Die 10 besten KI-CRM-Systeme für Agenturen im Jahr 2026

Warum KI-CRMs für Agenturen wichtig sind

Agenturen wachsen, wenn die Pipeline sauber bleibt, die Kundenansprache menschlich wirkt und keine Übergaben verloren gehen.

KI-CRM verwandelt verstreute Signale in zeitnahe Maßnahmen – vorgefertigte Antworten, die besten nächsten Schritte und automatisch aktualisierte Datensätze –, sodass Teams ohne manuellen Aufwand vom Lead zum Meeting gelangen.

Der folgende Vergleich konzentriert sich auf agenturtaugliche Stacks: schnelles Onboarding, Erfassung über mehrere Kanäle (LinkedIn, E-Mail, WhatsApp), saubere Datenanreicherung und KI, die tatsächlich Ergebnisse liefert: mehr Antworten, kürzere Zyklen, klarere Prognosen! 🔥

Die 3 besten KI-CRM-Systeme für Agenturen sind:

1. folk

2. monday CRM

3. Close

Die 10 besten KI-CRM-Systeme für Agenturen im Jahr 2026

1. folk

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (Capterra)

Überblick

folk ist ein AI-first-Arbeitsbereich für Agenturen mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die Multi-Channel-Outreach betreiben. Die Chrome-Erweiterung folkX erfasst LinkedIn-Profile mit einem Klick, bereichert Datensätze und erstellt saubere Kontakte in strukturierten Pipelines. Die KI entwirft Eisbrecher und Follow-ups aus dem realen Kontext, schlägt nächste Schritte vor und hält Gmail-, LinkedIn- und WhatsApp-Aktivitäten in einer einzigen Kontakt-Zeitleiste fest. Schnelles Onboarding und „Magic Fields” sorgen für konsistente Daten für Berichte und Segmentierungen in mittelgroßen Agenturteams.

Vorteile

• Ein-Klick-Erfassung auf LinkedIn mit automatischer Anreicherung
• KI-generierte Eröffnungszeilen, Antworten und empfohlene Folgemaßnahmen werden in der App überprüft.
• Einheitliche Zeitleiste für Gmail, LinkedIn und WhatsApp für reibungslose Übergaben

Nachteile

• Kein kostenloser Tarif
• Erweiterte Rollen und Sequenzen in höheren Stufen verfügbar

Preisgestaltung

Standard 20 $ pro Mitglied/Monat (jährlich). Premium $. Individuell ab 80 $. 14-tägige kostenlose Testversion.

👉🏼 Probieren Sie folk aus, um keine Follow-ups mehr auf LinkedIn, per E-Mail und WhatsApp zu verpassen.

2 HubSpot

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

HubSpot Sales Hub vereint Outreach, Automatisierung und Berichterstellung in einer Plattform, die Agenturen skalieren können. KI unterstützt bei der Kundenakquise und Personalisierung, entwirft Verkaufs-E-Mails, fasst Anrufe zusammen und zeigt die nächsten Schritte in der Deal-Ansicht an. Das umfassendere HubSpot-Ökosystem (Marketing, Service, CMS) hilft Agenturen dabei, Akquise und Lieferung im selben Stack mit gemeinsamen Daten und dashboards durchzuführen.

Vorteile

• Starke Sequenzen, Aufgaben und Workflow-Automatisierung in der gesamten Suite
• Integrierte KI für E-Mail-Entwürfe, Anrufnotizen und Vorschläge für Folgemaßnahmen
• Großer Integrationsmarktplatz und robuste Berichterstellung für Multi-Client-Operationen

Nachteile

• Erweiterte Automatisierung und Berechtigungen befinden sich in höheren Ebenen.
• Die Gesamtkosten steigen schnell mit der Anzahl der Sitze und Zusatzoptionen.

Preisgestaltung

Kostenloses CRM verfügbar. Sales Hub Starter ab ~20 $ pro Arbeitsplatz/Monat (jährlich). Professional und Enterprise sind teurer und bieten erweiterte Automatisierungs- und Verwaltungsfunktionen.

3. Salesforce

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Salesforce Cloud stattet größere Agenturen mit anpassbaren Pipelines, robusten Berichtsfunktionen und umfassenden Integrationen aus. Einstein integriert KI über den gesamten Stack hinweg mit Lead- und Opportunity-Bewertung, automatisierten Zusammenfassungen, Vorschlägen für die nächsten Schritte und Prognosen. Funktionen im Stil von Agenten helfen dabei, routinemäßige Nachverfolgungen und Datenerfassungen in großem Maßstab zu automatisieren, wodurch sich die Lösung für Multi-Brand- und Multi-Team-Betriebe eignet, die Governance und Erweiterbarkeit benötigen.

