How to use Notion as a CRM? Step-by-step Guide

Growth exposes every weakness in a contact management system. What worked for a handful of customers quickly turns into missed follow-ups, outdated information, and hours spent searching for the latest conversation.

How to use Notion as a CRM is a question many growing teams ask because Notion offers flexibility without the complexity of traditional CRM software. Before building a workspace, it's worth understanding where Notion performs well, where its limitations appear, and how to structure it so customer relationships remain organized as the business scales.

Was ist Notion?

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Notion is a modular workspace used to create and organize documents, databases, and internal processes in one place. It combines notes, wikis, project management, and lightweight database views (tables, boards, calendars) to structure information for teams and individuals.

Häufige Anwendungsfälle sind Wissensdatenbanken, Projektverfolgung, SOPs, Besprechungsnotizen, Inhaltskalender und einfache operative dashboards.

Ist Notion ein CRM?

❌ Notion ist kein CRM. Es kann zum Erstellen einer CRM-Vorlage verwendet werden, bietet jedoch keine sofort einsatzbereiten CRM-Kernfunktionen.

Ein „CRM” bleibt in der Regel eine manuelle Datenbank: Datensätze, Eigenschaften und Ansichten. Es fehlen native E-Mail- und Kalendersynchronisierung, automatisierte Aktivitätszeitachsen, Lead-Erfassung, Deduplizierung, Anreicherung, Pipeline-Governance, Prognosen und rollenbasierte Kontrollen, die Vertriebsteams von einem echten CRM erwarten.

Notion eignet sich als leichtgewichtiger Tracker für kleine Pipelines oder Workflows in der Anfangsphase. Sobald Datenqualität, Eigentumsrechte, Berichterstattung und Ausführungsgeschwindigkeit zu Prioritäten werden, ist ein dediziertes CRM erforderlich.

Wenn Notion nicht mehr skaliert

Sobald Sie mehr als zwanzig, dreißig oder sogar hundert Kunden haben, wird der Bedarf an einem besser strukturierten CRM deutlich.

Ein gutes CRM-System kann sich wiederholende Aufgaben automatisieren, Ihre Daten effizienter verwalten und rechtzeitig Erinnerungen für Folgemaßnahmen Monate im Voraus versenden. Für Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, denen einfache Lösungen nicht mehr ausreichen, bietet folk die perfekte Balance zwischen Einfachheit und erweiterten Funktionen, die für eine effektive Verwaltung wachsender Kundenbeziehungen erforderlich sind.

Um Ihnen dabei zu helfen, die richtige Lösung zu finden, stellen wir Ihnen einige der besten Alternativen zu Notion vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie Notion optimal als CRM nutzen können, wenn Sie noch nicht bereit sind für eine Skalierung.

CRM-Vorlagen: Beginnend mit der grundlegenden Verwaltung von Kundendaten 

Als Ausgangspunkt haben wir einige Links zu beliebten Notion CRM-fähigen Vorlagen zusammengestellt, die Sie sofort verwenden können. 

• Persönliches CRM auf Notion
• Vertriebs-CRM auf Notion

How to use Notion as a CRM?

Notion can function as a lightweight CRM if the goal is to organize contacts, keep meeting notes in one place, and maintain a simple follow-up process. It works particularly well for freelancers, consultants, founders, recruiters, and anyone managing a relatively small network.

The challenge is that Notion doesn't include many features expected from a dedicated CRM. Email tracking, automated follow-ups, contact enrichment, and communication history all require manual work or third-party integrations. As the number of relationships grows, maintenance often becomes the biggest bottleneck.

Step 1. Start with Notion's Personal CRM template

Instead of building everything from scratch, use Notion's Personal CRM template as a foundation. It already includes a contacts database with properties that can be adapted to different workflows.

If the built-in template doesn't match your process, create your own database with properties such as:

• Vollständiger Name
• Unternehmen
• Berufsbezeichnung
• E-Mail
• LinkedIn-Profil
• Status
• Priorität
• Last contact date
• Next follow-up
• Anmerkungen

Keeping every contact in a structured database makes filtering and searching much easier later.

Step 2. Create clear contact categories

Not every relationship should receive the same level of attention.

Create tags that reflect how contacts fit into the business, for example:

• Customers
• Aussichten
• Investoren
• Partners
• Candidates
• Suppliers
• Personal network

Additional tags such as industry, location, deal size, or lead source make it easier to build filtered views without duplicating information.

Step 3. Build a simple sales or relationship pipeline

One of Notion's biggest strengths is the ability to display the same database in multiple formats.

Create a Kanban board with stages such as:

• New contact
• Initial conversation
• Follow-up scheduled
• Proposal sent
• Kunde
• Inactive

Moving contacts between columns provides a quick overview of where every relationship stands.

