HubSpot vs. Insightly: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, die Pipeline-Ausführung konsistent zu halten und gleichzeitig die Lieferungen im Zeitplan zu halten. Wenn die Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene E-Mail-Postfächer, Kalender und Tabellen verteilt sind, kommt es zu Versäumnissen bei der Nachverfolgung, zu Unterbrechungen bei der Übergabe und zu Spekulationen bei der Prognose. Ein CRM für Agenturen muss dafür sorgen, dass neue Geschäfte schnell vorangetrieben werden und gleichzeitig genügend Kontoinformationen gespeichert werden, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

HubSpot und Insightly gehen diese Herausforderungen aus unterschiedlichen Perspektiven an. HubSpot ist eine umfassende CRM-Plattform, die eine Reihe integrierter Tools für Vertrieb, Marketing und Service bietet und sich daher besonders für Agenturen eignet, die eine optimierte Pipeline-Verfolgung und Lebenszyklusberichterstattung an einem Ort benötigen. Insightly hingegen bietet ein projektorientiertes CRM, das Vertriebsprozesse mit Liefer- und Nachverkaufsaktivitäten verbindet und so sicherstellt, dass das Deal-Management nahtlos mit der Kundenabwicklung abgestimmt ist, insbesondere bei projektbasierten Aufträgen.

Die richtige Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen Ihrer Agentur ab, sei es die All-in-One-Lösung von HubSpot für schnelles Lead-Management oder die projektorientierten Funktionen von Insightly, die die betrieblichen Arbeitsabläufe verbessern.

Was ist HubSpot?

HubSpot ist eine umfassende CRM-Plattform, die Vertriebs-, Marketing- und Servicetools in einem einheitlichen Ökosystem integriert. Sie ist besonders vorteilhaft für Agenturen, die Pipeline-Tracking, Lead-Erfassung, E-Mail-Kampagnen und Lebenszyklus-Berichte an einem Ort benötigen. Teams können je nach Abonnementplan Pipelines einrichten, Aktivitäten protokollieren und Folgeprozesse über Workflows automatisieren. Darüber hinaus bietet der App-Marktplatz beliebte Agentur-Tools und kundenorientierte Systeme und ist damit die erste Wahl für Agenturen, die eine kombinierte CRM- und Markteinführungslösung von einem einzigen Anbieter suchen.

Was ist Insightly?

Insightly ist ein CRM-System, das projektorientierte Funktionen bietet und Vertriebsdaten mit Liefer- und Nachverkaufsaktivitäten verknüpft. Es ist besonders vorteilhaft für Agenturen, bei denen das Geschäftsmanagement und die Kundenlieferung aufeinander abgestimmt sein müssen, insbesondere bei projektbasierten Aufträgen. Pipelines verfolgen Opportunities effektiv, während Aufgaben und Aktivitäten interne Prozesse über verschiedene Phasen hinweg standardisieren. Bei richtiger Konfiguration bieten Berichte und Dashboards Einblick in Vertriebs- und Ausführungsmetriken, was es zu einer optimalen Wahl für Agenturen macht, die ein CRM suchen, das sich eng in Lieferabläufe integrieren lässt.

Funktionsvergleich zwischen HubSpot und Insightly

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

HubSpot ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Deal-Pipelines, die sich an den Phasen in den Pipeline-Einstellungen orientieren. Deals durchlaufen diese definierten Phasen, die an den Ansatz einer Agentur zur Qualifizierung und zum Abschluss von Projekten angepasst werden können. Sie können separate Pipelines verwenden, um verschiedene Prozesse zu überwachen, z. B. die Unterscheidung zwischen Neugeschäft und Vertragsverlängerungen oder verschiedenen Dienstleistungsbereichen, während Sie gleichzeitig für jede Pipeline einzigartige Phasen beibehalten.

