Wie man hochgradig personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger versendet und die 5 besten Tools dafür

Massen-E-Mail-Kampagnen sind eine hilfreiche Möglichkeit, Zeit zu sparen, egal ob Sie Newsletter versenden, E-Mail-Marketingkampagnen durchführen, neue Produktveröffentlichungen ankündigen oder einfach nur mit Ihrer Community in Kontakt bleiben möchten. 

Es ist auch eine hilfreiche Methode, um wichtige Gespräche mit Investoren und Kontakten weiterzuverfolgen. Aber Massenversand bedeutet nicht, dass Sie auf die persönliche Note verzichten müssen, die E-Mails auszeichnet und die Wahrscheinlichkeit einer Antwort erhöht.

In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger senden können, die auf jeden Einzelnen zugeschnitten ist.

Wir haben außerdem einen umfassenden Vergleich der fünf besten Tools für Sie zusammengestellt.

Warum sollten Sie eine Lösung für mehrere Empfänger verwenden, mit der personalisierte E-Mails versendet werden können?

Heutzutage geht Personalisierung über die korrekte Schreibweise des Vor- und Nachnamens einer Person hinaus. 

Unabhängig davon, ob Sie versuchen, Ihre nächste Finanzierungsrunde zu sichern oder Kunden dazu zu bewegen, Ihr neuestes Produkt in den Warenkorb zu legen, ist es entscheidend, das Interesse Ihrer Zielgruppe zu wecken. Mit einer E-Mail, die mit „Sehr geehrte Damen und Herren ...” beginnt, werden Sie dies jedoch nicht erreichen. Personalisierte Kommunikation, die auf den Daten basiert, die Sie über die Interessen und das Verhalten Ihrer Nutzer haben, ist unerlässlich, um die gewünschte Reaktion zu erzielen.

Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, Nachrichten individuell anzupassen, selbst wenn Sie eine Massen-E-Mail an viele einzelne Empfänger versenden, damit diese nicht ungelesen bleiben.

Die besten Tools für personalisierte Massen-E-Mails (Vor- und Nachteile)

Es gibt eine Vielzahl von Tools und Add-ons, mit denen Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger senden können. Aber folk ist eine beliebte Wahl, da es sich um ein leistungsstarkes All-in-One-CRM-System handelt. Für Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern ist folk die ideale Lösung für den Versand hochgradig personalisierter Massen-E-Mails. Hier sind die Gründe dafür.

folk

‍

folk ist ein intuitives CRM-System, das einfach einzurichten und auf dem neuesten Stand zu halten ist. Für mittelgroße Vertriebsteams folk die perfekte Balance zwischen Einfachheit und Leistungsstärke. folk können Sie folk

• Nutzen Sie KI, um in kürzester Zeit personalisierte E-Mails in großem Umfang zu verfassen.
• Newsletter veröffentlichen
• Marketingkampagnen erstellen
• Sammeln Sie Ihre nächste Finanzierungsrunde 
• Verfolgen Sie alle Interaktionen mit Ihren Kontakten (dies geschieht automatisch mit Outlook- und Gmail-Integrationen). 
• Nachverfolgen, Erinnerungen einrichten und mehr

Wie oben gezeigt, ist es ganz einfach, folk einzurichten und zu verwenden, folk personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger zu versenden und Ihren E-Mails so eine persönliche Note zu verleihen.

Vorteile:

• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche (ähnlich wie Notion)
• Fehlende E-Mail-Adressen können mit Anreicherung schnell gefunden werden.
• Bietet einen kostenlosen Tarif ohne zeitliche Begrenzung
• Integriert sich in Outlook und Gmail
• Bietet detaillierte Analysen zu E-Mail-Öffnungen und Klicks
• Kollaborativ, geeignet für Teams oder einzelne Benutzer
• Integriert in ein CRM-System, das Pipeline-Management, E-Mail-Tracking, Erinnerungen, Notizen und mehr umfasst.
• Mit der kostenlosen Chrome-Erweiterung können Sie Kontakte von überall online mit einem Klick hinzufügen.

Nachteile:

• Begrenzte Kontakte für den kostenlosen Tarif  

Gmass

Gmass ist ein E-Mail-Marketing-Tool, mit dem Sie ganz einfach personalisierte Massen-E-Mails versenden können. Allerdings bietet es den Nutzern nicht die CRM-Funktionen, die folk , weshalb es für Vertriebsteams, die ein umfassendes Kontaktmanagement benötigen, weniger geeignet ist. 

