Wie nutzt man Notion als CRM? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wachstum deckt jede Schwäche eines Kontaktmanagementsystems auf. Was bei einer Handvoll Kunden noch gut funktioniert hat, führt schnell zu versäumten Nachfassaktionen, veralteten Informationen und stundenlangem Suchen nach dem letzten Gespräch.

Die Frage, wie man Notion als CRM nutzen kann, stellen sich viele wachsende Teams, da Notion Flexibilität bietet, ohne die Komplexität herkömmlicher CRM-Software mit sich zu bringen. Bevor man einen Arbeitsbereich einrichtet, sollte man sich darüber im Klaren sein, wo Notion seine Stärken hat, wo seine Grenzen liegen und wie man ihn so strukturieren kann, dass die Kundenbeziehungen auch bei wachsendem Unternehmen übersichtlich bleiben.

Was ist Notion?

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Notion ist ein modularer Arbeitsbereich, mit dem Dokumente, Datenbanken und interne Prozesse an einem Ort erstellt und organisiert werden können. Es kombiniert Notizen, Wikis, Projektmanagement und einfache Datenbankansichten (Tabellen, Pinnwände, Kalender), um Informationen für Teams und Einzelpersonen zu strukturieren.

Häufige Anwendungsfälle sind Wissensdatenbanken, Projektverfolgung, SOPs, Besprechungsnotizen, Inhaltskalender und einfache operative dashboards.

Ist Notion ein CRM?

❌ Notion ist kein CRM. Es kann zum Erstellen einer CRM-Vorlage verwendet werden, bietet jedoch keine sofort einsatzbereiten CRM-Kernfunktionen.

Ein „CRM” bleibt in der Regel eine manuelle Datenbank: Datensätze, Eigenschaften und Ansichten. Es fehlen native E-Mail- und Kalendersynchronisierung, automatisierte Aktivitätszeitachsen, Lead-Erfassung, Deduplizierung, Anreicherung, Pipeline-Governance, Prognosen und rollenbasierte Kontrollen, die Vertriebsteams von einem echten CRM erwarten.

Notion eignet sich als leichtgewichtiger Tracker für kleine Pipelines oder Workflows in der Anfangsphase. Sobald Datenqualität, Eigentumsrechte, Berichterstattung und Ausführungsgeschwindigkeit zu Prioritäten werden, ist ein dediziertes CRM erforderlich.

Wenn Notion nicht mehr skaliert

Sobald Sie mehr als zwanzig, dreißig oder sogar hundert Kunden haben, wird der Bedarf an einem besser strukturierten CRM deutlich.

Ein gutes CRM-System kann sich wiederholende Aufgaben automatisieren, Ihre Daten effizienter verwalten und rechtzeitig Erinnerungen für Folgemaßnahmen Monate im Voraus versenden. Für Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, denen einfache Lösungen nicht mehr ausreichen, bietet folk die perfekte Balance zwischen Einfachheit und erweiterten Funktionen, die für eine effektive Verwaltung wachsender Kundenbeziehungen erforderlich sind.

Um Ihnen dabei zu helfen, die richtige Lösung zu finden, stellen wir Ihnen einige der besten Alternativen zu Notion vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie Notion optimal als CRM nutzen können, wenn Sie noch nicht bereit sind für eine Skalierung.

CRM-Vorlagen: Beginnend mit der grundlegenden Verwaltung von Kundendaten 

Als Ausgangspunkt haben wir einige Links zu beliebten Notion CRM-fähigen Vorlagen zusammengestellt, die Sie sofort verwenden können. 

• Persönliches CRM auf Notion
• Vertriebs-CRM auf Notion

Wie nutzt man Notion als CRM?

Notion kann als schlankes CRM dienen, wenn es darum geht, Kontakte zu organisieren, Besprechungsnotizen an einem Ort zu sammeln und einen einfachen Nachverfolgungsprozess zu pflegen. Es eignet sich besonders gut für Freiberufler, Berater, Gründer, Personalvermittler und alle, die ein relativ kleines Netzwerk verwalten.

