Gibt es so etwas wie den richtigen Zeitpunkt für die Umstellung auf ein CRM-System?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Wenn Sie Excel verwenden, weil Sie keine Investitionen in ein CRM-System tätigen möchten, weil Sie keine zusätzlichen Kosten tragen wollen, weil Sie sich nicht sicher sind, wie ein gutes CRM-System aussehen sollte, und weil Sie die langen Implementierungszeiten nicht ertragen können, dann sind Sie nicht allein. 

Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch Ihr Netzwerk. Wahrscheinlich müssen Sie sich früher oder später mit einem CRM-System befassen. Vor allem, wenn Sie feststellen, wie viel Zeit Verwaltungsaufgaben wie die manuelle Aktualisierung von Kontaktdaten in Anspruch nehmen, wie frustrierend es ist, Kontakte mit Ihrem Team zu teilen, und vieles mehr.

Was Sie lernen werden

Um Ihnen dabei zu helfen, behandeln wir in diesem Blogbeitrag alles, was Sie über die Grundlagen von CRM wissen müssen:

• Was ist ein CRM?
• Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Umstieg von Excel auf ein CRM-System?
• Kernfunktionen eines guten CRM-Systems
• So wählen Sie das richtige CRM für Ihr Unternehmen aus
• Häufige Herausforderungen bei der Einführung eines CRM-Systems
• Warum folk die erste Wahl für kleine Unternehmen folk

Was ist ein CRM?

Ein CRM (Customer Relationship Management) ist eine Möglichkeit, Kundeninformationen effektiv und sicher zu speichern, zu organisieren und zu nutzen. Anstelle von verstreuten Tabellenkalkulationen oder endlosen E-Mail-Verläufen vereint ein CRM alles an einem Ort.

Hier sind einige Beispiele, wie ein CRM Ihnen helfen kann:

• Speichern und Organisieren von Kontaktdaten.
• Verfolgung von Kundengesprächen und Interaktionen.
• Effiziente Verwaltung von Verkäufen, Geschäften und Aufgaben.

Betrachten Sie es als eine einzige Quelle für alle Ihre Kundeninformationen, die Ihrem Team hilft, Zeit zu sparen und intelligenter zu arbeiten.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um von Excel zu einem CRM-System zu wechseln?

Aufgrund der geringen Kosten kann der Umstieg von Excel als Vertriebsteam eine Herausforderung sein. Ein CRM könnte jedoch genau das sein, was Sie brauchen, wenn Sie erst einmal erkennen, wie viel Zeit Ihre täglichen Aufgaben in Anspruch nehmen, insbesondere für Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die ein großes Volumen an Leads und potenziellen Kunden verwalten.

Sie wissen, dass es an der Zeit ist, sich von Excel zu verabschieden, wenn Sie Folgendes bemerken:

• Zu viel manuelle Arbeit: Sich wiederholende Aufgaben, wie die Aktualisierung von Kontaktdaten, lenken Sie von wichtigeren Prioritäten ab, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
• Die Dinge fühlen sich chaotisch an: Die Verwaltung aller Daten in Tabellenkalkulationen wird zunehmend unüberschaubar.
• Kein Überblick: Die Verfolgung von Vertriebspipelines oder Kundeninteraktionen fühlt sich wie ein mühsamer Kampf an.
• Zusammenarbeit ist mühsam: Mehrere Versionen von Dateien sorgen für Verwirrung und machen Team-Updates frustrierend.

Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen Excel und einem CRM?

Sie spüren die Grenzen von Excel, sind sich aber nicht sicher, ob ein CRM die richtige Entscheidung ist? Wir verstehen das – Veränderungen können einschüchternd sein. Hier sind fünf wesentliche Unterschiede zwischen Excel und CRM, die Ihnen bei der Entscheidung helfen sollen.

1. Zweck und Funktionalität

Während Sie in Excel grundlegende Kontaktverwaltung durchführen können, verfügt ein CRM über ausgeprägtere Funktionen, mit denen Sie Ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe optimieren können. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Speziell für die Verwaltung von Kundenbeziehungen, die Automatisierung von Aufgaben und die Bereitstellung von Datenanalysen entwickelt.
• Excel: Ein universelles Tabellenkalkulationsprogramm zum manuellen Organisieren, Berechnen und Analysieren von Daten.

