Maak van Gmail een CRM: 5 eenvoudige stappen

Customer Relationship Management (CRM)-systemen zijn essentieel voor het bijhouden van interacties met klanten, het beheren van zakelijke relaties en het opslaan van klantinformatie. Maar hoewel er tal van CRM-oplossingen beschikbaar zijn, geven kleine bedrijven en freelancers wellicht de voorkeur aan een meer gestroomlijnde en kosteneffectieve aanpak.

Gmail gebruiken als uw CRM kan een kosteneffectieve manier zijn om uw klantrelaties rechtstreeks vanuit uw inbox te beheren.

Hier is een praktische handleiding om je Gmail om te vormen tot een effectief CRM-systeem, evenals enkele alternatieven.

Hoe u uw Gmail kunt instellen voor CRM-gebruik

Vraagt u zich af hoe u het meeste uit uw Gmail-account kunt halen? Hoewel het misschien geen krachtig CRM-systeem is, zijn er toch een aantal basisfuncties waarmee het u kan helpen. We hebben een stapsgewijze handleiding samengesteld om u te laten zien hoe u er het meeste uit kunt halen.

Stap 1: Organiseer je inbox met labels en filters

Gebruik het labelsysteem van Gmail om e-mails te taggen op basis van klantnamen of fasen in het verkoopproces, zoals lead, in onderhandeling, gesloten. Stel filters in om inkomende e-mails automatisch te labelen op basis van de afzender of trefwoorden.

Stap 2: Gebruik een sterren- en vlaggensysteem

Gebruik het sterrensysteem om urgente interacties prioriteit te geven. Gebruik bijvoorbeeld een ster voor urgente verzoeken van klanten. U kunt ook e-mails markeren die u later wilt bekijken als u onderweg bent.

Stap 3: Verbeter met Google Contacten

Houd gedetailleerde gegevens bij in Google Contacten. Wanneer u een e-mail ontvangt, voeg dan de afzender toe aan Google Contacten en voeg notities toe over elke interactie. Dit kan van onschatbare waarde zijn voor het onderhouden van gepersonaliseerde communicatie. U kunt de notities bekijken door naar het profiel van een contactpersoon te gaan, rechtsboven op 'Bewerken' te klikken en naar beneden te scrollen.

Stap 4: Maak gebruik van Google Tasks en Agenda

Haal het meeste uit uw Google Workspace-account door gebruik te maken van Gmail-integraties.

• Google Tasks: Maak taken rechtstreeks vanuit e-mails voor follow-ups. Zo kunt u ervoor zorgen dat geen enkele vraag of follow-up van een klant wordt gemist.
• Google Agenda: Gebruik Google Agenda om vergaderingen en telefoongesprekken rechtstreeks vanuit e-mails te plannen. Stel herinneringen in en nodig klanten uit voor evenementen, zodat alle belanghebbenden op de hoogte blijven.

👉🏼 Probeer folk om je Gmail-gebaseerde workflows te organiseren en mis nooit meer een follow-up.

Stap 5: Werk uw contactgegevens regelmatig bij en maak er regelmatig een back-up van.

Werk contactgegevens en interactielogboeken regelmatig bij. Overweeg ook om een back-up van uw Gmail-gegevens te maken om te voorkomen dat u belangrijke informatie kwijtraakt.

Voor- en nadelen van het gebruik van Gmail als CRM

Als u nog niet klaar bent om speciale CRM-software te gebruiken, zijn er nog steeds enkele voor- en nadelen verbonden aan het optimaal benutten van uw Gmail-inbox.

Voordelen:

• Goedkoop en gemakkelijk om mee te beginnen.
• Naadloze integratie met andere Google-services.
• Een vertrouwde interface die de trainingstijd verkort.

Nadelen:

• Onhandige gebruikerservaring. Maakt het moeilijker om contactgegevens met je team te delen.
• Mist enkele geavanceerde CRM-functies, zoals gedetailleerde rapportage en klantsegmentatie.
• Kan rommelig worden als het niet goed georganiseerd is.
• Afhankelijk van Gmail-integratie door derden voor volledige CRM-functionaliteit.
  

👉🏼 Probeer folk om contactgebaseerde herinneringen met je team te beheren

Het kan echter zijn dat dit meer een alternatief voor de korte termijn is, vooral voor groeiende verkoopteams van 20-50 personen die betere samenwerkingsfuncties nodig hebben.

Is Gmail effectief als CRM?

