HubSpot vs. Pipedrive: Welches CRM eignet sich am besten für die Automatisierung?

Bei der Entscheidung zwischen HubSpot und Pipedrive lautet die entscheidende Frage: Welches CRM verbessert die Automatisierung wirklich, ohne unnötige Verwaltungsaufgaben zu verursachen? Für Teams, die Wert auf Einfachheit legen, folk eines der effizientesten und robustesten Automatisierungstools aller CRM-Systeme und ermöglicht es Nutzern, E-Mails basierend auf selbst definierten Bedingungen zu automatisieren und Aktionen über die API auszuführen.

Warum Automatisierung für CRM im Jahr 2026 unverzichtbar ist

Automatisierung ist zum Eckpfeiler moderner Vertriebsteams geworden. Vertriebs- und Marketingabteilungen stehen vor der Herausforderung, immer mehr Leads, vielfältige Kanäle und komplexe Kaufprozesse zu verwalten – und das alles, ohne den Personalbestand aufzustocken und unter Wahrung der Personalisierung. Ein CRM-System, das auf manueller Dateneingabe, sporadischen Nachfassaktionen und veralteten Tabellenkalkulationen basiert, verschlingt still und leise Zeit, Energie und Konzentration, die eigentlich für sinnvolle Kundeninteraktionen genutzt werden sollten.

Hier sind die Hauptgründe, warum Automatisierung heute unverzichtbar ist:

• Kunden erwarten schnelle und sachdienliche Antworten per E-Mail, LinkedIn, WhatsApp und Telefon.
• Pipelines bewegen sich schnell, und jede versäumte Nachverfolgung kann zu Umsatzverlusten führen.
• Angesichts der explosionsartigen Zunahme von Daten sind manuelle Aktualisierungen mittlerweile unpraktisch und unzuverlässig geworden.
• Führung erfordert einen Echtzeit-Überblick über die Leistung statt Schätzungen zum Monatsende.

Der wahre Wert eines CRM-Systems liegt darin, wie sehr es die Arbeitsbelastung des Teams verringert, und nicht in der Anzahl der Felder, die es bieten kann. Die ideale Plattform erfasst Aktivitäten automatisch, verwaltet die Daten im Hintergrund übersichtlich und schlägt zum optimalen Zeitpunkt die entsprechenden nächsten Schritte vor, sodass sich die Mitarbeiter auf den Aufbau von Beziehungen und den Abschluss von Geschäften konzentrieren können, anstatt sich um die Verwaltung des Tools kümmern zu müssen.

Was ist HubSpot?

HubSpot ist eine integrierte CRM-Plattform, die Marketing, Vertrieb und Kundenservice in einer einheitlichen Kontaktdatenbank vereint. Dank der E-Mail-Integration können Mitarbeiter ihre privaten Gmail- und Outlook-Konten verknüpfen und so personalisierte E-Mails versenden, Antworten nachverfolgen und E-Mail-Sequenzen direkt aus ihrem Posteingang oder dem CRM-System heraus starten. Funktionen wie das Nachverfolgen von Öffnungen und Klicks, Vorlagen und gemeinsame Zeitachsen sorgen dafür, dass E-Mail-Interaktionen für das gesamte Vertriebsteam sichtbar sind.

Was ist Pipedrive?

Pipedrive ist ein vertriebsorientiertes CRM, das auf einer visuellen Pipeline basiert und Vertriebsmitarbeiter dabei unterstützt, Geschäfte vom ersten Kontakt bis zum Abschluss zu verfolgen. Die E-Mail-Synchronisierungsfunktion lässt sich mit Gmail, Outlook und anderen IMAP-Anbietern verbinden und stellt sicher, dass jede Nachricht automatisch dem entsprechenden Kontakt und Geschäft zugeordnet wird. Dank eines integrierten Vertriebs-Posteingangs, Tracking-Funktionen und wichtiger Kampagnenfunktionen können Teams ihre Kundenansprache und Pipeline-Updates verwalten, ohne mehrere Tools nutzen zu müssen.

