HubSpot vs. Monday: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, die Pipeline-Ausführung konsistent zu halten und gleichzeitig die Lieferungen im Zeitplan zu halten. Wenn die Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene E-Mail-Postfächer, Kalender und Tabellen verteilt sind, kommt es zu Versäumnissen bei der Nachverfolgung, zu Unterbrechungen bei der Übergabe und zu Spekulationen bei der Prognose. Ein CRM für Agenturen muss dafür sorgen, dass neue Geschäfte schnell vorangetrieben werden und gleichzeitig genügend Kontoinformationen gespeichert werden, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

HubSpot und monday.com gehen diese Herausforderung aus unterschiedlichen Perspektiven an. HubSpot ist eine robuste CRM-Plattform, die Vertriebs-, Marketing- und Servicetools in einer einzigen benutzerfreundlichen Umgebung vereint und sich ideal für Agenturen eignet, die integrierte Lösungen bevorzugen. Im Gegensatz dazu bietet monday.com einen hochgradig anpassbaren Ansatz, mit dem Teams Workflows entwerfen können, die zu ihren individuellen Prozessen passen, und gleichzeitig Flexibilität im Kunden- und Projektmanagement bewahren.

Die richtige Wahl zwischen HubSpot und monday.com hängt von den spezifischen Anforderungen der Agentur hinsichtlich Struktur und Anpassungsfähigkeit, der Komplexität ihrer Abläufe und dem Umfang der erforderlichen Anpassungen zur Optimierung ihrer Prozesse ab.

Was ist HubSpot?

HubSpot ist eine umfassende CRM-Plattform, die Vertriebswerkzeuge mit Marketing- und Servicefunktionen in einem einzigen Ökosystem integriert. Sie ist besonders vorteilhaft für Agenturen, die neben der Erfassung von Leads, E-Mail-Kampagnen und Lebenszyklusberichten auch die Verfolgung von Pipelines an einem einzigen Ort benötigen. Je nach Tarif können Teams ihre Pipelines definieren, Aktivitäten protokollieren und Follow-ups über Workflows automatisieren. Der App-Marktplatz bietet beliebte Agentur-Tools und kundenorientierte Systeme und ist damit die erste Wahl für Agenturen, die sowohl CRM- als auch ergänzende Markteinführungslösungen von einem einzigen Anbieter suchen.

Was ist Montag?

monday CRM ist ein anpassbares CRM, das auf monday.com-Boards basiert und über anpassbare Spalten und Ansichten verfügt, um Vertriebs- und Kunden-Workflows zu modellieren. Es eignet sich ideal für Agenturen, die monday.com bereits für die Lieferung nutzen und Vertriebs-, Onboarding- und Kundenvorgänge in einen einheitlichen Arbeitsbereich integrieren möchten. Pipeline-Ansichten und Dashboards verbessern die Transparenz, während Automatisierungen Übergaben und Erinnerungen erleichtern, die durch Statusänderungen ausgelöst werden. Integrationen verbinden Marketing-, Formular- und Kommunikationstools je nach Tech-Stack. Diese Option wird oft bevorzugt, wenn Flexibilität und Workflow-Modellierung Vorrang vor herkömmlichen CRM-Strukturen haben.

Funktionsvergleich zwischen HubSpot und monday

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

HubSpot ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Deal-Pipelines, die sich an Phasen orientieren, die in den Pipeline-Einstellungen leicht angepasst werden können. Im Verlauf der Deals durchlaufen diese die definierten Phasen, wobei jede Phasendefinition so angepasst werden kann, dass sie die Qualifizierung und Fertigstellung der Arbeit durch eine Agentur widerspiegelt. Separate Pipelines können verschiedene Prozesse effektiv verfolgen, z. B. Neugeschäft gegenüber Verlängerungen oder unterschiedliche Dienstleistungsbereiche, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die Phasen für jede Pipeline einzigartig bleiben.