Als uw bedrijf nog niet klaar is om op te schalen, kan het gebruik van Gmail als basis-CRM-systeem een handige manier zijn om aan de slag te gaan. Er zijn verschillende redenen waarom u dit zou kunnen overwegen, waaronder:

1. Kosteneffectief: voor kleine bedrijven of particulieren die al Gmail gebruiken, zijn er geen extra kosten aan verbonden.
2. Vertrouwde interface: De meeste gebruikers zijn al vertrouwd met de interface van Gmail, waardoor de leercurve wordt verkort.
3. Integratie: Gmail kan eenvoudig worden geïntegreerd met andere Google-apps en veel tools van derden, waardoor de functionaliteit wordt verbeterd.

Het grootste nadeel van het gebruik van een Gmail CRM-systeem is dat je dingen handmatig moet doen die een traditioneel CRM-systeem voor je automatiseert, waardoor je tijd bespaart. Dit is vooral een uitdaging voor verkoopteams van 20 tot 50 personen die gestroomlijnde processen en functies voor teamsamenwerking nodig hebben die Gmail simpelweg niet kan bieden.

De 5 beste CRM's voor Gmail in 2026!

Als u klaar bent om te upgraden naar een gloednieuw CRM-systeem, hebben we hieronder een selectie gemaakt van enkele van de beste CRM-systemen die met u mee kunnen groeien en niet al te duur zijn.

1. folk

Meest geschikt voor: alles-in-één CRM-systeem dat Gmail-gebruikers en Microsoft Outlook ondersteunt

Voor verkoopteams van 20 tot 50 personen die willen overstappen van Gmail naar een volwaardig CRM-systeem, is folk de ideale oplossing. In tegenstelling tot de basisinstellingen van Gmail folk de functies voor teamsamenwerking, pijplijnbeheer en automatisering die groeiende verkoopteams nodig hebben. Het integreert naadloos met Gmail en biedt tegelijkertijd de geavanceerde functionaliteit die teams nodig hebben om hun activiteiten effectief op te schalen. Van verkoopteams tot klantenservice, marketing en fondsenwerving – folk in hoge mate aanpasbaar en kan uw teams ondersteunen en één bron van waarheid creëren waarop zij kunnen samenwerken. Het ondersteunt ook meerdere e-mailclients.

Belangrijkste kenmerken

• Contacten vastleggen: importeer leads van LinkedIn, Instagram en X met behulp van de folkX-extensie.
• Verkooponderzoek: Vind e-mails in één klik, identificeer de sterkste connectie van een lead en importeer gegevens van de website van uw prospect met AI.
• Persoonlijk contact op grote schaal: plan e-mails en automatiseer reeksen.
• Meer dan 6.000 integraties: koppel uw e-mails, agenda, sociale platforms en duizenden andere tools.
• AI-follow-ups: weet welke leads u het beste kunt opvolgen op basis van uw eerdere gesprekken met behulp van AI.

2. NetHunt CRM

Meest geschikt voor: teams die Gmail gebruiken en behoefte hebben aan meer automatisering en flexibiliteit

NetHunt CRM is een CRM-systeem dat is geïntegreerd in Gmail en is ontworpen voor teams die hun verkoopactiviteiten rechtstreeks vanuit hun inbox willen beheren. In tegenstelling tot extensies in de zijbalk is NetHunt volledig geïntegreerd in Gmail, waardoor gebruikers kunnen werken met deals, contacten, workflows en taken zonder van tool te hoeven wisselen.

De belangrijkste kracht is flexibiliteit: NetHunt biedt geavanceerde workflowautomatisering, uitgebreide aanpassingsmogelijkheden voor pijplijnen en velden, en ondersteuning voor communicatie via meerdere kanalen, naast e-mail.

Belangrijkste kenmerken

• Gmail-native CRM: beheer deals, contacten, taken en workflows rechtstreeks in Gmail — zonder zijbalk
• Workflowautomatisering: bouw automatiseringen met meerdere stappen voor het doorsturen van leads, follow-ups, taken en pijplijnupdates
• Hoge mate van aanpassing: flexibele pijplijnen, velden, workflows en logica die zich aanpassen aan uwprocessen‍
• Multichannelcommunicatie: leg communicatie via e-mail, telefoongesprekken, WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger en meer vast en beheer deze in één tijdlijn per klant.

