Die 20 wichtigsten CRM-Statistiken, die Sie 2026 im Auge behalten sollten

Die Anschaffung eines CRM-Systems geht in der Regel auf ein praktisches Problem zurück. Die Kontakte sind verstreut, Nachfassaktionen werden versäumt oder das Team hat keinen Überblick über den Stand der Geschäfte. Statistiken können helfen, diese Probleme in den richtigen Kontext zu setzen – allerdings nur, wenn die Zahlen etwas Relevantes messen.

Das Marktwachstum gibt Aufschluss darüber, wohin die Investitionen fließen. Die Akzeptanzzahlen zeigen, in welchem Umfang Unternehmen CRM-Software einsetzen. Vertriebsanalysen decken auf, wo Teams mit Kapazitätsengpässen, nicht miteinander verbundenen Systemen und der Einführung von KI zu kämpfen haben. Keine dieser Zahlen allein gibt jedoch Aufschluss darüber, welchen Ertrag Ihr Unternehmen mit einem neuen Tool erzielen wird.

Dieser Leitfaden fasst 20 Statistiken zu den Bereichen CRM, Vertrieb und E-Mail zusammen, die im Jahr 2026 verfügbar sein werden, darunter auch eigene Vergleichswerte von folk. Zu jeder Zahl sind der Berichtszeitraum und der Erfassungsbereich angegeben, sodass Sie diese als Entscheidungsgrundlage nutzen können, ohne eine Prognose mit einem beobachteten Ergebnis zu verwechseln.

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Wichtigste Ergebnisse

Einige Trends, die wir aus diesen Statistiken herauslesen können, deuten darauf hin, dass:

• Der Markt für CRM-Software boomt weltweit, da immer mehr Unternehmen auf CRM setzen, um ihre Konversionsrate zu steigern und treue Kunden zu binden.
• Anstelle von teamspezifischen CRMs steht ein All-in-One-CRM, das mehrere Geschäftsfunktionen unterstützen kann, ganz oben auf der Liste aller Beteiligten. Insbesondere eines, das kleinen und großen Unternehmen dabei helfen kann, ein großartiges Kundenerlebnis zu bieten und ihre Marketing- und Vertriebsmitarbeiter zu unterstützen.

So interpretieren Sie diese CRM-Statistiken

Es handelt sich um eine Ausgabe aus dem Jahr 2026, die auf den neuesten verfügbaren Erkenntnissen basiert, einschließlich der im Jahr 2025 gesammelten Forschungsergebnisse. Das Erscheinungsjahr und das Erhebungsjahr werden, sofern relevant, gesondert angegeben.

Die Zahlen lassen sich in drei Kategorien einteilen:

Auch die Zielgruppen unterscheiden sich voneinander. Die Akzeptanz in europäischen Unternehmen, eine multinationale Vertriebsumfrage und die von folk analysierte E-Mail-Aktivität sollten nicht als gleichwertige Messgrößen betrachtet werden.

CRM-Marktstatistiken: Marktvolumen, Wachstum und Einsatz

Quelle: Markt für Kundenbeziehungsmanagement (2026–2033)

1. Der weltweite CRM-Markt wird für das Jahr 2026 auf 86,4 Milliarden US-Dollar geschätzt.

Grand View Research schätzt den weltweiten Markt für Kundenbeziehungsmanagement für das Jahr 2026 auf 86,4 Milliarden US-Dollar. Hierbei handelt es sich um eine Marktschätzung und nicht um einen endgültigen, tatsächlich erzielten Umsatz.

Für Käufer liefert die Marktgröße Hintergrundinformationen zur jeweiligen Kategorie. Sie gibt jedoch keinen Aufschluss darüber, welche Plattform zu einem bestimmten Arbeitsablauf oder Budget passt.

2. Für den CRM-Markt wird bis 2033 ein Wachstum mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 9,3 % prognostiziert.

Derselbe Bericht prognostiziert für den Zeitraum von 2026 bis 2033 eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 9,3%.

Die durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) beschreibt das Wachstum über einen bestimmten Zeitraum. Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder Anbieter, jede Region oder jedes Geschäftssegment mit dieser Rate wachsen wird.

