Die 5 besten CRMs für die Personalbeschaffung im Jahr 2026

Die Rekrutierung von Top-Talenten kann sich wie ein endloses Aufholspiel anfühlen – unzählige Kandidaten im Blick behalten, Kundenbeziehungen pflegen und endlose Nachfassaktionen durchführen. Als Personalvermittler, insbesondere wenn man ein wachsendes Team von 20 bis 50 Mitarbeitern leitet, kann man sich ohne die richtigen Tools leicht von der schieren Menge an Daten und Kommunikationen überwältigt fühlen.

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Warum Personalvermittler ein CRM-System für die Personalbeschaffung benötigen

Hier kommt das beste CRM für die Personalbeschaffung ins Spiel. Mit einem speziell für Personalvermittler entwickelten CRM können Sie Bewerberdaten organisieren, mühsame Aufgaben automatisieren und jeden Schritt des Einstellungsprozesses verfolgen – alles auf einer einzigen, optimierten Plattform. Das richtige CRM spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Erfahrung Ihrer Bewerber, steigert die Effizienz und hilft Ihnen, schneller bessere Vermittlungen zu erzielen.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die besten CRM-Lösungen für die Personalvermittlung vor, damit Sie das perfekte Tool zur Optimierung Ihrer Prozesse und zum Wachstum Ihrer Agentur auswählen können.

So wählen Sie das richtige CRM-System für die Personalbeschaffung aus

Wählen Sie entsprechend den Bedürfnissen Ihres Teams aus, nicht nur aufgrund von Markennamen.

• Teamgröße (ein einzelner Personalvermittler vs. 20–50+)
• Sourcing-Volumen (LinkedIn-Listen, Inbound-Formulare)
• Integrationen (E-Mail, Kalender, Jobbörsen, Messaging)
• Automatisierungsanforderungen (Nachverfolgung, Anreicherung, Deduplizierung)
• Budget und Anlaufzeit

Das beste CRM für die Personalbeschaffung im Jahr 2025

1. folk

Suchen Sie nach einer Lösung, die alle Funktionen, die Sie benötigen, in einer Plattform vereint? Für Rekrutierungsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die eine umfassende und dennoch benutzerfreundliche Lösung benötigen, empfehlen wir folkan. 

Mit folk können Sie alle Daten Ihrer Kandidaten an einem einzigen Ort zentralisieren. So schaffen Sie eine einzige zuverlässige Quelle, auf der Ihr Team gemeinsam arbeiten kann. Mit der praktischen Chrome-Erweiterung folkX können Sie außerdem Kandidaten-Suchlisten direkt aus LinkedIn importieren , ohne die Seite verlassen zu müssen.

Kontaktverwaltung

In folk ist es dank der Unterstützung für die Kontaktsynchronisierung ganz einfach, Kontaktlisten zu erstellen und auf dem neuesten Stand zu halten. Sie können alle Ihre Kontakte aus LinkedIn, Google oder Outlook mühelos auf einer Plattform zusammenführen. Und wenn Ihnen Daten fehlen, müssen Sie dank der Funktion zur Kontaktanreicherung keine Zeit mehr damit verschwenden, manuell nach der E-Mail-Adresse eines Kontakts zu suchen.

All diese Notizen, die Sie überall zu demselben Kandidaten haben, können endlich auch einen eigenen Platz bekommen, und Ihr Team kann leicht darauf zugreifen und sie mit eigenen Notizen aktualisieren. 

Kandidatensuche

Während Sie auf der Suche nach Ihrem nächsten Superstar-Mitarbeiter sind, nutzen Sie wahrscheinlich mehrere Quellen, um ihn zu finden. Wenn das der Fall ist, bewahren Sie möglicherweise alle Ihre Notizen zu den Kontaktdaten an verschiedenen Orten auf, was eine echte Herausforderung sein kann, wenn es darum geht, diese Personen zu kontaktieren. 

