Die 5 besten CRMs für Beratungsunternehmen

Als Beratungsunternehmen kann es mit zunehmendem Wachstum Ihres Unternehmens immer komplexer werden, mehrere Kundenaufträge zu verwalten, Projekte zu verfolgen und enge Beziehungen zu pflegen. Ein robustes Customer Relationship Management (CRM)-System kann Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben, indem es Kundendaten zentralisiert, Nachfassaktionen automatisiert und Einblicke in Projektzeitpläne bietet – alles von einer einzigen Plattform aus. Mit dem richtigen CRM können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden verbessern, das Projektmanagement optimieren und Ihre Beratungstätigkeit effektiv skalieren.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die besten CRM-Optionen für Beratungsunternehmen wie Ihres vor und konzentrieren uns dabei auf Tools, mit denen Sie Ihre Abläufe optimieren und Ihr Geschäftswachstum vorantreiben können.

Warum Sie ein CRM benötigen

Als vielbeschäftigtes Beratungsunternehmen kann das richtige CRM in Ihrem Technologie-Stack einen entscheidenden Unterschied bei der Optimierung Ihrer Abläufe und der Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen ausmachen.

Herausforderungen ohne CRM

Ohne ein gutes CRM stehen Sie eher vor bestimmten Herausforderungen, die sonst hätten vermieden werden können – und die Ihr Team von wichtigen Prioritäten ablenken können.

• Unordnung: Ohne ein CRM-System sind die Daten über Tabellen und E-Mails verstreut, was die Nachverfolgung von Kundeninteraktionen erschwert.
• Verpasste Chancen: Das Fehlen eines systematischen Ansatzes führt zu verpassten Nachfassaktionen und potenziellen Geschäftsmöglichkeiten.
• Ineffiziente Prozesse: Die manuelle Dateneingabe und Nachverfolgung kosten wertvolle Zeit und Ressourcen.
• Mangelnde Einsicht: Unzureichende Datenanalysen führen zu schlechten Entscheidungen und einer mangelhaften Strategieformulierung.
• Inkonsistente Kommunikation: Kunden erleben aufgrund unkoordinierter Kommunikationsbemühungen unterschiedliche Servicelevels.

Vorteile eines CRM-Systems

Glücklicherweise kann Ihnen das richtige CRM dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern, und Ihnen einige zusätzliche Vorteile bieten.

• Zentralisierte Informationen: Alle Kundendaten werden an einem Ort gespeichert und sind somit leicht zugänglich.
• Verbesserte Effizienz: Automatisiert Routineaufgaben und schafft so Zeit für strategische Aktivitäten.
• Verbesserte Kundenbeziehungen: Bietet Tools für personalisierte Kommunikation und steigert so die Kundenzufriedenheit.
• Bessere Entscheidungsfindung: Erweiterte Analysen liefern Erkenntnisse, die fundierte Entscheidungen ermöglichen.
• Gesteigerter Umsatz: Optimierte Prozesse und bessere Nachverfolgung führen zu höheren Konversionsraten.
• Konsistente Kommunikation: Stellt sicher, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und sorgt für ein einheitliches Kundenerlebnis.

Wie man ein CRM bewertet und auswählt

Bei der großen Auswahl an CRM-Systemen auf dem Markt kann es schwierig sein, herauszufinden, welches am besten zu Ihren Zielen als Unternehmen und als Team passt. Um Ihnen bei Ihrer Entscheidung zu helfen, haben wir diese Tipps zusammengestellt, die Sie entsprechend anpassen können.

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen.

In dieser Phase müssen Sie die wichtigsten Funktionen identifizieren, die für Ihr Beratungsunternehmen erforderlich sind. Berücksichtigen Sie Aspekte wie Kontaktmanagement, Projektverfolgung, Kundenkommunikation und Berichtsfunktionen. Anpassbare dashboards die Integration mit Tools, die Sie bereits verwenden, können ebenfalls von entscheidender Bedeutung sein. Erstellen Sie eine Liste der unverzichtbaren Funktionen, um sicherzustellen, dass das CRM mit Ihren Geschäftsprozessen und Zielen übereinstimmt.

