Zoho vs. folk: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, die Pipeline-Ausführung konsistent zu halten und gleichzeitig die Lieferungen im Zeitplan zu halten. Wenn die Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene E-Mail-Postfächer, Kalender und Tabellen verteilt sind, kommt es zu Versäumnissen bei der Nachverfolgung, zu Unterbrechungen bei der Übergabe und zu Spekulationen bei der Prognose. Ein CRM für Agenturen muss dafür sorgen, dass neue Geschäfte schnell vorangetrieben werden und gleichzeitig genügend Kontoinformationen gespeichert werden, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

In diesem Artikel werden wir zwei bekannte CRM-Lösungen vorstellen –Zoho und Folk–, die speziell auf die Bedürfnisse von Agenturen zugeschnitten sind. Zoho ist ein robustes Tool, das sich nahtlos in das größere Zoho integrieren lässt und umfangreiche Funktionen für das Pipeline-Management und die Automatisierung bietet. Folk hingegen Folk KI, um die Organisation von Kontakten und die Kommunikation zu optimieren, was es zu einer attraktiven Option für Agenturen macht, die Einfachheit und Effektivität suchen. Jede Plattform geht die CRM-Herausforderung aus unterschiedlichen Blickwinkeln an. Wenn Sie ihre jeweiligen Stärken verstehen, können Sie besser entscheiden, welche Lösung für die betrieblichen Anforderungen Ihrer Agentur am besten geeignet ist.

Die richtige Wahl hängt von der Komplexität des Prozesses, den erforderlichen Anpassungen und dem Umfang ab, in dem die Agentur sich um die Einrichtung und Verwaltung kümmern kann.

Warum brauchen Agenturen im Jahr 2026 ein CRM?

Agenturen verlieren keine Einnahmen aufgrund mangelnder Nachfrage. Einnahmen gehen verloren, wenn Lead-Kontexte über E-Mail-Postfächer, Kalender, Slack-Threads und Tabellen verstreut sind und wenn Nachfassaktionen vom Gedächtnis statt von einem System abhängen. Ein CRM schafft eine einzige Quelle der Wahrheit für Interessenten, Kunden, Partner und Vertragsverlängerungen, sodass die nächsten Schritte sichtbar bleiben und die Zuständigkeiten klar sind.

✔️ Transparenz und Prognosen für die Pipeline ohne Tabellenkalkulationen

✔️ Zentralisierter Überblick über Interessenten und Kunden in E-Mails, Anrufen und Besprechungen

✔️ Standardisierte Nachverfolgung, Übergaben und nächste Schritte im gesamten Team

✔️ Klare Zuständigkeiten für jeden Lead, jedes Geschäft und jeden Kunden, um Ausfälle zu vermeiden

✔️ Leistungsüberwachung nach Quelle, Dienstleistungsbereich und Konversionsphase

Im Jahr 2026 betreiben Agenturen mehr Kanäle, haben kürzere Entscheidungszyklen und mehr Stakeholder pro Geschäft, wobei Kunden schnellere Reaktionszeiten und eine engere Koordination erwarten. Ohne ein CRM-System verzögern sich Angebote, werden vielversprechende Leads kalt, erfolgen Verlängerungen zu spät und werden Empfehlungen uneinheitlich behandelt, da das Team nicht die gesamte Historie und den aktuellen Plan an einem Ort einsehen kann.

Was ist Zoho ?

Zoho ist ein vielseitiges Tool für das Kundenbeziehungsmanagement, das sich nahtlos in das größere Zoho integrieren lässt. Es eignet sich ideal für Agenturen, die robuste Funktionen für Pipeline-Management, Aktivitätsverfolgung, Automatisierung und Berichterstellung suchen und gleichzeitig bei Bedarf eine Verbindung zu anderen Zoho herstellen möchten. Dank der Unterstützung mehrerer Pipelines und Layouts eignet es sich für verschiedene Dienstleistungsbereiche oder Vertriebsprozesse. Marktplatz-Erweiterungen und -Integrationen verbessern seine Funktionalität zusätzlich, indem sie eine Verbindung zu externen Tools außerhalb der Zoho herstellen. Agenturen entscheiden sich häufig für Zoho aufgrund seiner umfangreichen Funktionen und Flexibilität in den Bereichen Vertrieb, Betrieb und Berichterstellung.

Was ist Folk?

