HubSpot vs. Freshsales: Welches CRM eignet sich am besten für die Automatisierung?

Die Entscheidung zwischen HubSpot und Freshsales hängt letztlich von einer entscheidenden Frage ab: Welches CRM optimiert die Automatisierung effektiv, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu verursachen? Für Teams, denen Einfachheit wichtig ist, folk eine der effizientesten und leistungsstärksten Automatisierungslösungen, die in einem CRM verfügbar sind, und ermöglicht es Nutzern, E-Mails basierend auf definierten Bedingungen zu automatisieren und API-gesteuerte Aktionen zu nutzen.

Warum Automatisierung für CRM im Jahr 2026 unverzichtbar ist

In der heutigen Geschäftswelt ist Automatisierung für moderne Vertriebsteams unverzichtbar geworden. Vertrieb und Marketing stehen vor der Herausforderung, mehr Leads zu verwalten, mehrere Kanäle zu bedienen und immer komplexere Kaufprozesse zu bewältigen – und das alles, ohne den Personalbestand zu erhöhen oder Abstriche bei der Personalisierung zu machen. Ein CRM-System, das weiterhin auf manuelle Dateneingabe, sporadische Nachfassaktionen und tabellenartige Berichte setzt, raubt unweigerlich Zeit, Energie und Konzentration, die für sinnvolle Kundeninteraktionen fehlen.

Hier sind die Hauptgründe, warum Automatisierung unverzichtbar geworden ist:

• Käufer erwarten schnelle und passende Antworten über verschiedene Kanäle hinweg, darunter E-Mail, LinkedIn, WhatsApp und Telefonanrufe.
• Die Bearbeitungszeiten werden immer kürzer, und wenn man eine Nachfassaktion verpasst, kann das zu Umsatzverlusten führen.
• Das Datenvolumen ist stark angestiegen, sodass manuelle Aktualisierungen sowohl unpraktisch als auch unzuverlässig sind.
• Führung erfordert Echtzeit-Einblick in die Leistung, anstatt sich auf Schätzungen am Monatsende zu verlassen.

Der wahre Wert eines CRM-Systems liegt darin, wie viel Arbeit es dem Team abnimmt, und nicht in der Anzahl der Felder, die es bieten kann. Die effektivste Plattform ist diejenige, die Aktivitäten automatisch erfasst, im Hintergrund saubere Datensätze pflegt und zum richtigen Zeitpunkt die passenden nächsten Schritte vorschlägt, sodass sich die Mitarbeiter auf den Aufbau von Beziehungen und den Abschluss von Geschäften konzentrieren können, anstatt sich um die Verwaltung des Tools selbst kümmern zu müssen.

Was ist HubSpot?

HubSpot ist eine umfassende CRM-Plattform, die Marketing, Vertrieb und Kundenservice in einer einzigen Kontaktdatenbank vereint. Dank der nahtlosen E-Mail-Integration können Nutzer ihre privaten Gmail- und Outlook-Konten verknüpfen, um personalisierte E-Mails zu versenden, Antworten zu protokollieren und E-Mail-Sequenzen direkt aus dem CRM oder ihrem Posteingang heraus zu starten. Funktionen wie das Nachverfolgen von Öffnungs- und Klickraten, anpassbare Vorlagen und gemeinsame Zeitachsen verbessern die Transparenz der E-Mail-Aktivitäten im gesamten Vertriebsteam.

Was ist Freshsales?

Freshsales von Freshworks ist ein Vertriebs-CRM, das speziell auf kleine bis mittelgroße Teams zugeschnitten ist, die eine intuitive Benutzeroberfläche in Verbindung mit leistungsstarken Automatisierungsfunktionen suchen. Nutzer haben die Möglichkeit, Gmail oder Microsoft 365 zu verknüpfen, was eine ein- oder bidirektionale Synchronisierung ermöglicht, um E-Mail-Verläufe zwischen ihrem Postfach und dem CRM abzugleichen. In Kombination mit Vorlagen, Funktionen für Massen-E-Mails und Aktivitätszeitachsen wird E-Mail so zu einem wesentlichen Bestandteil der Verwaltung von Leads und Verkaufschancen.

