Outreach-Marketing: Der Leitfaden für 2025, um Antworten zu erhalten

Man kann nicht wachsen, ohne auf andere zuzugehen. Aber die meisten Kontaktaufnahmen wirken wie Spam und werden letztendlich ignoriert.

Was wäre, wenn Sie die richtigen Leute zur richtigen Zeit kontaktieren könnten... Und tatsächlich eine Antwort erhalten würden?

In diesem Leitfaden erhalten Sie ein klares Verständnis von Outreach-Marketing, wie Sie eine Strategie entwickeln, die tatsächlich zu Conversions führt, und was im Jahr 2025 funktioniert – zusammen mit den veralteten Taktiken, die Sie hinter sich lassen sollten!

Was ist Outreach-Marketing?

Outreach-Marketing ist eine Strategie, die darauf abzielt, gezielte, direkte Beziehungen zu Personen oder Unternehmen aufzubauen, die Einfluss auf Ihr Geschäft haben können. Dazu können potenzielle Kunden, Partner, Influencer, Medienkontakte oder Nischenzielgruppen gehören.

Es geht nicht um die Menge, sondern um die Relevanz.

Sie senden nicht nur eine Botschaft: Sie beginnen ein Gespräch.

Definition von Outreach-Marketing (in einfachen Worten):

Die Praxis, bestimmte Personen oder Organisationen mit personalisierten Nachrichten anzusprechen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen – sei es die Generierung von Leads, der Aufbau von Backlinks, die Gewinnung von Presseberichten oder die Anbahnung von Partnerschaften.

Warum Outreach auch 2025 noch funktioniert

Wir leben in einer Welt, die von Werbung, Automatisierung und Lärm überflutet ist. Aber echte, persönliche Kontaktaufnahme setzt sich immer noch durch – wenn sie richtig gemacht wird.

Gute Öffentlichkeitsarbeit wirkt menschlich, relevant und zeitgemäß. Das ist es, was sie erfolgreich macht.

Gängige Arten des Outreach-Marketings

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben. Jede hat ihre eigenen Stärken. Hier sind die wichtigsten Arten:

1. Kaltakquise per E-Mail: Versenden Sie personalisierte E-Mails an bestimmte Personen auf der Grundlage von Recherchen. Ideal für die Lead-Generierung, Partnerschaften und die Bewerbung von Inhalten.
2. Soziale Reichweite: Interagieren Sie über Direktnachrichten oder Kommentare auf Plattformen wie LinkedIn, Instagram oder X (Twitter). Ideal zum Aufbau einer Beziehung.
3. Influencer oder PR-Kontakte: Wenden Sie sich an Medien, Influencer oder Branchenexperten, um Berichterstattung, Backlinks oder Kooperationsmöglichkeiten zu erhalten.
4. Linkaufbau: Kontaktieren Sie relevante Websites oder Blogs, um Backlinks zu Ihren Inhalten zu erhalten – unerlässlich für SEO.
5. Content Promotion Outreach: Teilen Sie Ihre Inhalte über Newsletter, Aggregatoren oder Communities, in denen sich Ihre Zielgruppe aufhält.
6. Netzwerk- und Beziehungsaufbau: Finden Sie Partner, Gründer, Mitarbeiter oder bauen Sie einfach berufliche Beziehungen für Ihr Unternehmen auf.

Bewährte Outreach-Marketingstrategien

1. Erstellen Sie eine lasergenaue Liste

Der Erfolg jeder Outreach-Kampagne beginnt mit der Zielgruppenansprache. Eine gute Liste spart Zeit und steigert den ROI.

Filtern Sie Ihre Kontakte nach:

• Branche oder Nische
• Berufsbezeichnung oder Titel
• Unternehmensgröße
• Verwendete Technologien oder Tools
• Bestimmtes Verhalten (z. B. Herunterladen einer Ressource)

Kaufen Sie keine Listen. Erstellen Sie diese auf Grundlage realer Daten. Wo finden Sie Daten? LinkedIn bleibt die umfangreichste Lead-Datenbank.

