Schließen vs. Klären: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen benötigen nicht nur Tools, sondern auch Systeme, die die Effizienz der Pipeline gewährleisten und die Integrität der Kundenbeziehungen aufrechterhalten. Die Herausforderung entsteht, wenn wichtige Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene Plattformen – E-Mails, Kalender und Tabellen – verstreut sind. Diese Fragmentierung führt zu versäumten Nachfassaktionen, unterbrochenen Übergaben und unvorhersehbaren Prognosen. Ein zuverlässiges CRM für Agenturen muss nicht nur eine schnelle Geschäftsentwicklung ermöglichen, sondern auch wichtige Kontoverläufe speichern, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

Close und Clarify bieten zwei unterschiedliche Ansätze zur Lösung dieser Herausforderungen. Close ist auf den großvolumigen Outbound-Vertrieb zugeschnitten und integriert Kommunikation und Aufgabenmanagement so, dass Teams eine konsistente Kundenansprache gewährleisten können. Im Gegensatz dazu nutzt Clarify KI zur Automatisierung von Datenaktualisierungen, wodurch manuelle Eingaben minimiert werden und die Pipeline dank Echtzeit-Einblicken stets auf dem neuesten Stand bleibt.

Ihre Wahl zwischen diesen CRMs hängt von den spezifischen Anforderungen Ihrer Agentur, der Komplexität Ihrer Prozesse und dem Grad der Automatisierung ab, den Sie zur Verbesserung Ihrer Kundeninteraktionen und Vertriebsstrategien wünschen.

Warum brauchen Agenturen im Jahr 2026 ein CRM?

Agenturen verlieren keine Einnahmen aufgrund mangelnder Nachfrage. Einnahmen gehen verloren, wenn Lead-Kontexte über E-Mail-Postfächer, Kalender, Slack-Threads und Tabellen verstreut sind und wenn Nachfassaktionen vom Gedächtnis statt von einem System abhängen. Ein CRM schafft eine einzige Quelle der Wahrheit für Interessenten, Kunden, Partner und Vertragsverlängerungen, sodass die nächsten Schritte sichtbar bleiben und die Zuständigkeiten klar sind.

✔️ Transparenz und Prognosen für die Pipeline ohne Tabellenkalkulationen

✔️ Zentralisierter Überblick über Interessenten und Kunden in E-Mails, Anrufen und Besprechungen

✔️ Standardisierte Nachverfolgung, Übergaben und nächste Schritte im gesamten Team

✔️ Klare Zuständigkeiten für jeden Lead, jedes Geschäft und jeden Kunden, um Ausfälle zu vermeiden

✔️ Leistungsüberwachung nach Quelle, Dienstleistungsbereich und Konversionsphase

Im Jahr 2026 betreiben Agenturen mehr Kanäle, haben kürzere Entscheidungszyklen und mehr Stakeholder pro Geschäft, wobei Kunden schnellere Reaktionszeiten und eine engere Koordination erwarten. Ohne ein CRM-System verzögern sich Angebote, werden vielversprechende Leads kalt, erfolgen Verlängerungen zu spät und werden Empfehlungen uneinheitlich behandelt, da das Team nicht die gesamte Historie und den aktuellen Plan an einem Ort einsehen kann.

Was ist „Schließen“?

Close ist ein Vertriebs-CRM, das speziell für die Outbound-Ausführung entwickelt wurde und Anrufe, E-Mails, SMS und Aufgabenmanagement nahtlos in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Es eignet sich für Agenturen, deren Kerndienstleistungen die Akquise von Großkunden, die Terminvereinbarung oder die Vertriebsentwicklung sind. Mit Pipelines und Opportunity-Status zur Überwachung des Fortschritts bleibt die Kommunikationshistorie in jedem Lead-Datensatz zugänglich. Sequenzen und Automatisierungen erleichtern konsistente Outreach- und Follow-up-Routinen und sind ideal für Agenturen, deren Erfolg von zuverlässigen Outbound-Aktivitäten und schnellen Iterationen abhängt.

Was ist Clarify?

Clarify ist ein modernes CRM-System, das KI nutzt, um durch kontinuierliche Kommunikation und Besprechungen die Daten auf dem neuesten Stand zu halten. Es richtet sich an Agenturen, die die manuelle Dateneingabe minimieren und gleichzeitig eine funktionale Pipeline, eine Kontakthistorie und klare nächste Schritte sicherstellen möchten. Das Produkt legt den Schwerpunkt auf die Erfassung des Kontexts von Besprechungen, Nachfassaktionen und Geschäftsaktualisierungen in Echtzeit. Dank Integrationen und Automatisierung können Aktualisierungen auf der Grundlage von Konfigurationen in ein umfassenderes System einfließen. Damit eignet es sich hervorragend für Teams, die zeitgemäße CRM-Workflows suchen, bei denen der Konversationskontext und die automatisierte Pflege im Mittelpunkt stehen.

