Freshsales vs. Insightly: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, eine konsistente Pipeline-Ausführung aufrechtzuerhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Lieferungen an Kunden termingerecht erfolgen. Wenn wichtige Informationen zu potenziellen Kunden über E-Mail-Postfächer, Kalender und Tabellen verstreut sind, kann es leicht passieren, dass Nachfassaktionen unter den Tisch fallen, Übergaben ins Stocken geraten und Prognosen zu reinen Spekulationen werden. Ein CRM für Agenturen sollte nicht nur dafür sorgen, dass neue Geschäfte reibungslos abgewickelt werden, sondern auch genügend Kontoverläufe speichern, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen nahtlos zu ermöglichen.

Freshsales und Insightly gehen diese Herausforderung aus unterschiedlichen Perspektiven an. Freshsales bietet eine unkomplizierte CRM-Lösung, deren Schwerpunkt auf Lead-Management, anpassbaren Pipelines und integrierter Automatisierung liegt, um Nachfassaktionen und Übergänge zu optimieren. Im Gegensatz dazu verfolgt Insightly einen projektorientierten Ansatz und integriert Verkaufsdaten mit Lieferaufgaben, um sicherzustellen, dass Geschäfte und Kundenbeziehungen synchronisiert sind, insbesondere in projektorientierten Umgebungen.

Die ideale Wahl eines CRM-Systems hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse, dem erforderlichen Anpassungsgrad und dem Umfang der laufenden Wartungsarbeiten ab, die Ihre Agentur für die Einrichtung und Verwaltung bereit ist zu leisten.

Was ist Freshsales?

Freshsales ist eine CRM-Lösung von Freshworks, die sich auf die Bearbeitung von Leads, Geschäften und Aktivitäten durch integrierte Automatisierungsfunktionen spezialisiert hat. Sie ist ideal für Agenturen, die Standard-CRM-Funktionen, anpassbare Pipelines und Workflow-Regeln für Nachverfolgungen und Übergänge suchen. Die Aktivitätszeitachsen stellen sicher, dass Interaktionen sowohl im Vertrieb als auch in der Kontoverwaltung mit den richtigen Datensätzen verknüpft werden. Darüber hinaus erleichtern die Berichtstools die Pipeline-Verfolgung und Leistungsanalyse auf der Grundlage der aufgezeichneten Daten. Diese Plattform wird häufig von Agenturen gewählt, die ein unkompliziertes CRM-System wünschen, das auch Automatisierungs- und Berichtsfunktionen bietet.

Was ist Insightly?

Insightly ist ein CRM-System, das projektorientierte Funktionen umfasst und Vertriebsdaten mit Liefer- und Nachverkaufsaufgaben verknüpft. Es eignet sich besonders für Agenturen, bei denen die Verwaltung von Geschäften und die Lieferung an Kunden eng miteinander verknüpft sein müssen, insbesondere bei projektbasierten Aufträgen. Die Pipelines überwachen Verkaufschancen, während Aufgaben und Aktivitätssätze dazu beitragen, interne Prozesse über verschiedene Phasen hinweg zu standardisieren. Konfigurierte Berichte und Dashboards bieten Einblick in Vertriebs- und Ausführungsmetriken. Dieses CRM wird häufig von Agenturen gewählt, die nach einer Lösung suchen, die CRM-Funktionen mit Lieferabläufen verbindet.

Funktionsvergleich zwischen Freshsales und Insightly

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

Freshsales ermöglicht die Verwendung mehrerer Deal-Pipelines, die jeweils ihre eigenen Phasen haben. Diese Pipelines und ihre Phasen werden in den Admin-Einstellungen verwaltet, sodass Sie Phasen hinzufügen, neu anordnen und an verschiedene Vertriebsprozesse anpassen können. Dank dieser Flexibilität können Sie Agenturaktivitäten wie Neugeschäft, Vertragsverlängerungen oder Partnerschaften in separate Pipelines aufteilen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Phasendefinitionen für jede Aktivität spezifisch sind. Für neu erstellte Pipelines sind die Standardergebnisse auf „Gewonnen” und „Verloren” festgelegt.