Die 6 wichtigsten Funktionen, auf die Beratungsunternehmen bei einem guten CRM-System achten sollten

• Pipeline-Management: Benötigen Sie einen Ort, an dem Sie Ihre Vertriebspipeline im Blick behalten können? Eine gute Pipeline-Management-Funktion sollte über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, über die Ihr Team zwischen einer Kanban-Board-Ansicht und einer Listenansicht wählen kann, um sich an Ihren speziellen Vertriebszyklus und die jeweilige Phase Ihrer Beratungsdienstleistungen anzupassen. Ein gutes CRM sollte es Ihnen ermöglichen, mehrere Pipelines pro Beratungsteam zu erstellen, um das Lead-Management und die Pflege von Kundenbeziehungen im gesamten Unternehmen zu vereinfachen.
• Kontaktsynchronisierung und Kontaktverwaltung: Ein gutes CRM sollte Ihnen dabei helfen, Ihre Kontakte mühelos zu organisieren. Ob es nun darum geht, sie entlang Ihrer Vertriebsprozesse zu verschieben oder jemanden zu finden, der nach der Kommunikation mit dem Kunden Aktualisierungen vornimmt – beides sollte mühelos möglich sein. Die Kontaktsynchronisierung hilft Ihnen dabei, alle Ihre Kontakte von jeder Plattform aus in Ihrem CRM zu organisieren. Achten Sie besonders darauf, da einige CRMs nur die Synchronisierung von Kontakten aus Google zulassen – die besten unterstützen jedoch auch Outlook.  Die Kontaktverwaltung hilft Ihnen dabei, Ihre Kontakte zu organisieren, sodass Sie sie nach Status oder Quelle filtern, nach der letzten Interaktion sortieren und Ihre wichtigsten Verbindungen zu ihnen anzeigen können.
• Kontaktanreicherung: Ganz gleich, ob Ihnen E-Mails fehlen oder Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre vorhandenen Daten zu verbessern, um Ihr Kundenmanagement auf die nächste Stufe zu heben – mit Kontaktanreicherung können Sie diesen Prozess automatisieren, sodass Sie sich auf das Projektmanagement und die Recherche nach potenziellen Kunden konzentrieren können.
• Serienbriefe: Es gibt nichts Schlimmeres, als mehrere Plattformen für mehrere Aufgaben zu haben. Mit Serienbriefen können Sie E-Mail-Marketingkampagnen direkt in Ihrer CRM-Plattform erstellen. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und vermeiden ständige Kontextwechsel. Ein gutes CRM-Produkt ermöglicht es Ihnen, E-Mails aus mehreren Konten zusammenzuführen, bietet Ihnen E-Mail-Vorlagen, die Sie anpassen oder als Grundlage verwenden können, und bietet Ihnen eine Möglichkeit, Ihre E-Mail-Kampagnen zu automatisieren, sei es mit KI, um den Prozess der Personalisierung Ihrer Kontaktaufnahme zu beschleunigen.
• Benutzererfahrung: Ganz gleich, ob Sie ein kleines Beratungsunternehmen oder eine etablierte Beratungsfirma sind, wahrscheinlich benötigen Sie die richtige CRM-Plattform, mit der Sie vom ersten Tag an sofort loslegen können. Oft gehen Horrorgeschichten über die Auswahl von CRM-Systemen mit einer schlechten Benutzererfahrung und einem umständlichen Design einher, dessen Verständnis ewig dauert. Wir haben gehört, dass kleine Beratungsunternehmen viel Zeit aufwenden mussten, um ihr Team in der Verwendung ihrer neuen CRM-Tools zu schulen. Mit der richtigen Benutzererfahrung sollte das nicht nötig sein. Die beste CRM-Software für Beratungsunternehmen sollte einfach zu bedienen sein und ein guter Kundenservice sollte zur Verfügung stehen, um Ihnen bei der Bewältigung der relativ geringen Lernkurve zu helfen.
• Skalierbarkeit: Wenn Ihr Beratungsunternehmen wächst, benötigen Sie ein CRM-System, das mit Ihnen mitwächst und sich an Ihre neuen Geschäftsanforderungen anpassen lässt. Manchmal ist dies aufgrund der Preisspanne oder anderer Faktoren nicht möglich. Dies kann zweifellos ein Hindernis sein, wenn Sie Zeit in Ihr neues CRM-System investiert haben und dann alle Ihre Kundendaten in ein anderes System übertragen müssen, sobald Sie bereit sind zu skalieren.

