Salesforce vs. Zoho CRM: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, die Pipeline-Ausführung konsistent zu halten und gleichzeitig die Lieferungen im Zeitplan zu halten. Wenn die Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene E-Mail-Postfächer, Kalender und Tabellen verteilt sind, kommt es zu Versäumnissen bei der Nachverfolgung, zu Unterbrechungen bei der Übergabe und zu Spekulationen bei der Prognose. Ein CRM für Agenturen muss dafür sorgen, dass neue Geschäfte schnell vorangetrieben werden und gleichzeitig genügend Kontoinformationen gespeichert werden, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

Salesforce und Zoho CRM gehen diese Herausforderung aus unterschiedlichen Perspektiven an. Salesforce ist eine robuste CRM-Plattform für Unternehmen, die für umfangreiche Anpassungen, komplexe Datenmodelle und groß angelegte Vertriebsaktivitäten entwickelt wurde und sich somit ideal für Agenturen eignet, die erweiterte Berechtigungen und komplexe Prozessabbildungen benötigen. Im Gegensatz dazu ist Zoho CRM eine vielseitige Lösung, die sich nahtlos in das eigene Ökosystem integrieren lässt und Agenturen, die effektive Pipeline-Management- und Automatisierungsfunktionen benötigen, Flexibilität bietet. Jede Plattform bietet einzigartige Funktionen, die auf unterschiedliche betriebliche Anforderungen zugeschnitten sind.

Die richtige Wahl hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse, dem gewünschten Grad an Individualisierung und den Ressourcen ab, die Ihre Agentur für die Einrichtung und Verwaltung bereitstellen kann.

Warum brauchen Agenturen im Jahr 2026 ein CRM?

Agenturen verlieren keine Einnahmen aufgrund mangelnder Nachfrage. Einnahmen gehen verloren, wenn Lead-Kontexte über E-Mail-Postfächer, Kalender, Slack-Threads und Tabellen verstreut sind und wenn Nachfassaktionen vom Gedächtnis statt von einem System abhängen. Ein CRM schafft eine einzige Quelle der Wahrheit für Interessenten, Kunden, Partner und Vertragsverlängerungen, sodass die nächsten Schritte sichtbar bleiben und die Zuständigkeiten klar sind.

✔️ Transparenz und Prognosen für die Pipeline ohne Tabellenkalkulationen

✔️ Zentralisierter Überblick über Interessenten und Kunden in E-Mails, Anrufen und Besprechungen

✔️ Standardisierte Nachverfolgung, Übergaben und nächste Schritte im gesamten Team

✔️ Klare Zuständigkeiten für jeden Lead, jedes Geschäft und jeden Kunden, um Ausfälle zu vermeiden

✔️ Leistungsüberwachung nach Quelle, Dienstleistungsbereich und Konversionsphase

Im Jahr 2026 betreiben Agenturen mehr Kanäle, haben kürzere Entscheidungszyklen und mehr Stakeholder pro Geschäft, wobei Kunden schnellere Reaktionszeiten und eine engere Koordination erwarten. Ohne ein CRM-System verzögern sich Angebote, werden vielversprechende Leads kalt, erfolgen Verlängerungen zu spät und werden Empfehlungen uneinheitlich behandelt, da das Team nicht die gesamte Historie und den aktuellen Plan an einem Ort einsehen kann.

Was ist Salesforce?

Salesforce ist eine robuste CRM-Plattform für Unternehmen, die für umfangreiche Anpassungen, komplexe Datenmodelle und groß angelegte Vertriebsaktivitäten ausgelegt ist. Sie eignet sich ideal für Agenturen, die erweiterte Berechtigungen, die Verwaltung mehrerer Geschäftsbereiche oder die Abbildung hochspezifischer Prozesse in Datensatztypen und Automatisierung benötigen. Dank einer konsistenten Datenstrukturierung ermöglichen die Berichte und Dashboards ein mehrstufiges Pipeline-Management. Darüber hinaus sind Integrationen über AppExchange und kundenspezifische Entwicklungen leicht verfügbar, was Salesforce zur bevorzugten Wahl für Agenturen macht, die umfangreiche Anpassungen, Governance und langfristige Skalierbarkeit erwarten.