Funktionsvergleich zwischen HubSpot und Pipedrive

Integrationsfähigkeiten

HubSpot bietet eine nahtlose bidirektionale E-Mail-Integration mit Gmail, Outlook und jedem IMAP-kompatiblen Anbieter. So können Sie direkt aus den Kontaktdatensätzen heraus persönliche E-Mails versenden, während jede Antwort automatisch in Ihrer CRM-Zeitleiste protokolliert wird. Die integrierte Terminplanungsfunktion synchronisiert Terminereignisse mit Google Kalender oder Office 365, einschließlich automatischer Gast-Einladungen und Zeitleisten-Einträgen für einen umfassenden Überblick.

Die E-Mail-Synchronisierung Pipedrive lässt sich direkt mit Gmail und Outlook verbinden (bei anderen Anbietern erfolgt ein Fallback auf IMAP) und erfasst jede eingehende und ausgehende Nachricht, die mit dem entsprechenden Kontakt- oder Deal-Datensatz verknüpft ist. Mit der Option „Smart E-Mail BCC“ können Sie Nachrichten protokollieren, ohne Ihren E-Mail-Client verlassen zu müssen – fügen Sie einfach das dynamische BCC hinzu, und Pipedrive den Rest. Darüber hinaus sorgt die native Kalenderintegration für Google- und Microsoft-Kalender dafür, dass alle Ihre Termine automatisch in den Kontakt-Timelines angezeigt werden, sodass Sie einen einheitlichen Überblick über jede Kundeninteraktion erhalten.

Synchronisationsfrequenz und Zuverlässigkeit

Die E-Mail-Synchronisierung von HubSpot funktioniert nahezu in Echtzeit mit Gmail und Outlook, wobei Änderungen in der Regel innerhalb von Sekunden bis zu einer Minute übernommen werden. Nachdem Sie Ihr Konto verbunden haben, hält HubSpot über OAuth eine ständige Verbindung aufrecht und überträgt kontinuierlich Nachrichtendaten, um sicherzustellen, dass Ihre CRM-Zeitleiste stets auf dem neuesten Stand ist. Diese Zuverlässigkeit wird durch die globale Cloud-Infrastruktur von HubSpot weiter verbessert, die für ihre Kerndienste eine beeindruckende Verfügbarkeit von 99,99 % aufweist.

Die E-Mail-Synchronisierung Pipedrivemit Gmail und Outlook ist so konzipiert, dass sie alle paar Minuten ausgeführt wird, wodurch ein Gleichgewicht zwischen Aktualität und Systemleistung hergestellt wird. Ausgehende und eingehende Nachrichten werden erfasst und innerhalb von weniger als fünf Minuten mit Kontakten oder Geschäften abgeglichen, sodass es selten zu fehlenden oder verzögerten Einträgen kommt. Bei Anbietern, die dies unterstützen, folgt der IMAP-Fallback den Standard-IMAP-IDLE-Protokollen und liefert nahezu sofortige Aktualisierungen.

Zweiwege-Synchronisierung von E-Mails und Kalendern

Die HubSpot-Lösungen „Sales Hub Professional“ und „Enterprise“ bieten leistungsstarke Eins-zu-Eins-Sequenzen, mit denen Sie bis zu 50 Kontakte auf einmal hinzufügen und täglich Hunderte personalisierter E-Mails pro Benutzer versenden können. Der intuitive Sequenz-Builder per Drag-and-Drop vereinfacht die Erstellung von Vorlagen, verwaltet Verzögerungen und erkennt Antworten, während der „Marketing Hub“ auf Tausende von Empfängern skaliert werden kann und Funktionen wie Segmentierung, A/B-Tests sowie umfassende Analysen zu Öffnungen, Klicks und Bounces bietet. Da die fortschrittlichsten Kampagnenfunktionen jedoch exklusiv im Marketing Hub verfügbar sind, unterliegen Sales Hub-Nutzer ohne dieses Add-on Einschränkungen hinsichtlich der Gesamtzahl der Sendungen und der grundlegenden Berichtsfunktionen.

