Close vs Insightly: quale CRM per agenzie è il migliore?

Le agenzie non hanno difficoltà a "trovare strumenti". Hanno difficoltà a mantenere un'esecuzione coerente della pipeline, garantendo al contempo che i processi di consegna rimangano in linea con gli obiettivi. Quando il contesto fondamentale dei potenziali clienti è disperso su varie piattaforme, come caselle di posta elettronica, calendari e fogli di calcolo, è possibile che importanti follow-up vengano trascurati, che i passaggi di consegne falliscano e che le previsioni si trasformino in supposizioni. Un CRM per agenzie deve facilitare il rapido movimento di nuove attività, conservando al contempo una cronologia degli account sufficiente a supportare rinnovi, upsell e referral cruciali.

In questo articolo approfondiremo due potenti soluzioni CRM, Close e Insightly, che affrontano queste sfide da prospettive diverse. Close è progettato specificamente per attività in uscita ad alto volume, integrando chiamate, e-mail e SMS in una piattaforma coesa che tiene traccia di ogni fase del percorso di vendita. Insightly, invece, si concentra su funzionalità orientate al progetto, collegando i processi di vendita con le attività post-vendita per una transizione senza soluzione di continuità dall'accordo alla consegna.

La scelta ideale tra questi due CRM dipende dalla complessità operativa della tua agenzia, dai requisiti specifici di personalizzazione e dalle risorse disponibili per la gestione e l'amministrazione continua.

Perché le agenzie avranno bisogno di un CRM nel 2026?

Le agenzie non perdono entrate a causa della mancanza di domanda. Le entrate diminuiscono quando le informazioni sui lead vengono disperse tra caselle di posta elettronica, calendari, thread Slack e fogli di calcolo e quando i follow-up dipendono dalla memoria anziché da un sistema. Un CRM crea un'unica fonte di verità per potenziali clienti, clienti, partner e rinnovi, in modo che i passaggi successivi rimangano visibili e la responsabilità sia chiara.

✔️ Visibilità della pipeline e previsioni senza fogli di calcolo

✔️ Contesto centralizzato di potenziali clienti e clienti attraverso e-mail, chiamate e riunioni

✔️ Follow-up, passaggi di consegne e passaggi successivi standardizzati all'interno del team

✔️ Chiara attribuzione della responsabilità su ogni lead, accordo e account per evitare perdite

✔️ Monitoraggio delle prestazioni per fonte, linea di servizio e fase di conversione

Nel 2026, le agenzie gestiscono più canali, cicli decisionali più brevi e un numero maggiore di parti interessate per ogni accordo, con clienti che si aspettano tempi di risposta più rapidi e un coordinamento più stretto. Senza un CRM, le proposte rimangono in sospeso, i lead caldi si raffreddano, i rinnovi avvengono in ritardo e i referral vengono gestiti in modo incoerente perché il team non può vedere la cronologia completa e il piano attuale in un unico posto.

Che cos'è Close?

Close è un CRM di vendita su misura per l'esecuzione in uscita, che integra perfettamente chiamate, e-mail, SMS e attività nelle operazioni quotidiane. È adatto alle agenzie che si occupano di prospezione ad alto volume, fissazione di appuntamenti o sviluppo delle vendite come servizi chiave. Grazie alle pipeline e allo stato delle opportunità, tiene traccia in modo efficace dei progressi, mentre la cronologia delle comunicazioni rimane accessibile su ogni record di lead. Le sequenze e le automazioni facilitano processi di outreach e follow-up coerenti, rendendolo ideale per le agenzie che si affidano ad attività in uscita regolari e iterazioni rapide.

Cos'è Insightly?

Insightly è un CRM che incorpora funzionalità orientate ai progetti, collegando i record di vendita con le attività di consegna e post-vendita. È particolarmente vantaggioso per le agenzie in cui la gestione delle trattative e la consegna ai clienti devono essere allineate, specialmente in contesti basati su progetti. Le pipeline monitorano le opportunità, mentre le attività e le serie di attività standardizzano i processi nelle varie fasi. I report e i dashboard configurati forniscono visibilità sulle metriche di vendita e di esecuzione. Questa opzione è spesso preferita dalle agenzie che cercano un CRM che offra una connessione più stretta con i flussi di lavoro di consegna.

