Salesforce vs. Insightly: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, die Pipeline-Ausführung konsistent zu halten und gleichzeitig die Lieferungen im Zeitplan zu halten. Wenn die Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene E-Mail-Postfächer, Kalender und Tabellen verteilt sind, kommt es zu Versäumnissen bei der Nachverfolgung, zu Unterbrechungen bei der Übergabe und zu Spekulationen bei der Prognose. Ein CRM für Agenturen muss dafür sorgen, dass neue Geschäfte schnell vorangetrieben werden und gleichzeitig genügend Kontoinformationen gespeichert werden, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

Salesforce und Insightly gehen diese Herausforderung jeweils mit ihrem eigenen Ansatz an. Salesforce ist ein leistungsstarkes CRM-System auf Unternehmensebene, das sich durch umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, komplexe Datenmodelle und groß angelegte Vertriebsaktivitäten auszeichnet und sich somit ideal für Agenturen mit komplexen Anforderungen eignet. Insightly hingegen legt den Schwerpunkt auf Projekte und verbindet nahtlos Vertriebsdaten mit Liefer- und Nachverkaufsaktivitäten – perfekt für Agenturen, die ihr Deal-Management eng mit der Ausführung abstimmen möchten.

Die Entscheidung zwischen Salesforce und Insightly hängt letztendlich von den spezifischen Anforderungen Ihrer Agentur ab, wie beispielsweise der Komplexität Ihrer Prozesse, Ihrem Bedarf an Anpassungen und dem Umfang, in dem Sie sich um die laufende Verwaltung Ihrer CRM-Lösung kümmern können.

Was ist Salesforce?

Salesforce ist eine CRM-Plattform für Unternehmen, die für umfangreiche Anpassungen, komplexe Datenmodelle und groß angelegte Vertriebsaktivitäten konzipiert ist. Sie eignet sich für Agenturen, die erweiterte Berechtigungen, mehrere Geschäftsbereiche oder hochspezifische Prozesse benötigen, die in Datensatztypen und Automatisierungen abgebildet sind. Dank konsistent strukturierter Daten erleichtern die Berichte und Dashboards ein mehrstufiges Pipeline-Management. Über AppExchange und kundenspezifische Entwicklungen sind vielfältige Integrationen verfügbar. Diese Plattform wird in der Regel von Agenturen gewählt, die umfangreiche Anpassungen, Governance und langfristige Skalierbarkeit erwarten.

Was ist Insightly?

Insightly ist ein CRM-System, das projektorientierte Funktionen umfasst und Vertriebsdaten mit Liefer- und Nachverkaufsaktivitäten verknüpft. Es erweist sich als vorteilhaft für Agenturen, bei denen das Geschäftsmanagement und die Kundenlieferung eng aufeinander abgestimmt sein müssen, insbesondere bei projektbasierten Aufträgen. Pipelines verfolgen Opportunities effektiv, während Aufgaben und Aktivitätssätze dazu beitragen, interne Prozesse über verschiedene Phasen hinweg zu standardisieren. Bei richtiger Konfiguration verbessern Berichte und Dashboards die Transparenz über Vertriebs- und Ausführungsmetriken hinweg. Dieses System wird häufig von Agenturen ausgewählt, die eine CRM-Lösung suchen, die auch eine enge Verbindung zu Lieferabläufen herstellt.

Funktionsvergleich zwischen Salesforce und Insightly

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

In Salesforce Sales Cloud werden Opportunity-Phasen konfiguriert, wodurch die Implementierung verschiedener Pipelines über Vertriebsprozesse und Opportunity-Datensatztypen ermöglicht wird. Ein Vertriebsprozess besteht aus einer gefilterten Liste von Opportunity-Phasen, während Datensatztypen es ermöglichen, verschiedenen Teams oder Vorgängen unterschiedliche Vertriebsprozesse zuzuweisen. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, einzigartige Phasensätze für verschiedene Dienstleistungen oder Regionen beizubehalten und gleichzeitig das Opportunity-Objekt einheitlich zu halten. Die Phasenwahrscheinlichkeit wird während der Phasenkonfiguration eingerichtet und kann in Pipeline-Ansichten und Berichten verwendet werden.