Die Herausforderung besteht darin, dass Notion viele Funktionen nicht bietet, die man von einem speziellen CRM erwartet. E-Mail-Nachverfolgung, automatisierte Nachfassaktionen, die Anreicherung von Kontaktdaten und die Kommunikationshistorie erfordern allesamt manuellen Aufwand oder die Einbindung von Drittanbieter-Lösungen. Mit zunehmender Anzahl von Kundenbeziehungen wird die Pflege oft zum größten Engpass.

Schritt 1: Beginnen Sie mit der Notion-Vorlage „Persönliches CRM“

Anstatt alles von Grund auf neu aufzubauen, nutzen Sie die „Personal CRM “-Vorlage von Notion als Grundlage. Sie enthält bereits eine Kontaktdatenbank mit Feldern, die an verschiedene Arbeitsabläufe angepasst werden können.

Wenn die integrierte Vorlage nicht zu Ihrem Prozess passt, erstellen Sie eine eigene Datenbank mit folgenden Eigenschaften:

• Vollständiger Name
• Unternehmen
• Berufsbezeichnung
• E-Mail
• LinkedIn-Profil
• Status
• Priorität
• Datum des letzten Kontakts
• Nächster Folgetermin
• Anmerkungen

Wenn man alle Kontakte in einer strukturierten Datenbank speichert, lassen sie sich später viel einfacher filtern und suchen.

Schritt 2. Erstellen Sie übersichtliche Kontaktkategorien

Nicht jede Beziehung sollte die gleiche Aufmerksamkeit erhalten.

Erstellen Sie Tags, die widerspiegeln, welche Rolle die Kontakte im Unternehmen spielen, zum Beispiel:

• Kunden
• Aussichten
• Investoren
• Partner
• Kandidaten
• Lieferanten
• Persönliches Netzwerk

Zusätzliche Tags wie Branche, Standort, Geschäftsvolumen oder Lead-Quelle erleichtern die Erstellung gefilterter Ansichten, ohne dass Informationen doppelt erfasst werden müssen.

Schritt 3. Erstellen Sie eine einfache Vertriebs- oder Kundenbeziehungspipeline

Eine der größten Stärken von Notion ist die Möglichkeit, dieselbe Datenbank in verschiedenen Formaten darzustellen.

Erstellen Sie ein Kanban-Board mit Phasen wie beispielsweise:

• Neuer Kontakt
• Erstes Gespräch
• Nachuntersuchung geplant
• Angebot versendet
• Kunde
• Inaktiv

Das Verschieben von Kontakten zwischen den Spalten vermittelt einen schnellen Überblick darüber, wie die jeweiligen Beziehungen zueinander stehen.

Schritt 4. Führen Sie ein Protokoll über jede Interaktion

Erstellen Sie für jeden Kontakt eine eigene Notizseite oder nutzen Sie verknüpfte Datenbanken, um Folgendes zu erfassen:

• Sitzungsprotokoll
• Anrufzusammenfassungen
• Versendete E-Mails
• Nächste Schritte
• Wichtige persönliche Angaben
• Dokumente oder Verträge

Wenn vor jedem Meeting frühere Gespräche zur Verfügung stehen, werden die Folgegespräche deutlich relevanter.

Schritt 5. Nachsorgetermine vereinbaren

Fügen Sie jedem Kontakt das Feld „Nächstes Folgetermin “ hinzu.

Erstellen Sie anschließend gefilterte Datenbankansichten, die Folgendes anzeigen:

• Heute fällige Folgeaktionen
• Diese Woche
• Überfällige Kontakte
• Personen, mit denen ich kürzlich Kontakt hatte

So lässt sich verhindern, dass Beziehungen abkühlen – auch ohne ausgefeilte CRM-Automatisierung.