Vorteile:

• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
• Kann personalisierte Serienbriefe versenden
• Kann das Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen
• Unterstützt das Versenden von Folge-E-Mails
• Hat einen erschwinglichen Preisplan

Nachteile:

• Begrenzte Integration mit anderen Plattformen
• Keine integrierte CRM-Funktionalität

‍

Yamm

Yamm (Yet Another Mail Merge) ist ein Seriendruck-Tool für Gmail, mit dem Sie personalisierte E-Mails in großen Mengen versenden können. Es erfüllt zwar grundlegende Anforderungen, doch Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern bemängeln oft, dass es nicht über die erweiterten Funktionen verfügt, die für anspruchsvolle Outreach-Kampagnen erforderlich sind. 

Vorteile:

• Integriert sich in Google Sheets
• Versendet personalisierte E-Mails
• Kann das Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen
• Bietet einen kostenlosen Tarif an

Nachteile:

• Begrenzte Integrationen mit anderen Plattformen
• Der kostenlose Tarif hat eingeschränkte Funktionen.
• Zur Nutzung ist ein Google-Konto erforderlich.
• Kein Seriendruck in Outlook
• Umständliche Benutzeroberfläche

‍

Mixmax

Mixmax ist ein Tool zur E-Mail-Verfolgung und -Automatisierung, das sich in Gmail integrieren lässt. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen wie E-Mail-Planung, automatisierte Nachfassaktionen und CRM-Integration.

Vorteile:

• Integriert sich in gängige CRMs
• Versendet personalisierte E-Mails
• Kann das Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen
• Bietet einen kostenlosen Tarif an

Nachteile:

• Begrenzte Integrationen mit anderen Plattformen
• Etwas zu komplex, schwer
• Der kostenlose Tarif hat eingeschränkte Funktionen.
• Kann teuer sein

‍

Streifen

Streak ist ein CRM-Tool, das sich in Gmail integrieren lässt. Damit können Sie Ihre Vertriebspipeline verwalten, E-Mails nachverfolgen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten.

Vorteile:

• Integriert sich in Gmail
• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
• Verwaltet die Vertriebspipeline
• Bietet einen kostenlosen Tarif an

Nachteile:

• Begrenzte Integrationen mit anderen Plattformen
• Keine Web-App, nur direkt über die Gmail-Oberfläche nutzbar
• Verfügt möglicherweise nicht über alle Funktionen anderer CRM-Tools.
• Der kostenlose Tarif hat eingeschränkte Funktionen.

Wie man mit folk eine E-Mail an mehrere Empfänger sendet

Die Seriendruck-Software folk ermöglicht es vielbeschäftigten Vertriebsmitarbeitern und mittelgroßen Vertriebsteams, personalisierte E-Mails in großer Zahl von der Domain Ihrer Wahl zu versenden. 

Schritt 1: Authentifizieren Sie Ihre Domain

Um Ihre Domain zu authentifizieren und zu validieren, gehen Sie zu „Einstellungen“ und wählen Sie die Registerkarte „Absender“ in folk. Fügen Sie dann die E-Mail-Adresse und den Absendernamen hinzu. Dadurch wird automatisch ein benutzerdefiniertes DNS für Ihre Domain generiert. 

Diese Einträge müssen bei dem Provider hinzugefügt werden, bei dem Ihre Domain gehostet wird. 

Von hier aus haben Sie zwei Möglichkeiten.

Option eins: Klicken Sie auf „Automatisch konfigurieren“, wodurch Ihr Domain-Anbieter automatisch erkannt wird. Auf diese Weise können Sie sich mit Ihrem Konto verbinden, und folk sich darum, Ihre Einträge für Sie hinzuzufügen.

Option zwei: Manuelle Konfiguration direkt über Ihren Domain-Anbieter. 

Klicken Sie dazu auf „Domain verwalten” bei Ihrem Domainnamen und anschließend auf „DNS-Einträge verwalten”. 

Erstellen Sie in der Liste der DNS-Einträge drei neue C9-Einträge, indem Sie die Werte aus folk kopieren und folk Ihren Provider einfügen. 

Kehren Sie dann zu folk zurück folk klicken Sie auf „Domain verifizieren“. Ihre Domain ist nun verifiziert und folk Ihnen eine E-Mail für den letzten Verifizierungsschritt. Achten Sie darauf, Ihren Posteingang im Auge zu behalten, damit Sie auf „E-Mail verifizieren“ klicken können. 

