Comment utiliser Notion comme un CRM ?

Notion fonctionne comme CRM tant que le volume reste faible. Dès que le pipeline s’épaissit, la mécanique casse : suivis oubliés, contexte dispersé, statuts incohérents, et trop de temps perdu à chercher l’information au lieu d’agir.

Au-delà de quelques dizaines de contacts actifs, un CRM structuré devient nécessaire. Automatisation des relances, données plus propres, rappels planifiés, et une vue fiable du pipeline. Problème : beaucoup d’outils sont pensés pour des équipes sales, pas pour des solopreneurs ou des petites équipes.

Objectif : montrer comment configurer Notion comme CRM, puis comparer des alternatives plus adaptées quand la scalabilité et l’automatisation deviennent prioritaires.

Comment utiliser Notion comme un CRM personnel ?

Le modèle de CRM personnel de Notion est idéal pour suivre les relations personnelles et professionnelles de manière structurée. Il aide à se souvenir des détails clés concernant leurs contacts, à planifier des suivis et à organiser leurs efforts de création de relations.

Étapes pour configurer Notion comme un CRM personnel :

1. Utilisez le modèle de CRM personnel – Notion propose un modèle prêt à l'emploi conçu pour suivre les personnes que vous rencontrez, les conversations et les rappels pour rester en contact.
2. Personnalisez les informations de contact – Ajoutez des champs pour les noms, la date du dernier contact, les intérêts et les notes sur la relation.
3. Catégorisez les contacts – Utilisez des étiquettes telles que “Professionnel,” “Personnel,” ou “Réseautage” pour segmenter vos relations.
4. Définissez des rappels pour les suivis – Utilisez les propriétés de date de Notion ou intégrez un outil de gestion des tâches pour être notifié lorsqu'il est temps de prendre contact.
5. Améliorez avec des notes liées – Conservez des historiques d'interaction détaillés et référez-vous à eux lors de vos prochains contacts.

Avantages d'utiliser Notion comme un CRM personnel

• Flexible et hautement personnalisable.
• Aide à suivre à la fois les relations professionnelles et personnelles en un seul endroit.
• Facile à utiliser avec les applications mobiles et de bureau de Notion.

Inconvénients d'utiliser Notion comme un CRM personnel

• Pas d'automatisation pour les rappels ; mises à jour manuelles requises.
• Manque d'intégration des e-mails et de suivi des communications.
• Scalabilité limitée pour les besoins de CRM orientés vers les entreprises.

Comment utiliser Notion comme un CRM commercial ?

Pour ceux qui ont besoin d'un CRM léger pour les ventes, le modèle CRM de commercial de Notion fournit une manière structurée de suivre les deals, les prospects et les interactions avec les clients. Il est adapté aux freelances, solopreneurs et petites équipes qui ont besoin d'un système simple et adaptable sans la complexité des logiciels CRM à grande échelle et de l'automatisation.

Étapes pour configurer Notion comme un CRM commercial

1. Commencez avec le modèle CRM de commercial – Ce modèle comprend un pipeline de base pour suivre les relations clients, l'état des affaires et les revenus.
2. Personnalisez les étapes des affaires – Ajustez les étapes du pipeline (par exemple, Prospect, Contacté, Proposition envoyée, Gagné, Perdu) pour correspondre à votre processus de vente.
3. Ajoutez des données clients – Incluez des champs tels que les coordonnées, la valeur de l'affaire, la dernière interaction et les prochaines étapes.
4. Utilisez des bases de données liées – Connectez les affaires avec des notes de réunion, des contrats ou des tâches de suivi dans Notion.
5. Suivez les revenus et les progrès des ventes – Utilisez des propriétés de formule pour calculer les valeurs des affaires et les revenus attendus.

Avantages d'utiliser Notion comme CRM de vente

• Entièrement personnalisable pour correspondre aux process commerciaux.
• Vue de pipeline visuelle pour suivre les prospects et les affaires.
• Facile à intégrer avec les outils de prise de notes et de gestion des tâches de Notion.

Inconvénients d'utiliser Notion comme CRM de vente

• Pas d'automatisation intégrée pour les rappels ou le suivi des e-mails.
• Peut devenir encombré à mesure que le nombre de prospects augmente.
• Nécessite des mises à jour manuelles et des intégrations externes pour une fonctionnalité CRM complète.

