Close vs. Insightly: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, eine konsistente Pipeline-Ausführung aufrechtzuerhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass ihre Lieferprozesse planmäßig verlaufen. Wenn wichtige Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene Plattformen wie Posteingänge, Kalender und Tabellen verstreut sind, können wichtige Nachfassaktionen untergehen, Übergaben scheitern und Prognosen zu reinen Vermutungen werden. Ein CRM für Agenturen muss die schnelle Abwicklung neuer Geschäfte erleichtern und gleichzeitig genügend Kontoverlaufsdaten speichern, um wichtige Vertragsverlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

In diesem Artikel befassen wir uns mit zwei leistungsstarken CRM-Lösungen, Close und Insightly, die diese Herausforderungen aus unterschiedlichen Perspektiven angehen. Close wurde speziell für umfangreiche Outbound-Aktivitäten entwickelt und integriert Anrufe, E-Mails und SMS in eine einheitliche Plattform, die jeden Schritt des Verkaufsprozesses verfolgt. Insightly hingegen konzentriert sich auf projektorientierte Funktionen und verknüpft Verkaufsprozesse mit Nachverkaufsaktivitäten, um einen nahtlosen Übergang vom Geschäftsabschluss bis zur Lieferung zu ermöglichen.

Die ideale Wahl zwischen diesen beiden CRMs hängt von der Komplexität der Abläufe Ihrer Agentur, den spezifischen Anforderungen an die Anpassung und den für die laufende Verwaltung und Administration verfügbaren Ressourcen ab.

Warum brauchen Agenturen im Jahr 2026 ein CRM?

Agenturen verlieren keine Einnahmen aufgrund mangelnder Nachfrage. Einnahmen gehen verloren, wenn Lead-Kontexte über E-Mail-Postfächer, Kalender, Slack-Threads und Tabellen verstreut sind und wenn Nachfassaktionen vom Gedächtnis statt von einem System abhängen. Ein CRM schafft eine einzige Quelle der Wahrheit für Interessenten, Kunden, Partner und Vertragsverlängerungen, sodass die nächsten Schritte sichtbar bleiben und die Zuständigkeiten klar sind.

✔️ Transparenz und Prognosen für die Pipeline ohne Tabellenkalkulationen

✔️ Zentralisierter Überblick über Interessenten und Kunden in E-Mails, Anrufen und Besprechungen

✔️ Standardisierte Nachverfolgung, Übergaben und nächste Schritte im gesamten Team

✔️ Klare Zuständigkeiten für jeden Lead, jedes Geschäft und jeden Kunden, um Ausfälle zu vermeiden

✔️ Leistungsüberwachung nach Quelle, Dienstleistungsbereich und Konversionsphase

Im Jahr 2026 betreiben Agenturen mehr Kanäle, haben kürzere Entscheidungszyklen und mehr Stakeholder pro Geschäft, wobei Kunden schnellere Reaktionszeiten und eine engere Koordination erwarten. Ohne ein CRM-System verzögern sich Angebote, werden vielversprechende Leads kalt, erfolgen Verlängerungen zu spät und werden Empfehlungen uneinheitlich behandelt, da das Team nicht die gesamte Historie und den aktuellen Plan an einem Ort einsehen kann.

Was ist „Schließen“?

Close ist ein Vertriebs-CRM, das speziell für die Outbound-Ausführung entwickelt wurde und Anrufe, E-Mails, SMS und Aufgaben nahtlos in den täglichen Betrieb integriert. Es eignet sich für Agenturen, deren Kerndienstleistungen die Akquise von Neukunden, die Terminvereinbarung oder die Vertriebsentwicklung sind. Mit Pipelines und Opportunity-Status verfolgt es effektiv den Fortschritt, während die Kommunikationshistorie in jedem Lead-Datensatz zugänglich bleibt. Sequenzen und Automatisierungen erleichtern konsistente Outreach- und Follow-up-Prozesse und machen es ideal für Agenturen, die auf regelmäßige Outbound-Aktivitäten und schnelle Iterationen angewiesen sind.

Was ist Insightly?

Insightly ist ein CRM-System, das projektorientierte Funktionen umfasst und Vertriebsdaten mit Liefer- und Nachverkaufsaktivitäten verknüpft. Es eignet sich besonders für Agenturen, in denen das Deal-Management und die Kundenlieferung aufeinander abgestimmt sein müssen, insbesondere in projektbasierten Umgebungen. Die Pipelines überwachen Opportunities, während Aufgaben und Aktivitäten Prozesse über verschiedene Phasen hinweg standardisieren. Konfigurierte Berichte und Dashboards bieten Einblick in Vertriebs- und Ausführungsmetriken. Diese Option wird häufig von Agenturen bevorzugt, die ein CRM-System suchen, das eine engere Verbindung zu Lieferabläufen bietet.

