Die Grundlagen des CRM: Alles, was Sie wissen müssen, um loszulegen

Gibt es einen idealen Zeitpunkt für die Umstellung auf ein CRM-System?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Wenn Sie Excel verwenden und keine Investition in ein CRM-System tätigen möchten, weil Sie keine zusätzlichen Kosten tragen möchten, sich nicht sicher sind, wie ein gutes CRM-System aussehen sollte, und die langen Implementierungszeiten nicht in Kauf nehmen möchten, dann sind Sie nicht allein. 

Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch Ihr Netzwerk. Es ist wahrscheinlich, dass Sie früher oder später ein CRM-System in Betracht ziehen müssen. Vor allem, wenn Sie feststellen, wie viel Zeit administrative Aufgaben wie die manuelle Aktualisierung von Kontaktinformationen in Anspruch nehmen, wie frustrierend es ist, Kontakte mit Ihrem Team zu teilen, und vieles mehr.

Um Ihnen zu helfen, behandeln wir in diesem Blogbeitrag alles, was Sie über die Grundlagen des CRM wissen müssen:

• Was ist ein CRM?
• Wann ist der richtige Zeitpunkt, um von Excel zu einem CRM zu wechseln?
• Wesentliche Funktionen eines guten CRM-Systems
• Wie Sie das richtige CRM für Ihr Unternehmen auswählen
• Häufige Herausforderungen bei der Einführung eines CRM-Systems
• Warum Folk eine bevorzugte Wahl für kleine Unternehmen ist

Was ist ein CRM?

Ein CRM (Kundenbeziehungsmanagement) ist ein Mittel, um Kundeninformationen effizient und sicher zu speichern, zu organisieren und zu nutzen. Anstelle von verstreuten Tabellenkalkulationen oder endlosen E-Mail-Diskussionen fasst ein CRM alles an einem Ort zusammen.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie ein CRM Ihnen helfen kann:

• Kontaktdaten speichern und organisieren.
• Verfolgen Sie die Gespräche und Interaktionen mit den Kunden.
• Verkäufe, Geschäfte und Aufgaben effizient verwalten.

Betrachten Sie es als eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Ihre Kundeninformationen, die Ihrem Team hilft, Zeit zu sparen und intelligenter zu arbeiten.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um von Excel zu einem CRM zu wechseln?

Angesichts der geringen Kosten kann der Umstieg von Excel als kleines Unternehmen entmutigend erscheinen. Ein CRM könnte jedoch genau das sein, was Sie brauchen, sobald Sie erkennen, wie viel Zeit Ihre täglichen Aufgaben in Anspruch nehmen.

Sie werden wissen, dass es der richtige Zeitpunkt ist, von Excel umzusteigen, wenn Sie Folgendes bemerken:

• Zu viel manuelle Arbeit: Wiederkehrende Aufgaben wie die Aktualisierung von Kontaktdaten lenken Sie von wichtigeren Prioritäten ab, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
• Die Dinge scheinen chaotisch zu sein: Alles in Tabellen zu verwalten, wird immer unübersichtlicher.
• Kein Überblick: Das Verfolgen von Vertriebspipelines oder Kundeninteraktionen gleicht einem ständigen Kampf.
• Die Zusammenarbeit ist eine Herausforderung: Mehrere Dateiversionen sorgen für Verwirrung und machen die Aktualisierungen des Teams frustrierend.

Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen Excel und einem CRM?

Spüren Sie die Grenzen von Excel, sind sich aber nicht sicher, ob ein CRM die richtige Lösung ist? Wir verstehen das – Veränderungen können einschüchternd sein. Hier sind fünf wesentliche Unterschiede zwischen Excel und einem CRM, die Ihnen bei der Entscheidung helfen sollen.

1. Ziel und Funktionalität

Obwohl Sie eine grundlegende Kontaktverwaltung in Excel durchführen können, verfügt ein CRM über ausgeprägtere Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben und Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Speziell entwickelt, um Kundenbeziehungen zu verwalten, Aufgaben zu automatisieren und Einblicke in Daten zu gewähren.
• Excel: Ein vielseitiges Tabellenkalkulationsprogramm zum manuellen Organisieren, Berechnen und Analysieren von Daten.

2. Datenverwaltung

Obwohl beide in der Lage zu sein scheinen, dieselbe Aufgabe zu erfüllen, beispielsweise die Verwaltung von Kontaktinformationen, ist ein CRM darauf ausgelegt, einen sichereren Ort für Ihre Kundendaten zu bieten. Sie werden feststellen, dass:

• Ein CRM: Zentralisiert Kundeninformationen (z. B. Kontaktdaten, Interaktionsverlauf, Vertriebspipelines) an einem zugänglichen und sicheren Ort.
• Während Excel: Manuelle Eingabe und Organisation der Daten erforderlich, was oft zu mehreren Tabellen für verschiedene Aufgaben führt.

3. Automatisierung

Was die Automatisierung betrifft, ist ein CRM ein klarer Gewinner. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie Nachverfolgung, Erinnerungen und Datensynchronisation zwischen Teams.
• Excel: Keine integrierte Automatisierung für kundenbezogene Aufgaben; erfordert manuellen Aufwand oder komplexe Makros.

4. Zusammenarbeit

Es gibt bestimmte Einschränkungen hinsichtlich der Zusammenarbeit in Excel, die ein CRM bieten kann, darunter auch Benutzerberechtigungen. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen den Teammitgliedern, mit Benutzerberechtigungen und Aktualisierungen, die für alle sofort sichtbar sind.
• Excel: Die Zusammenarbeit ist eingeschränkt und erfordert oft die gemeinsame Nutzung von Dateien, was zu Problemen bei der Versionskontrolle führt.

