Close vs. Monday: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, die Pipeline-Ausführung konsistent zu halten und gleichzeitig die Lieferung im Zeitplan zu halten. In einer Welt, in der Lead-Kontexte oft in verschiedenen Posteingängen, Kalendern und Tabellenkalkulationen gespeichert sind, können wichtige Nachfassaktionen leicht übersehen werden, Übergaben scheitern und Prognosen zu einem Ratespiel werden. Ein CRM für Agenturen muss die Dynamik neuer Geschäfte aufrechterhalten und gleichzeitig sicherstellen, dass genügend historische Kontexte vorhanden sind, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

Close und monday.com sind zwei leistungsstarke CRM-Lösungen, die diese Herausforderungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln angehen. Close wurde speziell für den Outbound-Vertrieb entwickelt und integriert Anrufe, E-Mails, SMS und Aufgabenmanagement in optimierte Arbeitsabläufe. monday.com hingegen zeichnet sich durch sein hochgradig anpassbares Board-System aus, mit dem Agenturen ihre Vertriebsprozesse so modellieren können, dass sie perfekt zu ihren bestehenden Abläufen passen.

Die beste Wahl hängt von den individuellen Workflow-Anforderungen der Agentur, dem erforderlichen Grad an Anpassung und dem Umfang der laufenden Verwaltung ab, den sie für die Wartung des Systems investieren möchte.

Warum brauchen Agenturen im Jahr 2026 ein CRM?

Agenturen verlieren keine Einnahmen aufgrund mangelnder Nachfrage. Einnahmen gehen verloren, wenn Lead-Kontexte über E-Mail-Postfächer, Kalender, Slack-Threads und Tabellen verstreut sind und wenn Nachfassaktionen vom Gedächtnis statt von einem System abhängen. Ein CRM schafft eine einzige Quelle der Wahrheit für Interessenten, Kunden, Partner und Vertragsverlängerungen, sodass die nächsten Schritte sichtbar bleiben und die Zuständigkeiten klar sind.

✔️ Transparenz und Prognosen für die Pipeline ohne Tabellenkalkulationen

✔️ Zentralisierter Überblick über Interessenten und Kunden in E-Mails, Anrufen und Besprechungen

✔️ Standardisierte Nachverfolgung, Übergaben und nächste Schritte im gesamten Team

✔️ Klare Zuständigkeiten für jeden Lead, jedes Geschäft und jeden Kunden, um Ausfälle zu vermeiden

✔️ Leistungsüberwachung nach Quelle, Dienstleistungsbereich und Konversionsphase

Im Jahr 2026 betreiben Agenturen mehr Kanäle, haben kürzere Entscheidungszyklen und mehr Stakeholder pro Geschäft, wobei Kunden schnellere Reaktionszeiten und eine engere Koordination erwarten. Ohne ein CRM-System verzögern sich Angebote, werden vielversprechende Leads kalt, erfolgen Verlängerungen zu spät und werden Empfehlungen uneinheitlich behandelt, da das Team nicht die gesamte Historie und den aktuellen Plan an einem Ort einsehen kann.

Was ist „Schließen“?

Close ist ein Vertriebs-CRM, das speziell für die Outbound-Ausführung entwickelt wurde und Anrufe, E-Mails, SMS und Aufgabenmanagement nahtlos in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Es ist ideal für Agenturen, die sich auf die Akquise von Großkunden, Terminvereinbarungen oder die Vertriebsentwicklung konzentrieren. Mit Pipelines und Opportunity-Status, die den Fortschritt verfolgen, und einer umfassenden Kommunikationshistorie, die mit jedem Lead verknüpft ist, bietet Close wichtige Tools für wiederholbare Kontaktaufnahmen und Nachfassaktionen durch Sequenzen und Automatisierungen. Dieses System basiert auf der Notwendigkeit konsistenter Outbound-Aktivitäten und schneller Iterationen für den Erfolg der Agentur.

Was ist Montag?

monday CRM ist eine hochgradig konfigurierbare Plattform, die auf monday.com-Boards basiert und mithilfe anpassbarer Spalten und Ansichten Vertriebs- und Kunden-Workflows modelliert. Es eignet sich perfekt für Agenturen, die monday.com bereits für die Erbringung von Dienstleistungen nutzen und Vertrieb, Onboarding und Kundenbetreuung in einem einheitlichen Arbeitsbereich integrieren möchten. Mit Pipeline-Ansichten und Dashboards für verbesserte Transparenz sowie Automatisierungen, die Übergaben und Erinnerungen basierend auf Statusänderungen erleichtern, lässt sich monday CRM nahtlos mit Marketing-, Formular- und Kommunikationstools gemäß dem Tech-Stack verbinden. Diese Option wird in der Regel bevorzugt, wenn Flexibilität und Workflow-Modellierung Vorrang vor traditionellen CRM-Praktiken haben.