Step 4. Keep a history of every interaction

Create a dedicated notes page for each contact or use linked databases to record:

• Meeting notes
• Call summaries
• Emails sent
• Next actions
• Important personal details
• Documents or contracts

Having previous conversations available before every meeting makes follow-ups significantly more relevant.

Step 5. Schedule follow-ups

Add a Next Follow-up date property to every contact.

Then create filtered database views showing:

• Follow-ups due today
• This week
• Overdue contacts
• Recently contacted people

This helps prevent relationships from going cold, even without advanced CRM automation.

Step 6. Connect Notion with your existing tools

Although Notion doesn't offer native CRM functionality, integrations can reduce some manual work.

Depending on the workflow, connect Notion with tools such as:

• Google Kalender
• Gmail
• Schlaffheit
• Zapier
• Herstellen

These integrations can automatically create pages, sync tasks, or trigger notifications, although communication tracking still remains limited compared to dedicated CRM platforms.

5 Tips for getting more value from Notion as a CRM

• Create multiple database views for customers, prospects, and networking contacts.
• Use templates for meeting notes to standardize information.
• Add relation properties between companies and contacts.
• Create dashboards showing upcoming follow-ups and recent activity.
• Review inactive contacts every month to keep the database clean.

Pros of using Notion as a CRM

✔️ Extremely flexible and customizable.

✔️ Combines contacts, notes, documents, and tasks in one workspace.

✔️ Multiple database views (table, board, calendar, list).

✔️ Ideal for freelancers and small teams.

✔️ Available across desktop and mobile devices.

Cons of using Notion as a CRM

❌ Manual data entry becomes time-consuming.

❌ No native email synchronization or tracking.

❌ No automatic contact enrichment.

❌ Limited reporting and sales analytics.

❌ Requires external tools for automation.

❌ Difficult to scale as customer relationships grow.

As soon as communication volume increases, most teams outgrow Notion's manual workflow. A dedicated CRM such as folk automatically synchronizes emails and calendars, tracks every interaction, enriches contact data, automates follow-ups, and keeps every relationship up to date without requiring constant manual maintenance.

Wie man Notion als Vertriebs-CRM nutzt

Für diejenigen, die ein leichtgewichtiges CRM für den Vertrieb benötigen, bietet die Sales-CRM-Vorlage von Notion eine strukturierte Möglichkeit, Geschäfte, Leads und Kundeninteraktionen zu verfolgen. Sie eignet sich am besten für Freiberufler, Solopreneure und kleine Teams, die ein einfaches, anpassungsfähiges System ohne die Komplexität einer vollwertigen CRM-Software und Automatisierung benötigen. Wenn Ihr Team jedoch 20 bis 50 Mitarbeiter umfasst, wird die manuelle Natur von Notion zu einem Engpass, sodass folk die ideale Lösung für skalierende Teams ist, die automatisierte Workflows und ein fortschrittliches Kontaktmanagement benötigen.

Schritte zum Einrichten von Notion als Vertriebs-CRM

1. Beginnen Sie mit der Sales-CRM-Vorlage – Diese Vorlage enthält eine grundlegende Pipeline zur Verfolgung von Kundenbeziehungen, Deal-Status und Umsatz.
2. Anpassen der Deal-Phasen – Passen Sie die Pipeline-Phasen (z. B. Lead, Kontaktiert, Angebot gesendet, Geschlossen-gewonnen, Geschlossen-verloren) an Ihren Vertriebsprozess an.
3. Kundendaten hinzufügen – Felder wie Kontaktdaten, Geschäftswert, letzte Interaktion und nächste Schritte einfügen.
4. Verwenden Sie verknüpfte Datenbanken – Verbinden Sie Deals mit Besprechungsnotizen, Verträgen oder Folgeaufgaben innerhalb von Notion.
5. Verfolgen Sie Umsatz und Verkaufsfortschritt – Verwenden Sie Formeleigenschaften, um Geschäftswerte und erwartete Umsätze zu berechnen.

Vorteile der Verwendung von Notion als Vertriebs-CRM

• Vollständig anpassbar an individuelle Vertriebsprozesse.
• Visuelle Pipeline-Ansicht zur Verfolgung von Leads und Deals.
• Einfach in die Notiz- und Aufgabenverwaltungstools von Notion zu integrieren.

Nachteile der Verwendung von Notion als Vertriebs-CRM

• Keine integrierte Automatisierung für Erinnerungen oder E-Mail-Verfolgung.
• Kann mit zunehmender Anzahl von Leads unübersichtlich werden.
• Erfordert manuelle Aktualisierungen und externe Integrationen für die volle CRM-Funktionalität.