Funktionsvergleich zwischen Close und Insightly

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

In Close können Sie mehrere Pipelines erstellen, sodass verschiedene Teams oder Prozesse ihre eigenen Pipeline-Konfigurationen verwenden können. Jede Pipeline kann einen eindeutigen Namen und eigene Opportunity-Status haben, die als Phasenstruktur dienen. Dadurch können Aktionen wie Neugeschäft, Verlängerungen oder die Verfolgung von Serviceleistungen in separate Pipelines unterteilt werden, ohne dass alle Prozesse denselben Status verwenden müssen. Sie können die Pipeline-Struktur ganz einfach anpassen, indem Sie die Opportunity-Status für die entsprechende Pipeline ändern.

Die Pipeline-Einrichtung von Insightly ermöglicht die Definition von Pipelines und Stufenlisten, die auf verschiedene Vertriebsabläufe zugeschnitten sind. Separate Pipelines können Agenturprozesse wie Neugeschäft, Vertragsverlängerungen und Partnerempfehlungen effektiv unterscheiden, wobei für jede Pipeline einzigartige Stufen beibehalten werden. Im Zuge der Weiterentwicklung von Prozessen können Stufen geändert werden, um sicherzustellen, dass die Nachverfolgung von Verkaufschancen die aktuellen Qualifikationen und Übergaben genau widerspiegelt. Insightly implementiert die Pipeline-Logik auf Datensatzebene und stellt so sicher, dass jede Verkaufschance einem definierten Stufenablauf folgt.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

Mit Close werden Anrufe, E-Mails, SMS und Aufgaben nahtlos in das CRM integriert, sodass sie mit dem entsprechenden Lead- und Opportunity-Kontext verknüpft werden können. Die gesamte Kommunikation findet innerhalb der Plattform statt, und Teams können problemlos auf den Aktivitätsverlauf in den Datensätzen zugreifen, um Interaktionen zu überprüfen und die nächsten Schritte zu planen. Diese Funktion verbessert die Vertriebsnachverfolgung, indem sie Kontaktaufnahmen und Nachfassaktionen zusammen mit Lead- und Deal-Datensätzen protokolliert. Darüber hinaus können Besprechungen und andere Kontaktpunkte je nach Konfiguration innerhalb desselben Arbeitsbereichs verwaltet werden.

Die Aktivitätsverfolgung von Insightly basiert auf Aufgaben, Ereignissen und protokollierten Interaktionen, die mit Kontakten, Organisationen und Verkaufschancen verknüpft sind. Mithilfe von Aktivitätssätzen ermöglicht Insightly die Erstellung wiederholbarer Abfolgen von Aufgaben und Ereignissen aus einer Vorlage, wodurch die Nachverfolgung nach Erstgesprächen, Angeboten oder Onboarding-Prozessen standardisiert werden kann. Zeitleisten und zugehörige Listen sorgen dafür, dass abgeschlossene Aktionen und anstehende nächste Schritte in der Akte klar sichtbar sind, was die Überprüfung der Kontohistorie und der aktuellen Verpflichtungen bei internen Übergaben erleichtert.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

Close bietet umfassende Vertriebsberichte über Dashboards und Berichte, die sich auf den Zustand der Pipeline, die Nachverfolgung von Aktivitäten, die Lead-Konvertierung und die Vertriebsleistung konzentrieren. Sie können Berichte nach Datumsbereichen und anderen Kriterien filtern, während Dashboards angepasst werden können, um die von Ihnen ausgewählten Kennzahlen zu visualisieren. Das Berichtssystem stützt sich auf CRM-Daten, was bedeutet, dass sowohl die Einblicke in Aktivitäten als auch in die Pipeline von den protokollierten Informationen und der Strukturierung der Opportunities abhängen. Darüber hinaus werden Prognosen und die Überwachung der Pipeline durch die in den Materialien von Close beschriebenen Berichtsfunktionen erleichtert.

Die Workflow-Automatisierung von Insightly löst Aktionen aus, wenn bestimmte Datensatzkriterien erfüllt sind, z. B. Aktualisierungen von Feldern, Zuweisungen und die Erstellung von Aufgaben. Diese Automatisierung kann auch in pipelinetreibende Prozesse integriert werden, z. B. die Anwendung von Aktivitätssätzen, wenn eine Opportunity eine bestimmte Phase erreicht. Die Ausführung von Workflows hängt von der Konfiguration der Auslöser und Aktionen innerhalb des Kontos ab und erleichtert Routineübergänge, wie z. B. die Verschiebung eines Geschäfts zum Onboarding und die Erstellung der zugehörigen Aufgaben-Checkliste.

Berichterstattung und Analyse

Close bietet umfassende Verkaufsberichte mit Dashboards und Berichten, die sich auf den Zustand der Pipeline, die Nachverfolgung von Aktivitäten, die Lead-Konvertierung und die allgemeine Verkaufsleistung konzentrieren. Sie können Berichte nach Datumsbereichen und anderen Kriterien filtern, während Dashboards angepasst werden können, um die von Ihnen ausgewählten Kennzahlen zu visualisieren. Die Berichterstellung basiert auf CRM-Daten, was bedeutet, dass die Effektivität der Aktivitäts- und Pipeline-Berichterstattung von einer genauen Protokollierung und der Struktur der Verkaufschancen abhängt. Darüber hinaus werden Prognosen und die Überwachung der Pipeline durch die in den Materialien von Close beschriebenen Berichtsfunktionen erleichtert.