3 HubSpot CRM

Meest geschikt voor: gratis abonnement voor onbepaalde tijd

HubSpot is een populaire keuze voor veel kleine bedrijven. Hoewel het een gratis CRM-systeem is, kunnen enkele van de belangrijkste nadelen, zoals het onvermogen om mee te groeien met uw bedrijf en de tijd die nodig is om de basis CRM-tools te begrijpen, voor velen een dealbreaker zijn.

Belangrijkste kenmerken

• Veel functies:HubSpot is een van de meest volwassen CRM-systemen op de markt en beschikt daarom over een uitgebreide integratiebibliotheek en basisfuncties voor CRM.
• Contactbeheer: maakcontactrecords aan, registreer verkoopactiviteiten en bekijk eerdere interacties. 

• E-mailmarketing:test A/B-onderwerpen, maak en ontwerp e-mailcampagnes vanuit uw CRM. De marketinghub van Hubspot behoort waarschijnlijk tot de meest gewaardeerde op de markt. 
• Toegang voor de gemeenschap: voorondersteuning en algemene vragen.

4. Copper

Meest geschikt voor: Gmail-gebruikers

Copper is een CRM-systeem dat in uw Gmail-e-mailhub is geïntegreerd. U kunt een live activiteitenfeed verwachten van elke interactie op de profielen van uw contacten. De functies voor contactbeheer zijn vrij beperkt.

Belangrijkste kenmerken

• Workflowautomatisering: Ontwerpworkflows om repetitieve taken te automatiseren en meldingen te ontvangen wanneer er iets moet worden gedaan.
• Leadbeheer: bouween herhaalbaar proces voor het kwalificeren van leads op. 
• Contactbeheer: categoriseercontacten op type.
• Google Workspace CRM: krijgtoegang tot G Suite via een Google-integratie die op basis van e-mailactiviteit bestandsbijlagen voorstelt.

Conclusie

Hoewel het gebruik van Google Workspace-tools een budgetvriendelijke manier kan zijn om aan de slag te gaan met basis-CRM-behoeften, hopen we dat de lijst heeft aangetoond dat het volledig integreren van Gmail in uw CRM mogelijk is met een beperkt budget. Budgetvriendelijk hoeft niet te betekenen dat u beperkte toegang hebt tot de functies die uw team ondersteunen en uw bedrijf helpen groeien. Probeer folk , gratis.

Meer bronnen

Of je nu net begint of op zoek bent naar manieren om je tech stack en bedrijfsontwikkelingsstrategie naar een hoger niveau te tillen, wij hebben meer bronnen voor je:

• Verkoop door de oprichter 101: Praktische strategieën voor oprichters van start-ups in een vroeg stadium
• De moderne verkoopstack voor het MKB
• Hoe u social selling op LinkedIn kunt inzetten om nieuwe klanten te werven
• Top 9 B2B-technieken voor het genereren van leads voor 2024
• De ultieme gids voor CRM-systemen voor kleine en middelgrote bedrijven (inclusief folk, Zoho , Agile CRM en meer)
• LinkedIn en CRM-integratie verkennen

Veelgestelde vragen

Heeft Gmail een ingebouwd CRM-systeem?

Gmail bevat geen native CRM. Je kunt een soortgelijk systeem creëren met labels, filters, sterren, Google Contacten, Taken en Agenda, of een extensie toevoegen. Voor pijplijnen, rapportage en het delen van informatie binnen het team is een speciale CRM vereist.

Hoe gebruik je Gmail als een eenvoudig CRM-systeem?

Maak labels en filters op basis van fasen, markeer e-mails met prioriteit, voeg notities toe in Google Contacten, zet e-mails om in taken, plan follow-ups in Agenda en maak regelmatig back-ups. Controleer labels wekelijks om het systeem overzichtelijk te houden.

Is Gmail een goed CRM-systeem voor kleine bedrijven?

Het is geschikt voor beginnende bedrijven of individuele gebruikers dankzij de lage kosten en gebruiksvriendelijkheid. Beperkingen zijn onder meer zwakke rapportage, segmentatie, automatisering en samenwerking. Naarmate het volume toeneemt of teams worden gevormd, kunt u overschakelen naar een CRM om tijd te besparen en gegevens te centraliseren.

Wat is het beste CRM-systeem voor Gmail?

Een CRM-systeem dat Gmail en Agenda synchroniseert, contacten en deals centraliseert en sequenties en automatisering ondersteunt, werkt het beste. folk kan worden geïntegreerd met Gmail en is schaalbaar van individuele gebruikers tot teams.