Eindelijk de Outlook CRM die u nodig had

Nee. Outlook is een client voor e-mail, agenda en contacten — het slaat berichten en contactgegevens op, maar biedt geen pijplijnfasen, deal-tracking, lead-scoring of rapportage. Sommige mensen gebruiken het alsof het een CRM-systeem is door e-mails en mappen te taggen, maar dat werkt niet meer vanaf een handvol contacten, omdat er geen gedeelde teamoverzicht is, geen automatisering en geen gestructureerd gegevensmodel voor een „deal” of „relatiefase”.

Je kunt het voor korte tijd wel improviseren — mappen met categorieën, gemarkeerde e-mails, contactgroepen — maar het werkt niet als er meer dan één persoon of een handvol contacten bij komt. Er is geen manier om de fasen van een deal bij te houden, de uitkomst van een gesprek vast te leggen, vervolgacties toe te wijzen aan teamgenoten of een gedeeld overzicht te bekijken van wie met wie heeft gesproken. De meeste teams groeien hier binnen enkele weken uit, zodra er een tweede persoon aan het verkoopproces wordt toegevoegd.

Een Outlook CRM is een tool voor klantrelatiebeheer die synchroniseert met je Outlook-inbox, agenda en contacten, en waarmee je pijplijnbeheer, het bijhouden van deals en teamsamenwerking kunt integreren in de e-mails en vergaderingen die je al hebt. Het vervangt Outlook niet, maar zet je bestaande inboxactiviteiten om in gestructureerde, deelbare CRM-gegevens — waarbij e-mails en vergaderingen automatisch worden gekoppeld aan de juiste contactpersoon of deal.

Dat hangt af van de omvang en complexiteit van het team. Enterprise-teams die behoefte hebben aan uitgebreide aanpassingsmogelijkheden en governance, kijken doorgaans naar Salesforce; MKB-teams die op zoek zijn naar een lichtgewicht oplossing die snel te installeren is en is gebaseerd op bestaande Outlook-relaties (in plaats van een omvangrijke uitbreiding van de sales-ops), maken gebruik van tools zoals folk. Als je team uit minder dan ~20 mensen bestaat en je wilt dat het nog dezelfde dag operationeel is zonder dat er een systeembeheerder aan te pas komt, dan is een lichtgewicht optie qua installatietijd en acceptatie beter dan een enterprise-platform.

Dat is nu niet meer het geval. Microsoft bracht een meegeleverde tool op de markt, genaamd Outlook Customer Manager, voor gebruikers in het MKB, maar heeft deze in 2019 uit de handel genomen en gebruikers in plaats daarvan doorverwezen naar alternatieven van derden. Sindsdien is Outlook zelf een communicatietool gebleven en moet eventuele CRM-functionaliteit afkomstig zijn van een gekoppelde app.

folk maakt rechtstreeks verbinding met je Outlook-account om contactpersonen, agenda-afspraken en e-mailconversaties in beide richtingen te synchroniseren. E-mails en vergaderingen worden automatisch aan de juiste contactpersoon of deal gekoppeld zonder dat je gegevens handmatig hoeft in te voeren, en de synchronisatie verloopt in realtime. Dus als je een contactpersoon toevoegt of bijwerkt in folk , wordt dit direct weergegeven in Outlook.