2. Datenverwaltung

Beide scheinen zwar dieselben Aufgaben erfüllen zu können, z. B. die Verwaltung von Kontaktdaten. Ein CRM-System ist jedoch darauf ausgelegt, Ihre Kundendaten sicherer zu speichern. Sie werden feststellen, dass:

• Ein CRM: Zentralisiert Kundeninformationen (z. B. Kontaktdaten, Interaktionsverlauf, Vertriebspipelines) an einem zugänglichen und sicheren Ort.
• Excel: Erfordert die manuelle Eingabe und Organisation von Daten, was oft zu mehreren Tabellenkalkulationen für verschiedene Aufgaben führt.

3. Automatisierung

Wenn es um Automatisierung geht, ist ein CRM-System der klare Gewinner. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Nachfassaktionen, Erinnerungen und die Datensynchronisierung zwischen Teams.
• Excel: Keine integrierte Automatisierung für kundenbezogene Aufgaben; erfordert manuellen Aufwand oder komplexe Makros.

4. Zusammenarbeit

Es gibt bestimmte Einschränkungen hinsichtlich der Zusammenarbeit in Excel, die ein CRM bieten kann, darunter auch Benutzerberechtigungen. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern in Echtzeit, wobei Benutzerberechtigungen und Aktualisierungen instantly alle instantly sichtbar sind.
• Excel: Die Zusammenarbeit ist eingeschränkt und erfordert oft die gemeinsame Nutzung von Dateien, was zu Problemen bei der Versionskontrolle führt.

5. Berichterstattung und Analyse

Beide bieten zwar Berichtsfunktionen, aber Excel-Benutzer empfinden die Benutzeroberfläche im Vergleich zu einem CRM möglicherweise als umständlicher. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Bietet vorgefertigte dashboards Analysen zur Verfolgung von Leistung, Kundenverhalten und Vertriebskennzahlen.
• Excel: Berichterstellung und Analysen erfordern manuelle Einstellungen, Formeln und die Erstellung von Diagrammen.

Was sind die Kernfunktionen eines guten CRM-Systems?

Im Kern geht es bei einem CRM darum, Ihrem Vertriebsteam zu helfen, reibungsloser zu arbeiten. Nicht alle CRMs sind gleich aufgebaut, aber die meisten guten CRMs haben folgende Funktionen gemeinsam:

• Kontaktverwaltung: Speichern Sie Kundeninformationen wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Notizen an einem Ort.
• Vertriebsverfolgung: Visualisieren Sie Ihre Vertriebspipeline und verfolgen Sie, wo sich Leads im Prozess befinden.
• Automatisierung: Richten Sie Workflows ein, um sich wiederholende Aufgaben wie das Versenden von Folge-E-Mails zu erledigen.
• Analytik: Sehen Sie mit integrierten Berichtstools, was funktioniert (und was nicht).
• Integrationen: Verbinden Sie Ihr CRM mit Tools, die Sie bereits verwenden, wie E-Mail- oder Kalender-Apps.

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Wie man ein CRM bewertet und in die engere Wahl nimmt

Die Auswahl des richtigen CRM-Systems für Ihr Vertriebsteam ist eine wichtige Entscheidung, insbesondere wenn Sie sich zum ersten Mal mit den verschiedenen Optionen befassen. Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Angeboten ist es wichtig, bei der Vorauswahl und Recherche auf Aspekte zu achten, die Ihren aktuellen Anforderungen und Ihrem zukünftigen Wachstum entsprechen. 

Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie beachten sollten.

1. Implementierungszeit

Dies bezieht sich auf den Zeitraum, der benötigt wird, um das CRM-System vollständig einzurichten, zu konfigurieren und in die Arbeitsabläufe eines Vertriebsteams zu integrieren. Dazu gehören alle Schritte, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass das CRM betriebsbereit ist und mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

2. Skalierbarkeit

Während einige CRMs wie HubSpot mit ihrem dauerhaft kostenlosen Tarif attraktiv sind. können Sie feststellen, dass ein Upgrade kostspielig wird, sobald Sie dazu bereit sind. Um zu vermeiden, dass Ihnen durch einen weiteren Implementierungsprozess Zeit verloren geht, sollten Sie auf die Preispläne achten. Die Preispläne folk sind beispielsweise perfekt auf mittelgroße Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern zugeschnitten und bieten die richtige Balance zwischen erweiterten Funktionen und der Komplexität und den Kosten auf Unternehmensebene, die wachsende Vertriebsteams belasten können.

