Notion als Ihr CRM einrichten: Schritt-für-Schritt-Anleitung und die besten Alternativen

Notion war vielleicht eine großartige Lösung, als Sie Ihre ersten zehn Kunden verwaltet haben. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es immer komplexer, wichtige Details im Blick zu behalten – beispielsweise, wer eine Nachverfolgung benötigt und wo sich jeder Kontakt in Ihrer Pipeline befindet.

Die manuelle Suche nach diesen Informationen kann schnell viel Zeit in Anspruch nehmen, die besser für andere wichtige geschäftliche Prioritäten genutzt werden könnte.

Was ist Notion?

Notion ist ein modularer Arbeitsbereich, mit dem Dokumente, Datenbanken und interne Prozesse an einem Ort erstellt und organisiert werden können. Es kombiniert Notizen, Wikis, Projektmanagement und übersichtliche Datenbankansichten (Tabellen, Tafeln, Kalender), um Informationen für Teams und Einzelpersonen zu strukturieren.

Häufige Anwendungsfälle sind Wissensdatenbanken, Projektverfolgung, SOPs, Besprechungsnotizen, Inhaltskalender und einfache operative dashboards.

Ist Notion ein CRM?

❌ Notion ist kein CRM. Es kann zum Erstellen einer CRM-Vorlage verwendet werden, bietet jedoch keine sofort einsatzbereiten CRM-Kernfunktionen.

Ein „CRM” bleibt in der Regel eine manuelle Datenbank: Datensätze, Eigenschaften und Ansichten. Es fehlen native E-Mail- und Kalendersynchronisierung, automatisierte Aktivitätszeitachsen, Lead-Erfassung, Deduplizierung, Anreicherung, Pipeline-Governance, Prognosen und rollenbasierte Kontrollen, die Vertriebsteams von einem echten CRM erwarten.

Notion eignet sich als leichtgewichtiger Tracker für kleine Pipelines oder Workflows in der Anfangsphase. Sobald Datenqualität, Eigentumsrechte, Berichterstattung und Ausführungsgeschwindigkeit zu Prioritäten werden, ist ein dediziertes CRM erforderlich.

Wenn Notion nicht mehr skaliert

Sobald Sie mehr als zwanzig, dreißig oder sogar hundert Kunden haben, wird der Bedarf an einem besser strukturierten CRM deutlich.

Ein gutes CRM-System kann sich wiederholende Aufgaben automatisieren, Ihre Daten effizienter verwalten und rechtzeitig Erinnerungen für Folgemaßnahmen Monate im Voraus versenden. Für Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, denen einfache Lösungen nicht mehr ausreichen, bietet folk die perfekte Balance zwischen Einfachheit und erweiterten Funktionen, die für eine effektive Verwaltung wachsender Kundenbeziehungen erforderlich sind.

Um Ihnen dabei zu helfen, die richtige Lösung zu finden, stellen wir Ihnen einige der besten Alternativen zu Notion vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie Notion optimal als CRM nutzen können, wenn Sie noch nicht bereit sind für eine Skalierung.

CRM-Vorlagen: Beginnend mit der grundlegenden Verwaltung von Kundendaten 

Als Ausgangspunkt haben wir einige Links zu beliebten Notion CRM-fähigen Vorlagen zusammengestellt, die Sie sofort verwenden können. 

• Persönliches CRM auf Notion
• Vertriebs-CRM auf Notion

Wie man Notion als persönliches CRM nutzt

Die persönliche CRM-Vorlage von Notion ist ideal für Personen, die ihre privaten und beruflichen Beziehungen strukturiert verwalten möchten. Sie hilft Benutzern dabei, wichtige Details zu ihren Kontakten zu speichern, Folgemaßnahmen zu planen und Maßnahmen zum Aufbau von Beziehungen zu organisieren.

Schritte zum Einrichten von Notion als persönliches CRM:

1. Verwenden Sie die Vorlage „Personal CRM“ – Notion bietet eine vorgefertigte Vorlage, mit der Sie Personen, mit denen Sie sich getroffen haben, Gespräche und Erinnerungen verfolgen können, um in Kontakt zu bleiben.
2. Kontaktdaten anpassen – Felder für Namen, Datum der letzten Kontaktaufnahme, Interessen und Anmerkungen zur Beziehung hinzufügen.
3. Kontakte kategorisieren – Verwenden Sie Tags wie „Beruflich“, „Privat“ oder „Netzwerk“, um Ihre Beziehungen zu segmentieren.
4. Erinnern Sie sich an Folgemaßnahmen – Nutzen Sie die Datumsfunktionen von Notion oder integrieren Sie ein Aufgabenmanagement-Tool, um benachrichtigt zu werden, wenn es Zeit ist, Kontakt aufzunehmen.
5. Mit verknüpften Notizen ergänzen – Speichern Sie detaillierte Interaktionsverläufe und greifen Sie bei erneuter Kontaktaufnahme darauf zurück.