5 Best Notion CRM alternatives in 2026

Suchen Sie nach einer Alternative zu Notion? Wir haben für Sie einige der besten Notion CRM-Alternativen zusammengestellt. 

1. folk

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Am besten geeignet für: Wachsende Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die ein benutzerfreundliches, anpassbares CRM mit leistungsstarker Kontaktverwaltung und Automatisierung suchen.

folk is the ideal CRM solution for teams of 20-50 people who have outgrown Notion's manual processes. Designed for relationship-driven businesses that need to scale efficiently, folk CRM provides the automation and advanced features that medium-sized teams require while maintaining the simplicity that made Notion attractive initially. Its ability to scale with you makes it perfect for companies transitioning from basic tools to professional-grade CRM systems

Wichtigste Merkmale

• KI-gestützte Kontaktanreicherung
• Synchronisierung von Gmail und Outlook
• LinkedIn and Sales Navigator integration
• Chrome extension for capturing contacts from anywhere
• Shared contact and company management
• Custom pipelines and Kanban views
• Email sequences and personalized campaigns
• AI meeting summaries and follow-up suggestions
• Workflow automation and reminders
• Advanced filtering, tags, and custom fields
• Team collaboration with shared relationship history
• Reporting dashboards and pipeline analytics

Vorteile von folk

• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
• LinkedIn-Erweiterung
• Proaktive KI-gestützte Vertriebsfunktionen
• Starke Integrationsmöglichkeiten

Nachteile von folk

• Eingeschränkte erweiterte Funktionen auf niedrigeren Stufen
• Die Anpassungsmöglichkeiten können für größere Teams eingeschränkt sein.

2. HubSpot CRM

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Am besten geeignet für: Unternehmen, die ein voll ausgestattetes kostenloses CRM mit Marketing- und Vertriebsautomatisierung benötigen.

HubSpot CRM ist eine weit verbreitete Plattform, die eine umfassende Suite von Tools für das Kundenbeziehungsmanagement, die Automatisierung von Marketingkampagnen und die Optimierung von Vertriebsprozessen bietet. 

Wichtigste Merkmale

• Kostenloser Dauerplan: Perfekt für Einzelunternehmer, denen ein wenig manuelle Arbeit nichts ausmacht.
• E-Mail-Tracking und Vorlagen: Überwachen Sie, wann E-Mails geöffnet werden, und verwenden Sie Vorlagen, um die Kommunikation zu optimieren.
• Pipeline-Management: Organisiert Leads und Deals in strukturierten Phasen für eine bessere Verkaufsverfolgung.
• Marketing-Automatisierungstools: Automatisieren Sie E-Mail-Kampagnen, Lead-Pflege und Nachfassaktionen, um die Kundenbindung zu optimieren.

Vorteile von HubSpot CRM

• Kostenloser Tarif mit leistungsstarken Funktionen
• Leistungsstarke Marketing- und Vertriebsautomatisierung
• Nahtlose Integration mit anderen HubSpot-Tools

Nachteile von HubSpot CRM

• Kann für Einzelanwender überwältigend sein
• Erweiterte Funktionen erfordern kostenpflichtige Upgrades.

3. Pipedrive

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Am besten geeignet für: Vertriebsteams, die sich auf die Nachverfolgung von Geschäften und das Pipeline-Management konzentrieren.

Pipedrive ist ein speziell für Vertriebsteams entwickeltes CRM-System, das eine visuelle Pipeline zur effektiven Verwaltung von Geschäften bietet. Es konzentriert sich auf die Optimierung des Vertriebsprozesses, indem es sicherstellt, dass jeder Lead effizient durch den Trichter läuft, und hilft Teams dabei, mit minimalem Aufwand close Geschäfte close .

Wichtigste Merkmale

• Intuitive Visualisierung der Vertriebspipeline: Bietet eine Drag-and-Drop-Oberfläche für die Verwaltung von Geschäften in verschiedenen Phasen.
• KI-gestützte Einblicke in Geschäftsabschlüsse: Bietet datengestützte Empfehlungen zur Verbesserung der Abschlussquoten.
• Aufgabenautomatisierung: Automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Nachfassaktionen, Erinnerungen und Geschäftsfortschritte, um Zeit zu sparen.

Vorteile von Pipedrive

• Sehr anschauliche und intuitive Vertriebspipeline
• KI-gestützte Erkenntnisse tragen zur Verbesserung der Deal-Conversions bei
• Anpassbare Automatisierung für sich wiederholende Aufgaben

Nachteile von Pipedrive

• Eher für Teams als für Einzelanwender geeignet
• Begrenzter kostenloser Tarif für 14 Tage verfügbar

4. Airtable

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Am besten geeignet für: Benutzer, die die Flexibilität einer Tabellenkalkulation mit CRM-Funktionalität wünschen.

