Como usar o Notion como um CRM: Um guia passo a passo e as melhores alternativas

O Notion pode ter sido uma ótima solução quando você estava gerenciando seus primeiros dez clientes. Mas à medida que seu negócio cresce, acompanhar detalhes críticos—como quem precisa de um acompanhamento e onde cada contato está em seu pipeline—torna-se mais complexo. Procurar essas informações manualmente pode rapidamente consumir tempo que poderia ser melhor utilizado em outras prioridades essenciais para o negócio.

Uma vez que você escale além de vinte, trinta ou até mesmo cem clientes, a necessidade de um CRM mais estruturado se torna clara. Um bom CRM pode automatizar tarefas repetitivas, gerenciar seus dados de forma mais eficiente e enviar lembretes de acompanhamento oportunos meses antes. No entanto, nem todos os CRMs atendem a solopreneurs ou pequenas equipes.

Para ajudá-lo a encontrar a solução certa, vamos explorar algumas das melhores alternativas ao Notion e também fornecer insights sobre como aproveitar ao máximo o Notion como um CRM se você ainda não estiver pronto para escalar.

Modelos de CRM: Começando com a gestão básica de dados de clientes 

Como ponto de partida, reunimos alguns links para modelos prontos para CRM no Notion que você pode começar a usar. 

• CRM Pessoal no Notion
• CRM de Vendas no Notion

Como usar o Notion como um CRM pessoal

Modelo de CRM pessoal do Notion é ideal para indivíduos que desejam acompanhar relacionamentos pessoais e profissionais de forma estruturada. Ajuda os usuários a se lembrarem de detalhes importantes sobre seus contatos, agendar acompanhamentos e organizar esforços de construção de relacionamentos.

Passos para configurar o Notion como um CRM pessoal:

1. Use o modelo de CRM Pessoal – O Notion oferece um modelo pronto projetado para rastrear pessoas que você encontra, conversas e lembretes para manter o contato.
2. Personalize os detalhes de contato – Adicione campos para nomes, data do último contato, interesses e notas sobre o relacionamento.
3. Categorize contatos – Use tags como “Profissional,” “Pessoal,” ou “Networking” para segmentar seus relacionamentos.
4. Defina lembretes para acompanhamentos – Use as propriedades de data do Notion ou integre com uma ferramenta de gerenciamento de tarefas para ser notificado quando for hora de entrar em contato.
5. Aprimore com notas vinculadas – Armazene históricos de interação detalhados e consulte-os ao entrar em contato novamente.

Prós de usar o Notion como um CRM pessoal

• Flexível e altamente personalizável.
• Ajuda a acompanhar tanto relacionamentos profissionais quanto pessoais em um só lugar.
• Fácil de usar com os aplicativos móvel e desktop do Notion.

Desvantagens de usar o Notion como um CRM pessoal

• Sem automação para lembretes; atualizações manuais necessárias.
• Falta integração de e-mail e rastreamento de comunicação.
• Escalabilidade limitada para necessidades de CRM orientadas para negócios.

Como usar o Notion como um CRM de Vendas

Para aqueles que precisam de um CRM leve para vendas, o modelo de CRM de Vendas do Notion oferece uma maneira estruturada de acompanhar negócios, leads e interações com clientes. É mais adequado para freelancers, solopreneurs e pequenas equipes que precisam de um sistema simples e adaptável, sem a complexidade de softwares de CRM em grande escala e automação.

Passos para configurar o Notion como um CRM de vendas

1. Comece com o modelo de CRM de Vendas – Este modelo inclui um pipeline básico para rastrear relacionamentos com clientes, status de negócios e receita.
2. Personalize as etapas do negócio – Ajuste as etapas do pipeline (por exemplo, Lead, Contatado, Proposta Enviada, Fechado-Ganho, Fechado-Perdido) para se adequar ao seu processo de vendas.
3. Adicione dados do cliente – Inclua campos como detalhes de contato, valor do negócio, última interação e próximos passos.
4. Use bancos de dados vinculados – Conecte negócios com notas de reuniões, contratos ou tarefas de acompanhamento dentro do Notion.
5. Rastreie receita e progresso de vendas – Use propriedades de fórmula para calcular valores de negócios e receita esperada.