Vorteile

• Anpassungs- und Integrationsökosystem auf Unternehmensniveau
• Einstein AI für Bewertungen, Zusammenfassungen, Beratung und Prognosen
• Starkes Gebietsmanagement, Rollen und Genehmigungen für komplexe Organisationen

Nachteile

• Einrichtung und Verwaltung erfordern Zeit und Fachwissen.
• KI-Funktionen und erweiterte Analysen sind häufig in höheren Editionen oder Add-ons enthalten.

Preisgestaltung

Sales Cloud kostet ab etwa 25 US-Dollar pro Benutzer/Monat (Starter) und bietet höhere Editionen mit erweiterten Funktionen. Einstein- und Agentenfunktionen sind in ausgewählten Editionen und als kostenpflichtige Add-ons je nach Umfang verfügbar.

4. Pipedrive

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Pipedrive ein pipelinenorientiertes CRM, das Agenturen mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche und einem KI-Vertriebsassistenten dabei hilft, Geschäfte voranzutreiben. Der Assistent prognostiziert die Gewinnwahrscheinlichkeit, hebt ins Stocken geratene Verkaufschancen hervor und schlägt die besten nächsten Schritte vor, damit sich die Vertriebsmitarbeiter auf die richtigen Geschäfte konzentrieren können. Dank Drag-and-Drop-Pipelines und einer unkomplizierten Einrichtung sowie einem großen Marktplatz für Erweiterungen können Teams das System schnell übernehmen.

Vorteile

• Der KI-Vertriebsassistent zeigt die Gewinnwahrscheinlichkeit an und gibt zeitnahe Hinweise.
• Schnell zu implementieren; intuitive Pipelines und Berichterstellung
• Umfassender App-Marktplatz (E-Mail, Dialer, WhatsApp/LinkedIn über Apps von Drittanbietern)

Nachteile

• Tiefere Automatisierung und erweiterte Berichterstellung in höheren Stufen
• Einige Kanäle (z. B. WhatsApp, LinkedIn) erfordern kostenpflichtige Add-ons.

Preisgestaltung

Essential ab 14 $ pro Benutzer/Monat (jährlich). Höhere Stufen bieten zusätzlich Automatisierungen, E-Mail-Synchronisierung und erweiterte Funktionen. 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

5. Zoho

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Zoho ist eine Full-Stack-Plattform mit Zia, einem KI-Assistenten, der Leads bewertet, Geschäftsergebnisse prognostiziert, Inhalte entwirft und Anrufe zusammenfasst. Agenturen profitieren von einer umfassenden Pipeline-Automatisierung, Multichannel-Engagement und einem tief integrierten Ökosystem, das den Vertrieb mit der Lieferung verbindet. Die Suite bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Umfang und Wert und lässt sich mit dem Wachstum der Kunden auf erweiterte Analysen und Governance skalieren.

Vorteile

• Zia fügt Vorhersagebewertungen, Gesprächseinblicke, Inhaltsvorschläge und Anrufzusammenfassungen hinzu.
• Umfassende Funktionen für Pipeline, Automatisierung und Berichterstellung mit starken App-Integrationen
• Kostenloser Tarif verfügbar; kostenpflichtige Tarife bleiben für wachsende Teams wettbewerbsfähig

Nachteile

• Viele KI-Funktionen befinden sich in höheren Ebenen und erfordern eine Konfiguration.
• Tiefe und Breite können für kleinere oder schnelllebige Teams komplex erscheinen.

Preisgestaltung

Kostenlos für bis zu 3 Benutzer. Standard 14 $/Benutzer/Monat (jährlich), Professional 23 $, Enterprise 40 $, Ultimate 52 $. Die monatliche Abrechnung ist teurer.

6 Freshsales

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Freshsales bietet Agenturen ein übersichtliches, pipelinetreibendes CRM mit Freddy AI für Zusammenfassungen, E-Mail-Entwürfe, Einblicke in Geschäfte und Prognosen. Teams profitieren von einer schnellen Einrichtung, nativer Telefonie und integrierten Automatisierungen, die die Mitarbeiter bei der Arbeit unterstützen. Bei steigenden Anforderungen können CPQ- und KI-Agentensitzungen hinzugefügt werden, ohne dass ein Toolwechsel erforderlich ist.

Vorteile

• Freddy AI bietet Kontakt-/Kontoübersichten, Anleitungen für die nächsten Schritte und E-Mail-Unterstützung.
• Schnelle Einarbeitung dank intuitiver Deal-Boards und integrierter Anruffunktion
• Add-ons (CPQ, KI-Agent-Sitzungen) erweitern Workflows bei Skalierung von Konten

Nachteile

• Die stärksten KI-Fähigkeiten stecken hinter dem Add-on „Freddy Copilot“.
• Einige fortgeschrittene Automatisierungs- und Governance-Funktionen erfordern höhere Stufen.

