Die 5 besten CRM-Systeme mit Sequenzen und E-Mail-Kampagnen im Jahr 2026

Manuelle Nachfassaktionen bremsen die Dynamik der Pipeline unbemerkt. Interessenten verlieren das Interesse, Gespräche kommen zum Stillstand und Verkaufschancen verfliegen, nur weil niemand zum richtigen Zeitpunkt die nächste E-Mail verschickt. Moderne CRM-Systeme lösen dieses Problem, indem sie die Kontaktverwaltung mit automatisierten E-Mail-Sequenzen kombinieren, die jeden Geschäftsabschluss vorantreiben, ohne dass ständiger manueller Aufwand erforderlich ist.

Die besten Plattformen bieten weit mehr als nur zeitgesteuerte E-Mails. Sie personalisieren die Kundenansprache, unterbrechen Kampagnen, wenn potenzielle Kunden antworten, synchronisieren den Kommunikationsverlauf im gesamten Team und bieten genügend Flexibilität, um den Outbound-Vertrieb, Partnerschaften, das Fundraising oder den Kundenerfolg zu unterstützen.

Einige CRM-Systeme konzentrieren sich auf Marketingautomatisierung im Unternehmensmaßstab. Andere legen den Schwerpunkt auf beziehungsorientierten Vertrieb mit schlanken Abläufen, die Vertriebsteams innerhalb weniger Minuten starten können. Die richtige Wahl hängt von der Komplexität der Arbeitsabläufe, den Anforderungen an die Zusammenarbeit, den KI-Fähigkeiten und dem Budget ab.

Im Folgenden finden Sie fünf der leistungsstärksten CRM-Plattformen mit integrierten Sequenzen und E-Mail-Kampagnen, die im Jahr 2026 verfügbar sind.

Was sind E-Mail-Sequenzen?

E-Mail-Sequenzen sind eine Reihe automatisierter E-Mails, die nach vordefinierten Regeln versendet werden. Anstatt jede Folge-E-Mail manuell zu versenden, erstellen Vertriebsteams einen Workflow, der nach einer bestimmten Verzögerung oder Aktion die richtige Nachricht versendet, sodass jeder potenzielle Kunde während des gesamten Verkaufszyklus eine einheitliche Kommunikation erhält.

Bei den meisten CRM-Plattformen können Sequenzen automatisch beendet werden, wenn jemand antwortet, einen Termin vereinbart oder einen weiteren Meilenstein erreicht. Dadurch werden doppelte Kontaktaufnahmen vermieden und die Gespräche bleiben persönlich, selbst wenn Hunderte von Kontakten die Pipeline durchlaufen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen E-Mail-Kampagnen, die mit derselben Botschaft ein breites Publikum ansprechen, konzentrieren sich Sequenzen auf den Aufbau einer persönlichen Beziehung. Jeder Kontakt durchläuft einen individuellen Pfad, der sich nach dem Zeitpunkt, dem Engagement oder den Vertriebsaktivitäten richtet.

Ein modernes CRM mit E-Mail-Sequenzen umfasst in der Regel:

✔️ Mehrstufige E-Mail-Automatisierung

✔️ Personalisierte Variablen für Kontakte und Unternehmen

✔️ Automatische Planung von Folgeaktionen

✔️ Erkennung von Antworten, die die Sequenz unterbrechen oder beenden

✔️ Nachverfolgung von E-Mail-Öffnungen, Klicks und Antworten

✔️ KI-gestütztes Schreiben und Personalisierung

✔️ Gemeinsamer Einblick des Teams in jede Interaktion

✔️ Leistungsanalysen zur Optimierung der Konversionsraten

In Kombination mit Kontaktmanagement, Pipelines, Besprechungsprotokollen und KI-gestützter Anreicherung sind E-Mail-Sequenzen mehr als nur eine Automatisierungsfunktion. Sie schaffen einen wiederholbaren Outbound-Prozess, der Teams dabei hilft, eine konsistente Kundenansprache aufrechtzuerhalten und gleichzeitig mehr Zeit für Gespräche aufzuwenden, die bereit sind, voranzukommen.