Vantagens de usar o Notion como um CRM de vendas

• Totalmente personalizável para corresponder a processos de vendas individuais.
• Visualização do pipeline para rastrear leads e negócios.
• Fácil de integrar com as ferramentas de anotação e gerenciamento de tarefas do Notion.

Contras de usar o Notion como um CRM de vendas

• Sem automação integrada para lembretes ou rastreamento de e-mails.
• Pode se tornar desordenado à medida que o número de leads aumenta.
• Requer atualizações manuais e integrações externas para funcionalidade completa de CRM.

Melhores alternativas ao CRM do Notion

Procurando uma alternativa ao Notion? Nós temos algumas das melhores alternativas ao CRM do Notion para você. 

1. folk

Melhor para: Equipes que buscam um CRM amigável, personalizável e com forte gerenciamento de contatos.

folk é um CRM intuitivo projetado para negócios orientados a relacionamentos. Graças à sua capacidade de escalar com você, folk pode apoiar solopreneurs, pequenas e médias empresas e grandes corporações. Ele simplifica a organização de contatos, facilitando o rastreamento de interações, categorização de contatos e otimização da comunicação. Seus recursos de automação reduzem tarefas manuais, garantindo que as equipes possam se concentrar em construir conexões em vez de gerenciar planilhas.

Principais características

• Agrupamento inteligente de contatos: Organiza automaticamente os contatos com base em interações, tags ou filtros para fácil acesso.
• Integração de e-mail: Envie e rastreie e-mails diretamente do CRM, reduzindo a necessidade de ferramentas externas.
• Automação de fluxo de trabalho: Configure acompanhamentos automáticos, lembretes e notificações para manter o engajamento consistente sem esforço manual.
• Captura de contatos: Importe leads do LinkedIn, Instagram e X usando a extensão folkX
• Pesquisa de vendas: Encontre e-mails em 1 clique, identifique a conexão mais forte de um lead e importe dados do site do seu prospect com IA
• Contato pessoal, em escala: Programe e-mails e automatize sequências
• 6.000+ Integrações: Conecte seus e-mails, calendário, plataformas sociais e milhares de outras ferramentas
• Acompanhamentos com IA: Saiba quais leads seguir com base em suas conversas anteriores usando IA

Prós do folk

• Interface fácil de usar
• Extensão do LinkedIn
• Recursos de vendas proativos com inteligência artificial
• Fortes opções de integração

Contras do folk

• Recursos avançados limitados em níveis mais baixos
• Opções de personalização podem ser limitadas para equipes maiores

2. HubSpot CRM

Melhor para: Empresas que precisam de um CRM gratuito com recursos completos e automação de marketing e vendas.

HubSpot CRM é uma plataforma amplamente utilizada que oferece um conjunto completo de ferramentas para gerenciar relacionamentos com clientes, automatizar campanhas de marketing e otimizar processos de vendas. 

Principais características

• Plano gratuito para sempre: Perfeito para empreendedores solo que não se importam com um pouco de trabalho manual.
• Rastreamento de e-mails & modelos: Monitore quando os e-mails são abertos e use modelos para agilizar a comunicação.
• Gestão de pipeline: Organiza leads e negócios em estágios estruturados para melhor acompanhamento de vendas.
• Ferramentas de automação de marketing: Automatize campanhas de e-mail, nutrição de leads e follow-ups para otimizar o engajamento.

Prós do HubSpot CRM

• Plano gratuito com recursos robustos
• Automação poderosa de marketing e vendas
• Integração perfeita com outras ferramentas do HubSpot

Contras do HubSpot CRM

• Pode parecer esmagador para usuários solo
• Recursos avançados requerem atualizações pagas

3. Pipedrive

Melhor para: Equipes de vendas focadas no acompanhamento de negócios e gerenciamento de pipeline.

Pipedrive é um CRM projetado especificamente para equipes de vendas, fornecendo um pipeline visual para gerenciar negócios de forma eficaz. Ele se concentra em otimizar o processo de vendas, garantindo que cada lead avance de forma eficiente pelo funil, ajudando as equipes a fechar mais negócios com o mínimo de esforço.

Principais características

• Visualização intuitiva do pipeline de vendas: Oferece uma interface de arrastar e soltar para gerenciar negócios em diferentes estágios.
• Insights de negócios impulsionados por IA: Fornece recomendações baseadas em dados para melhorar as conversões de negócios.
• Automação de tarefas: Automatiza tarefas repetitivas como acompanhamentos, lembretes e progresso de negócios para economizar tempo.