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2. Budgetüberlegungen

Die Budgetplanung ist wichtig. Das Gleiche gilt für die von Ihnen verwendete Software – sie kann einen großen Unterschied in der Art und Weise machen, wie Sie arbeiten und Beziehungen verwalten. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Verwendung eines CRM-Systems ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Kapitalrendite finden. Einige CRM-Systeme bieten zwar umfangreiche Funktionen, können für ein kleines Beratungsunternehmen jedoch überdimensioniert sein. Suchen Sie nach einer Plattform, die wichtige Funktionen zu einem angemessenen Preis bietet. Ziehen Sie skalierbare Optionen in Betracht, die Ihnen ein Upgrade ermöglichen, wenn Ihr Unternehmen wächst, und sorgen Sie so für langfristige Erschwinglichkeit, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen.

3. Auswahlverfahren

Beginnen Sie in der Recherchephase damit, Bewertungen auf G2 zu lesen, Empfehlungen von Kollegen einzuholen und den Kundensupport zu bewerten. Prüfen Sie, ob der Anbieter eine kostenlose Testversion oder Demo anbietet, um praktische Erfahrungen zu sammeln. Bewerten Sie den Ruf, die Zuverlässigkeit und den Support des Anbieters, um einen reibungslosen Onboarding-Prozess und kontinuierliche Unterstützung sicherzustellen.

4. Demo anfordern

Bevor Sie sich für ein CRM entscheiden, sollten Sie unbedingt sehen, wie es in der Praxis funktioniert. Eine Demo bietet Ihnen praktische Erfahrungen, sodass Sie die Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit und die Anpassungsmöglichkeiten an die individuellen Anforderungen Ihres Beratungsunternehmens kennenlernen können. Starten Sie mit einer Demo von folk, um zu sehen, wie das CRM Ihre Abläufe optimieren und Ihre Kundenbeziehungen verbessern kann.

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Die 4 besten CRM-Softwareprogramme für Beratungsunternehmen

1. folk

folk ist ein preisgekröntes CRM-System, das für seine Notion-ähnliche Benutzeroberfläche geschätzt wird und damit zu den benutzerfreundlichsten CRM-Systemen auf dem Markt zählt. Es bietet zahlreiche Funktionen, die bei der Marketingautomatisierung, Vertriebsaktivitäten, Kundeninteraktionen und dem Kundensupport helfen und sich sowohl für kleine Unternehmen als auch für wachsende und große etablierte Beratungsunternehmen eignen.

Am besten geeignet für: All-in-One-CRM, das mehrere Geschäftsfunktionen wie Geschäftsentwicklung, Marketing, Personalbeschaffung, Fundraising und mehr unterstützen kann.

Vorteile

• Lead-Management: folk über eine Lead-Management-Funktion, mit der Sie zwischen einer Kanban-Board-Ansicht und einer Listenansicht wählen können, die sich in hohem Maße anpassen lässt, sodass Sie sicherstellen können, dass sie Ihren individuellen Vertriebsprozess widerspiegelt. Sie können auch Notizen hinterlassen, um zu verfolgen, ob Sie jemanden kalt anrufen, und Ihren Teamkollegen Erinnerungen zuweisen, damit Sie genau wissen, wann Sie nachfassen müssen.
• Kontaktverwaltung: folk Benutzer Kontakte aus mehreren Quellen zusammenführen und so eine einzige zuverlässige Quelle schaffen. Die Kontaktdaten werden automatisch aktualisiert, sodass Benutzer stets Zugriff auf die neuesten Informationen haben.
• Integrationen: folk Microsoft Outlook-Benutzer, Gmail-Benutzer und weitere über Zapier.
• Benutzerdefinierte Felder: Damit können Sie Ihre Kontaktliste noch besser an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Sie können Ihren Kontakten mit benutzerdefinierten Feldern eigene Daten hinzufügen und Untergruppen erstellen, die beispielsweise „Investor” und „Investorentyp” bezeichnen.
• Serienbriefe und KI-Unterstützung: Von der Erstellung von E-Mail-Sequenzen bis hin zur Unterstützung Ihrer E-Mail-Kampagnen mit einer umfangreichen E-Mail-Vorlagenbibliothek – und der Option der KI-Unterstützung, mit der Sie E-Mails massenhaft personalisieren können, ist die Serienbrief-Funktion folk extrem leistungsstark.
• Unterbrechungsfreier Arbeitsablauf: Suchen Sie nach neuen Kontaktinformationen für die Geschäftsentwicklung? Mit der praktischen Chrome-Erweiterung folk folk können Sie Suchlisten aus LinkedIn importieren, ohne die Seite verlassen zu müssen. Sie können auch einzelne Profile importieren und auf E-Mail-Vorlagen zugreifen, um bei der Suche nach neuen Kunden Zeit zu sparen.