Airtable kombiniert die Vertrautheit von Tabellenkalkulationen mit der Leistungsfähigkeit einer relationalen Datenbank und ermöglicht es Benutzern, ein vollständig anpassbares CRM zu erstellen. Es ist ideal für Unternehmen, die eine flexible Lösung ohne die Einschränkungen traditioneller CRM-Strukturen benötigen.

Wichtigste Merkmale

• Individuelles Datenbankdesign: Ermöglicht es Benutzern, ihre eigene CRM-Struktur zu erstellen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
• Automatisierungsoptionen: Richten Sie Workflows ein, die Aktionen basierend auf Datenaktualisierungen auslösen.
• Funktionen für die Zusammenarbeit: Teammitglieder können Kommentare abgeben, Aufgaben zuweisen und Datensätze in Echtzeit aktualisieren.

Vorteile von Airtable

• Vollständig anpassbare Datenbankstruktur
• Ideal für die Organisation vielfältiger Datensätze
• Funktionen für die Zusammenarbeit

Nachteile von Airtable

• Steilere Lernkurve für neue Benutzer
• Keine integrierte CRM-Automatisierung

5. Zoho

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Am besten geeignet für: Kleine bis mittelständische Unternehmen, die ein vertriebsorientiertes CRM benötigen.

Zoho ist eine umfassende Plattform, die Vertriebsautomatisierung, Kundenkommunikation und KI-gestützte Erkenntnisse unterstützt. 

Wichtigste Merkmale

• Multichannel-Kommunikation: Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden über E-Mail, soziale Medien, Telefon und Live-Chat von einer einzigen Plattform aus.
• KI-gestützte Erkenntnisse: Nutzt prädiktive Analysen, um datengestützte Empfehlungen für den Vertrieb und die Kundenbindung zu liefern.
• Vertriebsautomatisierung: Optimiert Prozesse wie Lead-Zuweisung, Nachverfolgung und Genehmigungen, um die Effizienz zu steigern.

Vorteile von Zoho

• Erschwingliche Preise mit einem kostenlosen Tarif
• Multichannel-Kommunikationsoptionen
• KI-gestützte Erkenntnisse für bessere Entscheidungen

Nachteile von Zoho

• Die Benutzeroberfläche kann im Vergleich zu Mitbewerbern veraltet wirken.
• Die Einrichtung und Anpassung kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Schlussfolgerung

Notion kann als grundlegendes CRM für kleine Teams und Einzelpersonen dienen, die Flexibilität suchen. Die Vorlage „Personal CRM“ eignet sich hervorragend zum Netzwerken und zur Pflege beruflicher oder privater Kontakte, während die Vorlage „Sales CRM“ eine einfache, aber effektive Möglichkeit zur Verwaltung von Geschäften und Verkaufsprozessen bietet. Aufgrund der fehlenden Automatisierung, Berichterstellung und E-Mail-Integration ist es jedoch für skalierende Unternehmen weniger effektiv. Wenn Sie nach einem CRM suchen, das Benutzerfreundlichkeit mit leistungsstarken Funktionen verbindet, folk eine großartige Alternative, die nahtloses Kontaktmanagement und Automatisierung bietet. Probieren folk kostenlos aus.

Häufig gestellte Fragen

Kann Notion als CRM verwendet werden?

Ja. Mit Vorlagen kann Notion Kontakte, Geschäfte und Nachfassaktionen verfolgen. Es fehlen native E-Mail-Verfolgung, Automatisierung und Berichterstellung, sodass es eher für Einzelpersonen oder sehr kleine Teams geeignet ist als für skalierbare Vertriebsabläufe.

Wie richtet man Notion als CRM ein?

Duplizieren Sie eine persönliche oder vertriebsbezogene CRM-Vorlage, fügen Sie Kontakt- und Geschäftsfelder hinzu, definieren Sie Pipeline-Phasen, kennzeichnen Sie Segmente und legen Sie datumsbasierte Nachfassaktionen fest. Verknüpfen Sie Notizen und Aufgaben. Nutzen Sie Integrationen für Erinnerungen und E-Mail-Benachrichtigungen.

Ist Notion CRM kostenlos?

Ein grundlegendes CRM ist im kostenlosen Tarif von Notion möglich. Für Berechtigungen, Automatisierung und E-Mail-Tracking sollten Sie sich je nach Bedarf auf Integrationen oder kostenpflichtige Tarife verlassen.

Was ist eine gute Alternative zu Notion CRM?

Für ein einfaches, skalierbares CRM mit E-Mail-Integration und Automatisierung empfehlen wir folk. Es zentralisiert Kontakte, Pipelines, Sequenzen und Follow-ups für Teams, die über manuelle Arbeitsabläufe hinauswachsen.