5. Berichte und Analysen

Obwohl beide Programme Berichtsfunktionen bieten, empfinden Excel-Benutzer die Benutzeroberfläche im Vergleich zu einem CRM-System möglicherweise als unübersichtlicher. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Bietet gebrauchsfertige Dashboards und Analysen zur Verfolgung der Leistung, des Kundenverhaltens und der Verkaufskennzahlen.
• Excel: Berichte und Analysen erfordern eine manuelle Konfiguration, Formeln und die Erstellung von Diagrammen.

Was sind die wesentlichen Funktionen eines guten CRM-Systems?

Im Kern zielt ein CRM darauf ab, Ihrem Unternehmen zu helfen, effizienter zu arbeiten. Aber nicht alle CRMs sind gleich aufgebaut, die meisten guten CRMs haben jedoch folgende Funktionen gemeinsam:

• Kontaktverwaltung: Speichern Sie Kundeninformationen wie E-Mails, Telefonnummern und Notizen an einem einzigen Ort.
• Verkaufsverfolgung: Visualisieren Sie Ihre Vertriebspipeline und verfolgen Sie, wo sich die potenziellen Kunden im Prozess befinden.
• Automatisierung: Konfigurieren Sie Workflows, um sich wiederholende Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails zu verwalten.
• Analytik: Sehen Sie mit integrierten Reporting-Tools, was funktioniert (und was nicht).
• Integrationen: Verbinden Sie Ihr CRM mit Tools, die Sie bereits verwenden, wie z. B. Messaging- oder Kalenderanwendungen.

Wie man ein CRM bewertet und eine Auswahlliste erstellt

Die Auswahl des richtigen CRM für Ihr Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung, insbesondere wenn Sie sich zum ersten Mal mit den verschiedenen Optionen befassen. Bei der Vielzahl der verfügbaren Angebote ist es wichtig, bei der Auswahl und Recherche auf die Aspekte zu achten, die Ihren aktuellen Anforderungen und Ihrem zukünftigen Wachstum entsprechen. 

Hier sind einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten.

1. Umsetzungszeit

Dies bezieht sich auf den Zeitraum, der erforderlich ist, um das CRM-System einzurichten, zu konfigurieren und vollständig in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens zu integrieren. Dazu gehören alle Schritte, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass das CRM betriebsbereit ist und mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

2. Skalierbarkeit

Obwohl einige CRM-Systeme wie HubSpot mit ihrem kostenlosen Lifetime-Tarif attraktiv sind. Sie werden jedoch feststellen, dass es teuer wird, sobald Sie bereit sind, auf eine höhere Stufe zu wechseln. Um keine Zeit mit einem weiteren Implementierungsprozess zu verlieren, sollten Sie auf die Preispläne achten. Die Preispläne von folk sind beispielsweise so konzipiert, dass sie mit Ihrem Team mitwachsen und sowohl Einzelunternehmer als auch kleine und mittlere Teams sowie große Unternehmen unterstützen.

3. Benutzerfreundlichkeit

Ein CRM ist nur so effektiv wie die Fähigkeit Ihres Teams, es zu nutzen. Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Arbeitsabläufe, die die Einarbeitungszeit minimieren. Ein zu komplexes Tool könnte Ihr Team davon abhalten, es vollständig zu nutzen, wodurch sein Wert für Ihr Unternehmen sinkt. Testen Sie das CRM während einer Probezeit, um zu sehen, ob es sich intuitiv bedienen lässt.

4. Integrationsfähigkeiten

Ihr CRM sollte problemlos mit den Tools zusammenarbeiten, die Ihr Team in seiner Technologieplattform verwendet, wie E-Mails, Kalender, Marketingplattformen und Buchhaltungssoftware. Dadurch wird sichergestellt, dass Daten reibungslos zwischen den Systemen ausgetauscht werden, was Zeit spart und manuelle Arbeit reduziert. Überprüfen Sie, ob das CRM Integrationen mit den Tools unterstützt, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

5. Kundenbetreuung

Ob während der Implementierung oder im täglichen Gebrauch – zuverlässiger Support ist entscheidend. Suchen Sie nach CRM-Systemen, die mehrere Supportkanäle wie Live-Chat, E-Mail oder eine Wissensdatenbank bieten, damit Sie Probleme schnell lösen können. Ein reaktionsschneller Kundenservice kann entscheidend dazu beitragen, dass Ihr CRM-System für Ihr Team reibungslos funktioniert.

6. Demo buchen

Auch wenn auf dem Papier alles hervorragend aussieht, entspricht dies nicht immer Ihrer eigenen Erfahrung. Buchen Sie unbedingt Demos für alle CRMs, die Sie in die engere Wahl gezogen haben, damit Sie dem Vertriebsteam relevante Fragen stellen und sich selbst ein Bild von der Plattform machen können. Buchen Sie zunächst hier eine Demo von folk. 

Schlussfolgerung

Auch wenn der Wechsel von einer kostengünstigen Lösung wie Excel zu einem CRM-System zunächst abschreckend wirken mag, lohnen sich die langfristigen Vorteile. Damit können Sie stärkere und dauerhaftere Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen. Wenn Sie nach einem CRM-System suchen, das benutzerfreundliche Funktionen mit leistungsstarkem Kontaktmanagement verbindet, könnte folk genau das Richtige für Sie sein. Testen Sie folk noch heute kostenlos. 

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