Schritt 6. Verbinden Sie Notion mit Ihren bestehenden Tools

Zwar bietet Notion keine nativen CRM-Funktionen, doch durch Integrationen lässt sich der manuelle Aufwand teilweise reduzieren.

Je nach Arbeitsablauf kannst du Notion mit folgenden Tools verknüpfen:

• Google Kalender
• Gmail
• Schlaffheit
• Zapier
• Herstellen

Diese Integrationen können automatisch Seiten erstellen, Aufgaben synchronisieren oder Benachrichtigungen auslösen, auch wenn die Nachverfolgung der Kommunikation im Vergleich zu speziellen CRM-Plattformen nach wie vor eingeschränkt ist.

5 Tipps, wie Sie Notion als CRM optimal nutzen können

• Erstellen Sie mehrere Datenbankansichten für Kunden, Interessenten und Kontakte aus Ihrem Netzwerk.
• Verwenden Sie Vorlagen für Besprechungsprotokolle, um die Informationen zu vereinheitlichen.
• Fügen Sie Beziehungseigenschaften zwischen Unternehmen und Ansprechpartnern hinzu.
• Erstellen Sie „ dashboards “, um anstehende Folgeaktionen und aktuelle Aktivitäten anzuzeigen.
• Überprüfen Sie jeden Monat inaktive Kontakte, um die Datenbank auf dem neuesten Stand zu halten.

Vorteile der Nutzung von Notion als CRM

✔️ Äußerst flexibel und individuell anpassbar.

✔️ Vereint Kontakte, Notizen, Dokumente und Aufgaben in einem Arbeitsbereich.

✔️ Verschiedene Datenbankansichten (Tabelle, Pinnwand, Kalender, Liste).

✔️ Ideal für Freiberufler und kleine Teams.

✔️ Verfügbar auf Desktop- und Mobilgeräten.

Nachteile der Nutzung von Notion als CRM

❌ Die manuelle Dateneingabe ist zeitaufwendig.

❌ Keine native E-Mail-Synchronisierung oder -Nachverfolgung.

❌ Keine automatische Kontaktanreicherung.

❌ Eingeschränkte Berichterstellung und Vertriebsanalysen.

❌ Erfordert externe Tools für die Automatisierung.

❌ Lässt sich nur schwer skalieren, wenn die Kundenbeziehungen wachsen.

Sobald das Kommunikationsvolumen zunimmt, reicht der manuelle Workflow von Notion für die meisten Teams nicht mehr aus. Ein spezielles CRM wie folk synchronisiert E-Mails und Kalender automatisch, erfasst jede Interaktion, ergänzt Kontaktdaten, automatisiert Nachfassaktionen und hält jede Kundenbeziehung auf dem neuesten Stand, ohne dass ständige manuelle Pflege erforderlich ist.

Wie man Notion als Vertriebs-CRM nutzt

Für diejenigen, die ein leichtgewichtiges CRM für den Vertrieb benötigen, bietet die Sales-CRM-Vorlage von Notion eine strukturierte Möglichkeit, Geschäfte, Leads und Kundeninteraktionen zu verfolgen. Sie eignet sich am besten für Freiberufler, Solopreneure und kleine Teams, die ein einfaches, anpassungsfähiges System ohne die Komplexität einer vollwertigen CRM-Software und Automatisierung benötigen. Wenn Ihr Team jedoch 20 bis 50 Mitarbeiter umfasst, wird die manuelle Natur von Notion zu einem Engpass, sodass folk die ideale Lösung für skalierende Teams ist, die automatisierte Workflows und ein fortschrittliches Kontaktmanagement benötigen.