Confronto delle caratteristiche di Close e Insightly

Multi-pipeline e fasi personalizzate

In Close è possibile creare più pipeline, consentendo a diversi team o processi di utilizzare le proprie configurazioni di pipeline. Ogni pipeline può avere un nome univoco e una propria serie di stati delle opportunità, che fungono da struttura di fase. Ciò consente di separare azioni come nuove attività, rinnovi o monitoraggio della fornitura di servizi in pipeline distinte senza condividere gli stessi stati in tutti i processi. È possibile regolare facilmente la struttura della pipeline modificando gli stati delle opportunità per la pipeline pertinente.

La configurazione della pipeline di Insightly consente di definire pipeline ed elenchi di fasi su misura per varie attività di vendita. Pipeline separate possono differenziare efficacemente i flussi dell'agenzia come nuovi affari, rinnovi e segnalazioni di partner, mantenendo al contempo fasi uniche per ciascuna pipeline. Man mano che i processi evolvono, le fasi possono essere modificate per garantire che il monitoraggio delle opportunità rappresenti accuratamente le qualifiche attuali e i passaggi di consegna. Insightly implementa la logica della pipeline a livello di record, garantendo che ogni opportunità aderisca a un flusso di fasi definito.

Monitoraggio delle attività dei clienti e delle transazioni

Con Close, chiamate, e-mail, SMS e attività sono perfettamente integrate nel CRM, consentendo di collegarle al contesto appropriato di lead e opportunità. Tutte le comunicazioni avvengono all'interno della piattaforma e i team possono accedere facilmente alla cronologia delle attività sui record per rivedere le interazioni e pianificare i passi successivi. Questa funzionalità migliora il monitoraggio delle vendite registrando le attività di outreach e follow-up insieme ai record dei lead e delle trattative. Inoltre, a seconda della configurazione, è possibile gestire riunioni e altri punti di contatto all'interno dello stesso spazio di lavoro.

Il monitoraggio delle attività di Insightly si basa su attività, eventi e interazioni registrate che collegano contatti, organizzazioni e opportunità. Attraverso gli insiemi di attività, Insightly consente la creazione di sequenze ripetibili di attività ed eventi da un modello, contribuendo a standardizzare i follow-up dopo le chiamate di scoperta, le proposte o i processi di onboarding. Le linee temporali e gli elenchi correlati assicurano che le azioni completate e i prossimi passi siano chiaramente visibili nel record, facilitando la revisione della cronologia dell'account e degli impegni attuali durante i passaggi di consegne interni.

Automazione e flussi di lavoro

Close fornisce report completi sulle vendite attraverso dashboard e report che si concentrano sullo stato della pipeline, sul monitoraggio delle attività, sulla conversione dei lead e sulle prestazioni di vendita. È possibile filtrare i report per intervalli di date e altri criteri, mentre le dashboard possono essere personalizzate per visualizzare le metriche scelte. Il sistema di reportistica si basa sui dati CRM, il che significa che sia le informazioni sulle attività che quelle sulla pipeline dipendono dalle informazioni registrate e da come sono strutturate le opportunità. Inoltre, le funzioni di reportistica descritte nei materiali di Close facilitano le previsioni e il monitoraggio della pipeline.

L'automazione del flusso di lavoro di Insightly attiva azioni quando vengono soddisfatti criteri specifici relativi ai record, come aggiornamenti dei campi, assegnazioni e creazione di attività. Questa automazione può anche essere integrata con processi basati sulla pipeline, come l'applicazione di set di attività quando un'opportunità avanza a una fase definita. L'esecuzione dei flussi di lavoro dipende dalla configurazione dei trigger e delle azioni all'interno dell'account, facilitando le transizioni di routine, come lo spostamento di un affare all'onboarding e la generazione della checklist delle attività associate.

Reportistica e analisi

Close offre report completi sulle vendite con dashboard e report incentrati sullo stato della pipeline, sul monitoraggio delle attività, sulla conversione dei lead e sulle prestazioni di vendita complessive. È possibile filtrare i report per intervalli di date e altri criteri, mentre le dashboard possono essere personalizzate per visualizzare le metriche scelte. La reportistica si basa sui dati CRM, il che significa che l'efficacia della reportistica sulle attività e sulla pipeline dipende dalla registrazione accurata e dalla struttura delle opportunità. Inoltre, le previsioni e il monitoraggio della pipeline sono facilitati dalle funzionalità di reportistica descritte nei materiali di Close.