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2. Personalisieren wie ein Profi

Ein allgemeines „Hey there“ reicht nicht aus. Die Leute erkennen eine Vorlage sofort.

Eine effektive Personalisierung umfasst:

• Etwas erwähnen, das sie gepostet, geschrieben oder geteilt haben
• Bezugnahme auf gemeinsame Interessen oder Verbindungen
• Ein bestimmtes Problem oder einen bestimmten Kontext ansprechen

Je relevanter, desto besser Ihre Rücklaufquote.

3. Halten Sie es kurz, klar und umsetzbar

Vermeiden Sie übermäßige Erklärungen. Kommen Sie schnell zum Punkt.

Verwenden Sie einen einzigen CTA pro Nachricht:

• „Wären Sie für einen kurzen Anruf zu haben?“
• „Kann ich weitere Details schicken?“
• "Interessiert an einer Zusammenarbeit?"

4. Nachfassen – mindestens zweimal

Viele Menschen antworten nicht, weil sie beschäftigt sind, nicht weil sie kein Interesse haben.

Senden Sie mindestens zwei Folge-E-Mails. Lassen Sie zwischen den E-Mails einige Tage Zeit und halten Sie sie freundlich und prägnant.

Outreach-Marketing-Tracking: Wie man das Wesentliche misst

Tracking verwandelt Outreach von einer Spekulation in einen skalierbaren Wachstumsmotor.

Um effektive Outreach-Marketingkampagnen durchzuführen, müssen Sie wichtige Kennzahlen überwachen, die Ihnen Aufschluss darüber geben, was funktioniert – und was nicht. Hier sind die wichtigsten Punkte, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

Wichtige Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt:

• Öffnungsraten – Lesen die Leute Ihre E-Mails tatsächlich? Wenn nicht, müssen Sie vielleicht an Ihren Betreffzeilen arbeiten.
• Antwortraten – Führen Ihre Nachrichten zu Gesprächen oder verpuffen sie ungehört?
• Klickraten (CTR) – Wenn Sie Links teilen, wie viele Personen interagieren damit?
• Lead-to-Meeting-Konversionsrate – Wie viele aller Antworten führen zu qualifizierten Meetings?
• Absprungrate – Saubere Daten = bessere Zustellbarkeit. Behalten Sie dies im Auge.
• Reaktionszeit – Schnelle Antworten können über den Abschluss eines Geschäfts entscheiden. Verfolgen Sie, wie schnell Ihr Team reagiert.

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Sammeln Sie nicht nur Daten – nutzen Sie sie auch. Verfeinern Sie Ihre Botschaften, verbessern Sie Ihre Zielgruppenansprache und führen Sie A/B-Tests für alles durch.

Outreach-Marketing-Automatisierung

Manuelle Kontaktaufnahme ist nicht skalierbar. Vollständige Automatisierung führt jedoch zu spammigen, robotergleichen Nachrichten.

Die Balance? Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben und behalten Sie die Personalisierung dort, wo sie wichtig ist.

Vermeiden Sie diese Fehler bei der Kontaktaufnahme

Selbst eine großartige Botschaft kann scheitern, wenn die Grundlagen nicht stimmen. Hier sind einige Dinge, die Sie vermeiden sollten:

• Die gleiche Nachricht an alle senden
• Überladen Sie Ihre E-Mails nicht mit Links und Fachjargon.
• Nachuntersuchungen überspringen
• Sich zu sehr auf Ihr Produkt konzentrieren, nicht auf ihre Bedürfnisse
• Keine Nachverfolgung oder Analyse Ihrer Leistung

Die besten Outreach-Marketing-Tools im Jahr 2025

Es gibt Dutzende von Outreach-Tools auf dem Markt. Aber nicht alle sind für echte Gespräche oder Wachstum ausgelegt. Nachfolgend finden Sie einen Vergleich der sechs besten Outreach-Marketing-Tools.