Schritte zum Einrichten von Notion als Vertriebs-CRM

1. Beginnen Sie mit der Sales-CRM-Vorlage – Diese Vorlage enthält eine grundlegende Pipeline zur Verfolgung von Kundenbeziehungen, Deal-Status und Umsatz.
2. Anpassen der Deal-Phasen – Passen Sie die Pipeline-Phasen (z. B. Lead, Kontaktiert, Angebot gesendet, Geschlossen-gewonnen, Geschlossen-verloren) an Ihren Vertriebsprozess an.
3. Kundendaten hinzufügen – Felder wie Kontaktdaten, Geschäftswert, letzte Interaktion und nächste Schritte einfügen.
4. Verwenden Sie verknüpfte Datenbanken – Verbinden Sie Deals mit Besprechungsnotizen, Verträgen oder Folgeaufgaben innerhalb von Notion.
5. Verfolgen Sie Umsatz und Verkaufsfortschritt – Verwenden Sie Formeleigenschaften, um Geschäftswerte und erwartete Umsätze zu berechnen.

Vorteile der Verwendung von Notion als Vertriebs-CRM

• Vollständig anpassbar an individuelle Vertriebsprozesse.
• Visuelle Pipeline-Ansicht zur Verfolgung von Leads und Deals.
• Einfach in die Notiz- und Aufgabenverwaltungstools von Notion zu integrieren.

Nachteile der Verwendung von Notion als Vertriebs-CRM

• Keine integrierte Automatisierung für Erinnerungen oder E-Mail-Verfolgung.
• Kann mit zunehmender Anzahl von Leads unübersichtlich werden.
• Erfordert manuelle Aktualisierungen und externe Integrationen für die volle CRM-Funktionalität.

Die 5 besten Notion-CRM-Alternativen im Jahr 2026

Suchen Sie nach einer Alternative zu Notion? Wir haben für Sie einige der besten Notion CRM-Alternativen zusammengestellt. 

1. folk

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Am besten geeignet für: Wachsende Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die ein benutzerfreundliches, anpassbares CRM mit leistungsstarker Kontaktverwaltung und Automatisierung suchen.

folk ist die ideale CRM-Lösung für Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, denen die manuellen Prozesse von Notion nicht mehr ausreichen. Das „ folk “-CRM wurde für beziehungsorientierte Unternehmen entwickelt, die effizient skalieren müssen. Es bietet die Automatisierung und die erweiterten Funktionen, die mittelgroße Teams benötigen, und bewahrt gleichzeitig die Einfachheit, die Notion ursprünglich so attraktiv gemacht hat. Da es mit Ihrem Unternehmen mitwächst, eignet es sich perfekt für Unternehmen, die von einfachen Tools auf professionelle CRM-Systeme umsteigen.

Wichtigste Merkmale

• KI-gestützte Kontaktanreicherung
• Synchronisierung von Gmail und Outlook
• Integration von LinkedIn und „ Sales Navigator “
• Chrome-Erweiterung zum Erfassen von Kontakten von überall aus
• Gemeinsame Kontakt- und Unternehmensverwaltung
• Benutzerdefinierte Pipelines und Kanban-Ansichten
• E-Mail-Sequenzen und personalisierte Kampagnen
• Zusammenfassungen von KI-Sitzungen und Vorschläge für Folgemaßnahmen
• Automatisierung von Arbeitsabläufen und Erinnerungen
• Erweiterte Filterfunktionen, Tags und benutzerdefinierte Felder
• Teamzusammenarbeit mit gemeinsamer Beziehungshistorie
• Berichtser dashboards n und Pipeline-Analysen

Vorteile von folk

• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
• LinkedIn-Erweiterung
• Proaktive KI-gestützte Vertriebsfunktionen
• Starke Integrationsmöglichkeiten

Nachteile von folk

• Eingeschränkte erweiterte Funktionen auf niedrigeren Stufen
• Die Anpassungsmöglichkeiten können für größere Teams eingeschränkt sein.

2. HubSpot CRM

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Am besten geeignet für: Unternehmen, die ein voll ausgestattetes kostenloses CRM mit Marketing- und Vertriebsautomatisierung benötigen.