Was ist Zoho CRM?

Zoho CRM ist ein vielseitiges und konfigurierbares CRM-System, das sich nahtlos in das umfassende Zoho-Business-Software-Ökosystem integrieren lässt. Es eignet sich für Agenturen, die nach Pipeline-Management, Aktivitätsverfolgung, Automatisierungsregeln und Berichterstellung suchen, und bietet bei Bedarf auch Konnektivität zu anderen Zoho-Anwendungen. Mit der Fähigkeit, mehrere Pipelines und Layouts für verschiedene Dienstleistungsbereiche oder Vertriebsaktivitäten zu unterstützen, bietet es Flexibilität. Darüber hinaus ermöglichen Marktplatz-Erweiterungen und -Integrationen Verbindungen mit externen Tools außerhalb der Zoho-Suite. Agenturen entscheiden sich häufig für diese Option aufgrund ihrer umfassenden Funktionalität und Anpassungsfähigkeit in den Bereichen Vertrieb, Betrieb und Berichterstellung.

Funktionsvergleich zwischen Salesforce und Zoho CRM

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

In Salesforce Sales Cloud können Opportunity-Phasen so konfiguriert werden, dass verschiedene Pipelines über Vertriebsprozesse und Opportunity-Datensatztypen implementiert werden können. Ein Vertriebsprozess besteht aus einer gefilterten Liste von Opportunity-Phasen, während Datensatztypen es ermöglichen, verschiedenen Teams oder Vorgängen bestimmte Vertriebsprozesse zuzuweisen. Diese Konfiguration ermöglicht es Unternehmen, einzigartige Phasensätze für unterschiedliche Dienstleistungen oder Regionen zu verwalten und gleichzeitig das Opportunity-Objekt einheitlich zu halten. Die Phasenwahrscheinlichkeit wird während der Phaseneinrichtung festgelegt und ist für Pipeline-Ansichten und Berichte nützlich.

Zoho CRM unterstützt auch mehrere Vertriebspipelines, sodass Teams Pipeline-Phasen im Zuge der Weiterentwicklung ihrer Prozesse umbenennen, hinzufügen, entfernen und neu anordnen können. Pipelines können mit Layouts verknüpft werden, wodurch die Trennung zwischen verschiedenen Vertriebsaktivitäten aufrechterhalten wird, während weiterhin dasselbe Deals-Modul verwendet wird. Änderungen an Phasen werden in den Pipeline-Einstellungen verwaltet, und alle entfernten Phasen sind weiterhin im Phasen-Builder zugänglich. Diese Flexibilität eignet sich für Agenturkonfigurationen, die eine unterschiedliche Phasenlogik für verschiedene Dienstleistungsbereiche oder Aktivitäten erfordern.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

Salesforce überwacht Aktivitäten anhand von Aufgaben und Ereignissen, die in den Zeitleisten der Datensatzaktivitäten angezeigt werden. Je nach Konfiguration, Berechtigungen und Lizenzierung können E-Mail- und Kalenderaktivitäten mit Einstein Activity Capture erfasst werden, wobei diese Elemente möglicherweise in verwandten Datensätzen angezeigt werden. Aktivitäten können mit Konten, Kontakten, Leads und Opportunities verknüpft werden, sodass der Kontext eines Geschäfts sowohl geplante als auch abgeschlossene Aktionen umfasst. Das spezifische Verhalten der Aktivitätsverfolgung kann je nach den Einstellungen und dem ausgewählten Modus für die Aktivitätserfassung variieren.

