HubSpot vs. Freshsales: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, die Pipeline-Ausführung konsistent zu halten und gleichzeitig die Lieferungen im Zeitplan zu halten. Wenn die Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene E-Mail-Postfächer, Kalender und Tabellen verteilt sind, kommt es zu Versäumnissen bei der Nachverfolgung, zu Unterbrechungen bei der Übergabe und zu Spekulationen bei der Prognose. Ein CRM für Agenturen muss dafür sorgen, dass neue Geschäfte schnell vorangetrieben werden und gleichzeitig genügend Kontoinformationen gespeichert werden, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

In diesem Artikel werden wir zwei bekannte CRM-Lösungen vorstellen – HubSpot und Freshsales –, die speziell auf die Bedürfnisse von Agenturen zugeschnitten sind. HubSpot bietet ein robustes Ökosystem, das Vertriebs-, Marketing- und Servicetools unter einem Dach vereint und sich somit ideal für Agenturen eignet, die ihre Pipeline-Verfolgung und Lead-Erfassung effizient verwalten möchten. Freshsales hingegen bietet wichtige CRM-Funktionen mit benutzerfreundlichen Automatisierungsfunktionen, sodass Agenturen ihre Prozesse ohne unnötige Komplexität optimieren können.

Die richtige Wahl zwischen HubSpot und Freshsales hängt von den spezifischen Anforderungen Ihrer Agentur, der Komplexität Ihrer Arbeitsabläufe und dem Grad der Anpassung ab, den Sie für Ihr CRM-System wünschen.

Warum brauchen Agenturen im Jahr 2026 ein CRM?

Agenturen verlieren keine Einnahmen aufgrund mangelnder Nachfrage. Einnahmen gehen verloren, wenn Lead-Kontexte über E-Mail-Postfächer, Kalender, Slack-Threads und Tabellen verstreut sind und wenn Nachfassaktionen vom Gedächtnis statt von einem System abhängen. Ein CRM schafft eine einzige Quelle der Wahrheit für Interessenten, Kunden, Partner und Vertragsverlängerungen, sodass die nächsten Schritte sichtbar bleiben und die Zuständigkeiten klar sind.

✔️ Transparenz und Prognosen für die Pipeline ohne Tabellenkalkulationen

✔️ Zentralisierter Überblick über Interessenten und Kunden in E-Mails, Anrufen und Besprechungen

✔️ Standardisierte Nachverfolgung, Übergaben und nächste Schritte im gesamten Team

✔️ Klare Zuständigkeiten für jeden Lead, jedes Geschäft und jeden Kunden, um Ausfälle zu vermeiden

✔️ Leistungsüberwachung nach Quelle, Dienstleistungsbereich und Konversionsphase

Im Jahr 2026 betreiben Agenturen mehr Kanäle, haben kürzere Entscheidungszyklen und mehr Stakeholder pro Geschäft, wobei Kunden schnellere Reaktionszeiten und eine engere Koordination erwarten. Ohne ein CRM-System verzögern sich Angebote, werden vielversprechende Leads kalt, erfolgen Verlängerungen zu spät und werden Empfehlungen uneinheitlich behandelt, da das Team nicht die gesamte Historie und den aktuellen Plan an einem Ort einsehen kann.

Was ist HubSpot?

HubSpot ist eine umfassende CRM-Plattform, die Vertriebs-, Marketing- und Servicetools nahtlos in einem Ökosystem integriert. Sie ist besonders vorteilhaft für Agenturen, die Pipeline-Tracking, Lead-Erfassung, E-Mail-Kampagnen und Lebenszyklus-Berichte an einem Ort verwalten möchten. Teams können je nach gewähltem Tarif Pipelines anpassen, Aktivitäten protokollieren und Folgeprozesse über Workflows automatisieren. Darüber hinaus bietet der App-Marktplatz verschiedene Agentur-Tools und kundenorientierte Systeme. Viele Agenturen entscheiden sich für HubSpot, wenn sie CRM zusammen mit ergänzenden Markteinführungslösungen von einem einzigen Anbieter benötigen.

Was ist Freshsales?

Freshsales ist eine CRM-Lösung von Freshworks, die für die Verwaltung von Leads, Geschäften und Aktivitäten mit integrierten Automatisierungsfunktionen entwickelt wurde. Sie eignet sich hervorragend für Agenturen, die grundlegende CRM-Funktionen, anpassbare Pipelines und Workflow-Regeln für effektive Nachverfolgungen und Übergänge benötigen. Aktivitätszeitachsen stellen sicher, dass alle Interaktionen mit den entsprechenden Datensätzen im Vertriebs- und Kundenmanagement verknüpft sind. Die Berichtstools erleichtern die Pipeline-Verfolgung und Leistungsanalyse auf der Grundlage der aufgezeichneten Daten. Agenturen entscheiden sich häufig für Freshsales, da es einen unkomplizierten Ansatz bietet und gleichzeitig Automatisierungs- und robuste Berichtsfunktionen bereitstellt.