Les meilleures alternatives à Notion CRM en 2026

Vous cherchez une alternative à Notion ? Nous avons ce qu'il vous faut avec certaines des meilleures alternatives à Notion CRM. 

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1. folk

Idéal pour : Équipes sales, agences, startups, founders.

folk est un CRM intuitif conçu pour les entreprises axées sur les relations. Il s’adapte aux solopreneurs, aux PME, et aux équipes plus structurées quand le volume augmente. La gestion des contacts reste simple : suivi des interactions, segmentation, et organisation claire. L’automatisation réduit les tâches manuelles, donc l’effort se concentre sur le suivi et la qualité des échanges, pas sur la maintenance d’un tableur.

Fonctionnalités clés

• Regroupement des contacts : organisation via interactions, tags, et filtres pour retrouver l’information vite.
• Intégration des e-mails : synchronisation et suivi des échanges directement sur chaque fiche contact.
• Automatisation des workflows : rappels, suivis, et notifications pour éviter les relances oubliées.
• Capture de contacts : import depuis LinkedIn, Instagram et X via l’extension folkX.
• Recherche de ventes : récupération d’email en un clic, identification de la meilleure connexion, import de données depuis un site.
• Prise de contact personnelle, à grande échelle : planification d’emails et séquences pour un suivi régulier.
• 6 000+ intégrations : connexion email, calendrier, réseaux et outils via intégrations.
• Suivis IA : priorisation des relances basée sur l’historique de conversations.

Avantages de folk

• Interface facile à utiliser
• Extension LinkedIn et capture rapide de contacts
• Fonctionnalités proactives orientées sales avec IA
• Options d’intégration solides

Inconvénients de folk

• Fonctionnalités avancées plus limitées sur les plans d’entrée
• Personnalisation parfois moins adaptée aux grandes équipes

2. HubSpot CRM

Idéal pour : Les équipes ayant besoin d'un CRM ultra complet avec automatisation marketing et commerciale.

HubSpot CRM est une plateforme largement utilisée qui offre une suite complète d'outils pour gérer les relations clients, automatiser les campagnes marketing et optimiser les processus de vente. 

Fonctionnalités clés

• Plan gratuit à vie : Parfait pour les solopreneurs qui ne craignent pas un peu de travail manuel.
• Suivi des e-mails & modèles : Surveillez quand les e-mails sont ouverts et utilisez des modèles pour optimiser la communication.
• Gestion de pipeline : Organise les prospects et les affaires en étapes structurées pour un meilleur suivi des ventes.
• Outils d'automatisation marketing : Automatisez les campagnes d'e-mails, le nurturing des prospects et les suivis pour optimiser l'engagement.

Avantages de HubSpot CRM

• Plan gratuit avec des fonctionnalités robustes
• Automatisation marketing et ventes puissante
• Intégration transparente avec d'autres outils HubSpot

Inconvénients de HubSpot CRM

• Peut sembler écrasant pour les utilisateurs seuls
• Les fonctionnalités avancées nécessitent des mises à niveau payantes

3. Pipedrive

Idéal pour : Les équipes commerciales axées sur le suivi des affaires et la gestion de pipeline.

Pipedrive est un CRM conçu spécifiquement pour les équipes de vente, fournissant un pipeline visuel pour gérer efficacement les affaires. Il se concentre sur l'optimisation du processus de vente en s'assurant que chaque prospect progresse efficacement dans l'entonnoir, aidant les équipes à conclure plus d'affaires avec un effort minimal.

Fonctionnalités clés

• Visualisation intuitive du pipeline de vente : Offre une interface de glisser-déposer pour gérer les affaires à différentes étapes.
• Insights sur les affaires alimentés par l'IA : Fournit des recommandations basées sur les données pour améliorer les conversions d'affaires.
• Automatisation des tâches : Automatise les tâches répétitives comme les suivis, les rappels et la progression des affaires pour gagner du temps.