In Monday CRM erfolgt die Einrichtung der Pipeline in der Regel auf dem Deals-Board, wo Deals verschiedene klar definierte Phasen durchlaufen. Diese Phasen können an den Vertriebsprozess der Agentur angepasst werden, und die Pipeline-Ansicht hilft dabei, den Fortschritt in jeder Phase zu visualisieren. Durch die Trennung von Boards und Phasenstrukturen können verschiedene Workflows entsprechend der Organisation der Konten modelliert werden, während die Phasenlogik mit der Konfiguration des Boards und seiner Spalten verknüpft bleibt.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

HubSpot zeichnet Aktivitäten effizient in Zeitleisten auf, sodass Benutzer Anrufe, E-Mails, Besprechungen, Notizen und Aufgaben protokollieren und mit Kontakten, Unternehmen und Geschäften verknüpfen können. Diese Aktivitätsdaten können Eigenschaften wie das Datum der letzten Aktivität basierend auf aufgezeichneten Interaktionen ausfüllen. Benutzer können Aktivitätszeitleisten filtern und Aktivitäten über verwandte Datensätze hinweg verknüpfen, um sicherzustellen, dass ein Geschäft und der damit verbundene Kontakt denselben protokollierten Kontext haben.

In monday CRM wird die Aktivitätsverfolgung über die Funktion „E-Mails und Aktivitäten” verwaltet, die sich in Gmail oder Outlook integrieren lässt, um Kommunikationen zu protokollieren und auf einer Zeitachse anzuzeigen. Diese Funktion ermöglicht die Protokollierung und Verfolgung von E-Mails und unterstützt darüber hinaus verschiedene Aktivitätstypen wie Besprechungsnotizen, Anrufzusammenfassungen und benutzerdefinierte Aktivitäten. Diese Anpassungsmöglichkeit stellt sicher, dass das Aktivitätsprotokoll widerspiegelt, wie eine Agentur Kundeninteraktionen dokumentiert, wodurch die Zeitachse zu einer wertvollen Ressource für die Überprüfung vergangener Aktionen und die Planung zukünftiger Schritte wird.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

HubSpot bietet umfassende Vertriebsberichte über Dashboards, eine Vertriebsanalysesuite und benutzerdefinierte Berichtstools. Berichte können zur einfachen Zugriffsmöglichkeit in Dashboards gespeichert und mit Benutzern geteilt werden, die über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Mit dem Berichtsgenerator können Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen, um CRM-Objekte und -Aktivitäten zu analysieren, Filter anzuwenden und Datensätze auszuwählen, die auf Ihre Berichtsanforderungen zugeschnitten sind.

In Monday CRM verwenden Automatisierungsregeln Trigger-Aktions-Rezepte, die auf Änderungen wie Statusaktualisierungen, Fälligkeitstermine, Elementerstellung und Bewegungen zwischen Boards reagieren. Diese Automatisierungen können Benachrichtigungen senden, Eigentümer zuweisen, Felder aktualisieren und Elemente basierend auf vordefinierten Bedingungen erstellen. Diese Funktion wird häufig eingesetzt, um Übergaben zu optimieren, wenn ein Geschäft verschiedene Phasen durchläuft, oder um Folgeaufgaben zu generieren, wenn Fristen näher rücken. Die spezifischen Maßnahmen hängen vom gewählten Rezept und der Konfiguration der Spalten ab.

Berichterstattung und Analyse

HubSpot bietet umfassende Vertriebsberichte über Dashboards, die Vertriebsanalysesuite und benutzerdefinierte Berichtstools. Benutzer können Berichte in Dashboards speichern und für autorisierte Personen freigeben. Mit dem Berichtsgenerator können benutzerdefinierte Berichte zur Analyse von CRM-Objekten und -Aktivitäten erstellt werden, wobei Filter und Datensätze entsprechend den spezifischen Berichtsanforderungen ausgewählt werden können.

In Monday CRM erfolgt die Berichterstellung in erster Linie über Dashboards, die Daten aus einem oder mehreren Boards aggregieren und über Widgets wie Diagramme und Tabellen darstellen. Während Dashboards die Echtzeitüberwachung erleichtern, bieten Berichte detailliertere Analysen, die je nach Workflow-Anforderungen auf Abruf generiert werden. Die Transparenz der Pipeline wird durch die Struktur des Deals-Boards und die im dashboard visualisierten Kennzahlen bestimmt. Der Zugriff und die Freigabe werden über Kontoberechtigungen und dashboard gesteuert.