Funktionsvergleich zwischen HubSpot und Freshsales

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

HubSpot ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Deal-Pipelines, die sich an definierten Phasen orientieren. Diese können in den Pipeline-Einstellungen angepasst werden, um sie an die Art und Weise anzupassen, wie eine Agentur Deals qualifiziert und abschließt. Verschiedene Pipelines können zur Überwachung unterschiedlicher Prozesse verwendet werden, z. B. Neugeschäft gegenüber Vertragsverlängerungen oder unterschiedliche Dienstleistungsbereiche, wobei sichergestellt wird, dass die Phasen für jede Pipeline getrennt bleiben.

Ebenso ermöglicht Freshsales mehrere Deal-Pipelines mit jeweils eigenen Phasen. Diese Pipelines und Phasen können in den Admin-Einstellungen verwaltet werden, wo Benutzer Phasen hinzufügen, neu anordnen und an unterschiedliche Vertriebsprozesse anpassen können. Diese Einrichtung erleichtert die Kategorisierung von Agenturaktivitäten wie Neugeschäft, Vertragsverlängerungen oder Partnerschaften in dedizierte Pipelines, wobei für jede Aktivität spezifische Phasendefinitionen beibehalten werden. Die Standardergebnisse für neu erstellte Pipelines sind auf „Gewonnen” und „Verloren” festgelegt.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

HubSpot erfasst Aktivitäten innerhalb von Datensatz-Zeitleisten, sodass Benutzer Anrufe, E-Mails, Besprechungen, Notizen und Aufgaben protokollieren und mit Kontakten, Unternehmen und Geschäften verknüpfen können. Diese Aktivitätsdaten können Eigenschaften wie das Datum der letzten Aktivität basierend auf aufgezeichneten Interaktionen ausfüllen. Darüber hinaus können Aktivitätszeitleisten gefiltert werden, was Verknüpfungen zwischen verwandten Datensätzen ermöglicht, sodass ein Geschäft und der dazugehörige Kontakt einen gemeinsamen protokollierten Kontext beibehalten.

Mit Freshsales können Benutzer auch Aktivitäten wie Anrufe, Besprechungen, Notizen, E-Mails und Aufgaben protokollieren und diese mit Kontakten, Konten und Geschäften verknüpfen. Die Zeitleisten der Aufzeichnungen bieten einen umfassenden Überblick über vergangene Interaktionen und anstehende Maßnahmen und stellen sicher, dass Übergaben wertvolle Kontextinformationen und nächste Schritte enthalten. Darüber hinaus bietet Freshsales die Flexibilität, verschiedene Aktivitätstypen, einschließlich benutzerdefinierter, zu konfigurieren, um sie an den Workflow eines Teams anzupassen. Zeitleisten können gefiltert werden, um sich bei der Kontoüberprüfung auf bestimmte Aktivitätskategorien zu konzentrieren.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

HubSpot bietet umfassende Vertriebsberichte über Dashboards, die Vertriebsanalysesuite und anpassbare Berichtstools. Berichte können in Dashboards gespeichert und für Benutzer mit entsprechender Zugriffsberechtigung freigegeben werden. Mit dem Berichtsgenerator können Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen, um CRM-Objekte und -Aktivitäten zu analysieren, und dabei Filter und Datensatzauswahlen an spezifische Berichtsanforderungen anpassen.

In Freshsales können Sie mithilfe von Triggern und Aktionen eine Workflow-Automatisierung einrichten, um Datensätze zu aktualisieren, Aufgaben zu generieren, Benutzer zu benachrichtigen oder die Eigentumsverhältnisse basierend auf Änderungen in Feldern oder Deal-Ereignissen anzupassen. Verkaufssequenzen ermöglichen die Automatisierung von Outreach- und Follow-up-Schritten, abhängig vom verwendeten Modul und Plan. Das Verhalten der Automatisierung hängt davon ab, wie die Workflows in den Admin-Einstellungen konfiguriert sind, was die Standardisierung sich wiederholender Aufgaben im Zusammenhang mit dem Pipeline-Fortschritt und internen Übergaben erleichtert.

Berichterstattung und Analyse

HubSpot bietet umfassende Vertriebsberichte über intuitive Dashboards, eine Analysesuite und anpassbare Berichtstools. Sie können Berichte in Dashboards speichern und sie mit Benutzern teilen, die über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Mit dem Bericht-Generator können Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen, um CRM-Objekte und -Aktivitäten zu analysieren, und Filter und Datensätze an Ihre Berichtsanforderungen anpassen.