Vorteile der Verwendung von Notion als persönliches CRM

• Flexibel und in hohem Maße anpassbar.
• Hilft dabei, sowohl berufliche als auch private Beziehungen an einem Ort zu verfolgen.
• Einfach zu verwenden mit den mobilen und Desktop-Apps von Notion.

Nachteile der Verwendung von Notion als persönliches CRM

• Keine Automatisierung für Erinnerungen; manuelle Aktualisierungen erforderlich.
• Es fehlt eine E-Mail-Integration und eine Nachverfolgung der Kommunikation.
• Begrenzte Skalierbarkeit für geschäftsorientierte CRM-Anforderungen.

👉🏼 Probieren Sie folk aus, um Follow-ups zu automatisieren und E-Mails ohne manuelle Aktualisierungen zu verfolgen.

Wie man Notion als Vertriebs-CRM nutzt

Für diejenigen, die ein leichtgewichtiges CRM für den Vertrieb benötigen, bietet die Sales-CRM-Vorlage von Notion eine strukturierte Möglichkeit, Geschäfte, Leads und Kundeninteraktionen zu verfolgen. Sie eignet sich am besten für Freiberufler, Solopreneure und kleine Teams, die ein einfaches, anpassungsfähiges System ohne die Komplexität einer vollwertigen CRM-Software und Automatisierung benötigen. Wenn Ihr Team jedoch 20 bis 50 Mitarbeiter umfasst, wird die manuelle Natur von Notion zu einem Engpass, sodass folk die ideale Lösung für skalierende Teams ist, die automatisierte Workflows und ein fortschrittliches Kontaktmanagement benötigen.

Schritte zum Einrichten von Notion als Vertriebs-CRM

1. Beginnen Sie mit der Sales-CRM-Vorlage – Diese Vorlage enthält eine grundlegende Pipeline zur Verfolgung von Kundenbeziehungen, Deal-Status und Umsatz.
2. Anpassen der Deal-Phasen – Passen Sie die Pipeline-Phasen (z. B. Lead, Kontaktiert, Angebot gesendet, Geschlossen-gewonnen, Geschlossen-verloren) an Ihren Vertriebsprozess an.
3. Kundendaten hinzufügen – Felder wie Kontaktdaten, Geschäftswert, letzte Interaktion und nächste Schritte einfügen.
4. Verwenden Sie verknüpfte Datenbanken – Verbinden Sie Deals mit Besprechungsnotizen, Verträgen oder Folgeaufgaben innerhalb von Notion.
5. Verfolgen Sie Umsatz und Verkaufsfortschritt – Verwenden Sie Formeleigenschaften, um Geschäftswerte und erwartete Umsätze zu berechnen.

Vorteile der Verwendung von Notion als Vertriebs-CRM

• Vollständig anpassbar an individuelle Vertriebsprozesse.
• Visuelle Pipeline-Ansicht zur Verfolgung von Leads und Deals.
• Einfach in die Notiz- und Aufgabenverwaltungstools von Notion zu integrieren.

Nachteile der Verwendung von Notion als Vertriebs-CRM

• Keine integrierte Automatisierung für Erinnerungen oder E-Mail-Verfolgung.
• Kann mit zunehmender Anzahl von Leads unübersichtlich werden.
• Erfordert manuelle Aktualisierungen und externe Integrationen für die volle CRM-Funktionalität.

Die besten Alternativen zu Notion CRM

Suchen Sie nach einer Alternative zu Notion? Wir haben für Sie einige der besten Notion CRM-Alternativen zusammengestellt. 

1. folk

Am besten geeignet für: Wachsende Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die ein benutzerfreundliches, anpassbares CRM mit leistungsstarker Kontaktverwaltung und Automatisierung suchen.

folk ist die ideale CRM-Lösung für Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, denen die manuellen Prozesse von Notion nicht mehr ausreichen. folk wurde für beziehungsorientierte Unternehmen entwickelt, die effizient skalieren müssen, und bietet die Automatisierungs- und erweiterten Funktionen, die mittelgroße Teams benötigen, während es gleichzeitig die Einfachheit beibehält, die Notion ursprünglich so attraktiv gemacht hat. Dank seiner Skalierbarkeit eignet es sich perfekt für Unternehmen, die von einfachen Tools auf professionelle CRM-Systeme umsteigen möchten.

