HubSpot x Zoho : Welches CRM ist beim E-Mail-Versand überlegen?

E-Mails sind der Grundstein der modernen Vertriebskommunikation. Hier werden Geschäfte vorangetrieben, Nachfassaktionen durchgeführt und Beziehungen gestärkt.

Da Teams zunehmend auf automatisierte Kundenansprache, Multi-Channel-Engagement und präzises Tracking angewiesen sind, konkurrieren CRMs zunehmend über die Qualität ihrer nativen E-Mail-Integrationen.

Sowohl HubSpot als auch Zoho bieten integrierte E-Mail-Workflows, doch unterscheiden sich diese hinsichtlich ihrer Tiefe, Benutzerfreundlichkeit und Auswirkungen auf den täglichen Vertriebsbetrieb erheblich. Für Teams, die Wert auf Einfachheit legen und eine schnelle, zuverlässige E-Mail-Funktionalität wünschen, folk eine der optimiertesten und leistungsstärksten E-Mail-Integrationen innerhalb eines CRM-Systems – für nahtloses Versenden, Nachverfolgen und Automatisieren von Kontaktaufnahmen direkt aus Ihrem Arbeitsbereich heraus.

Warum ist die E-Mail-Integration wichtig?

Eine robuste E-Mail-Integration macht aus einem CRM mehr als nur eine Datenbank – es wird zu einer zentralen Kommunikationsplattform. Anstatt zwischen verschiedenen Registerkarten hin- und herzuwechseln oder auf unzusammenhängende Tools angewiesen zu sein, können Mitarbeiter Nachrichten versenden, Follow-ups automatisieren und die Interaktion an einem einzigen Ort überwachen.

• Zentrale Kommunikation. Alle E-Mails – egal ob gesendet oder empfangen – werden automatisch mit dem entsprechenden Kontakt oder Geschäft synchronisiert.
• Intelligentere Nachfassaktionen. Automatisierte Erinnerungen und Abläufe ermöglichen es Vertriebsmitarbeitern, zum idealen Zeitpunkt ohne manuelles Eingreifen nachzufassen.
• Echtzeit-Tracking. Öffnungsraten, Klicks und Antworten werden direkt in das CRM eingespeist, um die nächsten Schritte zu planen.
• Sauberere Daten. E-Mails instantly Kontaktprofile instantly um Kontext und Gesprächsverlauf.
• E-Mail-Vorlagen. Wiederverwendbare, personalisierte Vorlagen sorgen für Einheitlichkeit im Team und sparen Zeit.
• Automatisierung der Kundenansprache. Versenden Sie Massen-E-Mails, Sequenzen oder ausgelöste Nachrichten basierend auf Deal-Phasen oder Kontaktaktivitäten.

Wenn ein CRM-System E-Mails nahtlos verwaltet, können sich die Mitarbeiter darauf konzentrieren, Gespräche zu führen, die den Umsatz steigern, anstatt sich mit verschiedenen Tools herumzuschlagen – dieser Unterschied unterscheidet ein gutes CRM-System von einem, das den Umsatz wirklich steigert!

Was ist HubSpot?

HubSpot ist eine umfassende CRM-Plattform, die Marketing, Vertrieb und Kundenservice in einer einheitlichen Kontaktdatenbank integriert. Dank der E-Mail-Integration können Benutzer ihre persönlichen Gmail- und Outlook-Posteingänge verbinden, sodass Mitarbeiter direkt aus dem CRM oder ihrem Posteingang heraus persönliche E-Mails versenden, Antworten protokollieren und Sequenzen initiieren können. Mit Funktionen wie Öffnungs- und Klick-Tracking, Vorlagen und gemeinsamen Zeitleisten sind die E-Mail-Aktivitäten für das gesamte Vertriebsteam transparent.

Was ist Zoho ?

Zoho ist ein vielseitiges All-in-One-CRM-System für Unternehmen, die umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und ein reichhaltiges Ökosystem an Geschäftsanwendungen suchen. Die E-Mail-Integration unterstützt Zoho , Gmail, Outlook und andere IMAP-Anbieter, sodass Teams Nachrichten nahtlos innerhalb des CRM-Systems senden, empfangen und archivieren können. Mit gemeinsamen Posteingangsansichten, grundlegenden Tracking-Funktionen und Automatisierung werden E-Mail-Interaktionen zu einem integralen Bestandteil einer umfassenderen Omnichannel-Engagement-Strategie.