3. Cloud-Implementierungen machten im Jahr 2025 59,4 % des Umsatzes auf dem CRM-Markt aus.

Laut der Prognose von Grand View Research für das Jahr 2025 entfielen 59,4 % des Marktumsatzes auf den Cloud-Bereich.

Das ist ein Umsatzanteil und nicht der Prozentsatz der Unternehmen, die Cloud-CRM nutzen. Berücksichtigen Sie beim Vergleich der Bereitstellungsoptionen die Zugriffsanforderungen, Integrationen, die Verwaltung und die Gesamtbetriebskosten.

4. Auf Nordamerika entfielen im Jahr 2025 40,4 % des Umsatzes auf dem CRM-Markt

Nordamerika hatte laut der Prognose des Berichts für das Jahr 2025 einen Anteil von 40,4 % am weltweiten Umsatz des CRM-Marktes.

Der regionale Umsatzanteil sollte nicht als Akzeptanzrate interpretiert werden: Er wird durch das Ausgabenniveau und den Umfang der Einführung beeinflusst.

Statistiken zur CRM-Einführung: Unterschiede je nach Unternehmensgröße

Quelle: E-Business-Integration

5. Im Jahr 2025 nutzten 28,51 % der EU-Unternehmen CRM-Software.

Eurostat berichtet, dass im Jahr 2025 28,51 % der Unternehmen in der von Eurostat erfassten EU-Grundgesamtheit CRM-Software einsetzten.

Die Erhebung umfasst bestimmte Wirtschaftssektoren und Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten oder Selbstständigen. Sie ist nicht repräsentativ für alle europäischen Unternehmen und umfasst auch nicht alle Kleinstunternehmen.

6. Die CRM-Nutzungsrate reichte von 24,69 % bei kleinen Unternehmen bis zu 65,43 % bei großen Unternehmen.

Im selben Datensatz erreichte die CRM-Nutzung:

Dies verdeutlicht eine größenabhängige Akzeptanzlücke. Es erklärt jedoch für sich genommen nicht, ob das Budget, die organisatorische Komplexität oder andere Faktoren diesen Unterschied verursacht haben.

Für kleinere Unternehmen, die ein CRM-System in Betracht ziehen, stellt sich die praktische Frage, ob das System den aktuellen Anforderungen entspricht und das Wachstum ohne unnötigen Verwaltungsaufwand unterstützen kann.

7. Die CRM-Nutzung in der EU stieg zwischen 2023 und 2025 um 2,68 Prozentpunkte.

Eurostat verzeichnet für diesen Zeitraum einen Anstieg um 2,68 Prozentpunkte.

Prozentpunkte beschreiben die Differenz zwischen zwei Werten. Sie sollten nicht als relative Wachstumsrate von 2,68 % dargestellt werden.

Statistiken zur Vertriebsproduktivität: Kapazität und damit verbundene Arbeitsabläufe

Quelle: Die Produktivitätslücke: Neue Umfrage zeigt, dass 9 von 10 Verkäufern auf KI und Chatbots setzen, um sich unterstützen zu lassen

8. Verkäufer verbringen durchschnittlich 40 % ihrer Zeit mit dem Verkauf

SalesforceDem Bericht „State of Sales 2026 “ zufolge verbringen Verkäufer durchschnittlich 40 % ihrer Zeit mit dem Verkauf.

Eine Tätigkeitsanalyse kann dabei helfen, sich wiederholende Arbeitsschritte zu identifizieren, die vereinfacht werden sollten. Auch Vorbereitung, Coaching und Recherche sind wertvoll, daher sollte Zeit, die nicht direkt mit dem Verkauf verbracht wird, nicht automatisch als verschwendete Zeit eingestuft werden.

9. 48 % der Verkäufer geben an, dass ihnen die Kapazitäten für eine angemessene Kaltakquise fehlen

48 % geben an, dass die Kapazitäten für eine angemessene aufsuchende Sozialarbeit im Bereich der Kältehilfe nicht ausreichen.

Bevor Sie das Versandvolumen erhöhen, sollten Sie prüfen, wie das Team Kunden auswählt, Kontakte recherchiert, Nachrichten vorbereitet und auf Antworten reagiert. Die Automatisierung eines ineffizienten Prozesses kann dazu führen, dass das zugrunde liegende Problem ungelöst bleibt.

