Freshsales vs. Zoho CRM: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden”. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass Projekte und Vertriebsprozesse planmäßig verlaufen. Wenn wichtige Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene Plattformen wie E-Mails, Kalender und Tabellen verstreut sind, können Follow-ups leicht untergehen, Übergaben können verwirrend werden und genaue Prognosen werden nahezu unmöglich. Ein CRM für Agenturen muss die schnelle Abwicklung neuer Geschäfte erleichtern und gleichzeitig eine umfassende Kontohistorie führen, die Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen unterstützt.

In diesem Artikel stellen wir zwei beliebte CRM-Lösungen vor – Freshsales und Zoho CRM –, die diese Herausforderungen aus unterschiedlichen Perspektiven angehen. Freshsales legt den Schwerpunkt auf optimiertes Lead-Management und automatisierte Workflows, um Vertriebsaktivitäten effizient und unkompliziert zu gestalten. Zoho CRM hingegen bietet eine hochgradig anpassbare Plattform, die speziell auf Agenturen zugeschnitten ist, die umfangreiche Funktionen, Integrationen und Flexibilität für ihre Abläufe benötigen.

Die richtige Wahl zwischen Freshsales und Zoho CRM hängt von der Komplexität der Prozesse Ihrer Agentur, dem erforderlichen Anpassungsgrad und den für die laufende Einrichtung und Verwaltung verfügbaren Ressourcen ab.

Was ist Freshsales?

Freshsales, eine CRM-Lösung von Freshworks, wurde entwickelt, um Leads, Geschäfte und Aktivitäten mit integrierten Automatisierungsfunktionen effizient zu verwalten. Es richtet sich an Agenturen, die grundlegende CRM-Funktionen, anpassbare Pipelines und Workflow-Regeln zur Optimierung von Nachfassaktionen und Übergaben suchen. Aktivitätszeitachsen stellen sicher, dass alle Interaktionen sowohl im Vertriebs- als auch im Account-Management effektiv mit den entsprechenden Datensätzen verknüpft werden. Darüber hinaus erleichtern Berichtstools die Pipeline-Verfolgung und Leistungsbewertungen auf der Grundlage der aufgezeichneten Daten. Dieses CRM wird häufig von Agenturen bevorzugt, die Einfachheit wünschen, ohne dabei auf Automatisierungs- und Berichtsfunktionen verzichten zu müssen.

Was ist Zoho CRM?

Zoho CRM ist ein anpassbares CRM-System, das innerhalb des umfangreichen Zoho-Business-Software-Ökosystems betrieben wird. Es eignet sich ideal für Agenturen, die Pipeline-Management, Aktivitätsverfolgung, Automatisierungsregeln und Berichtsfunktionen sowie die Möglichkeit der Integration mit anderen Zoho-Anwendungen nach Bedarf suchen. Mit mehreren verfügbaren Pipelines und Layouts unterstützt es verschiedene Dienstleistungsbereiche und Vertriebsstrategien. Darüber hinaus ermöglichen Marktplatz-Erweiterungen und Integrationen die Anbindung externer Tools außerhalb der Zoho-Suite. Agenturen bevorzugen dieses CRM häufig aufgrund seiner vielfältigen Funktionen und Flexibilität in den Bereichen Vertrieb, Betrieb und Berichterstellung.

Funktionsvergleich zwischen Freshsales und Zoho CRM

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

Freshsales bietet die Möglichkeit, mehrere Deal-Pipelines mit jeweils eigenen Phasen zu verwalten. Diese Pipelines und Phasen lassen sich in den Admin-Einstellungen ganz einfach anpassen, sodass Benutzer Phasen entsprechend den verschiedenen Vertriebsprozessen hinzufügen, neu anordnen und anpassen können. Mit dieser Funktion können Agenturen verschiedene Geschäftsvorfälle – wie Neugeschäfte, Vertragsverlängerungen oder Partnerschaften – klar voneinander trennen und gleichzeitig spezifische Phasendefinitionen beibehalten, die auf jeden Geschäftsvorfall zugeschnitten sind. Die Standardergebnisse für neu erstellte Pipelines sind auf „Gewonnen” und „Verloren” festgelegt.