Die Pipeline-Einrichtung von Insightly ermöglicht die Definition von Pipelines und Stufenlisten, die auf verschiedene Vertriebsstrategien zugeschnitten sind. Separate Pipelines können Agentur-Workflows wie Neugeschäft, Vertragsverlängerungen und Partnerempfehlungen abgrenzen und so sicherstellen, dass die Stufen für jede Pipeline klar voneinander getrennt bleiben. Im Zuge der Weiterentwicklung von Prozessen können die Stufen angepasst werden, sodass die Nachverfolgung von Verkaufschancen die aktuellen Qualifikationen und Übergaben widerspiegelt. Insightly implementiert die Pipeline-Logik auf Datensatzebene und stellt so sicher, dass jede Verkaufschance einem bestimmten Stufenablauf folgt.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

HubSpot zeichnet Aktivitäten effizient in Zeitleisten auf, sodass Benutzer Anrufe, E-Mails, Besprechungen, Notizen und Aufgaben protokollieren und mit Kontakten, Unternehmen und Geschäften verknüpfen können. Diese Aktivitätsdaten sind entscheidend für die Aktualisierung von Eigenschaften wie dem Datum der letzten Aktivität auf der Grundlage protokollierter Interaktionen. Benutzer können Aktivitätszeitleisten filtern und so sicherstellen, dass verwandte Datensätze – wie ein Geschäft und der damit verbundene Kontakt – denselben protokollierten Kontext haben.

Die Aktivitätsverfolgung von Insightly konzentriert sich auf Aufgaben, Ereignisse und protokollierte Interaktionen, die mit Kontakten, Organisationen und Verkaufschancen verknüpft sind. Mit Aktivitätssätzen ermöglicht Insightly die Erstellung wiederholbarer Abfolgen von Aufgaben und Ereignissen aus Vorlagen und hilft so, die Nachverfolgung nach Erstgesprächen, Angeboten oder Onboarding-Prozessen zu standardisieren. Zeitleisten und zugehörige Listen bieten Einblick in abgeschlossene Aktionen und anstehende Schritte und erleichtern so eine umfassende Überprüfung der Kontohistorie und der aktuellen Verpflichtungen während interner Übergänge.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

HubSpot bietet umfassende Vertriebsberichte über Dashboards, eine Analysesuite und anpassbare Berichtstools. Berichte können einfach in Dashboards gespeichert und für autorisierte Benutzer freigegeben werden. Mit dem Berichtsgenerator können Sie maßgeschneiderte Berichte erstellen, um CRM-Objekte und -Aktivitäten zu analysieren, wobei Sie Filter und Datensatzauswahlen verwenden können, die Ihren Berichtszielen entsprechen.

Die Workflow-Automatisierung von Insightly führt Aktionen effizient aus, wenn bestimmte Datensatzkriterien erfüllt sind, darunter Feldaktualisierungen, Zuweisungen und die Erstellung von Aufgaben. Diese Automatisierung kann in pipelinetreibende Prozesse integriert werden. So können Sie beispielsweise Aktivitätssätze anwenden, wenn eine Opportunity in Insightly eine bestimmte Phase erreicht. Die Ausführung von Workflows hängt von der Konfiguration der Auslöser und Aktionen in Ihrem Konto ab und ermöglicht reibungslose Übergänge, wie beispielsweise die Verschiebung eines Geschäfts in die Onboarding-Phase und die Erstellung der entsprechenden Aufgaben-Checkliste.

Berichterstattung und Analyse

HubSpot bietet Vertriebsberichte über Dashboards, eine Analysesuite und anpassbare Berichtstools. Benutzer können Berichte in Dashboards speichern und für andere Personen mit Zugriff freigeben. Mit dem Berichtsgenerator können benutzerdefinierte Berichte zur Analyse von CRM-Objekten und -Aktivitäten erstellt werden, mit Optionen zum Filtern und zur Auswahl von Datensätzen, die auf spezifische Berichtsanforderungen zugeschnitten sind.

Die Berichtsfunktionen von Insightly umfassen Dashboards und benutzerdefinierte Berichte, die aus CRM-Objekten wie Opportunities, Aktivitäten und Projekten abgeleitet werden. Benutzer können Berichte nach Eigentümer, Pipeline, Phase und Zeitrahmen filtern und sie zur regelmäßigen Überprüfung speichern. Darüber hinaus ermöglicht Insightly die Planung von Berichten, sodass die Beteiligten automatisch Updates erhalten, ohne dass manuelle Exporte erforderlich sind. Die Genauigkeit der Pipeline-Berichterstattung hängt von der konsistenten Verwendung von Phasen und einer gründlichen Protokollierung der Aktivitäten durch das Team ab.