Die Pipeline-Einrichtung von Insightly erleichtert auch die Definition von Pipelines und Stufenlisten, die auf verschiedene Vertriebsabläufe zugeschnitten sind. Sie können separate Pipelines einrichten, um Agentur-Abläufe wie Neugeschäft, Vertragsverlängerungen und Partnerempfehlungen zu unterscheiden, während Sie für jede Pipeline einzigartige Stufen beibehalten. Im Zuge der Weiterentwicklung der Prozesse können die Stufen angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Opportunity-Verfolgung die aktuellen Qualifikationskriterien und Übergaben genau widerspiegelt. Insightly setzt die Pipeline-Logik auf Datensatzebene durch und stellt so sicher, dass jede Opportunity einem definierten Stufenablauf folgt.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

Mit Freshsales können Sie Aktivitäten wie Anrufe, Besprechungen, Notizen, E-Mails und Aufgaben protokollieren, die alle mit Kontakten, Konten und Geschäften verknüpft sind. Die Zeitleisten der Datensätze zeigen sowohl vergangene Interaktionen als auch anstehende Aktionen an und stellen so sicher, dass Übergaben kontextbezogen sind und klare nächste Schritte enthalten. Darüber hinaus ermöglicht Freshsales die Konfiguration verschiedener Aktivitätstypen, einschließlich benutzerdefinierter Typen, um sie an den Workflow eines Teams anzupassen. Sie können Zeitleisten filtern, um sich bei der Überprüfung eines Kontos auf bestimmte Aktivitätskategorien zu konzentrieren.

Die Aktivitätsverfolgung von Insightly basiert auf Aufgaben, Ereignissen und protokollierten Interaktionen, die mit Kontakten, Organisationen und Verkaufschancen verbunden sind. Aktivitätssätze in Insightly erleichtern die Erstellung wiederholbarer Aufgaben- und Ereignisabläufe aus Vorlagen und standardisieren die Nachverfolgung nach Erstgesprächen, Angeboten oder Onboarding-Prozessen. Zeitleisten und zugehörige Listen halten sowohl abgeschlossene Aktionen als auch anstehende Schritte in der Akte sichtbar, sodass die Kontohistorie und aktuelle Verpflichtungen bei internen Übergaben leicht überprüft werden können.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

In Freshsales können Sie Berichte und Dashboards anhand von CRM-Daten erstellen, darunter Deals, Aktivitäten und Phasenbewegungen, sodass Sie den Status und die Leistung Ihrer Pipeline effektiv überwachen können. Mit den Analysefunktionen können Sie den Fortschritt in verschiedenen Phasen verfolgen und anhand der protokollierten Daten die Konversionsmuster im Zeitverlauf analysieren. Darüber hinaus umfassen die Berichtsoptionen die Planung von Berichten für den E-Mail-Versand, abhängig von Ihren Analyseeinstellungen. Die verfügbaren Metriken werden durch die Konfiguration Ihrer Pipelines, Phasen und Eigenschaften bestimmt.

Die Workflow-Automatisierung von Insightly kann Aktionen auslösen, wenn bestimmte Datensatzkriterien erfüllt sind, z. B. das Aktualisieren von Feldern, das Zuweisen von Aufgaben oder das Erstellen neuer Aufgaben. Diese Automatisierung lässt sich nahtlos in pipelinegesteuerte Prozesse integrieren. So können Sie beispielsweise Aktivitätssätze anwenden, wenn eine Opportunity in Insightly eine bestimmte Phase erreicht. Die Ausführung von Workflows hängt davon ab, wie Trigger und Aktionen in Ihrem Konto eingerichtet sind, was reibungslose Übergaben wie den Übergang eines Geschäfts zum Onboarding und die Erstellung der entsprechenden Aufgaben-Checkliste erleichtert.

Berichterstattung und Analyse

Freshsales ermöglicht die Erstellung von Berichten und Dashboards unter Verwendung von CRM-Daten, einschließlich Geschäften, Aktivitäten und Phasenübergängen, um den Status und die Leistung der Pipeline effektiv zu überwachen. Seine Analysefunktionen erleichtern die Verfolgung des Fortschritts durch die Phasen und die Analyse von Konversionstrends im Zeitverlauf auf der Grundlage der protokollierten Daten. Darüber hinaus umfassen die Berichtsoptionen je nach Konfiguration der Analysefunktionen auch die Planung von Berichten für den Versand per E-Mail. Die verfügbaren Metriken variieren je nach Einrichtung der Pipelines, Phasen und Eigenschaften.