HubSpot CRM ist eine weit verbreitete Plattform, die eine umfassende Suite von Tools für das Kundenbeziehungsmanagement, die Automatisierung von Marketingkampagnen und die Optimierung von Vertriebsprozessen bietet. 

Wichtigste Merkmale

• Kostenloser Dauerplan: Perfekt für Einzelunternehmer, denen ein wenig manuelle Arbeit nichts ausmacht.
• E-Mail-Tracking und Vorlagen: Überwachen Sie, wann E-Mails geöffnet werden, und verwenden Sie Vorlagen, um die Kommunikation zu optimieren.
• Pipeline-Management: Organisiert Leads und Deals in strukturierten Phasen für eine bessere Verkaufsverfolgung.
• Marketing-Automatisierungstools: Automatisieren Sie E-Mail-Kampagnen, Lead-Pflege und Nachfassaktionen, um die Kundenbindung zu optimieren.

Vorteile von HubSpot CRM

• Kostenloser Tarif mit leistungsstarken Funktionen
• Leistungsstarke Marketing- und Vertriebsautomatisierung
• Nahtlose Integration mit anderen HubSpot-Tools

Nachteile von HubSpot CRM

• Kann für Einzelanwender überwältigend sein
• Erweiterte Funktionen erfordern kostenpflichtige Upgrades.

3. Pipedrive

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Am besten geeignet für: Vertriebsteams, die sich auf die Nachverfolgung von Geschäften und das Pipeline-Management konzentrieren.

Pipedrive ist ein speziell für Vertriebsteams entwickeltes CRM-System, das eine visuelle Pipeline zur effektiven Verwaltung von Geschäften bietet. Es konzentriert sich auf die Optimierung des Vertriebsprozesses, indem es sicherstellt, dass jeder Lead effizient durch den Trichter läuft, und hilft Teams dabei, mit minimalem Aufwand close Geschäfte close .

Wichtigste Merkmale

• Intuitive Visualisierung der Vertriebspipeline: Bietet eine Drag-and-Drop-Oberfläche für die Verwaltung von Geschäften in verschiedenen Phasen.
• KI-gestützte Einblicke in Geschäftsabschlüsse: Bietet datengestützte Empfehlungen zur Verbesserung der Abschlussquoten.
• Aufgabenautomatisierung: Automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Nachfassaktionen, Erinnerungen und Geschäftsfortschritte, um Zeit zu sparen.

Vorteile von Pipedrive

• Sehr anschauliche und intuitive Vertriebspipeline
• KI-gestützte Erkenntnisse tragen zur Verbesserung der Deal-Conversions bei
• Anpassbare Automatisierung für sich wiederholende Aufgaben

Nachteile von Pipedrive

• Eher für Teams als für Einzelanwender geeignet
• Begrenzter kostenloser Tarif für 14 Tage verfügbar

4. Airtable

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Am besten geeignet für: Benutzer, die die Flexibilität einer Tabellenkalkulation mit CRM-Funktionalität wünschen.

Airtable kombiniert die Vertrautheit von Tabellenkalkulationen mit der Leistungsfähigkeit einer relationalen Datenbank und ermöglicht es Benutzern, ein vollständig anpassbares CRM zu erstellen. Es ist ideal für Unternehmen, die eine flexible Lösung ohne die Einschränkungen traditioneller CRM-Strukturen benötigen.

Wichtigste Merkmale

• Individuelles Datenbankdesign: Ermöglicht es Benutzern, ihre eigene CRM-Struktur zu erstellen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
• Automatisierungsoptionen: Richten Sie Workflows ein, die Aktionen basierend auf Datenaktualisierungen auslösen.
• Funktionen für die Zusammenarbeit: Teammitglieder können Kommentare abgeben, Aufgaben zuweisen und Datensätze in Echtzeit aktualisieren.

