Mail Merge in Outlook begrijpen versus folk: hoe u uw gepersonaliseerde bulk-e-mails kunt optimaliseren

Heeft u wel eens dezelfde e-mail naar meerdere ontvangers gestuurd, om vervolgens te constateren dat het aantal geopende e-mails tegenvalt? Uw mailmerge-proces is mogelijk niet geoptimaliseerd. Vooral als u de e-mail verstuurt via de mailmerge-wizard van Outlook.  

In deze blog bekijken we het proces van mailmerge in Outlook en hoe je folk kunt gebruiken folk gepersonaliseerde e-mails naar meerdere ontvangers te sturen – zonder dat dit ten koste gaat van je open rates.

Mailmerge in Outlook begrijpen

Het mailmergeproces in Outlook omvat een aantal handmatige stappen. Naast het opstellen van uw bericht. Wees voorbereid op het volgende:

1. Stel uw mailinglijst op: hiervindt u een aantal tips over hoe u dat kunt doen, onder andere met behulp van een Excel-bestand en het opmaken van postcodes.
2. Koppel uw mailinglijst aan uw e-mailbericht: u moet ervoor zorgen dat uw gegevensbron een kolom voor e-mailadressen bevat en dat deze correct is ingevuld. Dit kunt u doen via mailings > ontvangers selecteren; een gegevensbron kiezen; bestand > opslaan.
3. Voeg handmatig gepersonaliseerde inhoud toe aan de e-mail: ga naar mailings > begroeting; kies het gewenste formaat; klik op OK; bestand > opslaan.

Wanneer Outlook-mailmerge tekortschiet

Op korte termijn kan het mailmerge-proces van Outlook een handige, snelle oplossing zijn.

Maar op de lange termijn blijkt folk de beste oplossing te zijn voor verkoopteams van 20 tot 50 personen die meerdere prospects en campagnes beheren. Het helpt u zakelijke relaties te onderhouden en uw pijplijn te beheren naarmate uw bedrijf groeit.

Het kan u ook helpen om ervoor te zorgen dat die gepersonaliseerde mailmerge-berichten geoptimaliseerd zijn en al uw Outlook-contacten, evenals uw LinkedIn- en Gmail-contacten, op één plek te verzamelen.

Mailmerge begrijpen in folk

Een goede mailmerge-functie moet je helpen je workflowproces te stroomlijnen. Net zoals het alles-in-één berichtensysteem van folk .

Naast de mogelijkheden voor bulk-e-mailen, kunt u het ook gebruiken om:

• Bepaal met wie u contact moet opnemen en stel voor elk contactpersoon een herinnering in, zodat u niets mist.
• Beheer uw pijplijn (ideaal voor verkoopteams die willen zien waar iedereen zich in het verkoopproces bevindt)
• Krijg waardevolle inzichten in de prestaties van uw campagne, zodat u weet wat goed gaat en wat verbetering behoeft, en nog veel meer.

Hieronder vindt u vier eenvoudige tips die u kunt volgen om uw mailmerge-campagnes te optimaliseren met de alles-in-één berichtentool folk.

4 eenvoudige tips die u moet volgen om uw mailmerge-campagnes te optimaliseren

Voordat u begint met uw mailmerge-campagne, moet u een paar snelle stappen volgen om uw domein te verifiëren en meerdere afzenders toe te voegen. We hebben hier enkele tips over hoe u dat kunt doen als u een visuele leerling bent, of hier als u liever leest.
Zodra u dat hebt gedaan, bent u beter in staat om zonder gedoe het meeste uit deze best practices te halen.

Zorg dat je je contactlijsten bij de hand hebt

Door uw contactlijsten te ordenen, bespaart u tijd wanneer u op verzenden drukt. Als u een paar gegevens mist, kunt u de functie voor contactverrijking in folk gebruiken folk deze in te vullen, in plaats van dit handmatig te moeten doen. U kunt een bestaande lijst met contacten ook handmatig in specifieke categorieën groeperen of dit proces automatiseren, zodat folk welke contacten kunnen worden gegroepeerd en namen voorstelt.

Als u op zoek bent naar nieuw talent, leads of investeerders, kunt u ook zoeklijsten importeren en een nieuwe groep contactlijsten aanmaken. Zo kunt u gemakkelijk overzicht houden.