In Zoho CRM konzentriert sich die Aktivitätsverfolgung auf Aufgaben, Ereignisse und Anrufe, auf die über CRM-Ansichten und datensatzbezogene Listen zugegriffen werden kann. Zoho CRM organisiert Aktivitätsansichten nach Erstellungszeitpunkt, sodass Benutzer eine Aktivität öffnen können, um zusätzliche Details wie Notizen, Verlauf, Anhänge, anstehende Aktionen und E-Mail-Konversationen anzuzeigen. Die Liste „Geschlossene Aktivitäten“ hebt außerdem abgeschlossene Aufgaben, Anrufe und Besprechungen im Zusammenhang mit einem Datensatz hervor und bietet so ein übersichtliches Protokoll vergangener Aktionen und anstehender Termine.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

Salesforce bietet leistungsstarke Berichtsfunktionen über Berichte und Dashboards, die auf Standardobjekte wie Opportunities und Aktivitäten zugeschnitten werden können. Opportunity-Phasenkonzepte spielen eine wichtige Rolle beim Filtern von Berichten und Analysieren von Phasentypen, während Aktivitätsberichte Zusammenfassungen sowohl offener als auch abgeschlossener Aufgaben liefern. Dashboards können verschiedene Berichtsdiagramme integrieren, um die Pipeline-Überwachung und das Vertriebsmanagement zu erleichtern, wobei der Zugriff durch organisatorische Berechtigungen und Freigabeeinstellungen geregelt wird. Der Umfang der Berichterstattung wird davon beeinflusst, welche Objekte aktiviert sind und wie Felder und Phasen konfiguriert sind.

In Zoho CRM automatisieren Workflow-Regeln Aktionen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, darunter das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen, das Zuweisen von Aufgaben und das Aktualisieren von Datensatzfeldern. Diese Workflows werden für jeden Datensatztyp eingerichtet und gemäß den definierten Regeln ausgelöst. Darüber hinaus verfolgt Zoho CRM Workflows als Teil seiner Funktionen zur Automatisierung des Vertriebs und bietet Optionen zur Überwachung von Änderungen an Workflow-Regeln und Leistungsindikatoren basierend auf der Konfiguration. Diese Funktionalität wird häufig verwendet, um Nachverfolgungen zu standardisieren und interne Übergaben im Zusammenhang mit Änderungen an Geschäften zu optimieren.

Berichterstattung und Analyse

Salesforce bietet zuverlässige Berichterstellung durch anpassbare Berichte und Dashboards, die auf Standardobjekten wie Opportunities und Aktivitäten basieren. Berichtsfilter nutzen Opportunity-Stufen-Konzepte, während Aktivitätsberichte sowohl offene als auch abgeschlossene Aufgaben zusammenfassen können. Dashboards können mehrere Berichtsdiagramme für eine effektive Pipeline-Überwachung und Vertriebssteuerung integrieren, wobei der Zugriff durch organisatorische Berechtigungen und Freigabeeinstellungen geregelt wird. Der Umfang der Berichterstattung wird durch die aktivierten Objekte und die Konfiguration von Feldern und Stufen bestimmt.

Im Gegensatz dazu bietet Zoho CRM standardmäßige Berichte, die nach Modulen organisiert sind, sowie die Möglichkeit, Berichte an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen. Die Dashboards und Analysefunktionen erleichtern die Überwachung der Pipeline und ermöglichen den Vergleich von Vertriebskennzahlen, einschließlich der in den Analyse-Ressourcen von Zoho beschriebenen Konzepte für die Prognoseberichterstattung. Für eine umfassendere Berichterstellung kann Zoho Analytics mit Zoho CRM-Daten verknüpft werden, wodurch zusätzliche Berichte und Dashboards mit verschiedenen Freigabe- und Planungsoptionen je nach Konfiguration erstellt werden können. Die Sichtbarkeit der Pipeline hängt von der Konfiguration der Geschäfte, Phasen und Aktivitäten ab.