Die 5 besten CRM-Systeme mit Sequenzen und E-Mail-Kampagnen im Jahr 2026

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1. folk

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

folk ist ein KI-gestütztes CRM für Teams, die Outbound-Vertrieb betreiben möchten, ohne ihr System um eine weitere Sales-Engagement-Plattform zu erweitern. E-Mail-Sequenzen sind direkt in das CRM integriert, sodass der Übergang von der Akquise zur personalisierten Ansprache problemlos gelingt, während jede Interaktion mit dem richtigen Ansprechpartner, Unternehmen und Geschäft verknüpft bleibt.

Sequenzen unterstützen mehrstufige Kampagnen mit konfigurierbaren Verzögerungen, automatischen Stoppbedingungen, Personalisierungsvariablen und teamweiter Sichtbarkeit. Die KI unterstützt den gesamten Prozess, indem sie E-Mail-Entwürfe erstellt, Folgemaßnahmen vorschlägt, Kontaktdaten ergänzt und vor jeder Konversation frühere Interaktionen zusammenfasst.

Im Gegensatz zu CRM-Systemen, bei denen die E-Mail-Automatisierung eher wie ein Zusatzmodul wirkt, sorgt „ folk “ dafür, dass die Kundenansprache eng mit dem Beziehungsmanagement verknüpft bleibt. Durch die Synchronisierung mit Gmail und Outlook werden E-Mails, Termine und Antworten automatisch erfasst, während LinkedIn-Importe, die Anreicherung von Kontaktdaten, anpassbare Pipelines und kollaborative Arbeitsbereiche den Vertriebsteams vor jedem Kontakt einen umfassenden Kontext bieten.

Das Ergebnis ist ein CRM-System, bei dem die Akquise, die Nachverfolgung, das Beziehungsmanagement und die Umsetzung der Pipeline in einem einzigen Arbeitsbereich stattfinden – statt in mehreren voneinander getrennten Tools.

Vorteile

• Integrierte mehrstufige E-Mail-Sequenzen mit personalisierten Variablen
• Von KI generierte E-Mails, Zusammenfassungen und Vorschläge für Folgemaßnahmen
• Automatische Anreicherung von Kontaktdaten und Duplikatserkennung
• Integrierte Synchronisierung mit Gmail und Outlook
• Integrationen mit LinkedIn und „ Sales Navigator “
• Gemeinsame Zeitleiste der Beziehungen für das gesamte Team
• Benutzerdefinierte Pipelines, Ansichten und Arbeitsabläufe
• Schnelle Einarbeitung bei minimalem Verwaltungsaufwand für das CRM-System

Nachteile

• Keine native Anruffunktion
• Bei der Marketingautomatisierung stehen Vertriebsabläufe im Vordergrund und nicht das Unternehmensmarketing.
• Einige KI-Funktionen sind in den höherwertigen Tarifen verfügbar

Preisgestaltung

• Standard: 24 $ pro Mitglied und Monat
• Premium: 48 $ pro Mitglied und Monat
• Individuelles Angebot: Ab 80 $ pro Mitglied und Monat
• Kostenlose Testphase: 14 Tage

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2. HubSpot CRM

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

HubSpot vereint CRM, Vertriebsunterstützung und Marketingautomatisierung in einer einzigen Plattform, die speziell für wachsende Vertriebsteams entwickelt wurde. Die integrierten Abläufe helfen Vertriebsmitarbeitern dabei, individuelle Nachfassaktionen zu automatisieren und gleichzeitig während des gesamten Kaufprozesses eine personalisierte Kommunikation aufrechtzuerhalten. E-Mails können über mehrere Schritte hinweg mit konfigurierbaren Verzögerungen, Registrierungsregeln, Aufgaben-Erinnerungen und einer automatischen Abmeldung bei einer Antwort des Interessenten geplant werden.