In Freshsales können Sie Berichte und Dashboards anhand von CRM-Daten wie Geschäften, Aktivitäten und Phasenbewegungen erstellen, um den Status und die Leistung Ihrer Pipeline effektiv zu überwachen. Mit den Analysefunktionen können Sie den Fortschritt in verschiedenen Phasen verfolgen und anhand der aufgezeichneten Daten die Konversionstrends im Zeitverlauf untersuchen. Darüber hinaus können Sie je nach Ihrer Analysekonfiguration Berichte für den Versand per E-Mail planen. Die verfügbaren Kennzahlen variieren je nachdem, wie Ihre Pipelines, Phasen und Eigenschaften konfiguriert sind.

Integrationen und Datenhygiene

HubSpot lässt sich über seinen App-Marktplatz nahtlos in verschiedene externe Tools integrieren und bietet eine Vielzahl von Integrationen, die speziell auf Vertriebs-, Marketing- und Betriebszwecke zugeschnitten sind. Um die Datenhygiene zu gewährleisten, bietet HubSpot robuste Tools zur Datenqualität, darunter Workflows zur Duplikatserkennung und -verwaltung, die Erkennung von Formatierungsproblemen und Optionen zur Anreicherung der Daten, die sich nach Ihrem Tarif richten. Diese Funktionen sind unter „Datenmanagement“ und „Datenqualität“ zu finden, wo Teams Probleme bewerten und Korrekturen an Datensätzen und Eigenschaften vornehmen können.

Mit Freshsales können Sie Ihr CRM durch Integrationen über den Freshworks Marketplace erweitern, sodass Sie externe Tools direkt mit CRM-Datensätzen und Workflows verbinden können. Die Funktionen zur Duplikatsverwaltung identifizieren und führen doppelte Leads oder Kontakte effizient zusammen, sodass Berichte und Automatisierungen auf konsolidierten Datensätzen basieren. Darüber hinaus können Importeinstellungen dazu beitragen, die Erstellung von Duplikaten zu reduzieren, indem eingehende Daten mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden, während die Anreicherungsfunktionen je nach verwendeter Edition und Konfiguration variieren können.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das darauf zugeschnitten ist, Kontakte, Gespräche und Geschäftskontexte zu zentralisieren, ohne die Teams während der Einrichtung zu überfordern. Es eignet sich nahtlos für Agenturteams, in denen mehrere Personen während der gesamten Akquise, Einarbeitung, Lieferung und Verlängerung mit demselben Konto arbeiten. Das System führt eine übersichtliche Aufzeichnung der Beziehungshistorie und stellt so sicher, dass Übergaben nicht auf Gedächtnis oder verstreuten Notizen beruhen.

• Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Phasen, die auf verschiedene Arbeitsabläufe von Agenturen zugeschnitten sind
• Zentrale Kontakt- und Geschäftszeitpläne zur Verfolgung der Interaktionshistorie
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgabenverwaltung, Erinnerungen und Nachverfolgung zur Optimierung der nächsten Schritte
• Funktionen zur Anreicherung von Kontaktdaten, um fehlende Unternehmens- und Kontaktinformationen zu ergänzen
• Deduplizierungstools zum Zusammenführen doppelter Einträge und zur Pflege einer sauberen Datenbank
• Benutzerfreundliche Pipeline-Berichterstattung zur Bewertung des Stadiums und des Fortschritts von Geschäften
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen liegt der Hauptvorteil darin, dass sie über mehrere Beziehungen hinweg operative Klarheit schaffen können. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen wie Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen darstellen, während Aufgaben und Erinnerungen für eine konsistente Nachverfolgung innerhalb des Teams sorgen. Funktionen zur Datenbereinigung wie Anreicherung und Deduplizierung helfen dabei, Duplikate und unvollständige Datensätze zu beseitigen, sodass die Pipeline-Berichterstattung auch langfristig zuverlässig bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass HubSpot sich durch sein All-in-One-Ökosystem und umfangreiche Integrationen auszeichnet, die für Agenturen geeignet sind, die umfassende Tools benötigen, während Freshsales eine unkomplizierte Automatisierung und Berichterstellung für einfachere Arbeitsabläufe bietet. folk die beste Wahl für Teams, die auf E-Mail-Integration, Automatisierung und Sequenzierung angewiesen sind. Mit seinem Fokus auf Beziehungshistorie, optimiertem Aufgabenmanagement und leistungsstarken Deduplizierungsfunktionen ist folk für operative Klarheit und konsistente Nachverfolgung und ist damit das ideale CRM für Agenturen, die komplexe Kundeninteraktionen bewältigen müssen.

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