Integrationen und Datenhygiene

Salesforce-Integrationen werden in der Regel über AppExchange hinzugefügt, den Marktplatz, der Apps und Lösungen zur Verbesserung der Plattform anbietet. Um die Datenhygiene aufrechtzuerhalten, verwendet Salesforce Abgleichregeln, um potenzielle Duplikate zu identifizieren, sowie Duplikatregeln, um die Maßnahmen festzulegen, die ergriffen werden, wenn bei der Erstellung oder Anzeige von Datensätzen Duplikate gefunden werden. Darüber hinaus wird in der Salesforce-Dokumentation beschrieben, wie Duplikatsätze und Berichte die durch diese Regeln und Jobs identifizierten Duplikate anzeigen. Diese Konfigurationen werden in den Einstellungen verwaltet und basierend auf den von Administratoren getroffenen Entscheidungen auf jedes Objekt angewendet.

In Zoho CRM sind Integrationen über den Zoho Marketplace und dessen Integrationsschicht zugänglich, die Konnektoren und Erweiterungen nach Anwendungsfällen kategorisiert. Zoho CRM verfügt außerdem über Tools zur Duplikatsverwaltung, darunter Duplikatsprüfungen, Zusammenführungsfunktionen und ein Tool zur automatischen Zusammenführung und Duplikatsbereinigung, das exakte Übereinstimmungen findet und zusammenführt und bei Bedarf eine manuelle Konfliktlösung ermöglicht. Darüber hinaus kann die Zia-Datenanreicherung Datensätze verbessern, indem sie je nach den aktivierten Funktionen auf der Grundlage konfigurierter Zuordnungen Felder mit Unternehmenskontext hinzufügt. Diese Steuerelemente sollen Duplikate minimieren und die Vollständigkeit der Datensätze im Laufe der Zeit verbessern.

folk: Das ultimative CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das Kontakte, Gespräche und Geschäftskontexte optimiert, ohne dass die Einrichtung zu einer schwierigen Aufgabe wird. Es lässt sich nahtlos in Agenturteams integrieren und stellt sicher, dass mehrere Mitglieder während der gesamten Akquise, Einarbeitung, Lieferung und Verlängerung mit demselben Konto arbeiten können. Die Plattform speichert eine übersichtliche Historie der Beziehungen, sodass Übergänge nicht von Gedächtnis oder unorganisierten Notizen abhängig sind.

• Multi-Pipeline-Funktionalität mit anpassbaren Phasen für verschiedene Agenturaufgaben
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die Interaktionshistorien an einem Ort zusammenfassen
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgaben, Erinnerungen und Nachverfolgung, um standardisierte nächste Schritte sicherzustellen
• Ansprechpartner-Anreicherung, um fehlende Unternehmens- und Kontaktinformationen zu vervollständigen
• Tools zur Deduplizierung, um Duplikate zusammenzuführen und eine aufgeräumte Datenbank zu pflegen
• Benutzerfreundliche Pipeline-Berichterstattung zur Verfolgung des Status der einzelnen Phasen und des Fortschritts der Geschäfte
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen liegt der Hauptvorteil darin, dass sie Klarheit über alle laufenden Beziehungen gewinnen. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen wie Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen abbilden, während Aufgaben und Erinnerungen für eine konsistente Nachverfolgung im gesamten Team sorgen. Funktionen zur Verbesserung der Datenhygiene, wie Anreicherung und Deduplizierung, helfen dabei, doppelte Datensätze zu eliminieren und fehlende Felder auszufüllen, sodass die Pipeline-Berichterstattung langfristig effektiv bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Salesforce sich durch seine Anpassungsfähigkeit und seine Eignung für den Einsatz in Unternehmen auszeichnet und somit ideal für Agenturen ist, die komplexe Datenstrukturen benötigen. Zoho CRM bietet Flexibilität und Automatisierung innerhalb seines Ökosystems und wird damit den unterschiedlichen Anforderungen von Agenturen gerecht. Allerdings folk als beste Alternative für Teams hervor, die sich auf E-Mail-Integration, Automatisierung und effiziente Abläufe konzentrieren. Mit seinem intuitiven Design und dem Schwerpunkt auf Beziehungsmanagement folk nahtlose Zusammenarbeit, klare Sichtbarkeit der Kundeninteraktionen und optimierte Nachverfolgung und ist damit die ultimative Wahl für moderne Agenturen.

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