Integrationen und Datenhygiene

HubSpot lässt sich über seinen App-Marktplatz nahtlos mit verschiedenen externen Tools verbinden und bietet maßgeschneiderte Integrationen für Vertrieb, Marketing und Betrieb. Um die Datenhygiene zu gewährleisten, bietet HubSpot wichtige Tools zur Datenqualität, darunter Workflows zur Deduplizierung zur Identifizierung und Verwaltung von Duplikaten, Tools zur Erkennung von Formatierungsproblemen und Tools zur Anreicherung, je nach Ihrem Tarif. Diese Funktionen befinden sich unter „Datenmanagement“ und „Datenqualität“ und ermöglichen es Teams, Probleme zu überprüfen und Datensätze und Eigenschaften nach Bedarf zu korrigieren.

Insightly bietet Integrationsoptionen über seine Integrationsschicht und verbundene Apps, die je nach Ihrem Plan und Ihrer Konfiguration variieren. Zu den Funktionen für die Datenhygiene gehören Duplikatsverwaltungsabläufe, die dabei helfen, doppelte Kontakte, Organisationen oder Leads zu identifizieren und zusammenzuführen, sodass die Datensätze konsolidiert bleiben. Darüber hinaus kann das Importverhalten Duplikate basierend auf den beim Hochladen angewendeten Abgleichregeln beeinflussen. Die Pflege sauberer Datensätze verbessert die nachgelagerte Berichterstellung und minimiert Konflikte während der Automatisierung.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das Kontakte, Gespräche und Geschäftskontexte zentralisiert, ohne den Einrichtungsprozess zu verkomplizieren. Es ist speziell auf Agenturteams zugeschnitten, in denen mehrere Mitglieder während der gesamten Akquise, Einarbeitung, Lieferung und Verlängerung mit demselben Kunden zu tun haben. Dieses System sorgt dafür, dass die Beziehungshistorie transparent bleibt, sodass man sich bei Übergaben nicht mehr auf sein Gedächtnis oder verstreute Notizen verlassen muss.

• Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Phasen, die auf verschiedene Arbeitsabläufe von Agenturen zugeschnitten sind
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die die Interaktionshistorie konsolidieren
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgaben, Erinnerungen und Nachverfolgung, um standardisierte nächste Schritte sicherzustellen
• Anreicherung von Kontaktdaten zur Ergänzung fehlender Unternehmens- und Kontaktdaten
• Tools zur Deduplizierung, um Duplikate zusammenzuführen und eine saubere Datenbank zu pflegen
• Benutzerfreundliche Pipeline-Berichterstattung zur Überwachung des Status der einzelnen Phasen und des Fortschritts der Geschäfte
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen liegt der Hauptvorteil in der operativen Transparenz bei gleichzeitigen Beziehungen. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen wie Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen erfassen, während Aufgaben und Erinnerungen eine konsistente Nachverfolgung innerhalb des Teams gewährleisten. Darüber hinaus tragen Datenbereinigungsfunktionen wie Anreicherung und Deduplizierung dazu bei, doppelte Datensätze und fehlende Informationen zu vermeiden, sodass die Pipeline-Berichterstattung langfristig effektiv bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass HubSpot sich als umfassende Lösung für Agenturen eignet, die integrierte Tools für Vertrieb, Marketing und Service benötigen, und sich somit ideal für die Nachverfolgung von Pipelines und die Berichterstattung über den Lebenszyklus eignet. Insightly glänzt mit projektorientierten CRM-Funktionen, die das Deal-Management nahtlos mit den Lieferabläufen abstimmen. Für Teams, die auf E-Mail-Integration, Automatisierung und optimierte Abläufe angewiesen sind, ist jedoch folk als die effektivste Alternative hervor. Es bietet eine benutzerfreundliche, kontextreiche Umgebung, die für operative Klarheit sorgt und konsistente Nachverfolgungen fördert, was es zur besten Wahl für Agenturen macht.

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