Funktionsvergleich zwischen HubSpot und Freshsales

Integrationsfähigkeiten

HubSpot bietet eine nahtlose bidirektionale E-Mail-Integration mit Gmail, Outlook und jedem IMAP-kompatiblen Anbieter. So können Sie personalisierte E-Mails direkt aus den Kontaktdatensätzen versenden, während jede Antwort automatisch in Ihrer CRM-Zeitleiste protokolliert wird. Der integrierte Terminplaner erstellt Besprechungstermine in Google Kalender oder Office 365, einschließlich automatischer Einladungen für Gäste und Einträgen in der Zeitleiste für eine bessere Übersicht.

Freshsales bietet native Plugins für Gmail und Outlook, die E-Mail-Konversationen, Terminplanungs-Tools und relevante Kontaktinformationen direkt neben Ihrem Posteingang anzeigen. Nach der Verbindung protokolliert Freshsales Konversationen automatisch, indem es eingehende E-Mails nach bekannten Kontaktadressen durchsucht. So können Sie selbst auswählen, welche Ordner synchronisiert werden sollen, und Unordnung vermeiden.

Synchronisationsfrequenz und Zuverlässigkeit

Die E-Mail-Synchronisierung von HubSpot funktioniert nahezu in Echtzeit mit Gmail und Outlook, wobei Änderungen in der Regel innerhalb von Sekunden bis zu einer Minute übernommen werden. Sobald Ihr Konto verbunden ist, hält HubSpot über OAuth eine ständige Verbindung aufrecht und überträgt kontinuierlich Nachrichtendaten, um sicherzustellen, dass Ihre CRM-Zeitleiste stets auf dem neuesten Stand ist. Diese Zuverlässigkeit wird durch die globale Cloud-Infrastruktur von HubSpot noch verstärkt, die für ihre Kerndienste eine beeindruckende Verfügbarkeit von 99,99 % aufweist.

Freshsales verbindet sich über native Plugins, die eine ständige Verbindung zu Ihrem Gmail- oder Outlook-Konto herstellen und E-Mails sowie Kalendertermine in Echtzeit synchronisieren. Eingehende Nachrichten von bekannten Interessenten werden innerhalb von Sekunden angezeigt, und alle im CRM protokollierten ausgehenden E-Mails werden instantly in Ihrem E-Mail-Verlauf instantly . Auch Kalendertermine werden sofort aktualisiert, sodass in Freshsales geplante Besprechungen ohne Verzögerung in Ihrem persönlichen Kalender erscheinen.

Zweiwege-Synchronisierung von E-Mails und Kalendern

Die HubSpot-Versionen „Sales Hub Professional“ und „Enterprise“ bieten leistungsstarke Eins-zu-Eins-Sequenzen, mit denen Sie bis zu 50 Kontakte auf einmal hinzufügen und täglich Hunderte personalisierter E-Mails pro Benutzer versenden können. Der intuitive Sequenz-Builder per Drag-and-Drop optimiert die Erstellung von Vorlagen, das Timing und die Nachverfolgung von Antworten, während der Marketing Hub die Möglichkeiten für größere Zielgruppen durch Funktionen wie Segmentierung, A/B-Tests und umfassende Analysen zu Öffnungen, Klicks und Bounces erweitert. Da sich die fortschrittlichsten Kampagnenfunktionen jedoch im Marketing Hub befinden, sind Sales Hub-Nutzer ohne dieses Add-on hinsichtlich der Gesamtzahl der Sendungen und der grundlegenden Berichterstellung eingeschränkt.

Freshsales bietet native Plugins für Gmail und Outlook, bei deren Einrichtung Sie zwischen einer bidirektionalen und einer unidirektionalen E-Mail-Synchronisierung wählen können, wobei die bidirektionale Synchronisierung standardmäßig aktiviert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails nahtlos in Ihre CRM-Zeitleiste integriert werden. Darüber hinaus unterstützt Freshsales die bidirektionale Kalendersynchronisierung mit Google Kalender und Office 365, sodass Termine, die entweder in Ihrem Posteingang oder im CRM geplant wurden, auf beiden Plattformen angezeigt werden und Sie Ihren Terminverlauf bequem neben Ihren E-Mail-Konversationen einsehen können.