Integrationen und Datenhygiene

HubSpot lässt sich über seinen App-Marktplatz nahtlos mit externen Tools verbinden und bietet eine Reihe von Integrationen, die speziell auf Vertrieb, Marketing und Betrieb zugeschnitten sind. Um die Datenhygiene zu gewährleisten, verfügt HubSpot über verschiedene Tools zur Datenqualität, darunter Workflows zur Duplikatserkennung und -verwaltung, Tools zur Erkennung von Formatierungsproblemen und Tools zur Anreicherung, die auf Ihrem Plan basieren. Diese Funktionen finden Sie unter „Datenverwaltung“ und „Datenqualität“, wo Teams Probleme überprüfen und Korrekturen für Datensätze und Eigenschaften vornehmen können.

Auf der anderen Seite ermöglicht monday CRM Integrationen über native Konnektoren und Automatisierungsplattformen wie Zapier, wodurch die Synchronisierung von Elementen und Workflow-Triggern über verschiedene Anwendungen hinweg möglich ist. In der Dokumentation wird betont, dass der Schwerpunkt der CRM-Integration auf der Synchronisierung von Kundendaten über verschiedene Business-Tools hinweg liegt, um manuelle Eingaben zu minimieren. Zur Aufrechterhaltung der Datenhygiene bietet monday.com eine Funktion zur Verwaltung von Duplikaten, mit deren Hilfe doppelte Elemente auf Boards identifiziert und entfernt werden können – was besonders wichtig ist, wenn Leads über Importe und Integrationen eingehen. Die Sauberkeit der Daten hängt weitgehend vom Design der Board-Strukturen und dem Fluss der eingehenden Daten ab.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das die Zentralisierung von Kontakten, Gesprächen und Geschäftskontexten optimiert, ohne den Einrichtungsprozess zu verkomplizieren. Es eignet sich ideal für Agenturteams, in denen mehrere Mitglieder während der Akquise, Einarbeitung, Lieferung und Verlängerung mit demselben Konto zu tun haben. Das System führt klare Aufzeichnungen über die Beziehungshistorie und stellt so sicher, dass Übergaben nicht auf Gedächtnis oder verstreuten Notizen beruhen.

• Mehrere Pipelines und anpassbare Phasen, die auf verschiedene Agenturaktivitäten zugeschnitten sind
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die die Interaktionshistorie konsolidieren
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgabenverwaltung, Erinnerungen und Nachverfolgung zur Standardisierung der nächsten Schritte
• Funktionen zur Anreicherung von Kontaktdaten, um fehlende Unternehmens- und Kontaktinformationen zu vervollständigen
• Tools zur Deduplizierung, um Duplikate zusammenzuführen und eine saubere Datenbank zu pflegen
• Einfache Pipeline-Berichterstattung zur Verfolgung des Status der einzelnen Phasen und des Fortschritts der Geschäfte
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen liegt der entscheidende Vorteil in der operativen Transparenz bei parallelen Beziehungen. Pipelines können individuell angepasst werden, um verschiedene Einnahmequellen wie Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen abzubilden, während Aufgaben und Erinnerungen eine konsistente Nachverfolgung im gesamten Team gewährleisten. Funktionen zur Datenbereinigung, darunter Anreicherung und Deduplizierung, helfen dabei, doppelte Datensätze zu eliminieren und fehlende Felder auszufüllen, wodurch die Pipeline-Berichterstattung langfristig effektiv bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass HubSpot mit seiner umfassenden Suite hervorsticht, die ideal für Agenturen ist, die integrierte Tools für Vertrieb, Marketing und Service benötigen, während monday.com Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten für Teams bietet, die Wert auf anpassungsfähige Arbeitsabläufe legen. Für Agenturen, die stark auf E-Mail-Integration, Automatisierung und effiziente Abläufe angewiesen sind, ist jedoch folk als ultimative Lösung hervor. Es bietet eine optimierte Kontaktverwaltung, verbessert die Zusammenarbeit im Team und gewährleistet Datenhygiene, was es zur besten Wahl für die Aufrechterhaltung von operativer Klarheit und konsistenten Nachverfolgungen über mehrere Konten hinweg macht.

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