Folk ein KI-gestütztes CRM-System, das Kontakte, Gespräche und Geschäftskontexte ohne aufwendige Einrichtung zusammenführt. Es richtet sich an Agenturen, die zahlreiche parallele Beziehungen zu Kunden, Partnern und Interessenten verwalten, wobei relevante Informationen über E-Mails, Kalender und Messaging-Plattformen verstreut sind. Funktionen wie Kontaktanreicherung und Deduplizierung sorgen dafür, dass Datensätze trotz unterschiedlicher Quellen sauber und verwertbar bleiben. Darüber hinaus helfen die strukturierten Pipelines und das Aufgabenmanagement dabei, Neugeschäfte, Vertragsverlängerungen und Empfehlungen effektiv zu verfolgen. Damit ist Folk perfekte Wahl für Agenturen, die eine einfache, aber effektive CRM-Lösung für die Koordination und Nachverfolgung suchen, ohne sich mit einer komplexen operativen Einrichtung auseinandersetzen zu müssen.

Funktionsvergleich zwischen Zoho und folk

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

Zoho ermöglicht mehrere Vertriebspipelines, sodass Teams die Pipeline-Phasen im Laufe ihrer Prozesse umbenennen, hinzufügen, entfernen und neu anordnen können. Jede Pipeline kann mit bestimmten Layouts verknüpft werden, wodurch sichergestellt wird, dass verschiedene Vertriebsaktivitäten klar voneinander getrennt bleiben, während dasselbe Deals-Modul verwendet wird. Änderungen an den Phasen werden über die Pipeline-Einstellungen verwaltet, und alle entfernten Phasen sind weiterhin im Phasen-Builder zugänglich. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für Agenturen, die für jede Dienstleistungslinie oder Vertriebsaktivität eine einzigartige Phasenlogik benötigen.

Folk Agenturen, Pipelines rund um verschiedene Einnahmequellen wie Retainer, Projekte, Partnerschaften oder Einstellungen zu organisieren. Die Phasen können so angepasst werden, dass sie die tatsächlichen Übergaben und Qualifikationskriterien widerspiegeln, wodurch sichergestellt wird, dass die Pipeline den Ablauf der Geschäfte genau wiedergibt. Durch die Pflege separater Pipelines können Agenturen ihre Berichterstattung nach Dienstleistungsbereichen organisieren und vermeiden, dass ein einzelner Prozess das gesamte Team einschränkt. Die leichtgewichtigen Updates sorgen dafür, dass sich das CRM nahtlos mit dem Wachstum der Agentur weiterentwickelt.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

Die Aktivitätsverfolgung in Zoho konzentriert sich auf Aufgaben, Ereignisse und Anrufe, die alle einfach in CRM-Ansichten und datensatzbezogenen Listen überprüft werden können. Die Aktivitätsansichten in Zoho sind nach Erstellungszeitpunkt organisiert, sodass Benutzer eine Aktivität öffnen können, um auf zugehörige Details wie Notizen, Verlauf, Anhänge, anstehende Aktionen und E-Mail-Konversationen zuzugreifen. Darüber hinaus zeigen Listen mit abgeschlossenen Aktivitäten alle erledigten Aufgaben, Anrufe und Besprechungen im Zusammenhang mit einem Datensatz an und bieten so einen übersichtlichen Überblick über vergangene Ereignisse und zukünftige Pläne.

Folk dass der Beziehungskontext mit dem entsprechenden Kontakt und Geschäft verknüpft bleibt, indem es den Kommunikationsverlauf und die Aktivitäten in einer einheitlichen Zeitleiste synchronisiert. Diese Übersichtlichkeit von Notizen, Aufgaben, Erinnerungen und vergangenen Interaktionen innerhalb des Arbeitsbereichs des Teams minimiert Momente, in denen bei Übergaben die Frage „Wo ist der Kontext?“ aufkommt. Eine solche Organisation unterstützt die Arbeitsabläufe von Agenturen, bei denen mehrere Teammitglieder während des gesamten Verkaufsprozesses, der Einarbeitung, der Lieferung und der Verlängerung mit demselben Konto zu tun haben. Das ultimative Ziel ist es, einen schnellen Zugriff auf das zu ermöglichen, was geschehen ist, was wichtig ist und welche Maßnahmen noch anstehen.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

In Zoho umfassen die Berichtsfunktionen Standardberichte, die nach Modulen organisiert sind, sowie Anpassungsoptionen, die auf spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Benutzer können dashboards Analysetools nutzen, um ihre Vertriebspipeline zu überwachen und wichtige Kennzahlen zu vergleichen, darunter Prognoseberichte, die in den Analyse-Ressourcen Zoho beschrieben sind. Für ein umfassendes Reporting kann Zoho mit Zoho verknüpft werden, wodurch zusätzliche Berichte und dashboards sowie anpassbare Freigabe- und Planungsoptionen erstellt werden können. Die Sichtbarkeit der Pipeline wird durch die Konfiguration von Geschäften, Phasen und Aktivitäten beeinflusst.