3. Benutzerfreundlichkeit

Ein CRM ist nur so effektiv wie die Fähigkeit Ihres Teams, es zu nutzen. Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Arbeitsabläufe, die die Einarbeitungszeit minimieren. Ein zu komplexes Tool könnte Ihr Team davon abhalten, es vollständig zu übernehmen, wodurch sein Wert für Ihre Vertriebsabläufe sinkt. Testen Sie das CRM während einer Probezeit, um zu sehen, ob es sich natürlich anfühlt, es zu benutzen.

4. Integrationsfähigkeiten

Ihr CRM sollte nahtlos mit den Tools zusammenarbeiten, die Ihr Vertriebsteam in seinem Tech-Stack verwendet, wie E-Mail, Kalender, Marketingplattformen und Buchhaltungssoftware. Dadurch wird ein reibungsloser Datenfluss zwischen den Systemen gewährleistet, was Zeit spart und manuelle Arbeit reduziert. Prüfen Sie, ob das CRM die Integration mit den Tools unterstützt, die für Ihre Vertriebsabläufe am wichtigsten sind.

5. Kundensupport

Ob während der Implementierung oder im täglichen Gebrauch – zuverlässiger Support ist für Vertriebsteams von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach CRMs, die mehrere Supportkanäle wie Live-Chat, E-Mail oder eine Wissensdatenbank bieten, damit Sie Probleme schnell beheben können. Ein reaktionsschneller Kundenservice kann entscheidend dazu beitragen, wie reibungslos Ihr CRM für Ihr Team funktioniert.

6. Demo buchen

Auch wenn auf dem Papier alles großartig aussieht, entspricht dies möglicherweise nicht immer Ihren eigenen Erfahrungen. Buchen Sie unbedingt Demos für alle CRMs, die Sie in die engere Wahl gezogen haben, damit Sie dem Vertriebsteam relevante Fragen stellen und sich selbst ein Bild von der Plattform machen können. Buchen Sie folk eine Demo von folk , um loszulegen. 

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Schlussfolgerung

Der Umstieg von einer kostengünstigen Lösung wie Excel auf ein CRM-System kann zunächst abschreckend wirken. Langfristig zahlen sich die Vorteile jedoch aus. So können Sie stärkere und längerfristige Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen. Für Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die effizient skalieren möchten, ist folk die ideale Lösung. Es bietet leistungsstarke Kontaktmanagement-Funktionen, die speziell für mittelgroße Vertriebsteams entwickelt wurden, ohne die überwältigende Komplexität von Unternehmensplattformen. 

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Häufig gestellte Fragen

Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Umstieg von Excel auf ein CRM-System?

Wechseln Sie, wenn manuelle Aktualisierungen zunehmen, Daten unübersichtlich werden, die Nachverfolgung von Pipelines unklar ist und die gemeinsame Nutzung von Dateien zu Versionsproblemen führt. Ein CRM zentralisiert Daten, automatisiert Nachfassaktionen und bietet Echtzeit-Transparenz.

Wie unterscheidet sich ein CRM von Excel?

Ein CRM zentralisiert Kontakte und Aktivitätsverläufe, automatisiert Aufgaben, kontrolliert Berechtigungen, ermöglicht Zusammenarbeit in Echtzeit und bietet dashboards. Excel ist manuell, dateibasiert, mit eingeschränkter Zusammenarbeit und formelgesteuerter Berichterstellung.

Was sind die Kernfunktionen eines guten CRM-Systems?

Kontaktverwaltung, Pipeline- und Deal-Tracking, Aufgaben- und E-Mail-Automatisierung, Analysen und dashboards sowie Integrationen mit E-Mail, Kalender und anderen Tools.

Was sind die 4 Grundsätze des CRM?

Identifizieren Sie Kunden, differenzieren Sie nach Wert und Bedürfnissen, interagieren Sie über verschiedene Kontaktpunkte hinweg und passen Sie Angebote und Erlebnisse individuell an.