Avantages de Pipedrive

• Pipeline de vente très visuel et intuitif
• Insights alimentés par l'IA aident à améliorer les conversions d'affaires
• Automatisation personnalisable pour les tâches répétitives

Inconvénients de Pipedrive

• Mieux adapté aux équipes qu'aux utilisateurs seuls
• Plan gratuit limité disponible pendant 14 jours

4. Airtable

Idéal pour : Les utilisateurs qui souhaitent une flexibilité de type tableur avec des fonctionnalités CRM.

Airtable combine la familiarité des tableurs avec la puissance d'une base de données relationnelle, permettant aux utilisateurs de créer un CRM entièrement personnalisable. Il est idéal pour les entreprises qui ont besoin d'une solution flexible sans les contraintes des structures CRM traditionnelles.

Fonctionnalités clés

• Conception de base de données personnalisée : Permet aux utilisateurs de construire leur propre structure CRM adaptée à leurs besoins.
• Options d'automatisation : Configurez des workflows qui déclenchent des actions en fonction des mises à jour de données.
• Fonctionnalités favorables à la collaboration : Les membres de l'équipe peuvent commenter, attribuer des tâches et mettre à jour des enregistrements en temps réel.

Avantages d'Airtable

• Structure de base de données entièrement personnalisable
• Idéal pour organiser des ensembles de données divers
• Fonctionnalités favorables à la collaboration

Inconvénients d'Airtable

• Courbe d'apprentissage plus raide pour les nouveaux utilisateurs
• Manque d'automatisation CRM intégrée

5. Zoho CRM

Meilleur pour : Petites et moyennes entreprises ayant besoin d'un CRM axé sur les ventes.

Zoho CRM est une plateforme complète qui prend en charge l'automatisation des ventes, la communication avec les clients et les insights alimentés par l'IA. 

Fonctionnalités clés

• Communication multicanal : Connectez-vous avec les clients par e-mail, réseaux sociaux, téléphone et chat en direct depuis une seule plateforme.
• Insights alimentés par l'IA : Utilise l'analyse prédictive pour fournir des recommandations basées sur les données pour les ventes et l'engagement client.
• Automatisation des ventes : Rationalise les processus comme l'attribution de prospects, les suivis et les approbations pour améliorer l'efficacité.

Avantages de Zoho CRM

• Tarification abordable avec un plan gratuit
• Options de communication multicanal
• Insights alimentés par l'IA pour une meilleure prise de décision

Inconvénients de Zoho CRM

• L'interface peut sembler dépassée par rapport aux concurrents
• La configuration et la personnalisation peuvent prendre du temps

結論

Notion peut servir de CRM simple pour des individus et de petites équipes qui privilégient la flexibilité. Un template de CRM personnel convient au networking et au suivi de contacts, tandis qu’un template CRM sales permet de gérer des deals avec une structure légère.

Limites : automatisation faible, reporting limité, intégrations email moins natives. Ces points deviennent bloquants quand le volume de contacts et de suivis augmente.

Pour un CRM plus fiable qui reste simple, folk constitue une alternative solide : gestion des contacts plus structurée, historique des échanges plus exploitable, et automatisation pour réduire les relances manuelles. Essai gratuit disponible.

Questions fréquemment posées

Notion peut-il remplacer un CRM dédié ?

Notion peut couvrir un usage CRM léger pour des solopreneurs et petites équipes. Limites principales : automatisation limitée, reporting moins robuste, et intégration email moins native. Dès que le volume augmente, un CRM dédié devient plus fiable pour la structure, le suivi, et la scalabilité.

Notion est-il gratuit ?

Oui. Un CRM basique peut être créé avec le plan gratuit. En revanche, l’automatisation avancée et certaines capacités d’équipe nécessitent souvent des intégrations externes ou un passage à un plan payant, selon le besoin.

Peut-on utiliser Notion comme CRM pour collaborer en équipe ?

Oui, la collaboration est possible via le partage, les commentaires, et les permissions. Mais les fonctionnalités CRM “sales-ready” restent limitées : rôles et permissions fines, suivi de leads, notifications et relances automatisées. Un CRM dédié apporte un cadre plus structuré pour une équipe.

Quelle est la meilleure alternative à Notion comme CRM ?

folk est une alternative solide pour un CRM simple et évolutif. Gestion des contacts plus structurée, contexte email plus exploitable, et automatisation pour réduire la charge manuelle, sans dépendre d’un setup complexe dans Notion.