Funktionsvergleich zwischen HubSpot und Zoho

Integrationsfähigkeiten

HubSpot bietet eine nahtlose bidirektionale E-Mail-Integration für Gmail, Outlook und alle IMAP-kompatiblen Anbieter. So können Sie direkt aus Kontaktdatensätzen heraus persönliche E-Mails versenden und gleichzeitig alle Antworten automatisch in Ihrer CRM-Zeitleiste protokollieren. Der native Terminplaner zeichnet Besprechungen effizient in Google Kalender oder Office 365 auf und sorgt mit automatischen Gasteinladungen und Zeitleisten-Einträgen für umfassende Transparenz.

Andererseits können Sie mit dem Add-on „Email Insights“ ZohoGmail, Outlook oder jeden anderen IMAP-Anbieter direkt mit Zoho synchronisieren und Nachrichten und Anhänge automatisch in den entsprechenden Datensätzen protokollieren. Sie können flexibel auswählen, welche Ordner einbezogen werden sollen, sodass irrelevante Threads aus Ihrem CRM ausgeschlossen werden, während alle E-Mails erfasst werden, die zu neuen Geschäftsmöglichkeiten führen könnten. Darüber hinaus synchronisiert sich Zoho in beide Richtungen mit Google, Office 365 oder iCal, sodass Einladungen zu Besprechungen und Aktualisierungen sowohl in Ihrem persönlichen Kalender als auch in der CRM-Zeitleiste angezeigt werden.

Synchronisationsfrequenz und Zuverlässigkeit

Die E-Mail-Synchronisierung von HubSpot funktioniert nahezu in Echtzeit mit Gmail und Outlook und spiegelt Änderungen in der Regel innerhalb von Sekunden bis zu einer Minute wider. Nach der Verbindung Ihres Kontos hält HubSpot über OAuth eine ständige Verbindung aufrecht und überträgt kontinuierlich Nachrichtendaten, um sicherzustellen, dass Ihre CRM-Zeitleiste immer auf dem neuesten Stand ist. Die Zuverlässigkeit wird durch die globale Cloud-Infrastruktur von HubSpot weiter verbessert, die eine beeindruckende Verfügbarkeit von 99,99 % für Kernservices bietet.

In ähnlicher Weise hält das Add-on „Email Insights“ Zohomithilfe von IMAP IDLE oder OAuth eine Live-Verbindung zu Ihrem E-Mail-Anbieter aufrecht, wodurch eine nahezu Echtzeit-Synchronisierung von Nachrichten ermöglicht wird. Sie können davon ausgehen, dass E-Mails innerhalb von Sekunden nach dem Empfang in der CRM-Zeitleiste angezeigt werden, komplett mit Anhängen und Metadaten. Darüber hinaus erfolgt eine instantly bidirektionale Kalendersynchronisierung instantly Google Kalender, Office 365 und iCal, wobei die Wiederholungslogik Zohointermittierende Ausfälle effektiv verwaltet.

Zweiwege-Synchronisierung von E-Mails und Kalendern

Der Sales Hub Professional und Enterprise von HubSpot bieten leistungsstarke One-to-One-Sequenzen, mit denen Sie bis zu 50 Kontakte gleichzeitig registrieren und täglich Hunderte personalisierter E-Mails pro Benutzer versenden können. Der intuitive Drag-and-Drop-Sequenz-Builder vereinfacht die Erstellung von Vorlagen, verwaltet Verzögerungen und erkennt Antworten. Der Marketing Hub erweitert die Funktionen und ermöglicht es Ihnen, Tausende von Empfängern durch Segmentierung, A/B-Tests und umfassende Analysen zu Öffnungen, Klicks und Bounces zu erreichen. Sales Hub-Benutzer ohne dieses Add-on können jedoch Einschränkungen hinsichtlich der Gesamtzahl der Sendungen und der grundlegenden Berichterstellung erfahren, da die fortschrittlichsten Kampagnenfunktionen im Marketing Hub enthalten sind.

Zoho erleichtert die E-Mail-Synchronisierung über POP/IMAP oder OAuth mit Outlook, Gmail und jedem IMAP-Anbieter. Nach der Einrichtung unter „Einstellungen > Kanäle > E-Mail“ werden sowohl eingehende als auch ausgehende Nachrichten automatisch mit dem entsprechenden Lead- oder Kontaktdatensatz verknüpft.