Nachteile

• Die Berichterstellung ist folk nicht verfügbar, wird aber bald eingeführt.

Preis und Pläne

Sie können folk mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion folk ausprobieren. Danach gelten folgende monatliche oder jährliche Abonnementpreise.

• Standard: 24 $ pro Benutzer und Monat.
• Premium: 48 $ pro Benutzer und Monat.‍
• Benutzerdefiniert: Ab 80 $ pro Benutzer und Monat.

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2. Pipedrive

Pipedrive ist ein CRM, das von folk für folk entwickelt wurde. Da es nicht besonders vielseitig ist, eignet es sich möglicherweise eher für die Geschäftsentwicklungsanforderungen Ihres Beratungsunternehmens.

Am besten geeignet für: Geschäftsentwicklung

Vorteile

• Vollständige Anpassung: API-Zugriff verfügbar, um Pipedrive auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden.
• Gewinnen Sie ganz einfach potenzielle Kunden: Mit diesem anpassbaren Live-Chat-Tool können Sie über Ihre Webformulare neue Leads generieren.
• Automatisierung: Sparen Sie Zeit mit Automatisierung, die Ihnen beim Ausfüllen von Feldern während der Eingabe hilft.

Nachteile

• Nur für folk geeignet: Für diejenigen, die ein umfassenderes CRM benötigen, möglicherweise zu sehr auf den Vertrieb ausgerichtet.
• Begrenzte kostenlose Testversion: Kurzer 14-tägiger Testplan, nicht das günstigste CRM für sehr verkaufsorientierte Unternehmen.
• Benutzererfahrung: Wenn Sie noch keine Erfahrung mit CRMs haben, müssen Sie mit einer gewissen Einarbeitungszeit rechnen.

Preis und Pläne

Das Jahresabonnement von Piperive basiert auf folgenden Konditionen.

• Essential-Tarif: Ab 24 $ pro Benutzer und Monat.
• Erweiterter Tarif: Ab 44 $ pro Benutzer und Monat.
• Profi-Tarif: Ab 64 $ pro Benutzer und Monat.
• Tarif: Ab 79 $ pro Benutzer und Monat.‍
• Enterprise-Plan: Ab 129 $ pro Benutzer und Monat.

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3. Bitrix24

Bitrix24 ist ein cloudbasiertes CRM, das Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Kunden, Leads, Verkäufe und mehr unterstützt.

Am besten geeignet für: Verfolgung des Projektfortschritts und Kundensupport

Vorteile

• Serienbrief: Bitrix24 verfügt über eine ausgeklügelte Konfiguration, die alle Ihre Kommunikationskanäle in einem sogenannten „Kontaktcenter” zusammenführt. Damit haben Sie Zugriff auf alles, was Sie für die Kommunikation mit Ihren Kunden benötigen, einschließlich sozialer Medien und E-Mail.

Nachteile

• Komplexe Benutzeroberfläche: Die Anzahl der verfügbaren Funktionen kann überwältigend sein, insbesondere für neue Benutzer oder kleinere Teams, die möglicherweise keine solche Komplexität oder Geschäftsprozesse benötigen. Die Benutzeroberfläche kann unübersichtlich und einschüchternd wirken.
• Gated-Funktionen: Viele nützliche Funktionen sind nur im Enterprise-Tarif verfügbar, darunter auch das oben erwähnte ausgeklügelte Seriendruck-System.

Preis und Pläne

Der Jahresabonnementplan von Bitrix24 sieht wie folgt aus. Jeder Plan hat eine maximale Benutzeranzahl.

• Basis: 49 $ /5 Plätze/Monat.
• Standard:99 $/50 Plätze/Monat.
• Professional:199 $/100 Plätze/Monat
• Unternehmen: 399 $/250 Plätze/Monat.