Wichtigste Merkmale

• Intelligente Kontaktgruppierung: Organisiert Kontakte automatisch anhand von Interaktionen, Tags oder Filtern für einen einfachen Zugriff.
• E-Mail-Integration: Versenden und verfolgen Sie E-Mails direkt aus dem CRM heraus, wodurch der Bedarf an externen Tools reduziert wird.
• Workflow-Automatisierung: Richten Sie automatisierte Nachfassaktionen, Erinnerungen und Benachrichtigungen ein, um ohne manuellen Aufwand ein konsistentes Engagement zu gewährleisten.
• Kontakte erfassen: Importieren Sie Leads aus LinkedIn, Instagram und X mit der folkX-Erweiterung.
• Vertriebsrecherche: Finden Sie E-Mails mit einem Klick, identifizieren Sie die stärkste Verbindung eines Leads und importieren Sie Daten von der Website Ihres potenziellen Kunden mit KI.
• Persönliche Kontaktaufnahme in großem Maßstab: E-Mails planen und Sequenzen automatisieren
• Über 6.000 Integrationen: Verbinden Sie Ihre E-Mails, Ihren Kalender, soziale Plattformen und Tausende anderer Tools miteinander.
• KI-Follow-ups: Erfahren Sie anhand Ihrer bisherigen Gespräche mit KI, welche Leads am besten weiterverfolgt werden sollten.

Vorteile von folk

• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
• LinkedIn-Erweiterung
• Proaktive KI-gestützte Vertriebsfunktionen
• Starke Integrationsmöglichkeiten

Nachteile von folk

• Eingeschränkte erweiterte Funktionen auf niedrigeren Stufen
• Die Anpassungsmöglichkeiten können für größere Teams eingeschränkt sein.

2. HubSpot CRM

Am besten geeignet für: Unternehmen, die ein voll ausgestattetes kostenloses CRM mit Marketing- und Vertriebsautomatisierung benötigen.

HubSpot CRM ist eine weit verbreitete Plattform, die eine umfassende Suite von Tools für das Kundenbeziehungsmanagement, die Automatisierung von Marketingkampagnen und die Optimierung von Vertriebsprozessen bietet. 

Wichtigste Merkmale

• Kostenloser Dauerplan: Perfekt für Einzelunternehmer, denen ein wenig manuelle Arbeit nichts ausmacht.
• E-Mail-Tracking und Vorlagen: Überwachen Sie, wann E-Mails geöffnet werden, und verwenden Sie Vorlagen, um die Kommunikation zu optimieren.
• Pipeline-Management: Organisiert Leads und Deals in strukturierten Phasen für eine bessere Verkaufsverfolgung.
• Marketing-Automatisierungstools: Automatisieren Sie E-Mail-Kampagnen, Lead-Pflege und Nachfassaktionen, um die Kundenbindung zu optimieren.

Vorteile von HubSpot CRM

• Kostenloser Tarif mit leistungsstarken Funktionen
• Leistungsstarke Marketing- und Vertriebsautomatisierung
• Nahtlose Integration mit anderen HubSpot-Tools

Nachteile von HubSpot CRM

• Kann für Einzelanwender überwältigend sein
• Erweiterte Funktionen erfordern kostenpflichtige Upgrades.

3. Pipedrive

Am besten geeignet für: Vertriebsteams, die sich auf die Nachverfolgung von Geschäften und das Pipeline-Management konzentrieren.

Pipedrive ist ein speziell für Vertriebsteams entwickeltes CRM-System, das eine visuelle Pipeline zur effektiven Verwaltung von Geschäften bietet. Es konzentriert sich auf die Optimierung des Vertriebsprozesses, indem es sicherstellt, dass jeder Lead effizient durch den Trichter läuft, und hilft Teams dabei, mit minimalem Aufwand close Geschäfte close .

Wichtigste Merkmale

• Intuitive Visualisierung der Vertriebspipeline: Bietet eine Drag-and-Drop-Oberfläche für die Verwaltung von Geschäften in verschiedenen Phasen.
• KI-gestützte Einblicke in Geschäftsabschlüsse: Bietet datengestützte Empfehlungen zur Verbesserung der Abschlussquoten.
• Aufgabenautomatisierung: Automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Nachfassaktionen, Erinnerungen und Geschäftsfortschritte, um Zeit zu sparen.

Vorteile von Pipedrive

• Sehr anschauliche und intuitive Vertriebspipeline
• KI-gestützte Erkenntnisse tragen zur Verbesserung der Deal-Conversions bei
• Anpassbare Automatisierung für sich wiederholende Aufgaben

Nachteile von Pipedrive

• Eher für Teams als für Einzelanwender geeignet
• Begrenzter kostenloser Tarif für 14 Tage verfügbar

4. Airtable

Am besten geeignet für: Benutzer, die die Flexibilität einer Tabellenkalkulation mit CRM-Funktionalität wünschen.