Ebenso unterstützt Zoho CRM mehrere Vertriebspipelines, sodass Teams Phasen umbenennen, hinzufügen, entfernen und neu anordnen können, wenn sich ihre Prozesse weiterentwickeln. Jede Pipeline kann mit bestimmten Layouts verknüpft werden, wodurch sichergestellt wird, dass verschiedene Vertriebsaktivitäten klar voneinander getrennt bleiben, während dasselbe Deals-Modul verwendet wird. Änderungen an Phasen werden in den Pipeline-Einstellungen verwaltet, und alle entfernten Phasen bleiben im Phasen-Builder zugänglich. Dies ist ideal für Agenturkonfigurationen, die eine einzigartige Phasenlogik für jede Dienstleistungslinie oder Geschäftsaktivität erfordern.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

Mit Freshsales können Sie mühelos Aktivitäten wie Anrufe, Besprechungen, Notizen, E-Mails und Aufgaben protokollieren und diese mit Kontakten, Konten und Geschäften verknüpfen. Die aufgezeichneten Zeitachsen bieten einen klaren Überblick über vergangene Interaktionen und anstehende Aktionen und gewährleisten so reibungslose Übergaben mit Kontext und nächsten Schritten. Freshsales ermöglicht auch die Konfiguration von Aktivitätstypen, einschließlich benutzerdefinierter Optionen, um den Tracking-Prozess an den Workflow Ihres Teams anzupassen. Darüber hinaus können Zeitachsen gefiltert werden, um bestimmte Aktivitätskategorien bei der Überprüfung eines Kontos hervorzuheben.

In Zoho CRM konzentriert sich die Aktivitätsverfolgung auf Aufgaben, Ereignisse und Anrufe, die über CRM-Ansichten und datensatzbezogene Listen leicht überprüft werden können. Die Aktivitätsansichten in Zoho CRM ordnen Elemente nach ihrem Erstellungszeitpunkt, sodass Sie jede Aktivität öffnen können, um auf relevante Details wie Notizen, Verlauf, Anhänge, anstehende Aktionen und E-Mail-Konversationen zuzugreifen. Die Liste „Abgeschlossene Aktivitäten” hebt außerdem abgeschlossene Aufgaben, Anrufe und Besprechungen hervor, die mit einem Datensatz verbunden sind, und führt so ein konsistentes Protokoll vergangener Ereignisse und zukünftiger Verpflichtungen.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

In Freshsales können Sie Berichte und Dashboards anhand von CRM-Daten wie Deals, Aktivitäten und Phasenbewegungen erstellen, um den Status und die Leistung Ihrer Pipeline effektiv zu überwachen. Die Analysefunktionen erleichtern die Verfolgung des Fortschritts durch verschiedene Phasen und die Analyse von Konversionstrends im Zeitverlauf auf der Grundlage der protokollierten Daten. Darüber hinaus umfasst die Berichterstellung Optionen für die Planung des E-Mail-Versands von Berichten, abhängig von Ihren Analyseeinstellungen. Die verfügbaren Metriken variieren je nach Ihrer Konfiguration von Pipelines, Phasen und Eigenschaften.

Zoho CRM steigert die Effizienz durch Workflow-Regeln, die Aktionen automatisieren, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z. B. das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen, das Zuweisen von Aufgaben und das Aktualisieren von Datensatzfeldern. Diese Workflows sind auf jeden Datensatztyp zugeschnitten und werden gemäß den definierten Regeln ausgelöst. Darüber hinaus dokumentiert Zoho CRM diese Workflows als Teil seiner Funktionen zur Automatisierung des Vertriebs und bietet Optionen zur Verfolgung von Änderungen an Workflow-Regeln und zur Überwachung leistungsbezogener Signale auf der Grundlage Ihrer Konfigurationen. Diese Funktionalität ist besonders nützlich für die Standardisierung von Nachverfolgungen und die Verwaltung interner Übergaben im Zusammenhang mit Änderungen an Geschäften.

Berichterstattung und Analyse

Mit Freshsales können Benutzer Berichte und Dashboards aus CRM-Daten erstellen, darunter Geschäfte, Aktivitäten und Phasenbewegungen, wodurch eine effektive Überwachung des Pipeline-Status und der Leistung ermöglicht wird. Die Analysefunktionen erleichtern die Verfolgung des Fortschritts durch die Phasen und die Analyse von Konversionsmustern im Zeitverlauf auf der Grundlage der protokollierten Daten. Darüber hinaus umfassen die Berichtsoptionen die Planung von E-Mails für die Berichtsübermittlung, die je nach Analyseeinrichtung variiert. Die verfügbaren Metriken hängen von den Konfigurationen der Pipelines, Phasen und Eigenschaften ab.