4. Zoho

Zoho ist stark auf den Vertrieb ausgerichtet, bietet jedoch einige Funktionen, die sowohl von Vertriebs- als auch von Marketingteams genutzt werden können.

Am besten geeignet für: Geschäftsentwicklung

Vorteile

• Kontaktverwaltung: Wird in einem datengesteuerten dashboard dargestellt, dashboard Vertriebs- und Supportteams zusammenarbeiten und Echtzeitbenachrichtigungen von Kunden erhalten können.
• Integrationen: Bietet eine große Auswahl an Integrationen, die nach Standort und Verwendung kategorisiert sind, darunter solche für Versanddienstleister, Zahlungsgateways und Projektmanagement-Tools.
• Kundensupport: Bietet eine umfangreiche Auswahl an Kundensupport-Ressourcen. Sie können zwischen Schulungsvideos, Tutorials und Live-Webinaren wählen. Für technischere Fragen stehen Benutzer- und Administratorhandbücher, FAQs und E-Books zur Verfügung.

Nachteile

• Benutzererfahrung: Optimiert für Personen mit Vertriebserfahrung, was für Personen ohne Vorkenntnisse eine steile Lernkurve bedeuten kann, da Expertenwissen über den Vertriebszyklus, Prognosen und die Pipeline erforderlich ist.

Preis und Pläne

Der kostenlose Tarif Zoho ist auf drei Benutzer beschränkt. Für weitere Funktionen und Benutzerplätze gelten folgende jährliche Abonnementtarife:

• Standard: 14 $ pro Benutzer und Monat.
• Professional: 23 $ pro Benutzer und Monat.
• Unternehmen: 40 pro Benutzer und Monat.

Häufig gestellte Fragen

Welche Funktionen sollte ein CRM-System für Beratungsunternehmen enthalten?

Unverzichtbar: Kontaktsynchronisierung/-anreicherung, anpassbare Pipelines, E-Mail-Sequenzen, Aufgaben-Erinnerungen, Google-/Outlook-Integrationen, Berichterstellung und Skalierbarkeit. Eine intuitive Benutzeroberfläche verkürzt die Einarbeitungszeit und fördert die Akzeptanz.

Wie sollte ein Beratungsunternehmen ein CRM auswählen?

Definieren Sie Arbeitsabläufe und unverzichtbare Funktionen, legen Sie ein Budget fest, erstellen Sie eine Auswahlliste mit Anbietern, testen Sie das Produkt mit einer kostenlosen Testversion oder Demo, bewerten Sie den Support und die Integrationsmöglichkeiten und überprüfen Sie die Skalierbarkeit und Datenmigrationsoptionen, bevor Sie sich festlegen.

Wie viel kostet ein CRM für Beratungsteams?

Je nach Funktionen und Abrechnungsmodalitäten sind für beliebte Tools Kosten zwischen 14 und 129 US-Dollar pro Benutzer und Monat zu erwarten. folk bietet Tarife ab 24 $ pro Benutzer/Monat mit einer 14-tägigen Testphase sowie Premium Custom-Tarife für wachsende Teams.

Welches WhatsApp-CRM eignet sich am besten für Beratungsunternehmen?

Suchen Sie nach CRMs, die die WhatsApp Business API, einen einheitlichen Posteingang, Vorlagen und Compliance unterstützen. Viele verbinden sich über Zapier oder native Apps. folk können sich über Integrationen in WhatsApp-Workflows einklinken, um die Kundenkommunikation zu zentralisieren.

Schlussfolgerung

Die Suche nach der richtigen CRM-Software für Beratungsunternehmen kann schwierig sein, aber dank unseres Vergleichs wissen Sie nun, auf welche Funktionen Sie achten sollten. Während Pipedrive, Bitrix24 und Zoho robuste Tools für Beratungsunternehmen bieten, folk durch seine Einfachheit, Flexibilität und seinen kundenorientierten Ansatz aus. Damit können Beratungsunternehmen Workflows anpassen, Kundenbeziehungen effektiver verwalten und das Projektmanagement optimieren, ohne die zusätzliche Komplexität anderer Plattformen in Kauf nehmen zu müssen. Probieren Sie folk aus.

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Weitere Ressourcen

• Pipedrive Bewertung
• Vergleich von CRM-Systemen: Bitrix24 vs. Insightly
• folk Pipedrive

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