Mit folk können Sie diesen Prozess jetzt mit der Chrome-Erweiterung folkX vereinfachen. Damit können Sie Suchlisten direkt aus LinkedIn und Kandidatenprofile direkt in das folk importieren , unabhängig davon, wo Ihre Suche Sie hingeführt hat. So müssen Sie keine Daten mehr manuell kopieren und in verschiedene Plattformen einfügen. 

Kontaktanreicherung  

Ist Ihnen aufgefallen, dass bei einigen Ihrer Kandidaten in Ihrer Talent-Pipeline Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen fehlen? Sobald sie alle in folk importiert sind, können Sie diese Lücken in wenigen Augenblicken füllen, indem Sie dieser kurzen Anleitung folgen. 

Interaktion mit Kandidaten und Datenanalysen

folk Sie personalisierte E-Mails in großen Mengen versenden, ohne die Plattform verlassen zu müssen. Sie können die KI-Unterstützung nutzen, um Zeit zu sparen. Wenn Sie wissen möchten, welche E-Mail-Kampagne am besten funktioniert hat, erhalten Sie detaillierte Berichte über die Zustell-, Klick-, Öffnungs- und Bounce-Raten. Wenn Sie keine Zeit haben, können Sie auch die umfangreiche Bibliothek mit E-Mail-Vorlagenfolk nutzen. 

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Automatisierung und KI-Unterstützung

Verabschieden Sie sich vom manuellen Löschen von Duplikaten in Ihrer Talent-Pipeline dank der automatischen Deduplizierungsfunktion folk. Und als ob das noch nicht genug wäre, folk eine eigene KI-gestützte Automatisierungsfunktion namens „Magic Fields”. Diese hilft Ihnen dabei, andere manuelle Aufgaben wie Datenbereinigung und -kategorisierung, Datenanreicherung und E-Mail-Kampagnen zu automatisieren. 

Talentpool-Management

folk Ihnen dabei helfen, Ihren Talentpool in jeder Phase Ihres Rekrutierungsprozesses zu motivieren. Ihr Team verfügt über eine individuelle Pipeline-Ansicht, in der es den Fortschritt verfolgen, die letzten Interaktionen mit jedem Kandidaten einsehen, Notizen austauschen und gegenseitig Erinnerungen festlegen kann. 

Integrationen

Kommunizieren Sie mit Kandidaten über mehrere Plattformen hinweg? Neben Google und Outlook folk eine offene API und native Integrationen (z. B. WhatsApp, Kaspr, Allo, Salesforge, PandaDoc). Sie können auch Zapier und Make verwenden, um folk Tausenden weiteren Tools zu verbinden. Dank der nahtlosen Integrationen folk werden Ihre Kontakte und Interaktionen nicht nur synchronisiert, sondern sind auch leicht zugänglich. Sie können alle vergangenen Interaktionen, einschließlich E-Mails und Kalenderereignisse, direkt in den Kontaktdetails anzeigen.

Als Team zusammenarbeiten und rekrutieren

Sprechen Sie mit vielen Bewerbern für verschiedene Stellenangebote? Sind Sie verwirrt, wer wen kontaktiert hat? 

Zusätzlich zur automatischen Synchronisierung mit Ihrer E-Mail und Ihrem Kalender können Sie alle Interaktionen, einschließlich Online- und Offline-Gespräche, zu folk hinzufügen. Auf diese Weise haben Sie immer den vollständigen Kontext aller Ihrer Interaktionen mit jedem Kandidaten an einem Ort. Sie können auch ganz einfach gemeinsame Notizen mit Ihren Teamkollegen zu bestimmten Kandidaten speichern und Erinnerungen für sich selbst und Ihre Teamkollegen festlegen, damit Sie nie wieder eine Nachverfolgung verpassen.

Preis und Pläne

Sie können folk mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion folk ausprobieren. Danach gelten folgende monatliche oder jährliche Abonnementpreise.

• Standard: 20 $ pro Benutzer und Monat.
• Premium: 40 $ pro Benutzer und Monat.‍
• Benutzerdefiniert: Ab 80 $ pro Benutzer und Monat.