10. 51 % der Vertriebsleiter, die KI einsetzen, geben an, dass nicht miteinander vernetzte Systeme ihre Initiativen verlangsamen

51 % nennen nicht miteinander vernetzte Systeme als Hindernis für ihre KI-Initiativen.

Eine aussagekräftige Auswertung beginnt mit dem Weg eines potenziellen Kunden: Wo befinden sich die Kontaktdaten, wo werden Gespräche aufgezeichnet und wie gelangt die nächste Maßnahme zu dem zuständigen Mitarbeiter?

Praktische Möglichkeiten zur Verringerung von Reibungsverlusten im Arbeitsablauf finden Sie unter den Stichworten „Vertriebseffizienz “ und „Vertriebsautomatisierung“.

Statistiken zu KI-CRM: Verbreitung, Datenqualität und ROI

Quellen: „Die Produktivitätslücke: Neue Umfrage zeigt, dass 9 von 10 Verkäufern auf KI und Chatbots setzen, um sich unterstützen zu lassen “ und „ Salesforce : Der Stand der Dinge 2025–2026“

11. 87 % der Vertriebsorganisationen geben an, in irgendeiner Form KI einzusetzen

Salesforce berichtet, dass 87 % der Vertriebsorganisationen in irgendeiner Form KI einsetzen.

Auf die Formulierung kommt es an. Der Einsatz von KI für eine einzelne Aufgabe bedeutet noch nicht, dass ein Unternehmen im gesamten Vertriebsprozess autonome Agenten einsetzt.

12. 54 % der Verkäufer geben an, KI-Agenten eingesetzt zu haben

54 % der Verkäufer geben an, dass sie Makler in Anspruch genommen haben.

Für Käufer bedeutet die Bewertung eines Agenten, zu ermitteln, welche Aktionen er ausführen kann, auf welche Informationen er zugreift und wo weiterhin eine Überprüfung durch den Menschen erforderlich ist.

13. 74 % der Vertriebsmitarbeiter konzentrieren sich auf die Datenbereinigung

74 % geben an, sich auf die Datenbereinigung zu konzentrieren.

Bevor Sie KI-gestützte Arbeitsabläufe ausweiten, sollten Sie doppelte Datensätze, fehlende Felder, inkonsistente Formate und veraltete Kontaktdaten überprüfen. Die Eingaben müssen der Aufgabe entsprechen, die das System ausführen soll.

14. Nur 33 % der KI-Initiativen erreichen die ROI-Ziele unter den befragten Kunden von „ Salesforce “

Laut dem IBM-Bericht „State of Salesforce 2025–2026“ erreichen 33 % der KI-Initiativen bei den befragten Kunden der „ Salesforce “ ihre ROI-Ziele.

Die Studie umfasst mehr als 1.200 Kunden. Ihre Ergebnisse beziehen sich auf deren KI-Initiativen und nicht auf jede einzelne CRM-Implementierung oder jede einzelne KI-Funktion.

Das ist ein Grund, den Erfolg bereits vor der Umsetzung zu definieren. Wählen Sie einen Arbeitsablauf aus, legen Sie eine Ausgangsbasis fest und entscheiden Sie, welches Ergebnis die Investition rechtfertigen würde.

15. 64 % geben an, dass unklare Kosten im Zusammenhang mit KI-Lösungen die Einschätzung des Einsparpotenzials erschweren

In einer Studie von IBM geben 64 % der Kunden von „ Salesforce “ an, dass es aufgrund unklarer Gesamtbetriebskosten schwierig sei, zu beurteilen, ob KI-Agenten zu Kosteneinsparungen führen werden.

Die Abonnementkosten sind nur ein Teil der Bewertung. Berücksichtigen Sie auch die Kosten für Implementierung, Integrationen, Wartung, Schulungen sowie etwaige nutzungsabhängige Gebühren.

Benchmarks zur E-Mail-Interaktion aus dem CRM von „ folk “!

Die folgenden Zahlen stammen aus den internen E-Mail-Analysen von folk. Sie beschreiben die analysierte E-Mail-Aktivität und sollten nicht als allgemeingültige Benchmarks für Kaltakquise per E-Mail oder als garantierte Ergebnisse dargestellt werden.