Personaliseer uw e-mailcampagnes met behulp van AI

Het personaliseren van uw e-mails is een belangrijke stap die vaak over het hoofd wordt gezien wanneer verkoopteams e-mailcampagnes versturen. We hebben het niet alleen over het zeggen van Hallo, {voornaam} hier.

Met behulp van de AI-tool 'Magic Field' folk kunt u uw eigen prompts maken waarmee u tijd kunt besparen. De prompt vertelt onze AI-functie welke informatie u over die contactpersoon nodig hebt en haalt deze uit uw bestaande notities. Dit kan een groot verschil maken voor de impact van uw e-mail.

Maak gebruik van de onderwerpregel en het voorbeeldgedeelte

Een duidelijke en beknopte onderwerpregel is nodig om de aandacht van de ontvanger te trekken en hem een voorproefje te geven van de inhoud van de e-mail. Vermijd het gebruik van algemene onderwerpregels of pogingen om slim over te komen. Maak de onderwerpregel in plaats daarvan relevant voor het bericht en kom meteen ter zake in het voorproefje. Een goede onderwerpregel helpt je om iemands aandacht te trekken. Een goed voorproefje zorgt ervoor dat iemand de e-mail opent.

Test uw e-mailcampagne voordat u deze verstuurt

Het is een voor de hand liggend punt, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Vooral als je geen tijd meer hebt om die campagne te versturen. Maar het is een goede gewoonte om je e-mails zowel op een desktop als op een mobiel apparaat te bekijken. Stuur een testbericht naar jezelf en als je iets uit een eerdere campagne wilt verbeteren, maak dan een checklist zodat je weet waar je op moet letten. Het versturen van een e-mail met fouten kan je geloofwaardigheid en professionaliteit schaden, dus vergeet niet de tijd te nemen om deze zorgvuldig door te lezen. Controleer op spelfouten en grammaticale fouten en zorg ervoor dat de samenvoegvelden correct zijn ingevuld.

Conclusie

Tenzij u zin heeft om alle handmatige stappen te doorlopen die nodig zijn om het Outlook-mailmergeproces in te stellen, is folk de beste oplossing voor verkoopteams van 20-50 personen die behoefte hebben aan efficiënte mailmerge-mogelijkheden.

Met folk kunt u alles vanuit uw Outlook-mailaccount synchroniseren met behulp van onze Outlook-integratie, zodat al uw contacten op één plek worden gesynchroniseerd en u belangrijke e-mailberichten in de gaten kunt houden. Voor middelgrote verkoopteams die meerdere prospects en campagnes beheren, biedt folk de perfecte balans tussen functionaliteit en gebruiksgemak.

👉🏼 Probeer folk om Outlook-contacten te synchroniseren en gepersonaliseerde mailings met analyses te versturen.

Probeer folk , gratis.

👉🏼 Probeer folk om contactgebaseerde herinneringen te beheren en mis nooit meer een follow-up.

Nuttige links

• folk
• Integratie van folk Outlook

Veelgestelde vragen

Hoe verstuur je een mailmerge-e-mail in Outlook?

Maak een lijst met een kolom voor e-mailadressen, stel deze op in Word, ga naar Mailings > Ontvangers selecteren om gegevens te koppelen, voeg samenvoegvelden in en kies vervolgens Voltooien en samenvoegen > E-mailberichten verzenden.

Wat zijn de beperkingen van Outlook-mailmerge?

De installatie gebeurt handmatig, personalisatie is beperkt, er zijn geen plannings- of A/B-tests, foutcontrole is beperkt en er zijn geen native analyses of follow-upworkflows. Voor het bijhouden van opens/klikken zijn add-ins of een CRM nodig.

Hoe kan folk helpen bij het versturen van gepersonaliseerde bulk-e-mails?

Gebruik van folk CRM, synchroniseer Outlook-, Gmail- en LinkedIn-contacten, verrijk gegevens, personaliseer met Magic Field, verstuur reeksen vanuit meerdere afzenders en houd het aantal geopende e-mails, klikken en antwoorden bij met herinneringen en analyses.

Hoe kan het percentage geopende mailmerges worden verbeterd?

Gebruik duidelijke onderwerpen en relevante preview-tekst, segmenteer lijsten, personaliseer verder dan alleen de voornaam, verifieer het domein (SPF/DKIM), test op desktop en mobiel, en verstuur vanuit opgewarmde, gerenommeerde afzenders.