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2 HubSpot

HubSpot ist eine kostenlose CRM-Plattform, die hauptsächlich für Vertriebs- und Marketingteams entwickelt wurde. Es besteht die Möglichkeit, eine Integration zur Verknüpfung mit einem ATS zu nutzen, jedoch ist dies mit hohen Kosten und einem komplizierten Einrichtungsprozess verbunden.

Kontaktverwaltung

Ähnlich wie folk können Sie eine Kontaktlistenbibliothek erstellen und alle Ihre Kontakte aus Google und Outlook synchronisieren. Mit den traditionellen Funktionen zur Kontaktverwaltung können Sie wichtige Kontaktinformationen wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Adressen speichern und organisieren sowie Details zu früheren Interaktionen aufbewahren.

Kandidatensuche

In HubSpot müssen Sie Kandidatenlisten manuell importieren oder Bewerbungen über ein Formular erfassen.

Kontaktanreicherung

HubSpot bietet im Rahmen seiner CRM-Kontaktmanagement-Tools über HubSpot Insights, das mit Schwerpunkt auf den Vertrieb entwickelt wurde, eine Kontaktanreicherung an. Der Prozess der Lead-Datenanreicherung ist jedoch etwas kompliziert. Er basiert auf dem Abgleich von E-Mail-Adressen mit Datensätzen in einer Datenbank. Wenn Sie also Daten manuell eingeben und diese nicht im gleichen Format vorliegen, ist ein Abgleich schwierig.

Interaktion mit Kandidaten und Datenanalysen

Hubspot ermöglicht Ihnen auch den Versand von E-Mail-Kampagnen in großem Umfang, mit der Option, Variablen für eine personalisiertere Kommunikation einzubinden. Die dashboards auf Marketing und Vertrieb ausgerichtet. Mit Einblicken in Marketingkampagnen und begrenzten Einblicken in Kontakte.

Talentpool-Management

Es ist teuer, Ihren Talentpool mit HubSpot zu verwalten. Wenn Sie Zugriff auf E-Mail-Vorlagen, unbegrenzte E-Mail-Verfolgung und Benachrichtigungen sowie E-Mail-Automatisierung wünschen, müssen Sie zusätzliche Pläne für deren Marketing- und Vertriebsprodukte erwerben. 

Als Team zusammenarbeiten und rekrutieren

Die Sidebar für die Zusammenarbeit von HubSpot und die Möglichkeit, mit verschiedenen Assets zu interagieren, hängen stark von Ihrem Abonnement ab. Sie benötigen voraussichtlich einen Professional- oder Enterprise-Plan. 

Automatisierung und KI-Unterstützung

Sie können damit rechnen, dass Sie Aktionssequenzen einrichten können, die durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden, z. B. wenn ein Kontakt in der Vertriebspipeline voranschreitet oder ein Website-Formular ausfüllt. HubSpot verfügt auch über eine KI-Unterstützungsfunktion, die jedoch mit ihrer Fähigkeit, Inhalte zu verfassen und Bildunterschriften für soziale Medien zu generieren, eher auf das Marketing ausgerichtet ist. 

Integrationen

HubSpot bietet eine umfangreiche Bibliothek mit Integrationen, darunter auch eine ATS-Integration. Die Einrichtung kann jedoch zusätzliche Kosten verursachen und zu Komplikationen führen. 

Preis und Pläne

HubSpot bietet verschiedene Tarife an, je nachdem, welche Funktionen und Geschäftsanwendungen Sie nutzen möchten. Die CRM-Suite ist im Jahresabonnement wie folgt erhältlich.

• Starter: 15 $ pro Benutzer und Monat.
• Professional: 450 pro Benutzer und Monat.
• Unternehmen: 1,500 pro Benutzer und Monat.

3. Recruitly

Recruitly ist ein CRM-System, das speziell für Personalvermittlungsagenturen entwickelt wurde. Das CRM-System ist auf die Personalbeschaffung ausgerichtet und verfügt über ein ATS-System. Entsprechend sind hohe Preise zu erwarten.