Herzlichen Glückwunsch! Sie sind nun vollständig eingerichtet, um E-Mails direkt von folk zu versenden. Sie können auch eine Verbindung zu mehr als einer Domain herstellen, indem Sie die oben genannten Schritte wiederholen. 

Schritt 2: Mehrere Absender hinzufügen

Sobald Ihre Domain in folk validiert ist, können Sie ganz einfach beliebig viele Absender derselben Domain hinzufügen. 

Klicken Sie einfach auf „Neuer Absender“ und fügen Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Wahl hinzu. Fügen Sie den Namen des Absenders hinzu, der dem Empfänger angezeigt wird, wenn er Ihre E-Mails erhält. 

Sobald dies abgeschlossen ist, wird eine Bestätigungs-E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesendet, und der Besitzer dieses Postfachs muss in dieser E-Mail auf „Bestätigen” klicken. 

Jetzt können Sie beim Versenden Ihrer E-Mail-Kampagnen im Abschnitt „Von“ den richtigen Absender auswählen.

Schritt 3: Erstellen Sie mithilfe von KI die perfekte Nachricht.

Sobald Sie mehrere Absender in Ihrem Arbeitsbereich haben, stellen Sie sicher, dass Sie im Abschnitt „Von:“ den richtigen auswählen. 

Geben Sie als Nächstes Ihre Betreffzeile ein. Versuchen Sie, eine einprägsame Betreffzeile zu wählen, aber vermeiden Sie Wörter wie „Test“, „kostenlos“, „gewinnen“ usw., da Ihre E-Mails sonst direkt im Spam-Ordner landen könnten. Sie können auch Variablen in diese Betreffzeile einfügen, um sie zu personalisieren.

Was den Inhalt der E-Mail betrifft, verwenden Sie folk , um Ihre E-Mail für jeden Empfänger zu personalisieren. Drücken Sie einfach die Taste „/“ auf Ihrer Tastatur, um die vollständige Liste der Variablen aufzurufen. 

Sie können KI nutzen, um hochgradig personalisierte Inhalte zu generieren. Klicken Sie in der rechten Spalte auf „Magic Field“ und geben Sie Ihre Eingabe ein. In Ihrer Eingabe können Sie Variablen verwenden, um bereits in folk vorhandene Daten abzurufen folk in wenigen Augenblicken wirklich personalisierte Inhalte folk erstellen. In folk finden Sie Vorschläge für Eingaben und eine Bibliothek mit Eingaben, die Sie hier ausprobieren können.

Fügen Sie Bilder ganz einfach per Drag & Drop in Ihre Nachricht ein und passen Sie ihre Größe nach Belieben an.

Um Links hinzuzufügen, markieren Sie einfach den Text in Ihrer Nachricht, den Sie verlinken möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Link hinzufügen“ oder drücken Sie die Tastenkombination „Befehlstaste + Umschalttaste + Einfügen“ auf Ihrer Tastatur. Der Text wird automatisch unterstrichen. 

Um eine Signatur einzufügen, müssen Sie in folk eine Vorlage erstellen, folk als Signatur dienen kann und jederzeit verwendet werden kann. Fügen Sie einfach Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Ihr Logo hinzu.   

Um eine Datei anzuhängen, klicken Sie einfach auf die Büroklammer-Schaltfläche, um die entsprechenden Dateien einzufügen. 

Sobald Sie Ihre E-Mail fertiggestellt haben, können Sie sie für andere Kampagnen wiederverwenden, indem Sie Ihren Entwurf als Vorlage speichern.

Schritt 3: Überprüfen und personalisieren Sie Ihre Kampagne, bevor Sie sie versenden.

Wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Nachricht fertig sind, klicken Sie oben rechts auf „Nachrichten überprüfen“. 

Sie sehen eine Liste mit einzelnen E-Mails, die für jede Person auf Ihrer Liste erstellt wurden. So können Sie die Empfängerliste verwalten und Änderungen vornehmen, z. B. jemanden aus der Liste entfernen, indem Sie dessen Namen in die Suchleiste eingeben und auf die Schaltfläche „Löschen“ daneben klicken. 

Sie können sie einzeln bearbeiten, um jede Nachricht weiter zu personalisieren, wenn Sie möchten. Speichern Sie Ihre Änderungen automatisch, indem Sie die Kampagne schließen.

Sie können Ihre Kampagne im Nachrichtenbereich abrufen, um sie fertigzustellen oder Ihre Teamkollegen zu bitten, sie für Sie zu überprüfen, bevor Sie sie versenden. 