1. folk CRM: Das beste All-in-One-CRM

folk ist ein modernes CRM-System, das speziell für Teams entwickelt wurde, deren Schwerpunkt auf der Kundenansprache liegt. Es ist schlank, kollaborativ und vollständig anpassbar – perfekt für die Verwaltung von Kontakten, die Nachverfolgung von Gesprächen und die Automatisierung von Follow-ups, ohne dabei die menschliche Note zu vernachlässigen.

✅ Vorteile

• Saubere Benutzeroberfläche
• Einfach zu bedienen
• Kontaktlisten ganz einfach mit Ihrem Team teilen
• Benutzerdefinierte Felder + intelligente Ansichten
• Integrierte E-Mail-Verfolgung und Nachverfolgung
• Nicht aufgebläht wie die meisten CRMs

❌ Nachteile

• Begrenzte tiefgehende Automatisierung

Preise

Ab 18 $/Monat. Kostenloser Tarif verfügbar.

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2. Lemlist: Personalisierung mit visueller Note

Lemlist konzentriert sich darauf, Kaltakquise-E-Mails durch visuelle Personalisierung und automatisierte Nachfassaktionen ansprechender zu gestalten.

✅ Vorteile

• Personalisierte Bilder und Videos
• Aufwärmwerkzeuge enthalten
• A/B-Testoptionen

❌ Nachteile

• Etwas komplexe Benutzeroberfläche
• Könnte übertrieben sein, wenn Sie keine visuellen Elemente benötigen.

Preise

Ab 39 $/Monat.

3. Sofort: Skalieren Sie Ihre Kaltakquise-E-Mails schnell

Instantly wurde entwickelt, um täglich Tausende von Kaltakquise-E-Mails mühelos zu versenden – besonders nützlich für Agenturen und Lead-Generierungsteams.

✅ Vorteile

• Unbegrenzte Anzahl von Versandkonten
• Intelligente KI-Aufwärmübungen
• Erschwingliche Skalierung

❌ Nachteile

• Kein integriertes CRM
• Nicht ideal für kleine, hochgradig personalisierte Kampagnen

Preise

Ab 37 $/Monat.

4. Hunter.io: Schnell verifizierte E-Mail-Adressen finden

Hunter.io hilft Ihnen dabei, E-Mail-Adressen anhand von Domains oder Unternehmen zu finden und zu überprüfen. Es handelt sich um ein Tool zur Lead-Generierung – nicht um einen Absender.

✅ Vorteile

• Schnelle E-Mail-Suche
• Massenfinder-Tool
• Kostenloser Tarif verfügbar

❌ Nachteile

• Keine Outreach- oder Tracking-Funktionen

Preise

Kostenlos für 25 Suchanfragen/Monat, danach 49 $+.

5. Apollo.io: Sales Intelligence trifft Outreach

Apollo.io kombiniert Lead-Datenbanken mit Outreach-Tools. Ideal für Vertriebsteams, die alles auf einer Plattform haben möchten.

✅ Vorteile

• Umfangreiche Kontaktdatenbank
• Integrierter Dialer & Outreach
• Vertriebspipeline-Tools

❌ Nachteile

• Komplexe Lernkurve
• UX nicht für jeden intuitiv

Preise

Kostenloser Tarif, dann 49 $/Monat und mehr.

6. Mailshake: Multichannel-Outreach

Mailshake wurde für die Kontaktaufnahme per E-Mail, LinkedIn und Telefon entwickelt – ideal, wenn Sie Multichannel-Kampagnen durchführen.

✅ Vorteile

• E-Mail + soziale Medien + Telefon kombinieren
• Vorlagen und Kampagnenanalysen
• LinkedIn-Schritte integriert

❌ Nachteile

• Steile Preisgestaltung
• Nur grundlegende CRM-Funktionen

Preise

Ab 58 $/Monat.