Freshsales bietet native Plugins für Gmail und Outlook, bei deren Einrichtung Sie zwischen einer bidirektionalen und einer unidirektionalen E-Mail-Synchronisierung wählen können, wobei die bidirektionale Synchronisierung standardmäßig eingestellt ist. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails nahtlos und in Echtzeit in Ihr Postfach und die CRM-Zeitleiste integriert werden. Darüber hinaus unterstützt Freshsales die bidirektionale Kalendersynchronisierung mit Google Kalender und Office 365, sodass Termine, die in Ihrem Posteingang oder im CRM geplant wurden, an beiden Orten angezeigt werden. So wird sichergestellt, dass Besprechungsverläufe bequem neben E-Mail-Konversationen in derselben Zeitleiste angezeigt werden.

Serienbriefe und Kampagnen

Die Sales Hub Professional- und Enterprise-Versionen von HubSpot bieten leistungsstarke Eins-zu-Eins-Sequenzen, mit denen Sie bis zu 50 Kontakte gleichzeitig einbinden und täglich Hunderte personalisierter E-Mails pro Benutzer versenden können. Der intuitive Sequenz-Builder per Drag-and-Drop vereinfacht die Erstellung von Vorlagen, verwaltet Verzögerungen und erkennt Antworten, während der Marketing Hub auf Tausende von Empfängern skaliert werden kann und Segmentierung, A/B-Tests sowie umfassende Analysen zu Öffnungen, Klicks und Bounces bietet. Da sich die leistungsstärksten Kampagnenfunktionen jedoch im Marketing Hub befinden, sind Sales Hub-Nutzer, denen dieses Add-on fehlt, hinsichtlich der Gesamtzahl der Sendungen und der grundlegenden Berichterstellung eingeschränkt.

Ab dem Advanced-Tarif und höher ermöglicht Ihnen die Gruppen-E-Mail-Funktion Pipedrive, bis zu 100 Kontakte aus einer beliebigen Liste auszuwählen und Massen-E-Mails mit Platzhaltern und Antwortverfolgung zu versenden. Pipedrive , das als Add-on erhältlich ist, bietet ein spezielles Modul für die Erstellung von E-Mail-Kampagnen, die Zielgruppensegmentierung und die Analyse von Öffnungs- und Klickraten, wobei alle Antworten automatisch mit dem entsprechenden Geschäft oder Kontakt verknüpft werden. Der Haken? Das Add-on „Campaigns“ ist kostenpflichtig, und seine Berichtsfunktionen sind im Vergleich zu eigenständigen E-Mail-Marketing-Plattformen eingeschränkter.

Öffnen und Klicken verfolgen

HubSpot Sales erfasst zuverlässig die Öffnungs- und Klickzahlen für jede Einzel-E-Mail, die über Kontaktdatensätze oder die Sales-Erweiterung versendet wird. Es bietet Desktop-Benachrichtigungen in Echtzeit und protokolliert jedes Ereignis in der Zeitleiste. Beachten Sie, dass für die Klick-Erfassung ein kostenpflichtiger Sales Hub-Zugang erforderlich ist – kostenlose Nutzer können lediglich Öffnungen erfassen. Die Gesamtzahl der Klicks pro Link können Sie ganz einfach direkt im E-Mail-Aktivitätsfeed einsehen. Für erweiterte Attributionsfunktionen, wie z. B. die Analyse von Links mit mehreren Varianten über Kampagnen hinweg, benötigen Sie den Marketing Hub; reine Sales Hub-Nutzer haben ohne dieses Add-on keinen Zugriff auf Klickanalysen auf Unternehmensebene.

Pipedrive die Schaltflächen „E-Mail-Öffnungen verfolgen“ und „Link-Öffnungen verfolgen“ Pipedrive , sodass für jede versendete Nachricht sowohl Öffnungen als auch Klicks erfasst werden, zusammen mit der Anzahl und dem Zeitstempel auf der Registerkarte „E-Mail“. Sie können die Nachverfolgung für jede E-Mail aktivieren oder deaktivieren und direkt in der Deal-Ansicht genau sehen, wer auf welchen Link geklickt hat. Die Berichterstellung Pipedrivebeschränkt sich jedoch weitgehend auf grundlegende Öffnungs- und Klickraten und bietet keine integrierte Trichtervisualisierung oder Heatmap-Einblicke, es sei denn, Sie exportieren die Daten in ein BI-Tool.