Die Pipeline-Einrichtung von Insightly erleichtert die Definition von Pipelines und Stufenlisten, die auf verschiedene Vertriebsabläufe zugeschnitten sind. Es können separate Pipelines eingerichtet werden, um Agenturprozesse wie Neugeschäft, Vertragsverlängerungen und Partnerempfehlungen abzugrenzen, sodass die Stufen für jede Pipeline klar voneinander getrennt bleiben. Die Stufen können im Laufe der Prozesse angepasst werden, sodass die Nachverfolgung von Verkaufschancen die aktuellen Qualifikationen und Übergaben genau widerspiegelt. Insightly wendet die Pipeline-Logik auf Datensatzebene an und stellt so sicher, dass jede Verkaufschance einem einzigen definierten Stufenablauf folgt.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

Salesforce überwacht Aktivitäten anhand von Aufgaben und Ereignissen, die in den Zeitachsen der Datensatzaktivitäten angezeigt werden. Je nach Konfiguration, Berechtigungen und Lizenzierung können E-Mail- und Kalenderaktivitäten mit Einstein Activity Capture erfasst werden, und diese Elemente können auch in verwandten Datensätzen angezeigt werden. Aktivitäten können mit Konten, Kontakten, Leads und Opportunities verknüpft werden, sodass der Kontext des Geschäfts sowohl geplante als auch abgeschlossene Aktionen umfasst. Das spezifische Verhalten hängt von den Einstellungsoptionen und dem verwendeten Aktivitätserfassungsmodus ab.

Die Aktivitätsverfolgung von Insightly konzentriert sich auf Aufgaben, Ereignisse und protokollierte Interaktionen im Zusammenhang mit Kontakten, Organisationen und Verkaufschancen. Mit den Aktivitätssätzen in Insightly können Benutzer wiederholbare Abfolgen von Aufgaben und Ereignissen aus einer Vorlage erstellen und so die Nachverfolgung nach Erstgesprächen, Angeboten oder Onboarding-Prozessen optimieren. Zeitleisten und zugehörige Listen sorgen dafür, dass abgeschlossene Aktionen und anstehende nächste Schritte in der Akte sichtbar sind, was die Überprüfung der Kontohistorie und der aktuellen Verpflichtungen bei internen Übergaben erleichtert.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

Salesforce bietet leistungsstarke Berichtsfunktionen durch anpassbare Berichte und Dashboards, die auf Standardobjekten wie Opportunities und Aktivitäten basieren. Opportunity-Stufenkonzepte spielen eine entscheidende Rolle bei Berichtsfiltern und Stufentypanalysen, während Aktivitätsberichte Einblicke in offene und abgeschlossene Aufgaben bieten. Dashboards können mehrere Berichtdiagramme für eine effektive Pipeline-Überwachung und Vertriebssteuerung zusammenfassen, wobei der Zugriff durch organisatorische Berechtigungen und Freigabeeinstellungen geregelt wird. Der Umfang der Berichterstattung hängt von den aktivierten Objekten und der Konfiguration der Felder und Stufen ab.

In Insightly führt die Workflow-Automatisierung Aktionen auf der Grundlage bestimmter Datensatzkriterien aus, darunter Feldaktualisierungen, Zuweisungen und die Erstellung von Aufgaben. Diese Automatisierung kann in pipelinetreibende Prozesse integriert werden, beispielsweise durch die Anwendung von Aktivitätssätzen, wenn eine Opportunity eine bestimmte Phase erreicht. Die Ausführung von Workflows wird durch die Konfiguration von Auslösern und Aktionen innerhalb des Kontos bestimmt, was nahtlose Übergänge ermöglicht, wie beispielsweise die Verschiebung eines Geschäfts in die Onboarding-Phase und die Erstellung der entsprechenden Aufgaben-Checkliste.

Berichterstattung und Analyse

Salesforce bietet leistungsstarke Berichtsfunktionen durch anpassbare Berichte und Dashboards, die auf Standardobjekten wie Opportunities und Aktivitäten basieren. Opportunity-Stufenkonzepte werden in Berichtsfiltern und Stufenanalysen verwendet, während Aktivitätsberichte sowohl offene als auch abgeschlossene Aufgaben effektiv zusammenfassen können. Dashboards können mehrere Berichtdiagramme für eine optimierte Pipeline-Überwachung und ein effektives Vertriebsmanagement integrieren, wobei der Zugriff durch organisatorische Berechtigungen und Freigabeeinstellungen geregelt wird. Der Umfang der Berichterstattung wird durch die aktivierten Objekte und die Konfiguration von Feldern und Stufen bestimmt.