Funktionsvergleich zwischen Close und monday

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

In Close können Sie mehrere Pipelines erstellen, sodass verschiedene Teams oder Prozesse ihre eigenen Konfigurationen verwenden können. Jede Pipeline kann einen eindeutigen Namen und einen eigenen Satz von Opportunity-Status haben, die ihre Phasenstruktur definieren. Diese Funktion ermöglicht die Trennung von Aktivitäten wie Neugeschäft, Verlängerungen oder Serviceleistungs-Tracking in einzelne Pipelines mit jeweils maßgeschneiderten Status. Sie können die Pipeline-Struktur einfach ändern, indem Sie die Opportunity-Status für die entsprechende Pipeline anpassen.

In der Regel erfolgt die Einrichtung der Pipeline in Monday CRM auf dem Deals-Board, wo Deals anhand einer klar definierten Reihe von Phasen verfolgt werden. Diese Phasen können an den Vertriebsprozess einer Agentur angepasst werden, während die Pipeline-Ansicht den Fortschritt in jeder Phase effektiv visualisiert. Je nach Kontoorganisation können verschiedene Workflows durch die Trennung von Boards und Phasenstrukturen modelliert werden, wobei die Phasenlogik eng mit der Konfiguration des Boards und seinen Spalten verknüpft bleibt.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

Close integriert Anrufe, E-Mails, SMS und Aufgaben direkt in das CRM und verknüpft sie mit den entsprechenden Leads und Opportunities. Die Kommunikation erfolgt nahtlos innerhalb der Plattform, wobei die Aktivitätshistorien in den Datensätzen leicht zugänglich sind, sodass Teams Interaktionen einfach überprüfen und die nächsten Schritte planen können. Dieser Ansatz erleichtert eine effektive Vertriebsnachverfolgung, indem Outreach-Maßnahmen und Follow-ups zusammen mit Lead- und Deal-Datensätzen protokolliert werden. Je nach Konfiguration können auch Besprechungen und andere Kontaktpunkte innerhalb desselben Arbeitsbereichs verwaltet werden.

In Monday CRM wird die Nachverfolgung von Aktivitäten durch E-Mails und Aktivitäten optimiert, wodurch die Integration mit Gmail oder Outlook ermöglicht wird, um Kommunikationen zu protokollieren und auf einer Zeitachse anzuzeigen. Diese Funktion unterstützt die Protokollierung und Nachverfolgung von E-Mails sowie verschiedene Aktivitätstypen, darunter Besprechungsnotizen, Anrufzusammenfassungen und vieles mehr. Agenturen können benutzerdefinierte Aktivitäten hinzufügen, um sicherzustellen, dass das Aktivitätsprotokoll die Dokumentation ihrer Kundeninteraktionen genau widerspiegelt. Somit dient die Zeitachse als umfassender Überblick über vergangene Ereignisse und anstehende Pläne.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

Mit Close verfügt das Vertriebsreporting über Dashboards und Berichte, die den Fokus auf den Zustand der Pipeline, die Nachverfolgung von Aktivitäten, die Lead-Konvertierung und die allgemeine Vertriebsleistung legen. Sie können Berichte nach Datumsbereichen und anderen Kriterien filtern, während Dashboards zur Visualisierung bestimmter Kennzahlen individuell angepasst werden können. Das Berichtssystem nutzt CRM-Daten als Grundlage, was bedeutet, dass Aktivitäts- und Pipeline-Berichte auf protokollierten Informationen und der Art und Weise, wie Opportunities organisiert sind, basieren. Prognosen und die Überwachung der Pipeline werden durch die in der Dokumentation von Close beschriebenen Berichtsfunktionen effektiv unterstützt.

In Monday CRM verwenden Automatisierungsregeln Trigger-Aktions-Rezepte, die auf Änderungen wie Statusaktualisierungen, Fälligkeitstermine, Elementerstellung und Elementverschiebungen zwischen Boards reagieren. Diese Automatisierungen können Benachrichtigungen senden, Eigentümer zuweisen, Felder aktualisieren und neue Elemente basierend auf festgelegten Bedingungen erstellen. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Übergaben zu standardisieren, wenn ein Geschäft verschiedene Phasen durchläuft, oder um Folgeaufgaben zu generieren, wenn wichtige Termine näher rücken. Die spezifischen Maßnahmen hängen von der gewählten Vorlage und der Konfiguration der beteiligten Spalten ab.

Berichterstattung und Analyse

Close bietet Vertriebsberichte mit Dashboards und Berichten, die sich auf den Zustand der Pipeline, die Nachverfolgung von Aktivitäten, die Lead-Konvertierung und die Vertriebsleistung konzentrieren. Benutzer können Berichte nach Datumsbereichen und anderen Kriterien filtern, während Dashboards so angepasst werden können, dass sie ausgewählte Kennzahlen anzeigen. Die Berichterstellung basiert auf CRM-Daten, was bedeutet, dass die Einblicke in Aktivitäten und Pipelines auf protokollierten Informationen und der Organisation von Verkaufschancen beruhen. Die Prognose und Überwachung der Pipeline wird durch die in der Dokumentation von Close hervorgehobene Berichtsebene erleichtert.