16. Durchschnittliche E-Mail-Öffnungsrate: 40 %

folk verzeichnete im angegebenen rollierenden 12-Monats-Berichtszeitraum eine durchschnittliche E-Mail-Öffnungsrate von 40 %.

Verwenden Sie dies als Anhaltspunkt für die nachverfolgte Interaktion. Ein Öffnungssignal bedeutet nicht zwangsläufig, dass jemand die gesamte Nachricht gelesen, das Angebot verstanden oder die Absicht hat, zu kaufen.

Vergleichen Sie bei der Auswertung der Leistung ähnliche Kampagnen und berücksichtigen Sie neben den Öffnungsraten auch die Antworten.

17. Durchschnittliche Klickrate bei E-Mails: 7 %

Die durchschnittliche Klickrate lag im gleichen Berichtszeitraum bei 7 %.

Klicks sind nützlich, wenn eine Nachricht die Empfänger auf eine Ressource oder eine andere Aktion hinweist. Eine dialogorientierte Verkaufs-E-Mail kann ihren Zweck auch ohne Link erfüllen.

Das Ziel sollte darüber entscheiden, welcher Kennwert die größte Aufmerksamkeit erhält.

18. Durchschnittliche E-Mail-Antwortrate: 3 %

folk verzeichnete im angegebenen Zeitraum von 12 Monaten eine durchschnittliche Rücklaufquote von 3 %.

Dieser Durchschnittswert dient als Orientierungshilfe und stellt keinen allgemeingültigen Schwellenwert für eine erfolgreiche Kampagne dar. Bewerten Sie die Gesamtzahl der Antworten getrennt von positivem Interesse, qualifizierten Terminen und Verkaufschancen.

Eine Antwort, in der das Angebot abgelehnt wird, gilt zwar als Interaktion, deutet jedoch nicht auf eine Kaufabsicht hin.

Weitere Informationen finden Sie unter „Was ist eine gute Verkaufskonversionsrate?“.

19. Median der Zeit zwischen Zustellung und Antwort: 10 Stunden

In der von „ folk“ analysierten Stichprobe von 29.227 E-Mails, auf die eine Antwort eingegangen war, betrug die Medianzeit zwischen Zustellung und Antwort 10 Stunden.

Die Hälfte der beantworteten E-Mails erhielt innerhalb dieses Zeitraums eine Antwort. Hierbei handelt es sich um eine Kennzahl zur Empfängerreaktion und nicht um die Zeit, die ein Vertriebsteam benötigt, um eine eingehende Anfrage zu beantworten.

20. 80 % der beantworteten E-Mails erhielten innerhalb von 75 Stunden eine Antwort

In derselben Stichprobe erhielten 80 % ihre Antwort innerhalb von 75 Stunden nach Zustellung.

Es handelt sich hierbei um die verstrichene Zeit, nicht um Geschäftszeiten. Die Stichprobe umfasst E-Mails, auf die geantwortet wurde; dies bedeutet nicht, dass die Antwortrate bei allen versendeten E-Mails bei 80 % liegt.

Eine erste Nachuntersuchung etwa drei Tage nach der Entbindung ist ein Zeitabstand, der es wert ist, getestet zu werden. Die Daten lassen keine Rückschlüsse auf ein optimales Nachuntersuchungsintervall oder die optimale Anzahl von Sequenzschritten zu.

Lesen Sie mehr über Follow-up-E-Mails im Vertrieb und bewährte Vorgehensweisen beim Versenden von E-Mail-Sequenzen, um zu erfahren, wie Sie diese Erkenntnis umsetzen können.

CRM-Trends, die man 2027 im Auge behalten sollte!

Immer mehr Verkäufer planen den Einsatz von KI-Agenten

Salesforce berichtet, dass fast neun von zehn Verkäufern planen, bis 2027 Makler in Anspruch zu nehmen.

Das ist eine erklärte Absicht, keine bereits erreichte Einführungsquote. Die Teams müssen noch entscheiden, wo sich die Agenten in ihre Arbeitsabläufe einfügen lassen und wie die Ergebnisse bewertet werden sollen. KI-Projekte werden hinsichtlich ihres geschäftlichen Nutzens genauer unter die Lupe genommen werden.