Die Berichtsfunktionen von Insightly umfassen anpassbare Dashboards und Berichte, die aus CRM-Objekten wie Opportunities, Aktivitäten und Projekten abgeleitet werden. Benutzer können Berichte nach Eigentümer, Pipeline, Phase und Zeitbereich filtern und sie zur wiederkehrenden Überprüfung speichern. Darüber hinaus ermöglicht Insightly die Planung von Berichten, sodass die Beteiligten zeitnah Updates erhalten, ohne dass manuelle Exporte erforderlich sind. Die Genauigkeit der Pipeline-Berichte hängt von der konsistenten Anwendung der Phasendefinitionen und der sorgfältigen Protokollierung der Aktivitäten durch das Team ab.

Integrationen und Datenhygiene

Der Zugriff auf Salesforce-Integrationen erfolgt in erster Linie über AppExchange, den Marktplatz der Plattform für Anwendungen und Lösungen, die ihre Funktionen erweitern. Um die Datenhygiene aufrechtzuerhalten, verwendet Salesforce Abgleichregeln, um potenzielle Duplikate zu identifizieren, sowie Duplikatregeln, um die Maßnahmen festzulegen, die bei der Entdeckung von Duplikaten ergriffen werden, sei es während der Datensatzerstellung oder beim Anzeigen bestehender Datensätze. In der Salesforce-Dokumentation wird beschrieben, wie Duplikatsätze und Berichte diese identifizierten Duplikate und Aufträge anzeigen. Administratoren können diese Einstellungen unter „Setup“ konfigurieren und sie nach Bedarf auf bestimmte Objekte anwenden.

Insightly bietet Integrationsoptionen über seine Integrationsschicht und verbundene Apps, abhängig vom Plan und der Konfiguration des Benutzers. Zu den Funktionen für die Datenhygiene gehören Workflows zur Verwaltung von Duplikaten, die dabei helfen, doppelte Kontakte, Organisationen oder Leads zu identifizieren und zusammenzuführen, sodass die Datensätze konsolidiert bleiben. Darüber hinaus kann das Importverhalten aufgrund der während des Upload-Prozesses angewendeten Abgleichregeln Auswirkungen auf Duplikate haben. Die Pflege sauberer Datensätze verbessert nicht nur die nachgelagerte Berichterstellung, sondern minimiert auch Konflikte während der Automatisierung.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das Kontakte, Gespräche und Geschäftskontexte zentralisiert, ohne den Einrichtungsprozess zu verkomplizieren. Es lässt sich nahtlos in Agenturteams integrieren und stellt sicher, dass mehrere Mitglieder während der gesamten Akquise, Einarbeitung, Lieferung und Verlängerung mit demselben Konto arbeiten können. Diese zentralisierte Aufzeichnung enthält eine übersichtliche Historie der Beziehungen, sodass man sich bei Übergaben nicht mehr auf sein Gedächtnis oder verstreute Notizen verlassen muss.

• Mehrere Pipelines und anpassbare Phasen, die auf verschiedene Agenturabläufe zugeschnitten sind
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die die Interaktionshistorie an einem leicht zugänglichen Ort zusammenfassen
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen direkt mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgaben, Erinnerungen und Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass die nächsten Schritte standardisiert sind
• Kontaktanreicherung zum automatischen Ausfüllen fehlender Unternehmens- und Kontaktdaten
• Tools zur Deduplizierung zum Zusammenführen von Duplikaten und zur Pflege einer sauberen Datenbank
• Einfache Pipeline-Berichterstattung zur Verfolgung des Status der einzelnen Phasen und des Fortschritts der Geschäfte
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren, die manuelle Aktualisierungen minimieren sollen

Für Agenturen liegt der entscheidende Vorteil darin, dass sie über mehrere Beziehungen hinweg operative Klarheit schaffen können. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen wie Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen darstellen, während Aufgaben und Erinnerungen dafür sorgen, dass die Nachverfolgung im gesamten Team konsistent bleibt. Verbesserte Funktionen zur Datenhygiene, darunter Anreicherung und Deduplizierung, tragen dazu bei, doppelte Datensätze und fehlende Felder zu vermeiden, sodass die Pipeline-Berichterstattung langfristig effektiv bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Salesforce sich durch seine Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit auszeichnet und somit ideal für komplexe Anforderungen von Agenturen ist, während Insightly eine effektive Brücke zwischen Vertrieb und Projektmanagement schlägt. Allerdings folk die beste Alternative für Teams, die sich auf E-Mail-Integration, Automatisierung und Sequenzierung konzentrieren. Der zentralisierte Ansatz optimiert die Kommunikation und das Aufgabenmanagement und sorgt für konsistente und kontextreiche Nachverfolgungen. Für Agenturen, die auf die Pflege von Beziehungen und operative Klarheit angewiesen sind, ist folk die beste Wahl, um Pipelines und Kundeninteraktionen reibungslos zu gestalten.

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