Preisgestaltung

Kostenloser Tarif verfügbar. Growth ab 9 $/Benutzer/Monat (jährlich), Pro ab 39 $, Enterprise ab 59 $. Freddy Copilot-Add-on ab 29 $/Agent/Monat (jährlich).

7. monday sales CRM

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

monday sales CRM Agenturen einen anpassbaren Arbeitsbereich, in dem Pipelines, Aufgaben und Übergaben zusammengeführt werden. monday AI unterstützt mit Updates und Inhalten, fasst Notizen zusammen und schlägt direkt auf den Boards nächste Schritte vor. Teams verbinden Formulare, E-Mails und Projektabwicklung in einem einzigen Stack, sodass Vertrieb und Ausführung von der Lead-Erfassung bis zur Lieferung aufeinander abgestimmt bleiben.

Vorteile

• Flexible Boards, dashboards und Automatisierungen, die die Prozesse jeder Agentur widerspiegeln
• Integrierte KI mit vom Administrator kontrollierten Credits und der Option, weitere Credits zu erwerben
• Großer App-Marktplatz; ideal, wenn Vertrieb und Projektarbeit Hand in Hand gehen

Nachteile

• Die Tiefe des CRM hängt von der Konfiguration ab; eine erweiterte Governance erfordert höhere Ebenen.
• Die Nutzung der KI basiert auf einem Punktesystem, sodass leistungsstarke Teams möglicherweise Zusatzpakete benötigen.

Preisgestaltung

Kostenloser Tarif (Work Management) für bis zu 2 Arbeitsplätze. Sales-CRM-Tarife beginnen bei ~12 bis 17 US-Dollar pro Arbeitsplatz/Monat (jährliche Abrechnung), mit höheren Stufen für erweiterte Automatisierung und Governance. KI-Guthaben inklusive; zusätzliche Pakete verfügbar.

8. Close

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Close ein CRM-System für die Vertriebskommunikation, das speziell für Agenturen mit hohem Outbound-Aufkommen entwickelt wurde. Native Anrufe, SMS und E-Mails werden direkt in der Pipeline verarbeitet, während der KI-Call-Assistent Gespräche transkribiert, die nächsten Schritte zusammenfasst und Notizen automatisch protokolliert. Teams bleiben dank leistungsstarker/vorausschauender Dialer und automatisierter Workflows in Schwung, sodass Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit für vielversprechende Leads statt für Verwaltungsaufgaben nutzen können.

Vorteile

• Integrierter Dialer mit KI-Zusammenfassungen und Aktionspunkten
• Übersichtliche Benutzeroberfläche für schnelle Einarbeitung; leistungsstarke Outbound-Workflows
• E-Mail, SMS und Anrufe an einem Ort für eine reibungslose Ausführung

Nachteile

• AI Call Assistant ist ein kostenpflichtiges Add-on, das pro Minute abgerechnet wird.
• Fortgeschrittene Automatisierung und Berichterstellung befinden sich in höheren Ebenen.

Preisgestaltung

Solo 9 $/Benutzer/Monat (jährlich) für Einzelpersonen; Essentials 35 $; Growth 99 $; Scale 139 $. AI Call Assistant-Add-on 50 $/Monat pro Organisation + 0,02 $/Minute; Premium 19 $/Leitung/Monat. 14-tägige kostenlose Testversion.

9. HighLevel

Bewertung

⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

HighLevel ist eine agenturorientierte White-Label-Plattform, die CRM, Funnels, Websites und Multichannel-Messaging kombiniert. Das AI Employee-Paket umfasst Conversation AI, Voice AI, Content AI, Reviews AI und Workflow AI, um die Aufnahme, Nachverfolgung und Routinevorgänge über Kundenunterkonten hinweg zu automatisieren. Agenturen verwalten mehrere Marken von einem Ort aus mit einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern, dashboards und Automatisierungen.

Vorteile

• Für Agenturen entwickelt: Unterkonten für mehrere Kunden, White-Label-Optionen, API und eine breite App-Palette
• Der Flat-Rate-KI-Mitarbeiter konsolidiert Chat, Sprache, Inhalte, Bewertungsantworten und Workflow-Automatisierung.
• Sauberer Skalierungspfad mit unbegrenzten Unterkonten im oberen Tarif

Nachteile

• Die Komplexität der Einrichtung ist höher als bei leichtgewichtigen CRMs; die Einarbeitung erfordert klare SOPs.
• Telefonie/SMS und die Nutzung einiger KI-/Automatisierungsfunktionen verursachen variable Kosten für die Wallet bei allen Kunden.