Serienbriefe und Kampagnen

Die HubSpot-Tarife „Sales Hub Professional“ und „Enterprise“ bieten leistungsstarke Eins-zu-Eins-Sequenzen, mit denen Sie bis zu 50 Kontakte gleichzeitig einbinden und täglich Hunderte personalisierter E-Mails pro Benutzer versenden können. Der intuitive Drag-and-Drop-Sequenz-Builder vereinfacht die Erstellung von Vorlagen, verwaltet Verzögerungen und erkennt Antworten, während der Marketing Hub Ihre Reichweite durch erweiterte Segmentierung, A/B-Tests und umfassende Analysen zu Öffnungen, Klicks und Bounces auf Tausende von Empfängern ausweitet. Da sich die fortschrittlichsten Kampagnenfunktionen jedoch im Marketing Hub befinden, unterliegen Sales Hub-Nutzer ohne dieses Add-on Einschränkungen hinsichtlich der Gesamtzahl der Sendungen und des Zugriffs auf grundlegende Berichte.

Freshsales verfügt über ein umfassendes Modul für Marketingkampagnen – navigieren Sie einfach zu „Kampagnen > E-Mail“, um E-Mail-Kampagnen zu starten oder automatisierte Customer Journeys basierend auf dem Nutzerverhalten einzurichten. Mit Drag-and-Drop-Vorlagen, dynamischen Segmenten und dashboards Zustellraten, Öffnungen, Klicks und Abmeldungen verfolgen, sorgt Freshsales für eine effektive Kommunikation. Die integrierte Wiederholungslogik und die ISP-Drosselung verbessern die Zustellbarkeit, aber beachten Sie, dass komplexere Funktionen wie die Heatmap-Klickanalyse und die KI-gesteuerte Optimierung der Versandzeit ein Upgrade auf Freshmarketer erfordern.

Öffnen und Klicken verfolgen

HubSpot Sales erfasst Öffnungen und Klicks für jede Einzel-E-Mail, die aus Kontaktdatensätzen oder über die Sales-Erweiterung versendet wird. Es bietet Desktop-Benachrichtigungen in Echtzeit und protokolliert jedes Ereignis in der Zeitleiste. Beachten Sie, dass die Klickverfolgung nur mit einem kostenpflichtigen Sales Hub-Zugang verfügbar ist – kostenlose Nutzer können lediglich Öffnungen verfolgen. Sie können die Gesamtzahl der Klicks pro Link auch direkt im E-Mail-Aktivitätsfeed einsehen. Für erweiterte Attributionsanalysen, wie z. B. die Analyse von Links mit mehreren Varianten über Kampagnen hinweg, benötigen Sie Zugriff auf den Marketing Hub, da reine Sales Hub-Nutzer ohne das Add-on keine Klickanalysen auf Unternehmensebene durchführen können.

In Freshsales können Sie unter „Einstellungen“ > „E-Mail-Einstellungen“ die Option „Öffnungen und Klicks verfolgen“ aktivieren. So wird sichergestellt, dass bei jeder E-Mail, die Sie über das native Plugin versenden, Öffnungen und Link-Klicks in der Kontakt-Timeline erfasst werden. Die Kennzahlen zu Zustellung, Öffnungen und Klicks werden sowohl im dashboard im Kampagnenmodul angezeigt. Beachten Sie bitte, dass die Erfassung von Öffnungen auf bildbasierten Pixeln beruht – wenn ein Empfänger Bilder blockiert oder Links in der Vorschau anzeigt, werden Ihre Statistiken möglicherweise nicht vollständig erfasst.