Beispiele für Outreach-E-Mails (die nicht wie Spam wirken)

Hier sind einige Vorlagen für die Öffentlichkeitsarbeit, die Sie anpassen können:

1. Die Schnellhilfe-E-Mail

Hallo [Name],

[Schwachstelle] in Ihrem [Unternehmen/Beitrag/Website] festgestellt.

Ich habe eine Ressource, die Ihnen vielleicht helfen könnte – soll ich sie Ihnen schicken?

2. Die E-Mail zur Inhaltsverbindung

Hallo [Name],

Ich habe gerade Ihren Artikel zu [Thema] gelesen – wirklich aufschlussreich.

Ich habe etwas Ähnliches geteilt und dachte, dass es Ihnen vielleicht auch gefallen könnte.

3. Die E-Mail zum gegenseitigen Wert

Hallo [Name],

Ich glaube, wir haben einige Überschneidungen bei unseren Arbeitsbereichen.

Ich würde gerne eine kurze Idee mit Ihnen teilen – haben Sie Zeit für ein kurzes Gespräch?

Bleib menschlich. Bleib authentisch.

Abschließende Checkliste für die Öffentlichkeitsarbeit ✅

Bevor Sie auf „Senden“ klicken, vergewissern Sie sich, dass Sie Folgendes haben:

• [ ] Zielgruppe und Ziel klar definieren
• [ ] Personalisierte, relevante Nachricht
• [ ] Einfacher, einzelner CTA
• [ ] Mindestens zwei Folgetermine geplant
• [ ] Tracking-System vorhanden

Schlussfolgerung

Outreach-Marketing hat nichts mit Glück zu tun. Es geht darum, die richtige Botschaft zu erstellen, sie an die richtige Person zu senden und sie zielgerichtet weiterzuverfolgen.

Es ist ein System – und wie jedes System kann es aufgebaut, verbessert und skaliert werden.

Fangen Sie klein an, testen Sie und verbessern Sie nach und nach.

Möchten Sie alles an einem Ort aufbewahren, die langweiligen Aufgaben automatisieren und persönlich bleiben? Für mittelgroße Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern hilft Ihnen folk CRM dabei.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Outreach-Marketing?

Outreach-Marketing bedeutet, bestimmte Personen oder Organisationen mit personalisierten Nachrichten zu kontaktieren, um ein Ziel zu erreichen – Leads, Presseberichte, Backlinks oder Partnerschaften. Dabei stehen Relevanz und Dialog vor Quantität im Vordergrund.

Wie schreibt man eine wirkungsvolle Outreach-E-Mail?

Halten Sie es kurz und prägnant, personalisieren Sie es mit einem aktuellen Beitrag oder Problem, formulieren Sie einen klaren Aufruf zum Handeln, vermeiden Sie Fachjargon und mehrere Links und überprüfen Sie die Betreffzeile. Richten Sie die Nachricht auf den Kontext des Empfängers aus, nicht auf das Produkt.

Wie viele Follow-ups sollten Sie versenden?

Senden Sie mindestens zwei Folge-E-Mails im Abstand von 2 bis 5 Tagen. Halten Sie diese kurz und höflich und fügen Sie jedes Mal Kontext oder Mehrwert hinzu. Wenn keine Reaktion erfolgt, sollten Sie nach 3 bis 4 Kontaktaufnahmen darüber nachdenken, aufzuhören, um Ermüdungserscheinungen und Zustellbarkeitsprobleme zu vermeiden.

Welche Kennzahlen sollten in Outreach-Kampagnen verfolgt werden?

Verfolgen Sie Öffnungen, Antworten, Klickraten, Absprungraten, gebuchte Termine und Antwortzeiten. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Zielgruppenansprache und Ihre Botschaften zu optimieren. Ein CRM-System wie folk hilft Ihnen dabei, Abläufe zu überwachen und zeitnahe Nachfassaktionen zu automatisieren.