Folk die Produktivität durch automatisierte Nachverfolgungen und nahtlose interne Übergaben über Workflow-Regeln und Konnektoren, die Aktionen basierend auf bestimmten Phasen oder Aktivitäten auslösen. Agenturen können sich wiederholende Aufgaben wie die Zuweisung von Verantwortlichen, das Erstellen von Aufgaben, das Versenden von Erinnerungen und das Aktualisieren von Feldern im Verlauf von Geschäften rationalisieren. Dies minimiert den Verwaltungsaufwand und gewährleistet eine einheitliche Ausführung unter den Teammitgliedern. Workflows sind auf Effizienzsteigerung ausgelegt und ermöglichen eine Automatisierung, die Prozesse beschleunigt, ohne unnötige Komplexität zu verursachen.

Berichterstattung und Analyse

Die Berichterstellung in Zoho bietet Standardberichte nach Modulen sowie die Flexibilität, Berichte an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen. Mithilfe von dashboards Analysefunktionen können Benutzer die Vertriebspipeline überwachen und wichtige Kennzahlen vergleichen, einschließlich der in den Analyse-Ressourcen Zohobeschriebenen Prognosekonzepte. Für ein umfassenderes Reporting kann Zoho mit Zoho integriert werden, wodurch zusätzliche Berichte und dashboards erstellt werden können, komplett mit Freigabe- und Planungsoptionen basierend auf den Benutzereinstellungen. Die Sichtbarkeit der Pipeline wird durch die Konfiguration von Geschäften, Phasen und Aktivitäten beeinflusst.

Folk die Transparenz der Pipeline, ermöglicht die Verfolgung des Geschäftsfortschritts, der Phasenleistung und der allgemeinen Dynamik und ermöglicht es Führungskräften, Risiken frühzeitig zu erkennen. Agenturen können Konversionsmuster und Zyklusdauern auf Makroebene analysieren und dann spezifische Engpässe und deren Ursachen genauer untersuchen. Das Reporting fördert Diskussionen über Prognosen, Kapazitätsplanung und Leistungsbewertung nach Quelle oder Dienstleistungsbereich, wobei der Schwerpunkt auf Klarheit und fundierten Entscheidungen liegt und nicht auf überladenen dashboards.

Integrationen und Datenhygiene

Zoho bietet Integrationen über den Zoho und seine Integrationsschicht, in der nach Anwendungsfällen kategorisierte Konnektoren und Erweiterungen präsentiert werden. Es verfügt über robuste Tools zur Duplikatsverwaltung, darunter Duplikatsprüfungen, Zusammenführungsfunktionen und ein Tool zur automatischen Zusammenführung und Duplikatsbereinigung, das exakte Übereinstimmungen identifiziert und zusammenführt, mit Optionen zur manuellen Konfliktlösung, falls erforderlich. Darüber hinaus kann die Zia-Datenanreicherung Datensätze verbessern, indem sie je nach den aktivierten Funktionen auf der Grundlage konfigurierter Zuordnungen Felder mit Unternehmenskontext hinzufügt. Diese Tools wurden entwickelt, um Duplikate zu minimieren und die Vollständigkeit der Datensätze im Laufe der Zeit zu verbessern.

Folk saubere Datensätze, indem es die Anreicherung, Deduplizierung und strukturierte Felder erleichtert, wodurch der Bedarf an manueller Dateneingabe erheblich reduziert wird. Integrationen optimieren die Verbindungen mit gängigen Agentur-Tools und stellen sicher, dass Kontakt- und Aktivitätsdaten über alle Kanäle hinweg konsistent bleiben. Dieser Ansatz hilft, das häufige Problem des CRM-Verfalls zu mindern, das durch Duplikate, veraltete Informationen und fehlenden Kontext verursacht wird und die Genauigkeit der Berichterstattung beeinträchtigen kann. Eine sauberere Datenbank macht nicht nur die Automatisierung zuverlässiger, sondern erhält auch die Nutzbarkeit der Pipeline in großem Maßstab aufrecht.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Zoho zwar durch umfangreiche Funktionen und ein robustes Pipeline-Management innerhalb seines Ökosystems überzeugt, Agenturen jedoch mit komplexen Konfigurationen überfordern kann. Umgekehrt folk vereinfacht die Koordination durch KI-gesteuerte Kontaktorganisation und Kommunikation und ist damit ideal für Teams, die Effizienz ohne großen Aufwand suchen. Der Schwerpunkt Folk auf übersichtlichen Datensätzen, einheitlichen Beziehungskontexten und nahtlosem Aufgabenmanagement macht es zur besten CRM-Alternative für Agenturen, die ihre Pipeline-Ausführung verbessern und ein konsistentes Umsatzwachstum aufrechterhalten möchten.

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