Prós do Pipedrive

• Pipeline de vendas altamente visual e intuitivo
• Insights impulsionados por IA ajudam a melhorar as conversões de negócios
• Automação personalizável para tarefas repetitivas

Contras do Pipedrive

• Mais adequado para equipes do que para usuários solo
• Plano gratuito limitado disponível por 14 dias

4. Airtable

Melhor para: Usuários que desejam flexibilidade semelhante a uma planilha com funcionalidade de CRM.

Airtable combina a familiaridade das planilhas com o poder de um banco de dados relacional, permitindo que os usuários criem um CRM totalmente personalizável. É ideal para empresas que precisam de uma solução flexível sem as limitações das estruturas tradicionais de CRM.

Principais características

• Design de banco de dados personalizado: Permite que os usuários construam sua própria estrutura de CRM adaptada às suas necessidades.
• Opções de automação: Configure fluxos de trabalho que acionam ações com base em atualizações de dados.
• Recursos amigáveis à colaboração: Os membros da equipe podem comentar, atribuir tarefas e atualizar registros em tempo real.

Prós do Airtable

• Estrutura de banco de dados totalmente personalizável
• Ótimo para organizar conjuntos de dados diversos
• Recursos amigáveis para colaboração

Contras do Airtable

• Curva de aprendizado mais acentuada para novos usuários
• Falta automação de CRM integrada

5. Zoho CRM

Melhor para: Pequenas e médias empresas que precisam de um CRM focado em vendas.

Zoho CRM é uma plataforma abrangente que suporta automação de vendas, comunicação com clientes e insights impulsionados por IA. 

Principais características

• Comunicação multicanal: Conecte-se com os clientes via e-mail, redes sociais, telefone e chat ao vivo a partir de uma única plataforma.
• Insights impulsionados por IA: Utiliza análises preditivas para fornecer recomendações baseadas em dados para vendas e engajamento do cliente.
• Automação de vendas: Agiliza processos como atribuição de leads, acompanhamentos e aprovações para aumentar a eficiência.

Vantagens do Zoho CRM

• Preços acessíveis com um plano gratuito
• Opções de comunicação multicanal
• Insights impulsionados por IA para melhor tomada de decisões

Contras do Zoho CRM

• A interface pode parecer desatualizada em comparação com os concorrentes
• A configuração e personalização podem levar tempo

Conclusão

Notion pode servir como um CRM básico para pequenas equipes e indivíduos que buscam flexibilidade. O modelo de CRM Pessoal é ótimo para networking e para manter contato com contatos profissionais ou pessoais, enquanto o modelo de CRM de Vendas oferece uma maneira simples, mas eficaz, de gerenciar negócios e processos de vendas. No entanto, sua falta de automação, relatórios e integração de e-mail o torna menos eficaz para empresas em crescimento. Se você está procurando um CRM que equilibre usabilidade com recursos poderosos, folk é uma ótima alternativa, oferecendo gerenciamento de contatos e automação sem interrupções. Experimente folk hoje, grátis.

Perguntas Frequentes sobre o uso do Notion como um CRM

1. O Notion pode substituir um CRM dedicado?

O Notion pode funcionar como um CRM leve para solopreneurs e pequenas equipes, mas carece de automação, relatórios e integração de e-mail. Para empresas em crescimento, um CRM dedicado como folk, HubSpot ou Pipedrive é uma opção melhor.

2. O Notion CRM é gratuito?

Sim, o Notion oferece planos gratuitos, e você pode criar um sistema CRM sem custo adicional. No entanto, recursos avançados como automação requerem integrações externas ou uma atualização para os planos pagos do Notion.

3. Posso usar o Notion CRM para colaboração em equipe?

Sim, o Notion permite colaboração em equipe, mas não possui recursos de CRM integrados, como acesso baseado em função, rastreamento de leads e notificações automatizadas. Para equipes, um CRM dedicado oferece uma colaboração mais estruturada.

4. Qual é a melhor alternativa ao CRM do Notion?

Se você está procurando um CRM fácil de usar e escalável, folk é uma ótima alternativa, oferecendo gerenciamento de contatos sem esforço, integração de e-mail e automação sem as limitações do Notion.

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