Vorteile von Airtable

• Vollständig anpassbare Datenbankstruktur
• Ideal für die Organisation vielfältiger Datensätze
• Funktionen für die Zusammenarbeit

Nachteile von Airtable

• Steilere Lernkurve für neue Benutzer
• Keine integrierte CRM-Automatisierung

5. Zoho

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Am besten geeignet für: Kleine bis mittelständische Unternehmen, die ein vertriebsorientiertes CRM benötigen.

Zoho ist eine umfassende Plattform, die Vertriebsautomatisierung, Kundenkommunikation und KI-gestützte Erkenntnisse unterstützt. 

Wichtigste Merkmale

• Multichannel-Kommunikation: Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden über E-Mail, soziale Medien, Telefon und Live-Chat von einer einzigen Plattform aus.
• KI-gestützte Erkenntnisse: Nutzt prädiktive Analysen, um datengestützte Empfehlungen für den Vertrieb und die Kundenbindung zu liefern.
• Vertriebsautomatisierung: Optimiert Prozesse wie Lead-Zuweisung, Nachverfolgung und Genehmigungen, um die Effizienz zu steigern.

Vorteile von Zoho

• Erschwingliche Preise mit einem kostenlosen Tarif
• Multichannel-Kommunikationsoptionen
• KI-gestützte Erkenntnisse für bessere Entscheidungen

Nachteile von Zoho

• Die Benutzeroberfläche kann im Vergleich zu Mitbewerbern veraltet wirken.
• Die Einrichtung und Anpassung kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Schlussfolgerung

Notion kann als grundlegendes CRM für kleine Teams und Einzelpersonen dienen, die Flexibilität suchen. Die Vorlage „Personal CRM“ eignet sich hervorragend zum Netzwerken und zur Pflege beruflicher oder privater Kontakte, während die Vorlage „Sales CRM“ eine einfache, aber effektive Möglichkeit zur Verwaltung von Geschäften und Verkaufsprozessen bietet. Aufgrund der fehlenden Automatisierung, Berichterstellung und E-Mail-Integration ist es jedoch für skalierende Unternehmen weniger effektiv. Wenn Sie nach einem CRM suchen, das Benutzerfreundlichkeit mit leistungsstarken Funktionen verbindet, folk eine großartige Alternative, die nahtloses Kontaktmanagement und Automatisierung bietet. Probieren folk kostenlos aus.

Häufig gestellte Fragen

Kann Notion als CRM verwendet werden?

Ja. Mit Vorlagen kann Notion Kontakte, Geschäfte und Nachfassaktionen verfolgen. Es fehlen native E-Mail-Verfolgung, Automatisierung und Berichterstellung, sodass es eher für Einzelpersonen oder sehr kleine Teams geeignet ist als für skalierbare Vertriebsabläufe.

Wie richtet man Notion als CRM ein?

Duplizieren Sie eine persönliche oder vertriebsbezogene CRM-Vorlage, fügen Sie Kontakt- und Geschäftsfelder hinzu, definieren Sie Pipeline-Phasen, kennzeichnen Sie Segmente und legen Sie datumsbasierte Nachfassaktionen fest. Verknüpfen Sie Notizen und Aufgaben. Nutzen Sie Integrationen für Erinnerungen und E-Mail-Benachrichtigungen.

Ist Notion CRM kostenlos?

Ein grundlegendes CRM ist im kostenlosen Tarif von Notion möglich. Für Berechtigungen, Automatisierung und E-Mail-Tracking sollten Sie sich je nach Bedarf auf Integrationen oder kostenpflichtige Tarife verlassen.

Was ist eine gute Alternative zu Notion CRM?

Für ein einfaches, skalierbares CRM mit E-Mail-Integration und Automatisierung empfehlen wir folk. Es zentralisiert Kontakte, Pipelines, Sequenzen und Follow-ups für Teams, die über manuelle Arbeitsabläufe hinauswachsen.