Über die Sequenzen hinaus verknüpft HubSpot E-Mail-Aktivitäten mit Kontaktdatensätzen, Geschäften, Besprechungen und Kundeninteraktionen und bietet Teams so einen umfassenden Überblick über jede Kundenbeziehung. KI unterstützt beim Verfassen von E-Mails, bei der Vorbereitung von Besprechungen und bei CRM-Aktualisierungen und reduziert so repetitive Verwaltungsaufgaben. Wenn Unternehmen wachsen, können sie die Plattform um Marketingkampagnen, Kundenservice-Tools, erweiterte Berichtsfunktionen und Workflow-Automatisierung erweitern. Damit eignet sich HubSpot für Unternehmen, die eine einheitliche Go-to-Market-Plattform anstelle eines eigenständigen Vertriebs-CRMs suchen.

Vorteile

• Erweiterte E-Mail-Sequenzen mit automatischer Abmeldung
• Ein starkes Ökosystem für Vertriebs- und Marketingautomatisierung
• KI-gestützte E-Mail-Erstellung und CRM-Unterstützung
• Umfassende Berichterstattung und dashboards
• Großer Integrationsmarktplatz
• Skalierbar von KMU bis hin zu Großunternehmen

Nachteile

• Bezahlte Tarife werden mit zunehmender Teamgröße teuer
• Viele erweiterte Automatisierungsfunktionen erfordern höhere Stufen
• Die Einrichtung und Verwaltung kann komplex werden

Preisgestaltung

• Kostenloses CRM: Verfügbar
• Kundenplattform für Einsteiger: Ab 20 $ pro Arbeitsplatz und Monat
• Professional: Ab 100 $ pro Arbeitsplatz und Monat
• Enterprise: Ab 150 $ pro Arbeitsplatz und Monat

3. Close

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Close wurde speziell für Outbound-Vertriebsteams entwickelt, die den Großteil ihres Tages damit verbringen, potenzielle Kunden anzurufen und ihnen E-Mails zu schreiben. Im Mittelpunkt der Plattform stehen E-Mail-Sequenzen, mit denen Vertriebsmitarbeiter personalisierte Nachfassaktionen automatisieren und dabei E-Mails, Anrufe, SMS und Aufgaben in einem einzigen Workflow kombinieren können. Kontakte durchlaufen automatisch jede Sequenz, bis sie antworten oder eine vordefinierte Aktion ausführen. So können Teams eine konsistente Kundenansprache gewährleisten, ohne manuell den Überblick behalten zu müssen.

Die Plattform umfasst zudem integrierte Anruffunktionen, einen Power-Dialer, KI-gestützte Anrufzusammenfassungen, einen Besprechungsverlauf und Pipeline-Management, wodurch der Bedarf an mehreren Vertriebs-Tools reduziert wird. Anstatt eine umfassende Marketing-Suite anzubieten, konzentriert sich „ Close “ darauf, Vertriebsorganisationen dabei zu unterstützen, ihre Aktivität zu steigern, schneller zu reagieren und Outbound-Prozesse effizient zu gestalten. Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche und der vorrangig auf den Vertrieb ausgerichteten Funktionen eignet sich die Plattform besonders gut für Start-ups, KMUs und Outbound-Teams mit hohem Anrufaufkommen.

Vorteile

• Leistungsstarke Multichannel-Sequenzen mit E-Mail, Anrufen und SMS
• Integrierte Anruffunktion und Power-Dialer
• Durch KI erstellte Gesprächszusammenfassungen und Notizen
• Schnelle, für den Outbound-Vertrieb optimierte Benutzeroberfläche
• Effizientes Pipeline- und Aktivitätsmanagement
• Nur minimale Einrichtung erforderlich

Nachteile

• Begrenzte Möglichkeiten zur Marketingautomatisierung
• Weniger Anpassungsmöglichkeiten als bei CRM-Systemen für Unternehmen
• Ein kleineres Integrations-Ökosystem als bei einigen Mitbewerbern

Preisgestaltung

• Solo: 9 $ pro Benutzer und Monat
• Essentials: 35 $ pro Benutzer und Monat
• Wachstum: 99 $ pro Nutzer und Monat
• Preis: 139 $ pro Benutzer und Monat

4. Pipedrive

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Pipedrive Die Lösung verbindet die visuelle Pipeline-Verwaltung mit Vertriebsautomatisierung und ist damit eine beliebte Wahl für kleine und mittlere Unternehmen, die strukturierte Nachverfolgungsprozesse ohne unnötige Komplexität wünschen. Mithilfe der E-Mail-Sequenzen können Vertriebsteams sich wiederholende Kontaktmaßnahmen automatisieren, indem sie personalisierte E-Mails, Erinnerungsnachrichten und Workflow-Aktionen planen, die dafür sorgen, dass die Verkaufschancen die Pipeline durchlaufen.

