Как создать централизованную базу данных контактов

These days, it's not what you know – it's who you know. Making effective contact management strategy key to how well you nurture your business relationships. The problem? Multiple contact databases thanks to an increasing amount of email addresses, social media platforms and email marketing platforms your team uses. And not a single standalone contact management platform to rule them all.

В этом блоге мы расскажем вам об основах хранения контактных данных, полезных функциях управления контактами, на которые стоит обратить внимание, и о том, почему CRM — лучший способ организовать работу и обеспечить совместную деятельность.

Что такое централизованная база данных контактов?

Централизованная база данных контактов — это унифицированная система, которая объединяет всю контактную информацию в единую платформу, такую как система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Она служит основой для любой организации, стремящейся поддерживать актуальные записи о клиентах, поставщиках и внутренней информации о клиентах. Существует несколько видов систем CRM, разработанных в качестве инструмента управления контактами. Некоторые системы CRM предназначены для конкретных команд, в то время как другие являются универсальным инструментом. Есть также системы, более ориентированные на операционную деятельность.

Преимущества централизованной системы управления контактами

CRM упрощает управление данными, а также обеспечивает согласованность и точность на всех уровнях организации. Ниже приведены некоторые преимущества, которых вы можете ожидать.

1. Улучшенное межфункциональное сотрудничество

Само собой разумеется, что когда вся контактная информация собрана в одном месте, различные отделы могут более эффективно сотрудничать друг с другом. Отделы продаж получают доступ к самой свежей информации о клиентах, а отдел маркетинга может использовать ту же базу данных для своих кампаний, обеспечивая согласованность и актуальность сообщений.

Наш главный совет: Если вы ищете CRM-систему такого типа, обратите внимание на комплексные решения. Некоторые CRM-системы поддерживают только определенные бизнес-функции. Хорошая CRM-система может помочь вам в взаимодействии с клиентами, проведении маркетинговых кампаний, управлении продажами и улучшении общего качества обслуживания клиентов.

2. Единый источник достоверной информации

Без централизованной системы записи дублируются, и становится сложно найти информацию о конкретных контактах. CRM-системы, особенно те, которые оснащены многофункциональными системами управления контактами, могут помочь вам создать единый источник достоверной информации.

Благодаря тому, что вся информация о ваших клиентах хранится в одном месте, CRM упрощает создание списка контактов для кампании, отслеживание новых контактных данных и предоставляет инструменты управления контактами, которые помогают вам избежать ручного ввода данных.

Наш главный совет: ищите CRM, которая позволит вашей команде совместно создавать заметки и синхронизировать контактные данные в режиме реального времени. Таким образом, если у вас есть контактная информация в Google Контактах, Microsoft Outlook или социальных сетях, вы сможете получить к ней доступ из одного места.

3. Улучшение отношений с клиентами

With easily accessible contact details, busy teams can manage customer relationships more effectively without having to constantly switch context just to grab basic contact information from a particular email account. Or go through all the business cards you get from networking events.

Наш главный совет: ищите программное обеспечение для управления контактами, которое может синхронизировать ваши контакты из нескольких доменов в одной базе данных.

Как создать централизованную базу данных контактов с помощью универсальной CRM-системы

It's difficult to find the right contact management software with such a saturated market. But with folk, you get an all-in-one CRM platform. It can support multiple business functions and can help with your marketing efforts, sales pipeline and customer support with feature that automate repetitive tasks.

Шаг 1. Импортируйте свои контакты и объедините все свои учетные записи электронной почты

Начните с подключения вашей учетной записи folk к любым электронным адресам, с которых необходимо синхронизировать контакты. Таким образом, вы сможете получать информацию в режиме реального времени и обновлять контактные данные всех пользователей независимо от того, откуда вы их обновляете. В отличие от других CRM-систем, представленных на рынке, folk поддерживает как контакты Google, так и Microsoft Outlook. Вы также можете использовать Zapier для импорта контактов из других сторонних приложений, таких как Stripe, Typeform, Calendly, Webflow и других.

Шаг 2. Объедините контактную информацию из ваших учетных записей в социальных сетях

This step is particularly useful if you use LinkedIn a lot. Instead of having all your contacts in separate social media accounts, folk has the best contact management solution to help merge everything together from Twitter, LinkedIn, LinkedIn Sales Navigator, Instagram and more. To import your contact information from LinkedIn, here are 3 easy steps you  can import your LinkedIn contacts.

Шаг 3. Импорт файла CSV

Создать индивидуальную CRM-систему очень просто. В Folk вы можете импортировать файлы с данными о людях или компаниях в свои группы. Просто выберите нужный вид перед импортом (люди или компании).

Чтобы импортировать файл .CSV, просто:

1. Перейдите в выбранную группу, нажмите на три точки в правом верхнем углу и выберите «Импортировать CSV».
2. Выберите нужный файл (в формате csv),
3. Сопоставьте поля из вашего файла с полями folk,
4. 1. Каждый столбец вашего файла можно сопоставить с соответствующим полем в folk,
   2. Если ваша колонка не может быть сопоставлена ни с одним из существующих полей, вы можете создать поле непосредственно во время импорта (оно будет создано как текстовое поле). Или вы можете создать эти поля (любого типа) перед импортом, чтобы они распознавались при сопоставлении.
5. Просмотрите свои данные и при необходимости отредактируйте их.
6. Импорт.

Шаг 4. Используйте инструмент экспорта комментариев пользователей

Экспортер комментариев folk's LInkedIn — это новое расширение для Chrome, разработанное для того, чтобы помочь вам превратить ваше взаимодействие в LinkedIn в потенциальных клиентов. Оно помогает вам одним щелчком мыши извлечь список людей, которые лайкнули или прокомментировали конкретный пост в LinkedIn.

Чтобы начать превращать свое участие в лиды, просто:

1. Загрузите бесплатный инструмент из интернет-магазина Chrome,
2. Перейдите к самой популярной публикации, которую вы только что опубликовали, или просмотрите LinkedIn в поисках публикаций, имеющих отношение к вашему бизнесу.
3. Нажмите «Экспорт лидов»,
4. Вы получите файл .CSV в свой почтовый ящик с контактной информацией всех, кто прокомментировал пост, включая их комментарии и тип реакции.
5. Активируйте свой список с помощью Folk CRM.

Заключение

Even though it might sound intimidating, creating a centralized contact management system is easy. And, with all your contacts in one place, you'll be able to streamline your workflow process and make use of folk's automation features. What's more, the best contact management software is easy to use from day one which is why folk is loved for their Notion-like experience, making it one of the easiest CRMs to use on the market. Try folk today, free.

Дополнительные ресурсы

• Как экспортировать посты, комментарии и лайки из LinkedIn
• Экспортер комментариев LinkedIn

Часто задаваемые вопросы

1. Why should I centralize my contact database?

‍Centralizing your contact database ensures all contact information is stored in one place, making it easier to manage, update, and access without duplication or inconsistencies. It improves collaboration and efficiency for teams handling client or partner relationships.

2. What tools can I use to centralize my contact database?

‍You can use platforms like folk, Google Contacts, Notion, Airtable, and CRMs like HubSpot or Salesforce to centralize and organize your contacts. Each tool has different features, so the best choice depends on your needs.

3. How do I keep my contact database updated?

A CRM can help you automate the process of regularly reviewing and updating contact details, by integrating with other tools in your tech stack so that theyautomatically sync new information can help keep your database accurate.