CRM-Erfahrung im Posteingang

Mit der HubSpot Sales-Erweiterung können Sie HubSpot-Datensätze – wie Kontakte, Unternehmen und Geschäfte – mühelos direkt in Gmail oder Outlook anzeigen und bearbeiten. Sie können Kontakte mit nur einem Klick in Sequenzen aufnehmen und E-Mails protokollieren. Neben Ihrem Posteingang erscheint eine vertraute CRM-Seitenleiste, über die Sie Aufgaben erstellen, Vorlagenantworten versenden und die letzten Interaktionen einsehen können, ohne die App wechseln zu müssen. Darüber hinaus werden Lead-Scores und Deal-Prognosen direkt angezeigt, sodass jede E-Mail-Aktion zu Ihrer Pipeline beiträgt. Beachten Sie jedoch, dass einige Funktionen – wie Sequenzen und Anrufprotokollierung – nur mit einem kostenpflichtigen Sales- oder Service-Hub-Zugang verfügbar sind.

Das Gmail-Add-on Pipedrivefügt Ihrem Posteingang ein Seitenpanel hinzu, über das Sie Zugriff auf Kontakt- und Deal-Informationen erhalten, Statusaktualisierungen vornehmen und neue Aktivitäten direkt aus Gmail hinzufügen können. Sie profitieren von sofortigem Zugriff auf Smart Email BCC, Vorlagen und Tracking-Schaltflächen, ohne Ihren Posteingang verlassen zu müssen. Außerdem können Sie neue Leads oder Deals mit nur einem Klick erstellen. Diese Funktion verwandelt Ihren Posteingang praktisch in ein Pipedrive . Diese In-Inbox-Funktionalität ist jedoch nur für Chrome oder Edge verfügbar, da es kein entsprechendes Add-on für Outlook auf dem Desktop gibt.

folk : Das ultimative CRM für die Automatisierung

folk ist ein innovatives, KI-gestütztes CRM, das speziell auf Teams zugeschnitten ist, die ihre Geschäftsabläufe automatisieren möchten. Es fasst alle Beziehungen – Leads, Kunden, Partner, Bewerber und Investoren – in anpassbaren Ansichten zusammen, die sich jedem Arbeitsablauf anpassen.

folk ist für Teams konzipiert, die Wert auf Automatisierung legen. Dank nahtloser E-Mail- und Kalendersynchronisation können Teams ihre Nachfassaktionen und Kundenansprachen mühelos skalieren. Die neuen bedingten E-Mail-Automatisierungen ermöglichen es Ihnen, E-Mails zu versenden, die durch Echtzeitdaten in folk ausgelöst werden; so können beispielsweise Onboarding- oder Übergabe-E-Mails automatisch versendet werden, wenn ein Kontakt als Kunde markiert oder ein Vertrag unterzeichnet wird.

Mithilfe von KI folk Daten folk , erstellt Eisbrecher, verfasst personalisierte E-Mails und empfiehlt optimale nächste Schritte. Dank seiner offenen API und Webhooks lässt es sich mühelos in Plattformen wie Zapier und Make integrieren und ermöglicht so komplexe Arbeitsabläufe über E-Mail, WhatsApp, Slack, Abrechnungs- und interne Systeme hinweg.

Mit der Kontakt-Erfassung per Mausklick über die folkX-Chrome-Erweiterung, einer mobilen App und kollaborativen Pipelines folk Teams ein schlankes und dennoch leistungsstarkes CRM, mit dem sie die Automatisierung ausbauen und gleichzeitig die volle Kontrolle behalten können.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen: HubSpot bietet zwar eine nahtlose Integration und umfangreiche Marketingfunktionen, kann jedoch für Nutzer ohne erweiterte Funktionen einschränkend sein. Pipedrive durch visuelles Pipeline-Management und E-Mail-Synchronisation Pipedrive , lässt jedoch bei den Berichtsfunktionen zu wünschen übrig. Im Gegensatz dazu folk als optimale Wahl für Teams hervor, die E-Mail-Integration, Automatisierung und Sequenzierung priorisieren. Sein KI-gestützter Ansatz steigert die Effizienz und Personalisierung und macht es zur besten Alternative für Unternehmen, die ihre Vertriebsprozesse ohne operative Komplexität optimieren möchten. Testen Sie folk kostenlos

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