Die Plattform synchronisiert E-Mail-Konversationen automatisch mit Kontakten und Geschäften und bietet Vertriebsmitarbeitern so einen umfassenden Überblick über jede Interaktion. Der KI-gestützte Vertriebsassistent empfiehlt nächste Schritte, identifiziert gefährdete Geschäfte und hebt Chancen hervor, die besondere Aufmerksamkeit verdienen. In Kombination mit anpassbaren Pipelines, Workflow-Automatisierung und Berichtsfunktionen bietet „ Pipedrive “ eine ausgewogene Mischung aus Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung für wachsende Vertriebsteams.

Vorteile

• Einfach zu erstellende automatisierte Vertriebsabläufe
• KI-Vertriebsassistent mit Empfehlungen für die nächsten Schritte
• Native E-Mail-Synchronisierung
• Anpassbare Pipelines und Deal-Phasen
• Umfassende Automatisierung für sich wiederholende Vertriebsaufgaben
• Intuitive Benutzeroberfläche mit geringer Einarbeitungszeit

Nachteile

• Die E-Mail-Marketing-Funktionen sind weniger umfassend als die von speziellen Marketingplattformen
• Für einige Automatisierungsfunktionen sind Tarife höherer Stufen erforderlich
• Die Möglichkeiten zur Erstellung benutzerdefinierter Berichte sind eingeschränkter als bei CRM-Systemen für Unternehmen

Preisgestaltung

👉

‍

• Lite: 14 $ pro Benutzer und Monat
• Wachstum: 39 $ pro Nutzer und Monat
• Premium: 59 $ pro Benutzer und Monat
• Ultimate: 79 $ pro Benutzer und Monat

5. Salesflare

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Salesflare ist ein KI-gestütztes CRM-System, das speziell für B2B-Vertriebsteams entwickelt wurde, die ihr Kundenbeziehungsmanagement automatisieren möchten, ohne stundenlang CRM-Datensätze aktualisieren zu müssen. E-Mail-Sequenzen sind vollständig in die Plattform integriert, sodass Teams personalisierte Kontaktkampagnen erstellen können, die automatisch beendet werden, sobald potenzielle Kunden antworten. So wird sichergestellt, dass jede Konversation relevant und zeitnah bleibt.

Das CRM-System erfasst automatisch Daten aus E-Mail-Posteingängen, Kalendern, Social-Media-Profilen und Unternehmensinformationen, um die Kundendaten stets auf dem neuesten Stand zu halten. Diese Automatisierung reduziert den manuellen Dateneingabeaufwand und bietet den Teams gleichzeitig einen vollständigen Überblick über E-Mails, Besprechungen, Anrufe und Notizen. In Kombination mit KI-generierten Erkenntnissen, Pipeline-Automatisierung und E-Mail-Tracking bietet Salesflare eine optimierte Arbeitsumgebung für Unternehmen, die stark auf Outbound-Akquise und beziehungsorientierten Vertrieb setzen.

Vorteile

• Integrierte E-Mail-Sequenzen mit Antworterkennung
• Automatische Anreicherung von Kontakt- und Unternehmensdaten
• KI-gestützte CRM-Aktualisierungen und Vertriebserkenntnisse
• Native Gmail- und Outlook-Integration
• Hervorragende E-Mail-Nachverfolgung und Interaktionsanalysen
• Minimaler manueller Aufwand für die CRM-Pflege

Nachteile

• Die Marketingautomatisierung ist weniger ausgereift als Unternehmensplattformen
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu hochgradig konfigurierbaren CRM-Systemen
• Die erweiterten Berichtsfunktionen könnten robuster sein

