor para eventos centrados en elmarketing
HubSpot CRM integra herramientas de marketing, ventas y atención al cliente, lo que lo hace ideal para los organizadores de eventos que desean alinear los eventos con campañas de marketing más amplias. Funciones como el marketing por correo electrónico, las páginas de destino y el seguimiento de clientes potenciales ayudan a impulsar la asistencia y la participación, mientras que sus análisis proporcionan información sobre el rendimiento de las campañas.
Por qué es ideal para eventos:
- Excelentes herramientas de automatización de marketing.
- Integración con páginas de aterrizaje y formularios para la promoción de eventos.
- Opciones escalables para equipos en crecimiento.
3. Salesforce
Lo mejor para la gestión de eventos a gran escala
Salesforce es un potente CRM para gestionar eventos a gran escala. Su plataforma personalizable puede manejar flujos de trabajo complejos, el seguimiento de los asistentes y la integración con herramientas de terceros. Salesforce especialmente adecuado para empresas con múltiples eventos y que necesitan informes completos.
Por qué es ideal para eventos:
- Altamente personalizable para eventos complejos.
- Integración con otras herramientas empresariales.
- Análisis robustos para el seguimiento del rendimiento de los eventos.
4. Pipedrive
Lo mejor para el patrocinio de eventos y las asociaciones
Pipedrive Las funciones centradas en las ventasPipedrive lo convierten en una excelente opción para gestionar el patrocinio de eventos y las asociaciones. Sus canales visuales permiten a los equipos realizar un seguimiento de los acuerdos, los seguimientos y las oportunidades de asociación con facilidad.
Por qué es ideal para eventos:
- Seguimiento de operaciones y gestión del proceso de ventas fáciles de usar.
- Herramientas de automatización para flujos de trabajo de patrocinio.
- Asequible y accesible para equipos más pequeños.
5. Aplicación Eventbrite Organizer
Aunque no es un CRM tradicional, la aplicación para organizadores de Eventbrite se centra en la gestión de asistentes y la venta de entradas. Es ideal para los organizadores de eventos que ya utilizan Eventbrite para las inscripciones, ya que ofrece una integración perfecta y herramientas de generación de informes para realizar un seguimiento de la venta de entradas y la participación de los asistentes. Su principal inconveniente como CRM no tradicional es la falta de dashboards el seguimiento previo y posterior al evento, ya que se centra exclusivamente en el evento.
Por qué es ideal para eventos:
- Especializado en la venta de entradas y el seguimiento de asistentes.
- Integración con el ecosistema de Eventbrite.
- Informes sencillos para los organizadores de eventos.
6. Zoho
Lo mejor paraZoho
Zoho ofrece una amplia personalización, lo que lo convierte en una opción sólida para empresas con flujos de trabajo de eventos únicos. Admite la comunicación multicanal, la segmentación de asistentes y la automatización de flujos de trabajo, pero su complejidad puede requerir más tiempo para la configuración y la formación.
Por qué es ideal para eventos
- Altamente personalizable para las necesidades específicas de cada evento.
- Se integra con campañas de correo electrónico y seguimiento de asistentes.
- Escalable para organizaciones en crecimiento.
7. CRM de Monday.com
Lo mejor para la gestión de proyectos de eventos
Monday.com combina la gestión de tareas con funciones de CRM, lo que proporciona una forma visual de realizar un seguimiento de los plazos de los eventos, las asignaciones y las listas de asistentes. Sus tableros intuitivos lo hacen ideal para equipos que necesitan un enfoque centrado en proyectos para la planificación de eventos. También se puede utilizar como un CRM ligero. El único inconveniente es la falta de funciones tradicionales de CRM, como el enriquecimiento de contactos y la gestión.
Por qué es ideal para eventos:
- Tableros visuales para un seguimiento sencillo.
- Combina la gestión de proyectos y la funcionalidad CRM.
- Ideal para equipos colaborativos que gestionan múltiples eventos.
8. Microsoft Dynamics 365
Lo mejor para soluciones empresariales complejas
Microsoft Dynamics 365 es un CRM completo que se integra a la perfección con otras herramientas de Microsoft, como Outlook y Teams. Sus funciones avanzadas son perfectas para grandes organizaciones que gestionan múltiples eventos complejos.
Por qué es ideal para eventos:
- Profunda integración con el ecosistema de Microsoft.
- Escalable para eventos a nivel empresarial.
- Herramientas avanzadas para la gestión de asistentes y el análisis posterior al evento.
9. ActiveCampaign
Lo mejor para eventos impulsados por la automatización
ActiveCampaign se centra en la automatización y ofrece herramientas para crear flujos de trabajo para la comunicación previa y posterior al evento. Es ideal para eventos que dependen en gran medida del marketing por correo electrónico y la participación de los asistentes.
Por qué es genial:
- Potentes herramientas de automatización del correo electrónico.
- Flujos de trabajo fáciles de crear para la comunicación con los asistentes.
- Asequible para equipos más pequeños.
10. Copper
Lo mejor para la integración con Google Workspace
Copper es perfecto para equipos que utilizan Google Workspace. Optimiza el seguimiento de los asistentes, la comunicación y la colaboración directamente a través de Gmail, Calendar y otras herramientas de Google.
Por qué es genial:
- Integración perfecta con Google Workspace.
- Diseño fácil de usar para equipos más pequeños.
- Eficaz para gestionar la comunicación con los asistentes.
Cómo elegir el mejor CRM para tus necesidades de gestión de eventos
¿Te sientes abrumado por la cantidad de opciones? No eres el único. Para seleccionar el CRM adecuado, es fundamental comprender los requisitos y el presupuesto de tu evento. A continuación, te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a decidir:
- Ten en cuenta la escala de tu evento: los equipos de gestión de eventos de entre 20 y 50 personas pueden beneficiarse de plataformas optimizadas como folk , que ofrecen funciones de nivel empresarial sin una complejidad abrumadora, mientras que las empresas más grandes pueden preferir Salesforce Microsoft Dynamics.
- Prioriza las funciones: busca herramientas de gestión de asistentes, automatización del correo electrónico y generación de informes adaptadas a los objetivos de tu evento.
- Evalúa la facilidad de uso: los CRM más sencillos, como folk Pipedrive el tiempo de incorporación, mientras que los sistemas más complejos, como Zoho requerir formación adicional.
- Piensa en la integración: elige un CRM que se conecte a la perfección con tus herramientas existentes, como plataformas de eventos o software de marketing.
Para la mayoría de los equipos pequeños y medianos, folk ofrece el equilibrio perfecto entre funcionalidad, simplicidad y asequibilidad.
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Conclusión
El CRM adecuado puede transformar la forma en que planificas, ejecutas y evalúas tus eventos. Tanto si gestionas un pequeño taller como una gran conferencia, opciones como folk, HubSpot, Salesforce y otras proporcionan herramientas para optimizar las operaciones y mejorar la participación de los asistentes. Si buscas una solución intuitiva, eficiente y económica que se adapte perfectamente a equipos de gestión de eventos de entre 20 y 50 personas, folk destaca como la opción ideal. Pruebe folk hoy mismo y compruebe cómo puede simplificar su proceso de gestión de eventos.
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Más recursos
Preguntas frecuentes
¿Por qué los equipos de eventos necesitan un CRM?
Para centralizar los contactos, automatizar los correos electrónicos y recordatorios a los asistentes, realizar un seguimiento de los patrocinadores y acuerdos, y medir el retorno de la inversión. Un CRM reduce el trabajo manual, mantiene la coherencia en los mensajes y mejora el seguimiento antes, durante y después de los eventos.
¿Cómo elegir el mejor CRM para la gestión de eventos?
Adapta la herramienta al tamaño del equipo y al presupuesto; exige el seguimiento de los asistentes, la automatización del correo electrónico, los procesos y la elaboración de informes; verifica las integraciones (Eventbrite, Zoom, Google Workspace); comprueba la facilidad de uso y la asistencia técnica; prueba un evento antes de la implementación completa.
¿Cuál es la diferencia entre un software de gestión de entradas y un CRM?
El software de venta de entradas gestiona las inscripciones, los pagos y los registros. Un CRM gestiona las relaciones (contactos, patrocinadores, socios, divulgación y seguimiento posterior al evento) con canales, segmentación y automatización. Utiliza ambos juntos mediante integraciones.
¿Eventbrite incluye un CRM?
Eventbrite ofrece herramientas para la venta de entradas y la gestión de asistentes, pero no es un CRM completo. Combínalo con un CRM para gestionar los procesos, las secuencias de nurturing y la generación de informes. Las opciones incluyen folk, HubSpot o Salesforce gestionar todo el ciclo de vida.
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