Kontaktverwaltung

Wie bei einer Standard-Kontaktverwaltungsfunktion können Sie davon ausgehen, dass Sie einen vollständigen Überblick über einen Kontakt erhalten. Außerdem verfügt es über eine Gmail- und Outlook-Integration, über die Sie eine E-Mail von Ihrem Konto aus versenden und diese im CRM von Recruitly nachverfolgen können. 

Kandidatensuche

Ähnlich wie bei folk verfügt Recruitly über eine praktische Chrome-Erweiterung, mit der Sie Kandidaten aus LinkedIn suchen und direkt in Ihr CRM importieren können. Allerdings können Sie damit Suchlisten nicht so einfach importieren. 

Kontaktanreicherung

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels verfügt Recruitly nicht über eine Funktion zur Anreicherung von Kontaktdaten.

Automatisierung und KI-Unterstützung

Recruitly bietet automatisierungsorientierte Unterstützung für den Bereich Personalbeschaffung. Für die Einrichtung müssen Sie mit dem „Wenn/Dann”-Trigger vertraut sein. Die richtige Reihenfolge zu finden, kann für Erstnutzer zeitaufwändig sein, wenn Sie komplexe Aufgaben automatisieren möchten.  

Interaktion mit Kandidaten und Datenanalysen

Recruitly bietet einen E-Mail-Editor und Zugriff auf Analysen. Ähnlich wie bei folk können Sie E-Mail-Kampagnen entwerfen und Verteilerlisten erhalten. 

Als Team zusammenarbeiten und rekrutieren

Ähnlich wie bei folk können Sie mit Recruitly einen vollständigen Überblick über Ihre Kunden erhalten, mit Ihrem Team an Aufgaben zusammenarbeiten, E-Mail-Benachrichtigungen erhalten und Notizen machen.

Preis und Pläne

Sofern Sie kein unabhängiger Nutzer sind, kann Recruitly für Personalvermittlungsagenturen mit 20 bis 50 Teammitgliedern teuer werden.

• Solo-Tarif: Ab 30 $/Monat.
• Startup-Agenturen: 50 $ pro Arbeitsplatz und Monat.
• Professional: 75 $ pro Arbeitsplatz und Monat.
• Unternehmen: 100 $ pro Arbeitsplatz und Monat .

4. Zoho

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal von Zohogehört. Zoho kombiniert die CRM- und ATS-Plattformen des Unternehmens. Es gibt separate Preispläne für Personalabteilungen von Unternehmen und Personalagenturen, aber rechnen Sie mit hohen Kosten.

Kontaktverwaltung

Da es sich nicht um ein herkömmliches CRM handelt, verfügt Zoho nicht über eine Kontaktverwaltungsfunktion im eigentlichen Sinne. Stattdessen bietet das ATS eine Einstellungs-Pipeline, die eine Sammlung von Phasen im Einstellungsprozess darstellt. Um diese so einzurichten, dass sie den Einstellungsprozess Ihres Unternehmens widerspiegelt, müssen Sie in ihrem System festlegen, wie dieser aussieht.

Kandidatensuche

Zoho nutzt ein Bewerbungsformular als ersten Schritt zur Suche nach aktiven Bewerbern. Die Plattform bietet ein Standard-Bewerbungsformular, in dem Sie optionale und obligatorische Felder auswählen können. Außerdem können Sie eine Reihe von Karriereseiten hinzufügen.

Kontaktanreicherung

Sie können nur in Zoho auf die Kontaktanreicherung zugreifen. In Zoho können Sie nur Hilfe beim automatischen Ausfüllen von Bewerberinformationen erhalten. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Automatisierung und KI-Unterstützung

Sie können davon ausgehen, dass Sie automatische Antworten, Benachrichtigungen und Warnmeldungen im Voraus einrichten können. Dazu müssen Sie jedoch die Abfolge verstehen, die Sie für die Automatisierung der ansonsten manuellen Aufgabe benötigen, und die „Wenn-Dann“-Regel befolgen. Außerdem gibt es einen KI-gestützten Recruiting-Assistenten. 