Die Berichtsfunktionen von Insightly umfassen Dashboards und benutzerdefinierte Berichte, die aus CRM-Objekten wie Opportunities, Aktivitäten und Projekten abgeleitet werden. Benutzer können Berichte nach Eigentümer, Pipeline, Phase und Zeitbereich filtern und sie zur regelmäßigen Überprüfung speichern. Insightly ermöglicht auch die Planung von Berichten, sodass die Beteiligten Updates erhalten, ohne dass manuelle Exporte erforderlich sind. Die Genauigkeit der Pipeline-Berichterstattung hängt von der konsistenten Verwendung von Phasen und der gründlichen Protokollierung von Aktivitäten durch das Team ab.

Integrationen und Datenhygiene

Freshsales ermöglicht es Benutzern, ihre CRM-Erfahrung durch Hinzufügen von Integrationen über den Freshworks Marketplace zu verbessern, wodurch Verbindungen zu externen Tools für verbesserte Arbeitsabläufe und Datensatzverwaltung ermöglicht werden. Die Funktionen zur Duplikatsverwaltung identifizieren und führen doppelte Leads oder Kontakte effektiv zusammen und stellen so sicher, dass Berichterstellung und Automatisierung mit konsolidierten Daten arbeiten. Darüber hinaus können Importeinstellungen dazu beitragen, doppelte Einträge zu minimieren, indem eingehende Informationen mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden, während die Anreicherungsfunktionen je nach ausgewählter Edition und Konfiguration variieren können.

Insightly bietet Integrationsoptionen über seine Integrationsschicht und verbundene Apps, abhängig vom gewählten Tarif und der Konfiguration. Zu den Funktionen für die Datenhygiene gehören Prozesse zur Verwaltung von Duplikaten, die dabei helfen, doppelte Kontakte, Organisationen oder Leads zu identifizieren und zusammenzuführen, um saubere Datensätze zu gewährleisten. Das Verhalten während des Datenimports kann sich ebenfalls auf das Auftreten von Duplikaten auswirken, abhängig von den beim Hochladen angewandten Abgleichregeln. Die Pflege ordentlicher Datensätze verbessert die Genauigkeit der Berichterstellung und reduziert Konflikte während der Automatisierung.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das Kontakte, Gespräche und Geschäftskontexte zentralisiert, ohne die Einrichtung zu verkomplizieren. Es eignet sich ideal für Agenturteams, in denen mehrere Mitglieder während der Akquise, Einarbeitung, Lieferung und Verlängerung mit demselben Kunden zu tun haben. Das System führt eine übersichtliche Beziehungshistorie, sodass Übergänge nahtlos verlaufen und nicht von Gedächtnis oder verstreuten Notizen abhängig sind.

• Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen, die auf verschiedene Arbeitsabläufe in Agenturen zugeschnitten sind
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die die Interaktionshistorie an einem Ort zusammenfassen
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgaben, Erinnerungen und Nachverfolgung, um standardisierte nächste Schritte sicherzustellen
• Ansprechpartner-Anreicherung, um fehlende Unternehmens- und Kontaktinformationen zu vervollständigen
• Tools zur Deduplizierung, um Duplikate zusammenzuführen und eine saubere Datenbank zu pflegen
• Einfache Pipeline-Berichterstattung zur Verfolgung des Status der einzelnen Phasen und des Fortschritts der Geschäfte
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen besteht der grundlegende Vorteil in der operativen Transparenz über alle gleichzeitigen Beziehungen hinweg. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen wie Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen darstellen, während Aufgaben und Erinnerungen eine konsistente Nachverfolgung im gesamten Team gewährleisten. Funktionen zur Verbesserung der Datenhygiene, wie Anreicherung und Deduplizierung, helfen dabei, doppelte Datensätze zu eliminieren und fehlende Felder auszufüllen, sodass die Pipeline-Berichterstattung über einen längeren Zeitraum hinweg relevant bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Freshsales sich durch sein unkompliziertes Lead-Management und seine anpassbare Automatisierung auszeichnet und somit ideal für Agenturen ist, die Wert auf Einfachheit legen. Insightly glänzt mit seinen projektorientierten Funktionen, die Vertriebs- und Lieferaufgaben synchronisieren. Für Teams, die E-Mail-Integration, Automatisierung und nahtlose Abläufe priorisieren, ist jedoch folk die beste Alternative. Es zentralisiert Kontaktverläufe, vereinfacht die Nachverfolgung und verbessert die Datenhygiene, wodurch Klarheit und Effizienz in allen Kundenbeziehungen gewährleistet werden. Entscheiden Sie sich folk , wenn Sie ein CRM suchen, das die Arbeitsabläufe in Agenturen wirklich unterstützt.

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