Excel vs CRM: Quando fazer a mudança e melhores ferramentas para experimentar

Ainda usando o Excel como um CRM porque você não encontrou uma alternativa acessível?

Nós entendemos. É provável que você ainda não tenha o orçamento para investir em um CRM tradicional. Embora o Excel seja uma ferramenta versátil de gerenciamento de dados. Você pode perceber que, à medida que as operações do seu negócio crescem, usar o Excel começará a consumir o tempo que você precisa para outras prioridades de negócios. 

Com todos os dados que você precisa atualizar manualmente, formatação condicional da qual você precisa estar ciente e regras de validação de dados. Todos esses fatores, além das tarefas repetitivas que se acumularão – começarão a se tornar assustadores. Especialmente se você não tiver o suporte adequado que precisa de sua pilha de tecnologia. 

Mas, felizmente, investir em um CRM não significa necessariamente que você enfrentará uma conta alta.

Neste post do blog, abordaremos: 

• Por que pequenas empresas ainda podem usar o Excel como um CRM,
• Desafios de depender do Excel para CRM,
• Melhores alternativas acessíveis ao CRM do Excel, incluindo folk.

Por que pequenas empresas usam Excel como um CRM?

O Excel é frequentemente o favorito das pequenas empresas que precisam de um lugar para capturar informações básicas de contato. 

Os recursos personalizáveis do Excel e sua facilidade de uso o tornam uma ferramenta acessível para empresas que gerenciam pequenos volumes de dados de clientes. Com um layout simples e fórmulas integradas, permite que os usuários acompanhem leads, gerenciem pipelines de vendas e analisem métricas básicas de clientes.

4 Desafios de usar o Excel como um CRM

Embora o Excel possa ser uma solução econômica para gerenciamento de dados em pequena escala, à medida que as empresas crescem e os dados se tornam mais complexos, as limitações do Excel se tornarão evidentes. É nesse momento que você começará a notar como ele luta para atender às demandas de um negócio em crescimento. Aqui estão alguns desafios comuns a serem considerados.

1. Processos manuais e automação limitada

Ao contrário dos CRMs dedicados, o Excel carece de fluxos de trabalho automatizados, lembretes e sincronização de dados com outras ferramentas.

A maioria das tarefas, como enviar e-mails de acompanhamento ou rastrear atividades, requerem entrada manual, aumentando o risco de erro humano. Especialmente quando há muitas interações, anotações e lembretes para atualizar. 

2. Limitações de integração levando a tudo, em todo lugar

O Excel não se integra facilmente com e-mail, calendários ou outras ferramentas, levando a fluxos de trabalho isolados. Isso significa que você provavelmente terá centenas de abas abertas, uma experiência de usuário complicada e dificuldade ao colaborar com seus colegas. 

3. Riscos de segurança de dados

Dados sensíveis de clientes em Excel são mais vulneráveis a acessos não autorizados sem medidas de segurança robustas. Ao usar CRMs como folk, você saberá que os dados dos seus clientes estarão em boas mãos. Isso é até reconhecido pela conformidade SOC2, então você sabe que folk não está apenas falando. 

4. Dificuldades de colaboração

Desde dificuldades na colaboração em tempo real até restrições na visualização de dados. Você descobrirá que, embora o Excel tenha gráficos e tabelas, criar coisas como painéis exigirá habilidades avançadas e tempo extra que ninguém tem. 

3 Melhores alternativas acessíveis ao Excel CRM 

1. folk

Melhor para: Equipes de vendas que precisam de um CRM fácil de usar

folk é uma das soluções de CRM mais rápidas de implementar no mercado. Resultando em folk sendo muito amado por mais de 3000 empresas ao redor do mundo, graças à sua interface amigável e integrações inteligentes. A melhor coisa sobre folk é sua capacidade de escalar com você – pode suportar solopreneurs, equipes pequenas a médias e grandes empresas. E, vem com planos de preços razoáveis, para que você não precise se preocupar com surpresas. 