Die Berichtsfunktionen von Insightly umfassen Dashboards und benutzerdefinierte Berichte, die aus CRM-Objekten wie Opportunities, Aktivitäten und Projekten generiert werden. Sie können diese Berichte nach Eigentümer, Pipeline, Phase und Zeitbereich filtern und zur regelmäßigen Überprüfung speichern. Insightly ermöglicht auch die Planung von Berichten, sodass die Beteiligten automatisch Updates erhalten, ohne dass manuelle Exporte erforderlich sind. Die Genauigkeit der Pipeline-Berichte hängt von der konsistenten Verwendung von Phasen und der gründlichen Protokollierung von Aktivitäten durch das gesamte Team ab.

Integrationen und Datenhygiene

In Close können Sie Integrationen über die API und ereignisbasierte Webhooks implementieren. Die Hilfe-Dokumentation empfiehlt außerdem die Verbindung externer Apps über Tools wie Zapier oder Make unter Verwendung von OAuth oder API-Schlüsseln. Zu den Funktionen für die Datenhygiene gehören die Erkennung von Duplikaten bei der Erstellung neuer Leads, Optionen zur Vermeidung von Duplikaten beim Import und die Möglichkeit, Leads zusammenzuführen, wenn Duplikate gefunden werden. Import-Workflows umfassen Duplikatsprüfungen sowohl für die Datei als auch für vorhandene Leads, während Zusammenführungsaktionen Datensätze zu einem einzigen Ziel-Lead konsolidieren. Diese Steuerelemente sind in den Hilfe-Ressourcen und Produkt-Update-Hinweisen von Close ausführlich dokumentiert.

Insightly bietet je nach Ihrem Tarif und Ihrer Konfiguration Integrationsoptionen über seine Integrationsschicht und verbundene Apps. Zu den Datenbereinigungsfunktionen in Insightly gehören Duplikatsverwaltungsabläufe, mit denen doppelte Kontakte, Organisationen oder Leads identifiziert und zusammengeführt werden können, sodass die Datensätze konsolidiert bleiben. Das Importverhalten kann sich ebenfalls auf Duplikate auswirken, je nach den beim Hochladen angewendeten Abgleichregeln. Die Pflege sauberer Datensätze verbessert die nachgelagerte Berichterstellung und minimiert Konflikte während der Automatisierung.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das Kontakte, Gespräche und Geschäftskontexte zentralisiert, ohne den Einrichtungsprozess zu verkomplizieren. Es ist speziell auf Agenturteams zugeschnitten, in denen mehrere Mitglieder während der gesamten Akquise, Einarbeitung, Bereitstellung und Verlängerung mit demselben Kunden zu tun haben. So ist sichergestellt, dass die gesamte Beziehungshistorie jederzeit zugänglich ist und Übergänge nicht von Erinnerungen oder verstreuten Notizen abhängen.

• Mehrere Pipelines und maßgeschneiderte Phasen, die auf verschiedene Agenturabläufe zugeschnitten sind
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die die Interaktionshistorie an einem Ort zusammenfassen
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgaben, Erinnerungen und Nachverfolgung zur Standardisierung der nächsten Schritte
• Anreichern von Kontaktdaten, um fehlende Unternehmens- und Kontaktinformationen zu ergänzen
• Tools zur Deduplizierung, um Duplikate zusammenzuführen und eine saubere Datenbank zu pflegen
• Einfache Pipeline-Berichterstattung zur Bewertung des Stadiums und des Fortschritts der Transaktion
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen besteht der Hauptvorteil in der operativen Transparenz über mehrere Beziehungen hinweg. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen darstellen, wie z. B. Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen, während Aufgaben und Erinnerungen eine konsistente Nachverfolgung unter den Teammitgliedern gewährleisten. Funktionen wie Datenanreicherung und Deduplizierung helfen dabei, doppelte Datensätze zu eliminieren und fehlende Felder auszufüllen, sodass die Pipeline-Berichterstattung langfristig effektiv bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Close sich durch die nahtlose Integration von Kommunikationswerkzeugen und Automatisierung bei umfangreichen Outbound-Aktivitäten auszeichnet und sich somit ideal für eine aggressive Akquise eignet. Insightly glänzt mit seinen projektorientierten Funktionen, die Vertriebsprozesse mit Lieferabläufen verknüpfen und so für ein einheitliches Kundenerlebnis sorgen. Für Agenturen, die Wert auf E-Mail-Integration, Automatisierung und reibungslose Übergaben legen, ist jedoch folk die überlegene Wahl. Die KI-gesteuerte Plattform hält die gesamte Beziehungshistorie zugänglich und sorgt so für operative Klarheit und Effizienz über mehrere Kontaktpunkte hinweg.

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