CRM-Erfahrung im Posteingang

Wenn die HubSpot Sales-Erweiterung installiert ist, können Sie HubSpot-Datensätze – Kontakte, Unternehmen, Deals – direkt in Gmail oder Outlook nahtlos anzeigen und bearbeiten. Fügen Sie Kontakte mit nur einem Klick zu Sequenzen hinzu und protokollieren Sie E-Mails. Neben Ihrem Posteingang erscheint eine vertraute CRM-Seitenleiste, über die Sie Aufgaben erstellen, Vorlagenantworten versenden und die letzten Interaktionen nachverfolgen können, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen. Sie zeigt sogar Lead-Scores und Deal-Prognosen direkt an, sodass jede E-Mail-Aktion direkt zu Ihrer Pipeline beiträgt. Beachten Sie jedoch, dass einige dieser Funktionen im Posteingang, wie Sequenzen und Anrufprotokollierung, nur mit einem kostenpflichtigen Sales- oder Service-Hub-Zugang verfügbar sind.

Die nativen Gmail- und Outlook-Plugins von Freshsales integrieren die CRM-Seitenleiste direkt in Ihren Posteingang und zeigen Ihnen beim Verfassen oder Lesen von Nachrichten Lead-Profile, Geschäftswerte und frühere E-Mail-Verläufe an. Sie können E-Mails protokollieren, Besprechungen planen und Sequenzen direkt dort starten, mit einer Synchronisierung per Klick zurück zu Freshsales. Das Plugin fasst außerdem Kalendertermine in derselben Ansicht zusammen und sorgt so für eine nahtlose Verbindung von Nachrichten und Terminen. Wenn Sie lieber einen anderen E-Mail-Client verwenden, müssen Sie auf die IMAP-Synchronisierung zurückgreifen, anstatt das volle Plugin-Erlebnis zu nutzen.

folk : Das beste CRM für Automatisierungen

folk ist ein modernes, KI-basiertes CRM-System, das speziell für Teams entwickelt wurde, die ihre Geschäftsabläufe mühelos automatisieren möchten. Es fasst alle Beziehungen – Leads, Kunden, Partner, Bewerber und Investoren – in anpassbaren Ansichten zusammen, die sich jedem Arbeitsablauf anpassen.

folk ist speziell auf Teams zugeschnitten, bei denen Automatisierung an erster Stelle steht. Dank der integrierten E-Mail- und Kalendersynchronisation können Teams Nachfassaktionen und Kundenansprache in größerem Umfang automatisieren. Die neuen bedingten E-Mail-Automatisierungen ermöglichen es Ihnen, Nachrichten auf der Grundlage von Echtzeitdaten innerhalb folk auszulösen; so können Sie beispielsweise automatisch Onboarding- oder Übergabe-E-Mails versenden, wenn ein Kontakt zum Kunden wird oder ein Geschäft als unterzeichnet markiert wird.

Dank KI-Unterstützung folk Daten, erstellt Eisbrecher, verfasst personalisierte E-Mails und empfiehlt die besten nächsten Schritte. Die offene API und die Webhooks lassen sich nahtlos in Tools wie Zapier und Make integrieren und ermöglichen so komplexe Arbeitsabläufe über E-Mail, WhatsApp, Slack, Abrechnungs- und interne Systeme hinweg.

Dank der Kontakt-Erfassung mit nur einem Klick über die folkX-Chrome-Erweiterung und kollaborativen Pipelines folk Teams ein schlankes und dennoch leistungsstarkes CRM, mit dem sie die Automatisierung ausbauen und gleichzeitig die volle Kontrolle behalten können. Die folk sorgt dafür, dass Kontakte, Kalender und Automatisierungen auch unterwegs synchronisiert bleiben.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen: Während HubSpot durch seine umfassenden Integrationsmöglichkeiten und fortschrittlichen Marketingfunktionen besticht und Freshsales eine intuitive Benutzeroberfläche mit leistungsstarker Automatisierung bietet, folk als ideale Wahl für Teams hervor, die E-Mail-Integration, Automatisierung und Sequenzierung priorisieren. Seine KI-gesteuerten Funktionen ermöglichen eine nahtlose Workflow-Automatisierung, leistungsstarke E-Mail-Trigger und ein flexibles Pipeline-Management, was es perfekt für Teams macht, die mühelos skalieren möchten. Wählen Sie folk , um Ihre automatisierungsorientierte Strategie zu stärken und die Produktivität zu steigern. Testen Sie folk noch heute.

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