Gartner prognostiziert, dass mehr als 40 % der Projekte im Bereich der agentenbasierten KI bis Ende 2027 eingestellt werden, und führt als Gründe steigende Kosten, unklaren Nutzen oder unzureichende Risikokontrollen an.

Diese im Juni 2025 veröffentlichte Prognose bezieht sich allgemein auf Projekte im Bereich der agentenbasierten KI. Es handelt sich nicht um eine gemessene CRM-Ausfallrate.

Für ein Unternehmen, das den Einsatz von KI prüft, lautet die praktische Erkenntnis: Das Projekt muss an ein konkretes Ziel geknüpft werden, und es muss überprüft werden, ob es dieses Ziel auch erreicht.

Vernetzte Kundendaten werden weiterhin eine Priorität sein

Wir interpretieren die Forschungsergebnisse so, dass verlässliche Kundenkontexte auch weiterhin wichtig bleiben werden, wenn Teams ihre KI-gestützten Arbeitsabläufe ausweiten.

Eine nützliche Frage bei der Bewertung lautet, ob das System auf die für die Aufgabe erforderlichen Informationen zugreifen kann: den richtigen Ansprechpartner, den relevanten Gesprächsverlauf, den aktuellen Stand des Geschäfts und den vereinbarten nächsten Schritt.

Weitere Funktionen allein werden die Lücken in diesem Zusammenhang nicht schließen.

Nutzen Sie diese CRM-Benchmarks mit „ folk “!

Beginnen Sie mit einem Arbeitsablauf, den Ihr Team verbessern muss. Das kann beispielsweise die Erfassung neuer Interessenten, die Vorbereitung entsprechender Kontaktmaßnahmen oder die Vereinfachung der Nachverfolgung sein.

folk CRM verbindet die Kontaktverwaltung mit der Beziehungshistorie, den Pipelines und der E-Mail-Kommunikation. Teams können:

• Ordnen Sie Kontakte und Unternehmen in Gruppen ein, die Ihre Zielgruppe und Ihren Vertriebsprozess widerspiegeln.
• Sorgen Sie dafür, dass der Kontext der Unterhaltungen durch gemeinsam genutzte Datensätze, Notizen und E-Mail-Synchronisierung jederzeit zugänglich bleibt.
• Verwalten Sie Verkaufschancen mit anpassbaren Pipelines und klaren nächsten Schritten.
• Passen Sie Ihre Kundenansprache mithilfe von Kontaktdaten und KI-gestützten Feldernindividuell an.
• Führen Sie E-Mail-Sequenzen durch und analysieren Sie die Interaktion sowie die daraus entstehenden Konversationen.
• Erfassen Sie LinkedIn-Kontakte mit folkX und verknüpfen Sie die Informationen zu potenziellen Kunden mit dem CRM.

Nutzen Sie die in diesem Artikel genannten Richtwerte als Anhaltspunkt und bewerten Sie anschließend Ihre eigenen Ergebnisse nach Zielgruppe, Kampagnenziel und Phase im Trichter.

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Schlussfolgerung

CRM-Statistiken sind dann nützlich, wenn sie eine bestimmte Frage beantworten. Nutzungsdaten liefern den Kontext für die jeweilige Kategorie. Produktivitätsanalysen helfen dabei, Probleme im Arbeitsablauf zu erkennen. Benchmarks zum Kundenengagement ermöglichen fundiertere Kampagnentests.

Wählen Sie die Kennzahlen aus, die zu Ihrem Ziel passen, erfassen Sie einen Ausgangswert und vergleichen Sie die Ergebnisse anhand einheitlicher Definitionen. So erhält Ihr Team eine klarere Grundlage für die Entscheidung, was geändert werden soll und ob die Änderung erfolgreich war.

Weitere Ressourcen

• Der ultimative Leitfaden zu CRMs für KMUs
• Der moderne Vertriebs-Stack für KMUs
• So skalieren Sie das Vertriebsteam eines Start-ups
• So nutzen Sie KI zur Personalisierung von E-Mails

Häufig gestellte Fragen

Wie groß wird der CRM-Markt im Jahr 2026 sein?