Schritt 4: Überprüfen Sie Ihre Kampagnenanalysen und führen Sie Folgemaßnahmen durch.

Sobald Ihre Kampagne versendet wurde, können Sie alle versendeten Kampagnen im Abschnitt „Nachrichten” im Menü auf der linken Seite abrufen. Hier können Sie alle Ihre Kampagnenanalysen einsehen.

Zu den erfassten Kennzahlen gehören:

• Anzahl der zugestellten Nachrichten: Sehen Sie, wie viele Empfänger ihre E-Mail erfolgreich erhalten haben.
• Anzahl der gelesenen und ungelesenen Nachrichten: „Gelesen“ bedeutet, dass die E-Mail vom Empfänger geöffnet wurde. „Ungelesen“ bedeutet, dass sie nicht geöffnet wurde. 
• Anzahl der Klicks und Nicht-Klicks: Wenn Sie Links zu Ihren E-Mails hinzufügen, folk nachverfolgen, ob der Link angeklickt wurde oder nicht.
• Anzahl der zurückgewiesenen Nachrichten: Zurückgewiesen bedeutet, dass die E-Mail nicht beim Empfänger angekommen ist. Meistens liegt das daran, dass die E-Mail-Adresse ungültig war. 

Um Maßnahmen für bestimmte Kontakte zu ergreifen, können Sie entweder eine neue E-Mail-Kampagne starten oder sie zu einer Kontaktgruppe Ihrer Wahl hinzufügen, um sie nach Ihren Wünschen zu aktivieren. 

👉🏼 Probieren Sie folk aus, um segmentierte Follow-ups zu automatisieren und auf Basis von Öffnungs-/Klick-Analysen an einem Ort zu handeln.

Schlussfolgerung

Nur weil Sie E-Mails in großen Mengen für Ihre Newsletter, Kampagnen und Spendenaktionen versenden, heißt das nicht, dass Sie nicht eine persönliche Note hinzufügen können, damit sich Ihre Zielgruppe wichtig fühlt. 

Darüber hinaus wissen Sie nun, worauf Sie bei der Auswahl eines guten Seriendruck-Tools achten sollten. Zu den wichtigsten Kriterien zählen: Personalisierungsmöglichkeiten, Leistungsanalysen, KI-Erweiterungen, einfache Nachverfolgung und Integration in Ihr CRM-System. Für Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die nach hochgradig personalisierten Kommunikationsmöglichkeiten suchen, ist folk mit all diesen Eigenschaften – und noch viel mehr – die klare erste Wahl. 

👉🏼 Probieren Sie folk aus, um kontaktbasierte Erinnerungen mit Ihrem Team zu verwalten und wichtige Nachfassaktionen nie mehr zu verpassen.

‍

Häufig gestellte Fragen

Wie führe ich einen Seriendruck in Outlook durch?

Erstellen Sie eine Kontaktliste in Excel, öffnen Sie Word > Seriendruck > Seriendruck starten > E-Mail-Nachrichten, wählen Sie Ihre Excel-Datei aus, fügen Sie Seriendruckfelder ein, wählen Sie Fertigstellen & Seriendruck > E-Mail-Nachrichten senden, setzen Sie „An“ auf die E-Mail-Spalte, fügen Sie einen Betreff hinzu und senden Sie die E-Mail.

Wie können Massen-E-Mails Spam-Filter umgehen?

Authentifizieren Sie Ihre Domain (SPF, DKIM, DMARC), bereiten Sie neue Domains vor, vermeiden Sie Spam-Wörter und übermäßige Bilder, verwenden Sie Opt-in-Listen, fügen Sie einen Abmeldelink hinzu, testen Sie vor dem Versand und überwachen Sie Bounces und Beschwerden.

Wie versendet man am besten personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger?

Verwenden Sie ein Seriendruck-Tool oder ein CRM, um Variablen einzufügen, nach Absicht zu segmentieren, Betreff und Text anzupassen und Follow-ups zu planen. Plattformen wie folk bieten zusätzlich KI, Tracking und Teamzusammenarbeit.

Welche Kennzahlen sollten bei Massen-E-Mail-Kampagnen verfolgt werden?

Verfolgen Sie Zustellungen, Öffnungen, Klicks und Bounces. Überwachen Sie außerdem Antworten und Abmeldungen, um das Engagement und den Zustand Ihrer Liste zu bewerten, und optimieren Sie dann Segmente, Inhalte und Zeitplanung entsprechend.