Preisgestaltung

• Wachstum: 39 $ pro Nutzer und Monat
• Pro: 64 $ pro Benutzer und Monat
• Enterprise: 124 $ pro Benutzer und Monat

Schlussfolgerung

Welches CRM mit Sequenzen und E-Mail-Kampagnen das beste ist, hängt davon ab, wie Vertriebsteams Automatisierung, Personalisierung und Beziehungsmanagement in Einklang bringen. Einige Plattformen legen den Schwerpunkt auf Marketing-Automatisierung für Unternehmen, während andere darauf ausgerichtet sind, Vertriebsmitarbeitern dabei zu helfen, zeitnahe Folgeaktionen zu versenden, ohne dabei unnötige Komplexität zu erzeugen.

Für Unternehmen, die nach einer All-in-One-Lösung für Outbound-CRM suchen, folk zeichnet sich dadurch aus, dass es KI-gestützte E-Mail-Sequenzen, Kontaktanreicherung, Synchronisierung mit Gmail und Outlook, LinkedIn-Integrationen sowie anpassbare Pipelines in einem einzigen Arbeitsbereich vereint. Teams können personalisierte Kundenansprachen erstellen, Beziehungen pflegen und jede Interaktion nachverfolgen, ohne auf mehrere voneinander getrennte Tools angewiesen zu sein.

Unternehmen mit anspruchsvolleren Marketinganforderungen ziehen möglicherweise HubSpot vor, während „ Close “ sich besonders gut für den Outbound-Vertrieb mit hohem Auftragsvolumen eignet. „ Pipedrive “ bietet eine intuitive, vertriebsorientierte Benutzererfahrung, und Salesflare reduziert den manuellen CRM-Aufwand durch Automatisierung und KI.

Die Wahl der richtigen Plattform hängt letztendlich von der Komplexität des Vertriebsprozesses, den Anforderungen an die Zusammenarbeit und dem Grad der Automatisierung ab, der erforderlich ist, um jede Verkaufschance voranzubringen.

Häufig gestellte Fragen

Welches ist das beste CRM mit E-Mail-Sequenzen?

folk ist eine der besten Lösungen für Vertriebsteams, die integrierte E-Mail-Sequenzen nutzen möchten, ohne eine separate Sales-Engagement-Plattform anschaffen zu müssen. Die Lösung vereint automatisierte Kundenansprache, KI-gestützte Personalisierung, Kontaktanreicherung und CRM-Management in einer einzigen Arbeitsumgebung.

Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Sequenzen und E-Mail-Kampagnen?

E-Mail-Sequenzen sind für die individuelle Kundenansprache im Vertrieb konzipiert. Die Kontakte durchlaufen individuell eine Reihe personalisierter Folge-E-Mails, die sich nach dem Zeitpunkt oder dem Verhalten richten. Bei E-Mail-Kampagnen wird in der Regel dieselbe Nachricht zu Marketingzwecken an eine größere Zielgruppe versendet.

Können E-Mail-Sequenzen nach einer Antwort automatisch beendet werden?

Ja. Die meisten modernen CRM-Systeme entfernen Kontakte automatisch aus einer Sequenz, wenn diese antworten, einen Termin vereinbaren oder eine andere vordefinierte Aktion ausführen. Dadurch werden doppelte Nachfassaktionen vermieden und die Kommunikation bleibt relevant.

Brauchen kleine Unternehmen ein CRM mit E-Mail-Sequenzen?

Ja. Selbst kleine Vertriebsteams profitieren von automatisierten Nachfassaktionen, da diese sich wiederholende Arbeiten reduzieren, die Antwortraten verbessern und sicherstellen, dass jeder Interessent eine einheitliche Kommunikation erhält, ohne dass manuelle Erinnerungen erforderlich sind.

Welches CRM bietet KI-gestützte E-Mail-Sequenzen?

Mehrere Plattformen verfügen mittlerweile über KI-Funktionen, darunter folk, HubSpot, Close und Salesflare. Je nach CRM-System kann die KI E-Mails erstellen, Nachrichten personalisieren, Gespräche zusammenfassen, Folgemaßnahmen empfehlen und Kontaktdaten automatisch anreichern.