Salesforce vs. Monday: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, die Pipeline-Ausführung konsistent zu halten und gleichzeitig die Lieferungen im Zeitplan zu halten. Wenn die Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene E-Mail-Postfächer, Kalender und Tabellen verteilt sind, kommt es zu Versäumnissen bei der Nachverfolgung, zu Unterbrechungen bei der Übergabe und zu Spekulationen bei der Prognose. Ein CRM für Agenturen muss dafür sorgen, dass neue Geschäfte schnell vorangetrieben werden und gleichzeitig genügend Kontoinformationen gespeichert werden, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

Salesforce und monday.com gehen diese Herausforderung aus unterschiedlichen Perspektiven an. Salesforce ist eine leistungsstarke CRM-Plattform, die auf komplexe Vertriebsprozesse zugeschnitten ist und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, erweiterte Berechtigungen und detaillierte Automatisierungsfunktionen bietet. Sie zeichnet sich durch die Verwaltung groß angelegter Vorgänge und die Bereitstellung detaillierter Berichte aus und ist somit eine gute Wahl für Agenturen, die eine robuste Governance und Skalierbarkeit benötigen. Im Gegensatz dazu bietet monday.com einen flexibleren, visuell orientierten Ansatz, bei dem die Modellierung von Arbeitsabläufen und die nahtlose Integration im Vordergrund stehen, was für Teams attraktiv ist, die ihren Vertrieb und ihr Projektmanagement unter einem Dach vereinen möchten.

Die richtige Wahl hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse, dem erforderlichen Anpassungsgrad und der Fähigkeit der Agentur zur laufenden Verwaltung und Konfiguration ab.

Warum brauchen Agenturen im Jahr 2026 ein CRM?

Agenturen verlieren keine Einnahmen aufgrund mangelnder Nachfrage. Einnahmen gehen verloren, wenn Lead-Kontexte über E-Mail-Postfächer, Kalender, Slack-Threads und Tabellen verstreut sind und wenn Nachfassaktionen vom Gedächtnis statt von einem System abhängen. Ein CRM schafft eine einzige Quelle der Wahrheit für Interessenten, Kunden, Partner und Vertragsverlängerungen, sodass die nächsten Schritte sichtbar bleiben und die Zuständigkeiten klar sind.

✔️ Transparenz und Prognosen für die Pipeline ohne Tabellenkalkulationen

✔️ Zentralisierter Überblick über Interessenten und Kunden in E-Mails, Anrufen und Besprechungen

✔️ Standardisierte Nachverfolgung, Übergaben und nächste Schritte im gesamten Team

✔️ Klare Zuständigkeiten für jeden Lead, jedes Geschäft und jeden Kunden, um Ausfälle zu vermeiden

✔️ Leistungsüberwachung nach Quelle, Dienstleistungsbereich und Konversionsphase

Im Jahr 2026 betreiben Agenturen mehr Kanäle, haben kürzere Entscheidungszyklen und mehr Stakeholder pro Geschäft, wobei Kunden schnellere Reaktionszeiten und eine engere Koordination erwarten. Ohne ein CRM-System verzögern sich Angebote, werden vielversprechende Leads kalt, erfolgen Verlängerungen zu spät und werden Empfehlungen uneinheitlich behandelt, da das Team nicht die gesamte Historie und den aktuellen Plan an einem Ort einsehen kann.

Was ist Salesforce?

Salesforce ist eine robuste CRM-Plattform für Unternehmen, die für umfangreiche Anpassungen, komplexe Datenmodelle und groß angelegte Vertriebsaktivitäten ausgelegt ist. Sie eignet sich ideal für Agenturen, die erweiterte Berechtigungen, mehrere Geschäftseinheiten oder präzise Prozesse benötigen, die in Datensatztypen und Automatisierung integriert sind. Dank konsistent strukturierter Daten erleichtern die Berichte und Dashboards ein mehrstufiges Pipeline-Management. Integrationen sind über AppExchange und kundenspezifische Entwicklungen leicht zugänglich, was Salesforce zur bevorzugten Wahl für Agenturen macht, die umfangreiche Anpassungen, Governance und langfristige Skalierbarkeit erwarten.

Was ist Montag?

monday CRM ist eine vielseitige CRM-Lösung, die auf monday.com-Boards basiert und es Benutzern ermöglicht, mithilfe anpassbarer Spalten und Ansichten Vertriebs- und Kunden-Workflows zu gestalten. Sie eignet sich für Agenturen, die monday.com bereits für die Projektabwicklung nutzen und Vertriebs-, Onboarding- und Kundenvorgänge in einen einheitlichen Arbeitsbereich integrieren möchten. Mit Pipeline-Ansichten und Dashboards, die die Transparenz verbessern, ermöglichen Automatisierungen reibungslose Übergänge und Erinnerungen basierend auf Statusaktualisierungen. Integrationen verbinden Marketing-, Formular- und Kommunikationstools, die auf den Tech-Stack der Agentur zugeschnitten sind, und machen es zu einer ersten Wahl, wenn Flexibilität und Workflow-Modellierung Vorrang vor herkömmlichen CRM-Systemen haben.