In Zoho CRM können Benutzer auf Standardberichte nach Modulen zugreifen und Berichte an spezifische Geschäftsanforderungen anpassen. Die Dashboards und Analysefunktionen der Plattform sind nützlich für die Überwachung der Pipeline und den Vergleich von Vertriebskennzahlen, einschließlich Konzepten im Zusammenhang mit Prognoseberichten, wie in den Analyseunterlagen von Zoho beschrieben. Für erweiterte Berichte kann Zoho Analytics eine Verbindung zu Zoho CRM-Daten herstellen, um weitere Berichte und Dashboards zu erstellen, die je nach Benutzereinstellungen Optionen für die Freigabe und Planung bieten. Die Sichtbarkeit der Pipeline wird durch die Konfigurationen von Geschäften, Phasen und Aktivitäten beeinflusst.

Integrationen und Datenhygiene

Mit Freshsales können Sie Ihre CRM-Datensätze und Workflows verbessern, indem Sie über den Freshworks Marketplace Integrationen hinzufügen. Die Funktionen zur Duplikatsverwaltung identifizieren und führen doppelte Leads oder Kontakte effektiv zusammen, sodass Berichte und Automatisierungen auf konsolidierten Datensätzen basieren. Darüber hinaus helfen Importeinstellungen dabei, die Erstellung von Duplikaten zu minimieren, indem eingehende Daten mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden. Je nach Ihrer Edition und Konfiguration stehen möglicherweise auch Anreicherungsfunktionen zur Verfügung.

In Zoho CRM können Integrationen über den Zoho Marketplace und dessen Integrationsschicht aufgerufen werden, die eine umfassende Liste von Konnektoren und Erweiterungen nach Anwendungsfällen sortiert bereitstellt. Die Plattform umfasst robuste Funktionen zur Duplikatsverwaltung, wie Duplikatsprüfungen, Zusammenführungstools und ein Tool zur automatischen Zusammenführung und Duplikatsbereinigung, das exakte Übereinstimmungen identifiziert und zusammenführt, wobei bei Bedarf eine manuelle Konfliktlösung möglich ist. Zia Data Enrichment kann Ihre Datensätze verbessern, indem es je nach Aktivierung auf der Grundlage konfigurierter Zuordnungen Felder mit Unternehmenskontext hinzufügt. Diese Funktionen wurden entwickelt, um Duplikate zu minimieren und die Vollständigkeit der Datensätze schrittweise zu verbessern.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das darauf zugeschnitten ist, Kontakte, Gespräche und Geschäftskontexte zu zentralisieren, ohne dass die Einrichtung zu einem mühsamen Projekt wird. Es eignet sich perfekt für Agenturteams, in denen mehrere Mitglieder während der gesamten Akquise, Einarbeitung, Lieferung und Verlängerung mit demselben Kunden zu tun haben. Die Plattform führt eine übersichtliche Beziehungshistorie, sodass Übergaben auf dokumentierten Informationen statt auf Erinnerungen oder verstreuten Notizen basieren.

• Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Phasen für verschiedene Agenturprozesse
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die die Interaktionshistorie konsolidieren
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit relevanten Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgabenverwaltung, Erinnerungen und Nachverfolgung für konsistente nächste Schritte
• Anreicherung von Kontaktdaten, um fehlende Unternehmens- und Kontaktdaten zu vervollständigen
• Tools zur Deduplizierung, um Duplikate zusammenzuführen und eine saubere Datenbank zu pflegen
• Einfache Pipeline-Berichterstattung zur Überwachung des Stadiums und des Fortschritts von Geschäften
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen besteht der Hauptvorteil in der operativen Transparenz über mehrere Beziehungen hinweg. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen wie Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen darstellen, während Aufgaben und Erinnerungen dafür sorgen, dass die Nachverfolgung im gesamten Team konsistent ist. Funktionen zur Datenbereinigung wie Anreicherung und Deduplizierung helfen dabei, doppelte Datensätze zu eliminieren und fehlende Felder auszufüllen, sodass die Pipeline-Berichterstattung über einen längeren Zeitraum hinweg zuverlässig bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Freshsales sich durch sein optimiertes Lead-Management und automatisierte Workflows auszeichnet und somit ideal für Agenturen ist, die Einfachheit ohne Leistungseinbußen suchen. Zoho CRM zeichnet sich durch seine umfangreichen Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten aus und wird damit den komplexen Anforderungen von Agenturen gerecht. Für Teams, die E-Mail-Integration, Automatisierung und nahtlose Abläufe priorisieren, ist jedoch folk die beste Alternative. Es zentralisiert die Kommunikation, pflegt übersichtliche Beziehungshistorien und sorgt für operative Klarheit, was es zur perfekten Wahl für Agenturen macht, die auf konsistente Nachverfolgung und reibungslose Übergaben angewiesen sind.

Starten Sie noch heute Ihre 14-tägige kostenlose Testversion oder vereinbaren Sie eine Demo.