Funktionsvergleich zwischen Close und Clarify

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

In Close können Sie mehrere Pipelines erstellen, sodass verschiedene Teams oder Prozesse ihre eigenen maßgeschneiderten Pipeline-Konfigurationen haben können. Jede Pipeline kann einen eindeutigen Namen erhalten und über eigene Opportunity-Status verfügen, die die Stufenstruktur definieren. Auf diese Weise können Sie Aktivitäten wie Neugeschäft, Verlängerungen oder die Verfolgung von Dienstleistungen in separate Pipelines unterteilen und so Überschneidungen von Status über verschiedene Prozesse hinweg vermeiden. Sie können die Pipeline-Struktur ganz einfach ändern, indem Sie die Opportunity-Status für die entsprechende Pipeline anpassen.

In Clarify dreht sich die Deal-Verfolgung um Deals. Das Produkt wurde entwickelt, um Chancen zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Deal-Phasen im Verlauf der Aktivitäten aktuell bleiben. Clarify legt Wert auf eine übersichtliche Pipeline, die die Phasen an den tatsächlichen Fortschritt anpasst und Wahrscheinlichkeitsdenken für genaue Prognosen einbezieht. Darüber hinaus ist die Pipeline-Hygiene ein wesentlicher Bestandteil der Vorgehensweise von Clarify, um sicherzustellen, dass die Datensätze ohne ständige manuelle Aktualisierungen nutzbar sind.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

Mit Close werden Anrufe, E-Mails, SMS und Aufgaben nahtlos in das CRM integriert, sodass sie mit dem entsprechenden Lead- und Opportunity-Kontext verknüpft werden können. Die Kommunikation wird innerhalb der Plattform zentralisiert, und Teams können auf den Aktivitätsverlauf in den Datensätzen zugreifen, um Interaktionen zu überprüfen und die nächsten Schritte festzulegen. Diese Funktionalität ermöglicht eine effektive Nachverfolgung der Vertriebsaktivitäten, indem Kontaktaufnahmen und Nachfassaktionen zusammen mit Lead- und Deal-Datensätzen protokolliert werden. Je nach Konfiguration können auch Besprechungen und andere Kontaktpunkte innerhalb desselben Arbeitsbereichs verwaltet werden.

Die Rekordfunktion in Clarify konsolidiert E-Mails, Besprechungen, Notizen und Datensatzdetails an einem Ort und bietet so neben Kontakten und Geschäften auch Einblick in den Kontext von Aktivitäten. Darüber hinaus heben Produktmaterialien die Funktion zur Erfassung von Besprechungen hervor, die Aufzeichnungen und Zusammenfassungen umfasst, die mit Datensätzen verknüpft sind. Changelog-Hinweise zu Datensatzseiten und Aktualisierungen von Geschäften spiegeln die laufenden Verbesserungen bei der gemeinsamen Anzeige von Aktivitäten und Geschäftskontexten wider.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

Mit Close verfügt die Vertriebsberichterstattung über Dashboards und Berichte, die den Fokus auf den Zustand der Pipeline, die Nachverfolgung von Aktivitäten, die Lead-Konvertierung und die Vertriebsleistung legen. Sie können Berichte nach Datumsbereichen und anderen Kriterien filtern, während Dashboards zur Visualisierung wichtiger Kennzahlen angepasst werden können. Diese Berichterstattung nutzt CRM-Daten als Grundlage, was bedeutet, dass die Einblicke in Aktivitäten und die Pipeline auf den protokollierten Daten und der Strukturierung von Opportunities basieren. Darüber hinaus werden Prognosen und die Überwachung der Pipeline durch die in der Dokumentation von Close beschriebene Berichtsebene erleichtert.

In Clarify sind Nachverfolgungen und Aktualisierungen automatisierte Aufgaben, die von einem Mitarbeiter ausgeführt werden. Dazu gehören das Verfassen von Nachverfolgungen, das Erfassen von Aufgaben und das Aktualisieren von Datensätzen auf der Grundlage von Telefon- oder E-Mail-Interaktionen. Clarify betrachtet das Verfassen von Texten als Bestandteil der Workflow-Automatisierung in modernen CRM-Prozessen und veröffentlicht spezielle Beiträge, in denen automatische Besprechungsnotizen und Nachverfolgungserinnerungen, die in CRM-Workflows integriert sind, detailliert beschrieben werden. Letztendlich minimiert dieser Ansatz die manuelle Dateneingabe und routinemäßige Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit den „nächsten Schritten“, je nach den aktivierten Workflows.

Berichterstattung und Analyse

Close bietet umfassende Verkaufsberichte mit Dashboards und Berichten, die sich auf den Zustand der Pipeline, die Nachverfolgung von Aktivitäten, die Lead-Konvertierung und die Verkaufsleistung konzentrieren. Sie können Berichte nach Datumsbereichen und anderen Kriterien filtern, während Dashboards individuell angepasst werden können, um die von Ihnen ausgewählten Kennzahlen zu visualisieren. Dieses Berichtssystem stützt sich auf CRM-Daten, sodass die Genauigkeit der Aktivitäts- und Pipeline-Berichte von den protokollierten Informationen und der Struktur der Verkaufschancen abhängt. Darüber hinaus werden Prognosen und die Überwachung der Pipeline durch die in den Materialien von Close beschriebenen Berichtstools erleichtert.