Serienbriefe und Kampagnen

Der Sales Hub Professional und Enterprise von HubSpot bieten leistungsstarke Eins-zu-Eins-Sequenzen, mit denen Benutzer bis zu 50 Kontakte gleichzeitig registrieren und täglich Hunderte von personalisierten E-Mails versenden können. Der intuitive Drag-and-Drop-Sequenz-Builder optimiert die Erstellung von Vorlagen, legt Verzögerungen fest und erkennt Antworten, während der Marketing Hub mit Funktionen wie Segmentierung, A/B-Tests und umfassenden Analysen zu Öffnungen, Klicks und Bounces Tausende von Empfängern bedienen kann. Sales Hub-Benutzer ohne das Marketing Hub-Add-on unterliegen jedoch Einschränkungen hinsichtlich der Gesamtzahl der versendeten E-Mails und erhalten aufgrund der erweiterten Funktionen, die ausschließlich im Marketing Hub verfügbar sind, nur grundlegende Berichte.

Mit dem Massen-E-Mail-Tool Zoho können Benutzer täglich bis zu 1.000 E-Mails versenden, komplett mit anpassbaren Vorlagen und Merge-Tags für zusätzliche Personalisierung. Für größere Kampagnen lässt sich Zoho mühelos integrieren und bietet erweiterte Segmentierungsfunktionen, eine Drag-and-Drop-Oberfläche für das Design sowie detaillierte Analysen zu Zustellungsraten, Öffnungen, Klicks und Abmeldungen. Da Zoho jedoch als separates Produkt betrieben wird, kann die Verwaltung der Abrechnung und der Benutzerberechtigungen über zwei Plattformen hinweg zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen.

Öffnen und Klicken verfolgen

HubSpot Sales überwacht Öffnungen und Klicks für jede einzelne E-Mail, die aus Kontaktdatensätzen oder über die Sales-Erweiterung versendet wird, und bietet Echtzeit-Desktop-Benachrichtigungen und protokolliert jedes Ereignis in der Zeitleiste. Während für die Klickverfolgung ein kostenpflichtiger Sales Hub-Platz erforderlich ist – kostenlose Nutzer können nur Öffnungen verfolgen –, können Sie die Gesamtzahl der Klicks pro Link direkt im E-Mail-Aktivitätsfeed einsehen. Für erweiterte Attributionsfunktionen wie die Analyse von Links mit mehreren Varianten über Kampagnen hinweg müssen Sie den Marketing Hub nutzen, da reine Sales Hub-Nutzer ohne das Add-on keinen Zugriff auf Klickanalysen auf Unternehmensebene haben.

Zoho bietet grundlegende E-Mail-Einblicke, die automatisch das Öffnen von E-Mails verfolgen, wenn Sie diese über Gmail- oder Outlook-Konnektoren versenden. Über die ZeptoMail-Integration können Sie die Verfolgung von Link-Klicks aktivieren, um auf umfassende Klickdaten zuzugreifen. Ohne ZeptoMail können CRM-Benutzer nur das Öffnen von E-Mails anzeigen. Um vollständige Klick-Analysen zu erhalten, benötigen Sie ein separates Transaktions-E-Mail-Produkt, das zusätzliche Kosten und Konfigurationsschritte mit sich bringt.

CRM-Erfahrung im Posteingang

Mit der installierten HubSpot Sales-Erweiterung können Sie HubSpot-Datensätze – wie Kontakte, Unternehmen und Deals – direkt in Gmail oder Outlook anzeigen und bearbeiten. Mit nur einem Klick können Sie Kontakte in Sequenzen aufnehmen und E-Mails protokollieren. Neben Ihrem Posteingang wird eine praktische CRM-Seitenleiste angezeigt, über die Sie Aufgaben erstellen, Antwortvorlagen versenden und die letzten Interaktionen anzeigen können, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen. Darüber hinaus werden Lead-Bewertungen und Geschäftsprognosen inline angezeigt, sodass jede Aktion, die Sie in Ihrer E-Mail durchführen, direkt zu Ihrer Pipeline beiträgt. Beachten Sie jedoch, dass einige Funktionen im Posteingang (wie Sequenzen und Anrufprotokollierung) ohne einen kostenpflichtigen Sales- oder Service-Hub-Zugang hinter einer Paywall bleiben.