Funktionsvergleich zwischen Salesforce und monday

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

In Salesforce Sales Cloud werden Opportunity-Phasen so konfiguriert, dass die Implementierung verschiedener Pipelines über Vertriebsprozesse und Opportunity-Datensatztypen erleichtert wird. Ein Vertriebsprozess dient als kuratierte Liste von Opportunity-Phasen, während Datensatztypen es ermöglichen, verschiedenen Teams oder Vorgängen eindeutige Vertriebsprozesse zuzuweisen. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, separate Phasensätze für verschiedene Dienstleistungen oder Regionen zu verwalten, ohne die Konsistenz des Opportunity-Objekts zu beeinträchtigen. Darüber hinaus wird die Phasenwahrscheinlichkeit während der Phaseneinrichtung verwaltet und kann in Pipeline-Ansichten und Berichten genutzt werden.

In Monday CRM erfolgt die Einrichtung der Pipeline in der Regel auf dem Deals-Board, wo Deals eine Reihe klar definierter Phasen durchlaufen. Diese Phasen können an den Vertriebsprozess einer Agentur angepasst werden, wobei die Pipeline-Ansicht einen visuellen Überblick über den Fortschritt in den einzelnen Phasen bietet. Es können verschiedene Workflows erstellt werden, indem separate Boards und Phasenstrukturen basierend auf der Konfiguration des Kontos organisiert werden, während die Phasenlogik mit der Konfiguration des Boards und seiner Spalten verbunden bleibt.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

Salesforce überwacht Aktivitäten anhand von Aufgaben und Ereignissen, die in den Zeitleisten der Datensatzaktivitäten angezeigt werden. E-Mail- und Kalenderinteraktionen können je nach Ihrer Konfiguration, Ihren Berechtigungen und Ihrer Lizenzierung über Einstein Activity Capture erfasst werden, wobei diese Elemente in den zugehörigen Datensätzen angezeigt werden. Aktivitäten können mit Konten, Kontakten, Leads und Opportunities verknüpft werden, wodurch der Kontext des Geschäfts sowohl mit geplanten als auch mit abgeschlossenen Aktionen angereichert wird. Die genaue Funktionalität hängt von Ihren Einstellungsoptionen und dem ausgewählten Modus zur Erfassung von Aktivitäten ab.

In Monday CRM wird die Aktivitätsverfolgung über E-Mails und Aktivitäten verwaltet, die mit Gmail oder Outlook integriert sind, um Kommunikationen zu protokollieren und auf einer Zeitachse darzustellen. Diese Funktion bietet Unterstützung für die Protokollierung und Verfolgung von E-Mails sowie für Aktivitätstypen wie Besprechungen, Anrufzusammenfassungen und Notizen. Sie können auch benutzerdefinierte Aktivitäten hinzufügen, um sicherzustellen, dass das Aktivitätsprotokoll mit der Art und Weise übereinstimmt, wie Ihre Agentur Kundeninteraktionen dokumentiert, und so die Zeitachse in einen umfassenden Überblick über vergangene Ereignisse und zukünftige Pläne verwandeln.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

Salesforce bietet leistungsstarke Berichtsfunktionen in Form von Berichten und Dashboards, die auf der Grundlage von Standardobjekten wie Opportunities und Aktivitäten angepasst werden können. Berichtsfilter nutzen Opportunity-Stufenkonzepte, während Aktivitätsberichte sowohl offene als auch abgeschlossene Aktivitäten zusammenfassen können. Dashboards ermöglichen die Integration mehrerer Berichtsdiagramme für eine effektive Pipeline-Überwachung und Vertriebssteuerung, wobei der Zugriff durch organisatorische Berechtigungen und Freigabeeinstellungen geregelt wird. Der Umfang der Berichterstattung hängt davon ab, welche Objekte aktiviert sind und wie die Felder und Stufen konfiguriert sind.

In Monday CRM verwenden Automatisierungsregeln Trigger-Aktions-Rezepte, die auf Änderungen wie Statusaktualisierungen, Fälligkeitstermine, Elementerstellung und Bewegungen zwischen Boards reagieren. Diese Automatisierungen können Benachrichtigungen senden, Eigentümer zuweisen, Felder aktualisieren und Elemente gemäß festgelegten Bedingungen erstellen. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Übergänge zu standardisieren, wenn ein Geschäft eine neue Phase erreicht, oder um Folgeaufgaben zu generieren, wenn Fristen näher rücken. Die genaue Funktionsweise hängt vom ausgewählten Rezept und der Einrichtung der Spalten ab.

Berichterstattung und Analyse

Salesforce bietet leistungsstarke Berichtsfunktionen durch anpassbare Berichte und Dashboards, die auf Standardobjekten wie Opportunities und Aktivitäten basieren. Berichtsfilter nutzen Opportunity-Phasenkonzepte und ermöglichen so eine effektive phasenbezogene Berichterstattung, während Aktivitätsberichte sowohl offene als auch abgeschlossene Aufgaben zusammenfassen können. Dashboards können mehrere Berichtdiagramme für eine effektive Pipeline-Überwachung und Vertriebssteuerung integrieren, wobei der Zugriff durch organisatorische Berechtigungen und Freigabeeinstellungen geregelt wird. Der Umfang der Berichterstattung wird durch die aktivierten Objekte und die Konfiguration von Feldern und Phasen bestimmt.