In Monday CRM werden Berichte in der Regel mithilfe von Dashboards erstellt, die Daten aus einem oder mehreren Boards aggregieren und diese über Widgets wie Diagramme und Tabellen darstellen. Diese Dashboards ermöglichen eine Echtzeitüberwachung, während Berichte detailliertere Analysen bieten, die auf Anfrage basierend auf dem Workflow generiert werden. Die Sichtbarkeit der Pipeline wird durch die Struktur des Deals-Boards und die im dashboard angezeigten Kennzahlen beeinflusst. Die Zugriffs- und Freigabefunktionen werden durch Kontoberechtigungen und dashboard geregelt.

Integrationen und Datenhygiene

Close ermöglicht Integrationen über API und ereignisbasierte Webhooks. Die Dokumentation beschreibt Verbindungen zu externen Anwendungen über Tools wie Zapier oder Make unter Verwendung von OAuth oder API-Schlüsseln. Für die Datenhygiene bietet Close Funktionen wie die Erkennung von Duplikaten bei der Erstellung neuer Leads, Optionen zur Vermeidung von Duplikaten beim Import und die Möglichkeit, Leads zusammenzuführen, wenn Duplikate gefunden werden. Import-Workflows umfassen Duplikatsprüfungen sowohl gegenüber der Importdatei als auch gegenüber bestehenden Leads, wobei Zusammenführungsaktionen die Datensätze zu einem einzigen Ziel-Lead konsolidieren. Diese Funktionen sind in den Hilfe-Ressourcen und Produkt-Update-Hinweisen von Close ausführlich dokumentiert.

In monday CRM können Integrationen über native Konnektoren und externe Automatisierungsplattformen wie Zapier hergestellt werden, was die Synchronisierung von Elementen und das Auslösen von Workflows über verschiedene Anwendungen hinweg erleichtert. In der Dokumentation wird betont, dass die CRM-Integration die Synchronisierung von Kundendaten über verschiedene Geschäftstools hinweg umfasst, um die manuelle Dateneingabe zu minimieren. Zur Aufrechterhaltung der Datenhygiene verfügt monday.com über ein Tool zum Verwalten von Duplikaten, mit dessen Hilfe doppelte Elemente auf Boards identifiziert und entfernt werden können, was beim Importieren oder Integrieren von Leads von entscheidender Bedeutung ist. Die Sauberkeit der Daten hängt letztendlich vom Design der Board-Struktur und der Einrichtung der eingehenden Flows ab.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das Kontakte, Gespräche und Geschäftskontexte zentralisiert, ohne den Einrichtungsprozess zu verkomplizieren. Es wurde für Agenturteams entwickelt, in denen mehrere Mitglieder während der gesamten Akquise, Einarbeitung, Bereitstellung und Verlängerung mit demselben Konto arbeiten. Das System speichert eine übersichtliche Historie der Beziehungen und stellt so sicher, dass Übergaben auf dokumentierten Informationen basieren und nicht auf Erinnerungen oder verstreuten Notizen.

• Mehrere Pipelines und anpassbare Phasen, die auf verschiedene Agenturabläufe zugeschnitten sind
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die Interaktionshistorien an einem Ort zusammenfassen
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgabenverwaltung, Erinnerungen und Nachverfolgung zur Standardisierung der nächsten Schritte
• Funktionen zur Anreicherung von Kontaktdaten, um fehlende Unternehmens- und Kontaktinformationen zu ergänzen
• Deduplizierungstools zum Zusammenführen doppelter Einträge und zur Pflege einer sauberen Datenbank
• Vereinfachte Pipeline-Berichterstattung zur Verfolgung des Status der einzelnen Phasen und des Fortschritts der Geschäfte
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen besteht der Hauptvorteil in einer verbesserten operativen Transparenz bei gleichzeitigen Beziehungen. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen darstellen, wie z. B. Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen, während Aufgaben und Erinnerungen eine konsistente Nachverfolgung unter den Teammitgliedern gewährleisten. Datenhygienefunktionen wie Anreicherung und Deduplizierung reduzieren doppelte Datensätze und unvollständige Felder und erhalten so die Nützlichkeit der Pipeline-Berichterstattung über einen längeren Zeitraum.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Close sich durch seine robuste Integration von Anrufen und Kommunikation auszeichnet und sich ideal für die Akquise mit hohem Volumen eignet. monday.com glänzt mit seinen anpassbaren Boards, die sich in bestehende Arbeitsabläufe einfügen und Flexibilität fördern. Für Agenturen, die Wert auf E-Mail-Integration, Automatisierung und nahtlose Abläufe legen, ist jedoch folk die überlegene Wahl. Die KI-gesteuerte Plattform zentralisiert Kontaktverläufe, vereinfacht Aufgaben und sorgt für konsistente Nachverfolgung und Datenhygiene. Für Teams, die Klarheit und Geschwindigkeit im Beziehungsmanagement benötigen, ist folk die ultimative CRM-Lösung.

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