Le funzionalità di reporting di Insightly includono dashboard e report personalizzati generati da oggetti CRM quali opportunità, attività e progetti. È possibile filtrare questi report per proprietario, pipeline, fase e intervallo di tempo e salvarli per una revisione periodica. Insightly consente anche di pianificare i report, garantendo che le parti interessate ricevano automaticamente gli aggiornamenti senza necessità di esportazioni manuali. L'accuratezza dei report sulla pipeline dipende dall'uso coerente delle fasi e dalla registrazione accurata delle attività da parte dell'intero team.

Integrazioni e igiene dei dati

In Close è possibile implementare integrazioni tramite API e webhook basati su eventi, con una documentazione di supporto che suggerisce anche di collegare app esterne tramite strumenti come Zapier o Make utilizzando OAuth o chiavi API. Le funzionalità di pulizia dei dati includono il rilevamento dei duplicati durante la creazione di nuovi lead, opzioni per prevenire i duplicati durante le importazioni e la possibilità di unire i lead quando vengono rilevati duplicati. I flussi di lavoro di importazione incorporano controlli dei duplicati sia sul file che sui lead esistenti, mentre le azioni di unione consolidano i record in un unico lead di destinazione. Questi controlli sono documentati in modo approfondito nelle risorse di aiuto e nelle note di aggiornamento del prodotto di Close.

Insightly offre opzioni di integrazione attraverso il suo livello di integrazione e le app collegate, a seconda del piano e della configurazione. Le funzionalità di pulizia dei dati in Insightly includono flussi di gestione dei duplicati progettati per identificare e unire contatti, organizzazioni o lead duplicati, garantendo che i record rimangano consolidati. Anche il comportamento di importazione può influire sui duplicati in base alle regole di corrispondenza applicate durante i caricamenti. Il mantenimento di record puliti migliora la reportistica a valle e riduce al minimo i conflitti durante l'automazione.

folk: Il miglior CRM per agenzie nel 2026!

folk un CRM basato sull'intelligenza artificiale che centralizza contatti, conversazioni e contesto delle trattative senza complicare il processo di configurazione. È pensato su misura per i team delle agenzie in cui diversi membri interagiscono con lo stesso account durante le fasi di prospezione, onboarding, consegna e rinnovo. Ciò garantisce che la cronologia delle relazioni sia sempre accessibile, in modo che le transizioni non dipendano dalla memoria o da appunti sparsi.

• Fasi multi-pipeline e personalizzate su misura per le varie operazioni dell'agenzia
• Contatti e tempistiche delle trattative che consolidano la cronologia delle interazioni in un unico luogo
• Sincronizzazione di e-mail e calendario per collegare le conversazioni ai record appropriati
• Attività, promemoria e monitoraggio dei follow-up per standardizzare i passaggi successivi
• Arricchimento dei contatti per integrare le informazioni mancanti relative all'azienda e ai contatti
• Strumenti di deduplicazione per unire i duplicati e mantenere pulito il database
• Reportistica semplificata sulla pipeline per valutare lo stato di salute delle fasi e l'avanzamento delle trattative
• Integrazioni e connettori di automazione per ridurre al minimo gli aggiornamenti manuali

Per le agenzie, il vantaggio principale è la chiarezza operativa in tutte le relazioni. Le pipeline possono rappresentare vari flussi di entrate, come anticipi, progetti, partnership e segnalazioni, mentre le attività e i promemoria garantiscono un follow-up coerente tra i membri del team. Funzionalità come l'arricchimento dei dati e la deduplicazione aiutano a eliminare i record duplicati e a compilare i campi mancanti, mantenendo efficace la reportistica della pipeline nel tempo.

Conclusione

In sintesi, Close eccelle nelle attività in uscita ad alto volume grazie alla perfetta integrazione degli strumenti di comunicazione e dell'automazione, rendendolo ideale per una ricerca aggressiva di potenziali clienti. Insightly si distingue per le sue funzionalità orientate ai progetti, collegando i processi di vendita ai flussi di lavoro di consegna per un'esperienza cliente coerente. Tuttavia, per le agenzie che danno priorità all'integrazione della posta elettronica, all'automazione e ai passaggi di consegne fluidi, folk si distingue come la scelta migliore. La sua piattaforma basata sull'intelligenza artificiale mantiene accessibile tutta la cronologia delle relazioni, garantendo chiarezza operativa ed efficienza su più punti di contatto.

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