Airtable kombiniert die Vertrautheit von Tabellenkalkulationen mit der Leistungsfähigkeit einer relationalen Datenbank und ermöglicht es Benutzern, ein vollständig anpassbares CRM zu erstellen. Es ist ideal für Unternehmen, die eine flexible Lösung ohne die Einschränkungen traditioneller CRM-Strukturen benötigen.

Wichtigste Merkmale

• Individuelles Datenbankdesign: Ermöglicht es Benutzern, ihre eigene CRM-Struktur zu erstellen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
• Automatisierungsoptionen: Richten Sie Workflows ein, die Aktionen basierend auf Datenaktualisierungen auslösen.
• Funktionen für die Zusammenarbeit: Teammitglieder können Kommentare abgeben, Aufgaben zuweisen und Datensätze in Echtzeit aktualisieren.

Vorteile von Airtable

• Vollständig anpassbare Datenbankstruktur
• Ideal für die Organisation vielfältiger Datensätze
• Funktionen für die Zusammenarbeit

Nachteile von Airtable

• Steilere Lernkurve für neue Benutzer
• Keine integrierte CRM-Automatisierung

5. Zoho

Am besten geeignet für: Kleine bis mittelständische Unternehmen, die ein vertriebsorientiertes CRM benötigen.

Zoho ist eine umfassende Plattform, die Vertriebsautomatisierung, Kundenkommunikation und KI-gestützte Erkenntnisse unterstützt. 

Wichtigste Merkmale

• Multichannel-Kommunikation: Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden über E-Mail, soziale Medien, Telefon und Live-Chat von einer einzigen Plattform aus.
• KI-gestützte Erkenntnisse: Nutzt prädiktive Analysen, um datengestützte Empfehlungen für den Vertrieb und die Kundenbindung zu liefern.
• Vertriebsautomatisierung: Optimiert Prozesse wie Lead-Zuweisung, Nachverfolgung und Genehmigungen, um die Effizienz zu steigern.

Vorteile von Zoho

• Erschwingliche Preise mit einem kostenlosen Tarif
• Multichannel-Kommunikationsoptionen
• KI-gestützte Erkenntnisse für bessere Entscheidungen

Nachteile von Zoho

• Die Benutzeroberfläche kann im Vergleich zu Mitbewerbern veraltet wirken.
• Die Einrichtung und Anpassung kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Schlussfolgerung

Notion kann als grundlegendes CRM für kleine Teams und Einzelpersonen dienen, die Flexibilität suchen. Die Vorlage „Personal CRM“ eignet sich hervorragend zum Netzwerken und zur Pflege beruflicher oder privater Kontakte, während die Vorlage „Sales CRM“ eine einfache, aber effektive Möglichkeit zur Verwaltung von Geschäften und Verkaufsprozessen bietet. Aufgrund der fehlenden Automatisierung, Berichterstellung und E-Mail-Integration ist es jedoch für skalierende Unternehmen weniger effektiv. Wenn Sie nach einem CRM suchen, das Benutzerfreundlichkeit mit leistungsstarken Funktionen verbindet, folk eine großartige Alternative, die nahtloses Kontaktmanagement und Automatisierung bietet. Probieren folk kostenlos aus.

Häufig gestellte Fragen

Kann Notion als CRM verwendet werden?

Ja. Mit Vorlagen kann Notion Kontakte, Geschäfte und Nachfassaktionen verfolgen. Es fehlen native E-Mail-Verfolgung, Automatisierung und Berichterstellung, sodass es eher für Einzelpersonen oder sehr kleine Teams geeignet ist als für skalierbare Vertriebsabläufe.

Wie richtet man Notion als CRM ein?

Duplizieren Sie eine persönliche oder vertriebsbezogene CRM-Vorlage, fügen Sie Kontakt- und Geschäftsfelder hinzu, definieren Sie Pipeline-Phasen, kennzeichnen Sie Segmente und legen Sie datumsbasierte Nachfassaktionen fest. Verknüpfen Sie Notizen und Aufgaben. Nutzen Sie Integrationen für Erinnerungen und E-Mail-Benachrichtigungen.

Ist Notion CRM kostenlos?

Ein grundlegendes CRM ist im kostenlosen Tarif von Notion möglich. Für Berechtigungen, Automatisierung und E-Mail-Tracking sollten Sie sich je nach Bedarf auf Integrationen oder kostenpflichtige Tarife verlassen.

Was ist eine gute Alternative zu Notion CRM?

Für ein einfaches, skalierbares CRM mit E-Mail-Integration und Automatisierung empfehlen wir folk. Es zentralisiert Kontakte, Pipelines, Sequenzen und Follow-ups für Teams, die über manuelle Arbeitsabläufe hinauswachsen.