Das eWidget Zoholässt sich als Seitenleiste in Zoho , Gmail oder Outlook integrieren, sodass Sie Leads hinzufügen, auf Kontaktdaten zugreifen und E-Mails protokollieren können, ohne Ihre Mailbox zu verlassen. Sie können Deal-Phasen, Aufgaben und Besprechungsnotizen inline anzeigen sowie vordefinierte Vorlagen versenden oder mit einem einfachen Klick neue Datensätze erstellen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Seitenleistenfunktion auf diese spezifischen E-Mail-Clients beschränkt ist. Wenn Sie Thunderbird oder andere Dienste verwenden, können Sie diese praktische Funktion in Ihrem Posteingang nicht nutzen.

folk : Das ultimative E-Mail-CRM

folk Teams den nahtlosen, vernetzten E-Mail-Workflow, der ihnen bisher gefehlt hat. Es zentralisiert die Kommunikation, automatisiert Nachfassaktionen und vereinfacht die Ablaufplanung – alles in einem übersichtlichen und benutzerfreundlichen CRM. Mit einer Bewertung von 4,5/5 auf G2 folk als eines der besten schlanken CRMs für moderne Vertriebs- und Partnerschaftsteams.

folk wurde speziell für Startups, Agenturen und wachsende Vertriebsteams mit 20 bis 50 Mitgliedern entwickelt und folk E-Mail-Abläufe, ohne die Benutzer zu überfordern.

Informationen aus E-Mails extrahieren

Eine der herausragenden Funktionen folkist die Möglichkeit, die Kommunikation zu zentralisieren und jede E-Mail und jeden Anruf in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln. Dank der nativen E-Mail-Synchronisierung für Gmail und Outlook sowie der KI-gestützten Analyse können Teams:

• Mit dem Recap-Assistenten folkkönnen Sie vergangene Unterhaltungen mit nur einem Klick ganz einfach zusammenfassen. Der Assistent stellt Informationen aus E-Mails und Notizen zusammen, um eine Zusammenfassung zu erstellen, die Ihnen in Sekundenschnelle den Kontext liefert.
• Führen Sie zu optimalen Zeitpunkten Nachfassaktionen durch, da die KI Gespräche scannt, um Sie zu benachrichtigen, wenn es Zeit ist, einen Kontakt zu erreichen, und sogar Antworten für Sie entwirft.

E-Mail-Sequenzierung und -Automatisierung

Mit der integrierten Sequenzierungs-Engine folkkönnen Sie direkt im CRM automatisierte Outreach-Abläufe erstellen. Sie können mehrstufige E-Mail-Sequenzen entwerfen, Nachrichten mithilfe von CRM-Variablen personalisieren und sicherstellen, dass jede Interaktion automatisch protokolliert wird. Ganz gleich, ob Sie Leads pflegen, Outbound-Kampagnen durchführen oder inaktive Geschäfte wiederbeleben möchten – folk einen leistungsstarken und dennoch unkomplizierten Sequenzierungs-Workflow, der den Einsatz separater Tools überflüssig macht.

Legen Sie Bedingungen basierend auf Ihren CRM-Variablen fest, um automatisch E-Mails zu versenden, beispielsweise wenn ein Geschäft abgeschlossen oder ein neuer Lead gewonnen wurde.

KI-gestützte Erinnerungen für Nachfassaktionen

Die KI-Follow-up-Funktion folksorgt dafür, dass keine Konversation untergeht. Durch die Analyse Ihres E-Mail-Verlaufs folk Sie, wenn ein Kontakt nicht geantwortet hat, hebt Konversationen hervor, die ins Stocken geraten sind, und ermittelt den idealen Zeitpunkt für eine erneute Kontaktaufnahme. Die Funktion arbeitet wie ein interner Assistent, der Ihren Posteingang organisiert und Ihre Pipeline aktiv hält – ganz ohne manuelles Nachverfolgen.

folk ab 20 US-Dollar pro Benutzer und Monat, umfasst native E-Mail-Integration und Sequenzen und bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion– keine Kreditkarte erforderlich.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass HubSpot sich durch robuste Integrationen und umfassende Tracking-Funktionen auszeichnet, während Zoho umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und Multi-Channel-Funktionen bietet. folk die beste Wahl für Teams, die sich auf E-Mail-Integration, Automatisierung und Sequenzierung konzentrieren. Mit seinen nahtlosen E-Mail-Workflows, KI-gesteuerten Follow-up-Erinnerungen und folk benutzerfreundlichen Oberfläche folk E-Mails in umsetzbare Erkenntnisse und ist damit das ultimative CRM für Vertriebsteams, die Wert auf effektive Kommunikation ohne Unübersichtlichkeit legen. Entscheiden Sie sich folk Sie ein CRM folk , das Ihren E-Mail-gesteuerten Vertriebsprozess wirklich verbessert.

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