Principais características

• Gerenciamento de contatos com tags e filtros personalizáveis.
• Integração com ferramentas como WhatsApp para comunicação sem interrupções.
• Automação de fluxo de trabalho para lembretes e acompanhamentos.
• Pipelines compartilhados para colaboração em tempo real.
• Mensagens e sequenciamento impulsionados por IA.
• Análise e relatórios.

Planos de preços

Anualmente, os planos de preços são os seguintes.

• Padrão: $20/usuário/mês.
• Premium: $40/usuário/mês.
• Personalizado: A partir de $80/usuário/mês.

HubSpot

Melhor para: Equipes focadas em geração de leads e automação de marketing.

HubSpot é uma plataforma gratuita e rica em recursos com ferramentas de marketing, automação de e-mail e gerenciamento de pipeline de vendas. O problema? Fazer upgrade para um plano pago será caro. Espere custos adicionais para certas integrações, bem como taxas consultivas para algumas. 

Principais características

• Plano gratuito com gerenciamento de contatos, rastreamento de e-mails e chat ao vivo com marca d'água do HubSpot.
• Ferramentas de automação de marketing, como campanhas de e-mail e páginas de destino.
• Rastreamento de pipeline de vendas com estágios de negócios e previsões.
• Integrações extensivas com aplicativos de terceiros.

Planos de preços

Pronto para escalar? Prepare-se para investir. Os planos do Sales Hub da HubSpot são altos. 

• Sales Hub Professional: A partir de $90/usuário/mês.
• Sales Hub Enterprise: A partir de $150/usuário/mês.

Pipedrive

Melhor para: Equipes de vendas que precisam de visibilidade do pipeline

Pipedrive é um CRM focado em vendas com um pipeline visual para fácil acompanhamento de negócios. Desenhado por equipes de vendas, para equipes de vendas. Pipedrive oferece um pipeline visual para fácil acompanhamento de negócios.

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Principais recursos

• Pipeline de vendas visual para acompanhamento de negócios.
• Estágios e atividades personalizáveis para se adequar aos processos de vendas.
• Integração de e-mail para rastreamento de comunicação dentro da plataforma.
• Assistente de vendas alimentado por IA para recomendações acionáveis.

Escolhendo o CRM certo para o seu negócio

A transição do Excel para um CRM dedicado pode parecer um grande passo, mas escolher a plataforma certa depende das suas necessidades. Você precisará considerar:

• Quão complexos são os dados dos seus clientes?
• Você precisa de recursos como automação e colaboração em tempo real?
• A plataforma pode escalar com o seu negócio?
• Ela se encaixa no seu orçamento?
• Você precisará atualizar para outra plataforma mais uma vez em alguns meses? 

Responder a essas perguntas pode ajudá-lo a identificar a melhor solução de CRM para o seu negócio e colocá-lo no caminho para operações mais eficientes.

Por que folk é a melhor alternativa ao Excel para gerenciar contatos e fluxos de trabalho

Com seu tempo de implementação rápido, folk se destaca como uma alternativa ideal para empresas que estão fazendo a transição do Excel. Com sua interface intuitiva, folk ajuda a agilizar fluxos de trabalho e melhorar a colaboração.

• Design amigável: A simplicidade do folk facilita para as equipes começarem sem necessidade de treinamento extenso.
• Capacidades de automação: Automatize follow-ups e fluxos de trabalho para economizar tempo e reduzir erros.
• Integração com WhatsApp: Comunique-se facilmente com contatos diretamente da plataforma.
• Escalável para crescimento: folk cresce com seu negócio, oferecendo as ferramentas que você precisa à medida que suas operações se expandem.

Conclusão

O Excel oferece um excelente ponto de partida para gerenciar dados de clientes, mas à medida que os negócios crescem, suas limitações se tornam mais evidentes. Adotar as melhores práticas pode ajudar a maximizar sua utilidade, mas a transição para um CRM dedicado como o folk garante maior eficiência e escalabilidade. Experimente o folk hoje, grátis. 

Mais recursos

• 3 relatórios de CRM essenciais que toda empresa precisa para impulsionar o crescimento
• Tudo que você precisa saber sobre o uso de IA para gerenciamento de leads
• O guia definitivo para follow-ups de e-mails de vendas: Modelos e melhores práticas

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