Preisgestaltung

Starter 97 $/Monat; Unbegrenzt 297 $/Monat (jährlich verfügbar). KI-Mitarbeiter 97 $/Monat pro Unterkonto (unbegrenzte Nutzung vorbehaltlich fairer Nutzung). 14-tägige Testversion verfügbar.

10. Salesmate

Bewertung

⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Überblick

Salesmate ist ein Vertriebs-CRM, das Agenturen mit KI-gestützten Funktionen für das Verfassen von Texten, Anrufzusammenfassungen, Stimmungsanalysen und Einblicke in Geschäftsabschlüsse ausstattet. Teams führen von einem Ort aus Multichannel-Kontaktaufnahmen (E-Mail, SMS, Anrufe) durch, während Conversation Intelligence Aktionspunkte und nächste Schritte erfasst. Einfache Pipelines und Automatisierung helfen kleinen Teams, schneller voranzukommen, ohne dass ein hoher Verwaltungsaufwand entsteht.

Vorteile

• KI-E-Mail-Verfasser, Anrufprotokolle, Zusammenfassungen und Stimmungsanalyse
• Integrierte Anruf- und SMS-Funktion mit Automatisierungen für Nachfassaktionen
• Saubere Pipelines und Berichte, die sich für kleine Teams schnell hochfahren lassen

Nachteile

• Einige KI- und Automatisierungsfunktionen befinden sich in höheren Stufen.
• Die Nutzung der Telefonie verursacht variable Kosten; die Verwaltung ist weniger aufwendig als bei Unternehmens-CRMs.

Preisgestaltung

Starter 23 $/Benutzer/Monat (jährlich), Growth 49 $, Boost 79 $; Enterprise auf Anfrage. 15-tägige kostenlose Testversion.

10 KI-CRM für Agenturen: Die abschließende Zusammenfassung

👉🏼 Probieren Sie folk aus, um eine saubere Pipeline zu gewährleisten und die besten nächsten Schritte für Ihre Agentur zu automatisieren.

Schlussfolgerung

KI-CRM ist mittlerweile das Herzstück der Agenturabläufe. Die richtige Software bereinigt Daten bei der Erfassung, entwirft menschliche Antworten, zeigt nächste Schritte auf und hält alle Kontaktpunkte auf einer Zeitachse fest. Die oben genannten Tools sind allesamt entscheidend; die beste Wahl hängt von der Anzahl der Arbeitsplätze, den verwendeten Kanälen, der Tiefe der Berichterstattung und den Governance-Anforderungen ab.

Für Agenturen mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die über LinkedIn, E-Mail und WhatsApp auf mehreren Kanälen kommunizieren, ist folk die ideale Lösung: schnelle Einarbeitung, Erfassung und Anreicherung mit einem Klick, KI-basierte Eisbrecher und Follow-ups sowie übersichtliche Pipelines, die speziell für mittelgroße Teams entwickelt wurden, zum Preis von 20 US-Dollar pro Mitglied und Monat.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein KI-CRM für Agenturen?

Ein KI-CRM nutzt maschinelles Lernen, um E-Mails zu entwerfen, nächste Schritte vorzuschlagen, Kontakte anzureichern und Datensätze automatisch zu aktualisieren. Agenturen nutzen es, um die Kundenansprache zu beschleunigen, Pipelines sauber zu halten und Prognosen über LinkedIn, E-Mail und WhatsApp zu verbessern.

Welche Funktionen sollten Agenturen bei einem KI-CRM priorisieren?

Schnelle Einarbeitung, Erfassung von LinkedIn-/E-Mail-/WhatsApp-Daten, automatische Anreicherung, KI-generierte Eröffnungs- und Folge-Nachrichten, Next-Best-Aktionen, gemeinsame Zeitpläne, zuverlässige Berichterstellung, Rollen/Berechtigungen und Integrationen mit dem bestehenden Stack.

Welches KI-CRM eignet sich für Agenturen mit 20 bis 50 Mitarbeitern und Multichannel-Reichweite?

Für 20 bis 50 Arbeitsplätze, auf denen LinkedIn, E-Mail und WhatsApp laufen, eignet sich folk : LinkedIn-Erfassung mit einem Klick, Anreicherung, KI-Eisbrecher und Follow-ups sowie eine einheitliche Zeitleiste. Ab 20 $ pro Mitglied/Monat.

Wie viel kostet ein KI-CRM für Agenturen?

Von kostenlosen Tarifen bis zu etwa 9 bis 40 US-Dollar pro Benutzer/Monat für Mittelstandspläne. Enterprise-Editionen und KI-/Telefonie-Add-ons erhöhen die Kosten. Rechnen Sie mit steigenden Gesamtkosten bei mehr Arbeitsplätzen, höherer Automatisierungstiefe und erhöhten Governance-Anforderungen.