Interaktion mit Kandidaten und Datenanalysen

Zoho bietet begrenzte E-Mail-Marketing-Funktionen, die speziell für die E-Mail-Sequenz eines Angebotsmanagementprozesses entwickelt wurden. Die Datenauswertung ist ebenso fokussiert und umfasst die Berechnung und Verfolgung wichtiger Leistungsindikatoren (KPIs) für die Personalbeschaffung, wie z. B. Zeit bis zur Besetzung, Zeit bis zur Einstellung, Alter der Stelle und Angebotsannahmequote.

Als Team zusammenarbeiten und rekrutieren

In Zoho gibt es ein kollaboratives Element, da Sie mithilfe von @Erwähnungen und Kommentaren schnelle Antworten von Ihrem Team erhalten können. 

Preis und Pläne

Die Jahrespreise und Tarife Zoho sind auf Personalabteilungen von Unternehmen und Personalvermittlungsagenturen beschränkt.

• standard planfür Personalabteilungen von Unternehmen: 25 $ pro Arbeitsplatz und Monat.
• Unternehmensplan ab 50 $/Platz/Monat.
• Personalagenturen haben die gleichen Optionen und Pläne, mit dem Unterschied, dass eine zusätzliche Professional-Stufe für 50 $ pro Arbeitsplatz und Monat hinzukommt.

Schlussfolgerung

Wenn es um das beste CRM für die Personalbeschaffung geht, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Ihnen die richtigen Funktionen zu einem fairen Preis bietet. Zoho , HubSpot und Recruitly bieten zwar alle leistungsstarke Tools für die Personalbeschaffung, aber folk ist die ideale Lösung für Personalvermittlungsagenturen mit Teams von 20 bis 50 Mitarbeitern, die Flexibilität, Einfachheit und einen beziehungsorientierten Ansatz benötigen. Im Gegensatz zu starren Plattformen folk Personalvermittlern, Workflows einfach an ihren Einstellungsprozess anzupassen, Nachfassaktionen zu automatisieren und den Aufbau sinnvoller Beziehungen zu Bewerbern zu priorisieren. Dank seiner Benutzerfreundlichkeit und seinem Fokus auf Personalisierung ist folk die ideale Wahl für mittelgroße Personalvermittlungsteams, die ihre Arbeit optimieren und gleichzeitig mit Top-Talenten in Kontakt bleiben möchten. Testen Sie folk kostenlos. 

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Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Recruitment-CRM und wie unterscheidet es sich von einem ATS?

Ein CRM-System für die Personalbeschaffung verwaltet die Beziehungen und die Kommunikation mit Bewerbern und Kunden. Ein ATS verfolgt Bewerber durch die verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses. Viele Teams nutzen beide Systeme: CRM für die Suche und Betreuung von Bewerbern, ATS für die phasenbasierte Verfolgung und die Einhaltung von Vorschriften.

Wie wählen Personalvermittler das richtige CRM aus?

Bewerten Sie die Teamgröße, das Beschaffungsvolumen, die erforderlichen Integrationen (E-Mail, Kalender, Jobbörsen, Messaging), den Automatisierungsbedarf, das Budget und die Anlaufzeit. Führen Sie einen kurzen Test mit realen Daten durch, um die Benutzerfreundlichkeit und die Berichterstellung zu testen.

Kann ein CRM-System für die Personalbeschaffung mit LinkedIn, E-Mail und Kalendern integriert werden?

Ja. Viele CRMs bieten LinkedIn-Sourcing-Erweiterungen und synchronisieren sich mit Google/Outlook für E-Mails und Kalender. Zum Beispiel folk importiert LinkedIn-Listen über folkX und synchronisiert E-Mails und Ereignisse, um Interaktionen zentral zu verwalten.

Wie viel kostet ein CRM-System für die Personalbeschaffung im Jahr 2025?

Die meisten kosten 20 bis 100 US-Dollar pro Benutzer/Monat; Unternehmenssuiten können teurer sein. Beispiel: folk kostet ab 20 $/Benutzer/Monat (Standard) und 40 $ (Premium), mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion.