Zoho vs. Monday: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, die Pipeline-Ausführung konsistent zu halten und gleichzeitig die Lieferungen im Zeitplan zu halten. In einer Umgebung, in der Kundeninteraktionen über E-Mails, Besprechungen und verschiedene Aufgabenverwaltungssysteme verstreut sind, wird das Risiko von versäumten Nachfassaktionen und unklaren Verantwortlichkeiten nur allzu real. Ein CRM für Agenturen muss den Verkaufsprozess rationalisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass die Kundenhistorie leicht zugänglich ist, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

Zoho und monday.com bieten unterschiedliche Lösungen für diese Herausforderung und zeichnen sich jeweils durch einzigartige Stärken im Bereich Kundenbeziehungsmanagement und Vertriebs-Pipelines aus. Zoho wurde für Agenturen entwickelt, die umfangreiche Funktionen und Flexibilität in den Bereichen Vertrieb, Betrieb und Berichterstellung benötigen, während monday.com ein anpassbares Framework bietet, das Vertriebsprozesse mit Projektmanagement für einen ganzheitlichen Ansatz integriert.

Die richtige Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen Ihrer Agentur ab, darunter die Komplexität Ihrer Prozesse, der erforderliche Grad an Anpassung und der Umfang der laufenden Verwaltung, den Ihr Team zu übernehmen bereit ist.

Warum brauchen Agenturen im Jahr 2026 ein CRM?

Agenturen verlieren keine Einnahmen aufgrund mangelnder Nachfrage. Einnahmen gehen verloren, wenn Lead-Kontexte über E-Mail-Postfächer, Kalender, Slack-Threads und Tabellen verstreut sind und wenn Nachfassaktionen vom Gedächtnis statt von einem System abhängen. Ein CRM schafft eine einzige Quelle der Wahrheit für Interessenten, Kunden, Partner und Vertragsverlängerungen, sodass die nächsten Schritte sichtbar bleiben und die Zuständigkeiten klar sind.

✔️ Transparenz und Prognosen für die Pipeline ohne Tabellenkalkulationen

✔️ Zentralisierter Überblick über Interessenten und Kunden in E-Mails, Anrufen und Besprechungen

✔️ Standardisierte Nachverfolgung, Übergaben und nächste Schritte im gesamten Team

✔️ Klare Zuständigkeiten für jeden Lead, jedes Geschäft und jeden Kunden, um Ausfälle zu vermeiden

✔️ Leistungsüberwachung nach Quelle, Dienstleistungsbereich und Konversionsphase

Im Jahr 2026 betreiben Agenturen mehr Kanäle, haben kürzere Entscheidungszyklen und mehr Stakeholder pro Geschäft, wobei Kunden schnellere Reaktionszeiten und eine engere Koordination erwarten. Ohne ein CRM-System verzögern sich Angebote, werden vielversprechende Leads kalt, erfolgen Verlängerungen zu spät und werden Empfehlungen uneinheitlich behandelt, da das Team nicht die gesamte Historie und den aktuellen Plan an einem Ort einsehen kann.

Was ist Zoho ?

Zoho ist ein vielseitiges Tool für das Kundenbeziehungsmanagement, das innerhalb des größeren Zoho funktioniert. Es ist ideal für Agenturen, die ein effizientes Pipeline-Management, Aktivitätsverfolgung, Automatisierung und Berichterstellung suchen und gleichzeitig bei Bedarf eine Integration mit anderen Zoho ermöglichen möchten. Mit der Möglichkeit, mehrere Pipelines und Layouts zu erstellen, unterstützt es verschiedene Dienstleistungsbereiche oder Vertriebsstrategien. Marktplatz-Erweiterungen und -Integrationen erleichtern die Verbindung mit externen Tools und verbessern so die Funktionalität. Diese Lösung wird häufig von Agenturen bevorzugt, die umfangreiche Funktionen in Kombination mit Flexibilität in den Bereichen Vertrieb, Betrieb und Berichterstellung benötigen.

Was ist monday.com?

monday CRM eine anpassbare CRM-Lösung, die auf monday.com-Boards basiert und über anpassbare Spalten und Ansichten verfügt, um Vertriebs- und Kunden-Workflows effektiv zu modellieren. Sie richtet sich an Agenturen, die monday.com bereits für das Projektmanagement nutzen, und zielt darauf ab, Vertrieb, Onboarding und Kundenbetreuung in einem einheitlichen Arbeitsbereich zu integrieren. Mit Pipeline-Ansichten und dashboards erhalten Benutzer wertvolle Einblicke, während Automatisierungen Übergaben optimieren und Erinnerungen basierend auf Statusänderungen versenden. Integrationen mit Marketing-, Formular- und Kommunikationstools verbessern die Anwendbarkeit entsprechend den spezifischen Anforderungen. Diese Plattform wird in der Regel gewählt, wenn Flexibilität und Prozessmodellierung gegenüber traditionellen CRM-Funktionen Vorrang haben.

Funktionsvergleich zwischen Zoho und monday

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

Zoho bietet Unterstützung für mehrere Vertriebspipelines, sodass Teams Pipeline-Phasen im Zuge der Weiterentwicklung ihrer Prozesse umbenennen, hinzufügen, entfernen und neu anordnen können. Pipelines können mit Layouts verknüpft werden, was dabei hilft, verschiedene Vertriebsaktivitäten voneinander zu trennen und gleichzeitig dasselbe Deals-Modul zu verwenden. Änderungen an Phasen werden in den Pipeline-Einstellungen verwaltet, und alle entfernten Phasen bleiben im Phasen-Builder zugänglich. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für Agenturen, die für jede Dienstleistungslinie oder Aktivität eine eigene Phasenlogik benötigen.

In monday CRM erfolgt die Einrichtung der Pipeline in der Regel auf dem Deals-Board, wo Deals eine Reihe klar definierter Phasen durchlaufen. Diese Phasen können an den Vertriebsprozess der Agentur angepasst werden, und die Pipeline-Ansicht bietet eine visuelle Darstellung des Fortschritts nach Phasen. Agenturen können verschiedene Workflows modellieren, indem sie Boards und Phasenstrukturen entsprechend ihren Kundenanforderungen organisieren und so sicherstellen, dass die Phasenlogik eng mit der Konfiguration des Boards und seiner Spalten verknüpft ist.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

Die Aktivitätsverfolgung Zoho konzentriert sich auf Aufgaben, Ereignisse und Anrufe, die alle in CRM-Ansichten und datensatzbezogenen Listen leicht überprüft werden können. Die Aktivitätsansichten in Zoho sind nach Erstellungszeitpunkt organisiert, sodass Benutzer eine Aktivität öffnen können, um auf zugehörige Details wie Notizen, Verlauf, Anhänge, anstehende Aktionen und E-Mail-Konversationen zuzugreifen. Darüber hinaus werden in der Liste „Abgeschlossene Aktivitäten” alle abgeschlossenen Aufgaben, Anrufe und Besprechungen angezeigt, die mit einem Datensatz in Verbindung stehen, sodass ein umfassendes Protokoll vergangener Aktionen und zukünftiger Pläne gewährleistet ist.

In monday CRM wird die Nachverfolgung von Aktivitäten durch E-Mails und Aktivitäten erleichtert, wodurch die Integration mit Gmail oder Outlook möglich ist, um Kommunikationen zu protokollieren und auf einer Zeitachse zu visualisieren. Diese Funktion unterstützt die Protokollierung und Nachverfolgung von E-Mails und umfasst verschiedene Aktivitätstypen, darunter Besprechungen, Anrufzusammenfassungen und Notizen. Benutzer können auch benutzerdefinierte Aktivitäten hinzufügen, um das Aktivitätsprotokoll an die Dokumentation der Kundeninteraktionen ihrer Agentur anzupassen, wodurch die Zeitachse zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Überprüfung vergangener Ereignisse und bevorstehender Pläne wird.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

In Zoho umfassen die Berichtsfunktionen Standardberichte, die nach Modulen organisiert sind, sowie die Möglichkeit, Berichte an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen. Nutzen Sie dashboards Analysen, um Ihre Pipeline zu verfolgen und Vertriebskennzahlen auszuwerten, einschließlich der in den Analyse-Ressourcen Zohobeschriebenen Prognosekonzepte. Für eine detailliertere Berichterstellung lässt sich Zoho nahtlos in Zoho integrieren, um zusätzliche Berichte und dashboards zu erstellen, die je nach Ihrer Konfiguration Optionen für die Freigabe und Planung bieten. Die Transparenz Ihrer Pipeline hängt davon ab, wie Geschäfte, Phasen und Aktivitäten strukturiert sind.

In monday CRM verwenden Automatisierungsregeln Trigger-Aktions-Rezepte, die auf Änderungen wie Statusaktualisierungen, Fälligkeitstermine, Elementerstellung und Bewegungen zwischen Boards reagieren. Diese Automatisierungen können Benachrichtigungen erleichtern, Eigentümer zuweisen, Felder aktualisieren und Elemente basierend auf festgelegten Bedingungen generieren. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Übergänge zu standardisieren, wenn ein Geschäft verschiedene Phasen durchläuft, oder um Folgeaufgaben einzurichten, wenn Fristen näher rücken. Die konkreten Ergebnisse hängen vom ausgewählten Rezept und der Konfiguration der Spalten ab.

Berichterstattung und Analyse

Zoho bietet Standardberichte, die nach Modulen kategorisiert sind, sowie die Flexibilität, Berichte an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen. Mit dashboards Analysefunktionen können Benutzer ihre Pipeline verfolgen und Vertriebskennzahlen analysieren, einschließlich der in den Analyse-Ressourcen Zohobeschriebenen Prognosekonzepten. Für eine umfassendere Berichterstellung kann Zoho mit Zoho integriert werden, um zusätzliche Berichte und dashboards zu erstellen, die Optionen für die Freigabe und Planung basierend auf den Benutzereinstellungen bieten. Die Sichtbarkeit der Pipeline wird durch die Konfiguration von Geschäften, Phasen und Aktivitäten beeinflusst.

In monday CRM erfolgt die Berichterstellung in erster Linie über dashboards Daten aus einem oder mehreren Boards aggregieren und über Widgets wie Diagramme und Tabellen darstellen. Diese dashboards eine Echtzeitüberwachung, während Berichte eine detaillierte Analyse bieten, die je nach Workflow auf Abruf generiert wird. Die Transparenz der Pipeline wird durch die Struktur des Deals-Boards und die im dashboard angezeigten Kennzahlen bestimmt. Die Zugriffs- und Freigabemöglichkeiten werden durch Kontoberechtigungen und dashboard geregelt.

Integrationen und Datenhygiene

Auf Integrationen in Zoho kann über den Zoho und dessen Integrationsschicht zugegriffen werden, die nach Anwendungsfällen kategorisierte Konnektoren und Erweiterungen präsentiert. Die Plattform bietet Tools zur Duplikatsverwaltung, darunter Duplikatsprüfungen, Zusammenführungsfunktionen und ein Tool zur automatischen Zusammenführung und Duplikatsbereinigung, um exakte Übereinstimmungen zu identifizieren und zusammenzuführen, mit Optionen zur manuellen Konfliktlösung, falls erforderlich. Darüber hinaus kann die Datenanreicherung von Zia die Datensätze verbessern, indem sie je nach Benutzereinstellungen auf der Grundlage konfigurierter Zuordnungen Felder mit Unternehmenskontext hinzufügt. Diese Funktionen wurden entwickelt, um Duplikate zu minimieren und die Vollständigkeit der Datensätze im Laufe der Zeit zu verbessern.

Für monday CRM können Integrationen über native Konnektoren und Automatisierungsplattformen von Drittanbietern wie Zapier implementiert werden, was eine nahtlose Synchronisierung von Elementen und das Auslösen von Workflows über verschiedene Anwendungen hinweg ermöglicht. In der Dokumentation wird hervorgehoben, dass die CRM-Integration für die Synchronisierung von Kundendaten über verschiedene Geschäftstools hinweg unerlässlich ist, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert wird. Um die Datenhygiene aufrechtzuerhalten, bietet monday.com eine Funktion zum Verwalten von Duplikaten, mit der doppelte Elemente auf Boards identifiziert und entfernt werden können. Dies ist besonders wichtig, wenn Leads importiert oder integriert werden. Die Sauberkeit der Daten hängt weitgehend vom Design der Board-Struktur und dem Fluss der eingehenden Daten ab.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das die Verwaltung von Kontakten, Gesprächen und Geschäftskontexten optimiert, ohne dass die Einrichtung zu einem gewaltigen Projekt wird. Es eignet sich nahtlos für Agenturteams, in denen mehrere Mitglieder während der gesamten Akquise, Einarbeitung, Lieferung und Verlängerung mit demselben Konto arbeiten. Dieses System führt eine übersichtliche Aufzeichnung der Beziehungshistorie und stellt so sicher, dass Übergaben nicht auf Gedächtnis oder unorganisierten Notizen beruhen.

• Mehrere Pipelines und maßgeschneiderte Phasen, die auf verschiedene Agenturprozesse zugeschnitten sind
• Einheitliche Kontakt- und Geschäftszeitachsen, die den Interaktionsverlauf konsolidieren
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgabenverwaltung, Erinnerungen und Nachverfolgung zur Standardisierung der nächsten Schritte
• Funktionen zur Anreicherung von Kontaktdaten, um fehlende Unternehmens- und Kontaktinformationen zu vervollständigen
• Tools zur Deduplizierung, um Duplikate zusammenzuführen und eine saubere Datenbank zu pflegen
• Einfache Pipeline-Berichterstattung zur Verfolgung des Status der einzelnen Phasen und des Fortschritts der Geschäfte
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren, die manuelle Aktualisierungen minimieren

Für Agenturen liegt der Hauptvorteil darin, dass sie über mehrere Beziehungen hinweg operative Klarheit schaffen können. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen wie Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen darstellen, während Aufgaben und Erinnerungen eine konsistente Nachverfolgung im gesamten Team gewährleisten. Funktionen zur Datenbereinigung wie Anreicherung und Deduplizierung helfen dabei, doppelte Datensätze zu eliminieren und fehlende Felder auszufüllen, wodurch die Pipeline-Berichterstattung langfristig zuverlässig wird.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Zoho sich durch umfangreiche Funktionen und Flexibilität für komplexe Agenturanforderungen auszeichnet, während monday.com ein anpassbares Framework bietet, das Vertriebsprozesse mit Projektmanagement integriert. Für Agenturen, die stark auf E-Mail-Integration, Automatisierung und Sequenzierung angewiesen sind, ist jedoch folk die optimale Wahl. Seine KI-gestützten Funktionen, die Unterstützung mehrerer Pipelines und die nahtlose Synchronisierung mit E-Mails und Kalendern sorgen dafür, dass jede Interaktion nachverfolgt und organisiert wird, was eine effiziente Nachverfolgung ermöglicht und für Klarheit in den Kundenbeziehungen sorgt.

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