In Clarify wird die Transparenz der Pipeline durch die Verfolgung von Geschäften charakterisiert, wobei Aktualisierungen in Echtzeit deutlich angezeigt werden. Externe Bewertungen heben hervor, wie sich Dashboards und Prognosen dynamisch anpassen, wenn sich Datensätze ändern. Clarify bietet auch aufschlussreiche Inhalte zu CRM-Analyse-Dashboards und Berichtskonzepten und betont dabei die Bedeutung der Verwendung von CRM-Daten zur Bewertung des Pipeline-Zustands und zur Verfolgung von Trends im Zeitverlauf. Die verfügbaren spezifischen Berichte variieren je nach Berichtsebene und Konfiguration, die in Produktaktualisierungen und der Dokumentation detailliert beschrieben sind.

Integrationen und Datenhygiene

In Close können Sie Integrationen über die API und ereignisbasierte Webhooks implementieren. Die Hilfe-Dokumentation enthält auch Anleitungen zum Verbinden externer Apps mit Tools wie Zapier oder Make mit OAuth- oder API-Schlüsseln. Zu den wichtigsten Funktionen für die Datenhygiene gehören die Erkennung von Duplikaten beim Erstellen neuer Leads, Optionen zum Verhindern von Duplikaten beim Importieren und die Möglichkeit, Leads zusammenzuführen, wenn Duplikate gefunden werden. Import-Workflows umfassen Duplikatsprüfungen sowohl für die hochgeladene Datei als auch für vorhandene Leads, während Zusammenführungsaktionen dabei helfen, Datensätze in einem Ziel-Lead zu konsolidieren. Alle diese Steuerelemente sind in den Hilfe-Ressourcen und Produkt-Update-Hinweisen von Close ausführlich dokumentiert.

Der Integrationskatalog für Clarify kategorisiert verschiedene Integrationen und enthält spezielle Seiten mit detaillierten Informationen zu Slack-Benachrichtigungen für Pipeline-Updates und einem Zapier-Konnektor für umfassende Automatisierung. Der Eintrag bei Zapier hebt die Kompatibilität von Clarify mit Tausenden von Apps für effiziente Workflow-Trigger und Datenübertragungen hervor. Darüber hinaus unterstreicht die Produktkommunikation von Clarify die Bedeutung von Pipeline-Hygiene und Datensatzpflege, um sicherzustellen, dass das System mit neuen Aktivitäten auf dem neuesten Stand bleibt.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das die Verwaltung von Kontakten, Gesprächen und Geschäftskontexten optimiert, ohne dass die Einrichtung zu einer gewaltigen Aufgabe wird. Es ist speziell auf Agenturteams zugeschnitten, in denen mehrere Mitglieder während der gesamten Akquise, Einarbeitung, Bereitstellung und Verlängerung mit demselben Konto arbeiten. Dieses System sorgt dafür, dass die Historie der Beziehungen sichtbar bleibt, sodass Übergaben nicht mehr auf Gedächtnis oder unorganisierten Notizen beruhen müssen.

• Mehrere Pipelines und anpassbare Phasen für verschiedene Agenturaufgaben
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die Interaktionshistorien konsolidieren
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgaben, Erinnerungen und Nachverfolgung, um standardisierte nächste Schritte sicherzustellen
• Kontaktanreicherung zur Vervollständigung fehlender Unternehmens- und Personeninformationen
• Tools zur Deduplizierung, um Duplikate zusammenzuführen und eine saubere Datenbank zu pflegen
• Einfache Pipeline-Berichterstattung zur Verfolgung des Status der einzelnen Phasen und des Fortschritts der Geschäfte
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen liegt der Hauptvorteil darin, dass sie über mehrere Beziehungen hinweg operative Klarheit schaffen können. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen darstellen, wie z. B. Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen, während Aufgaben und Erinnerungen für Konsistenz bei der Nachverfolgung im gesamten Team sorgen. Funktionen zur Datenbereinigung wie Anreicherung und Deduplizierung beseitigen doppelte Datensätze und füllen fehlende Felder aus, sodass die Pipeline-Berichterstattung auch langfristig effektiv bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Close sich durch integrierte Kommunikation und robustes Aufgabenmanagement bei großvolumigen Outbound-Verkäufen auszeichnet und sich somit ideal für Agenturen eignet, die sich auf eine konsistente Kundenansprache konzentrieren. Clarify nutzt KI für Echtzeit-Updates und automatisierte Workflows, wodurch manuelle Eingaben minimiert werden. Für Teams, die E-Mail-Integration, Automatisierung und nahtlose Abläufe priorisieren, ist jedoch folk die erste Wahl. Dank seiner benutzerfreundlichen Oberfläche, Multi-Pipeline-Funktionen und dem Fokus auf klare Beziehungen können Agenturen einen organisierten, effizienten Betrieb aufrechterhalten und sicherstellen, dass keine Gelegenheit ungenutzt bleibt.

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