In Monday CRM werden für die Berichterstellung in erster Linie Dashboards verwendet, die Daten aus einem oder mehreren Boards aggregieren und diese über verschiedene Widgets wie Diagramme und Tabellen darstellen. Diese Dashboards ermöglichen eine Echtzeitüberwachung, während Berichte für eine detaillierte Analyse konzipiert sind, die bei Bedarf auf der Grundlage spezifischer Workflows erstellt wird. Die Transparenz der Pipeline wird durch die Struktur des Deals-Boards und die auf dem dashboard angezeigten Kennzahlen beeinflusst. Der Zugriff und die Freigabe werden über Kontoberechtigungen und dashboard gesteuert.

Integrationen und Datenhygiene

Salesforce-Integrationen werden in der Regel über AppExchange hinzugefügt, den Marktplatz der Plattform für Apps und Lösungen, die ihre Funktionen erweitern. Um die Datenhygiene aufrechtzuerhalten, verwendet Salesforce Abgleichregeln, um potenzielle Duplikate zu identifizieren, sowie Duplikatregeln, um die Maßnahmen festzulegen, die ergriffen werden, wenn bei der Erstellung oder Anzeige von Datensätzen Duplikate gefunden werden. Darüber hinaus wird in der Salesforce-Dokumentation beschrieben, wie Duplikatsätze und Berichte die durch diese Regeln und Jobs identifizierten Duplikate hervorheben. Diese Konfigurationen werden in den Einstellungen verwaltet und basierend auf den Präferenzen des Administrators auf jedes Objekt angewendet.

Bei monday CRM können Integrationen über native Konnektoren und externe Automatisierungsplattformen wie Zapier realisiert werden, wodurch die Synchronisierung von Elementen und das Auslösen von Workflows über verschiedene Anwendungen hinweg ermöglicht wird. In der Dokumentation von monday.com wird die CRM-Integration als Mittel zur Synchronisierung von Kundendaten über verschiedene Business-Tools hinweg hervorgehoben, wodurch die manuelle Dateneingabe minimiert wird. In Bezug auf die Datenhygiene verfügt monday.com über ein Tool zur Verwaltung von Duplikaten, mit dessen Hilfe doppelte Elemente auf Boards identifiziert und entfernt werden können, was beim Importieren und Integrieren von Leads von entscheidender Bedeutung ist. Die Sauberkeit der Daten hängt weitgehend von der Board-Struktur und der Gestaltung der eingehenden Workflows ab.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das die Verwaltung von Kontakten, Gesprächen und Geschäftskontexten optimiert, ohne den Einrichtungsprozess zu verkomplizieren. Es ist speziell auf Agenturteams zugeschnitten, in denen verschiedene Mitglieder während der gesamten Akquise, Einarbeitung, Bereitstellung und Verlängerung mit demselben Kunden zu tun haben. Das System speichert die gesamte Beziehungshistorie und stellt so sicher, dass Übergaben auf dokumentierten Informationen basieren und nicht auf Erinnerungen oder unübersichtlichen Notizen.

• Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Phasen, die auf unterschiedliche Arbeitsabläufe in Agenturen zugeschnitten sind
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die die Interaktionshistorie an einem Ort zusammenfassen
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgaben, Erinnerungen und Nachverfolgung zur Festlegung konsistenter nächster Schritte
• Anreichern von Kontaktdaten, um fehlende Unternehmens- und Kontaktdaten zu ergänzen
• Deduplizierungstools zum Zusammenführen doppelter Einträge und zur Pflege einer sauberen Datenbank
• Einfache Pipeline-Berichterstattung zur Bewertung des Stadiums und zur Verfolgung des Geschäftsfortschritts
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen besteht der Hauptvorteil darin, dass sie Klarheit über alle gleichzeitig bestehenden Beziehungen gewinnen. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen darstellen, wie z. B. Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen, während Aufgaben und Erinnerungen eine konsistente Nachverfolgung im gesamten Team gewährleisten. Funktionen zur Datenbereinigung wie Anreicherung und Deduplizierung helfen dabei, doppelte Datensätze zu vermeiden und fehlende Felder auszufüllen, sodass die Pipeline-Berichterstattung langfristig effektiv bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Salesforce sich durch Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit für komplexe Vertriebsprozesse auszeichnet, während monday.com Flexibilität und visuelle Workflow-Modellierung für integriertes Projekt- und Vertriebsmanagement bietet. Allerdings folk als bestes CRM für Agenturen hervor, die Wert auf E-Mail-Integration, Automatisierung und Sequenzierung legen. Sein KI-gestütztes Design optimiert das Kontaktmanagement und sorgt für eine übersichtliche Beziehungshistorie, wodurch Konsistenz und operative Klarheit über alle Arbeitsabläufe der Agentur hinweg gewährleistet sind. Für Teams, die Wert auf effiziente Nachverfolgung und saubere Daten legen, ist folk die überlegene Wahl.

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