Grand View Research schätzt den weltweiten CRM-Markt auf 86,4 Milliarden US-Dollar im Jahr 2026. Diese Zahl sollte eher als geschätzter Marktwert denn als endgültiger Umsatzbetrag betrachtet werden.

Wie viel Prozent der Unternehmen nutzen CRM-Software?

Die Antwort hängt von der Bevölkerungszahl ab. Eurostat gibt an, dass für das Jahr 2025 eine Verbreitung von 28,51 % bei den von seiner EU-Erhebung erfassten Unternehmen. Der Erhebungsumfang umfasst bestimmte Branchen und Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten.

Garantiert die Einführung eines KI-basierten CRM-Systems eine Kapitalrendite?

Nein. Prüfen Sie, ob der vorgeschlagene Arbeitsablauf zu akzeptablen Gesamtkosten zu einem sinnvollen Ergebnis führt. Legen Sie vor der Einführung eine Ausgangsbasis fest und messen Sie anschließend die Ergebnisse.

Was ist eine gute E-Mail-Antwortquote?

folkDie internen Analysen des Unternehmens ergaben eine durchschnittliche Antwortrate von 3 % über den angegebenen rollierenden 12-Monats-Zeitraum. Ein geeignetes Ziel hängt von der Zielgruppe, dem Kampagnenziel und der Messmethode ab. Erfassen Sie positive Antworten getrennt von den Gesamtantworten.

Wie lange sollte man warten, bevor man auf eine E-Mail zurückkommt?

Eine erste Nachfass-E-Mail etwa drei Tage nach dem Versand ist ein sinnvoller Ausgangspunkt. In der Stichprobe von folk, die 29.227 E-Mails mit Antworten umfasste, erhielten 80 % innerhalb von 75 Stunden eine Antwort. Diese Beobachtung lässt sich jedoch nicht als optimale Frequenz für jede Kampagne verallgemeinern.

Warum gestalten sich CRM-Implementierungen so schwierig?

Überprüfen Sie die Benutzerfreundlichkeit, die Zuständigkeiten, die Datenqualität, die Integrationen und die Schulungen, wenn eine Implementierung hinter den Erwartungen zurückbleibt. Analysieren Sie den konkreten Arbeitsablauf, bevor Sie das Problem der Software zuschreiben oder von einer pauschalen Ausfallquote ausgehen.

Wie kann ein Team die Akzeptanz des CRM-Systems verbessern?

Definieren Sie eine kleine Auswahl nützlicher Arbeitsabläufe, legen Sie klare Zuständigkeiten fest und schulen Sie die Mitarbeiter entsprechend ihren tatsächlichen Aufgaben. Überprüfen Sie, ob die Datensätze auf dem neuesten Stand bleiben und ob das System den Benutzern bei der Erledigung ihrer Arbeit hilft.

Welche CRM-Trends sollten Unternehmen im Jahr 2027 im Auge behalten?

Beobachten Sie, wie Teams den Übergang von KI-Experimenten zu verantwortungsvollen Arbeitsabläufen vollziehen, die Gesamtkosten bewerten und vernetzte Kundendaten pflegen. Trennen Sie Einführungspläne und Analystenprognosen von den bereits gemessenen Ergebnissen.

Quellen und Methodik

Die externen Zahlen stammen von Grand View Research, Eurostat, Salesforce, IBM und Gartner; die entsprechenden Links finden Sie neben den jeweiligen Statistiken.

Marktprognosen, Unternehmensbefragungen, Fachumfragen und Analystenprognosen haben unterschiedliche Anwendungsbereiche. In diesem Artikel werden sie nicht zu einem einzigen Maßstab für die Verbreitung oder Leistung zusammengefasst.

folkDie Zahlen stammen aus internen E-Mail-Analysen, die für diesen Artikel bereitgestellt wurden. Die Durchschnittswerte zum Engagement beziehen sich auf einen gleitenden 12-Monats-Zeitraum. Die Statistiken zur Antwortzeit beziehen sich auf 29.227 E-Mails, auf die eine Antwort eingegangen ist, und messen die verstrichene Zeit vom Versand bis zur Antwort. Sie belegen keine kausalen Vorteile durch den Einsatz von CRM, KI-basierter Personalisierung oder automatisierter Nachverfolgung.