Cómo usar Notion como un CRM: Una guía paso a paso y las mejores alternativas

Notion podría haber sido una gran solución cuando estabas gestionando tus primeros diez clientes. Pero a medida que tu negocio crece, hacer un seguimiento de detalles críticos—como quién necesita un seguimiento y en qué estado se encuentra cada contacto en tu pipeline—se vuelve más complejo. Buscar esta información manualmente puede consumir rápidamente tiempo que podría ser mejor utilizado en otras prioridades empresariales esenciales.

Una vez que escales más allá de veinte, treinta o incluso cien clientes, la necesidad de un CRM más estructurado se vuelve clara. Un buen CRM puede automatizar tareas repetitivas, gestionar tus datos de manera más eficiente y enviar recordatorios de seguimiento oportunos con meses de anticipación. Sin embargo, no todos los CRMs están diseñados para solopreneurs o equipos pequeños.

Para ayudarte a encontrar la solución adecuada, exploraremos algunas de las mejores alternativas a Notion y también proporcionaremos información sobre cómo aprovechar al máximo Notion como un CRM si aún no estás listo para escalar.

Plantillas de CRM: Comenzando con la gestión básica de datos de clientes 

Como punto de partida, hemos recopilado algunos enlaces a plantillas populares de CRM listas para Notion que puedes comenzar a usar. 

• CRM Personal en Notion
• CRM de Ventas en Notion

Cómo usar Notion como un CRM personal

Plantilla de CRM personal de Notion es ideal para individuos que desean llevar un seguimiento de las relaciones personales y profesionales de manera estructurada. Ayuda a los usuarios a recordar detalles clave sobre sus contactos, programar seguimientos y organizar esfuerzos para construir relaciones.

Pasos para configurar Notion como un CRM personal:

1. Usa la plantilla de CRM personal – Notion ofrece una plantilla lista para usar diseñada para rastrear a las personas que conoces, conversaciones y recordatorios para mantener el contacto.
2. Personaliza los detalles de contacto – Agrega campos para nombres, fecha del último contacto, intereses y notas sobre la relación.
3. Categoriza los contactos – Usa etiquetas como “Profesional,” “Personal,” o “Networking” para segmentar tus relaciones.
4. Establece recordatorios para seguimientos – Usa las propiedades de fecha de Notion o integra con una herramienta de gestión de tareas para recibir notificaciones cuando sea el momento de contactar.
5. Mejora con notas vinculadas – Almacena historiales de interacción detallados y refiérete a ellos al contactar nuevamente.

Ventajas de usar Notion como un CRM personal

• Flexible y altamente personalizable.
• Ayuda a rastrear tanto relaciones profesionales como personales en un solo lugar.
• Fácil de usar con las aplicaciones móviles y de escritorio de Notion.

Desventajas de usar Notion como un CRM personal

• Sin automatización para recordatorios; se requieren actualizaciones manuales.
• Carece de integración de correo electrónico y seguimiento de comunicación.
• Escalabilidad limitada para necesidades de CRM orientadas a negocios.

Cómo usar Notion como un CRM de ventas

Para aquellos que necesitan un CRM ligero para ventas, la plantilla de CRM de ventas de Notion proporciona una forma estructurada de rastrear acuerdos, clientes potenciales e interacciones con los clientes. Es más adecuada para freelancers, solopreneurs y pequeños equipos que necesitan un sistema simple y adaptable sin la complejidad del software CRM a gran escala y la automatización.

Pasos para configurar Notion como un CRM de ventas

1. Comienza con la plantilla de CRM de ventas – Esta plantilla incluye un pipeline básico para rastrear relaciones con clientes, estado de acuerdos y ingresos.
2. Personaliza las etapas de los acuerdos – Ajusta las etapas del pipeline (por ejemplo, Cliente potencial, Contactado, Propuesta enviada, Cerrado-Ganado, Cerrado-Perdido) para adaptarse a tu proceso de ventas.
3. Agrega datos del cliente – Incluye campos como detalles de contacto, valor del acuerdo, última interacción y próximos pasos.
4. Usa bases de datos vinculadas – Conecta acuerdos con notas de reuniones, contratos o tareas de seguimiento dentro de Notion.
5. Rastrea ingresos y progreso de ventas – Utiliza propiedades de fórmula para calcular valores de acuerdos e ingresos esperados.

Ventajas de usar Notion como un CRM de ventas

• Totalmente personalizable para coincidir con procesos de ventas individuales.
• Vista de pipeline visual para rastrear clientes potenciales y acuerdos.
• Fácil de integrar con las herramientas de toma de notas y gestión de tareas de Notion.

Desventajas de usar Notion como un CRM de ventas

• Sin automatización integrada para recordatorios o seguimiento de correos electrónicos.
• Puede volverse desordenado a medida que aumenta el número de clientes potenciales.
• Requiere actualizaciones manuales e integraciones externas para una funcionalidad completa de CRM.

Mejores alternativas de CRM a Notion

¿Buscas una alternativa a Notion? Te tenemos cubierto con algunas de las mejores alternativas de CRM a Notion. 

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1. folk

Mejor para: Equipos que buscan un CRM fácil de usar y personalizable con una fuerte gestión de contactos.

folk es un CRM intuitivo diseñado para negocios impulsados por relaciones. Gracias a su capacidad para escalar contigo, folk puede apoyar a solopreneurs, pequeñas y medianas empresas y grandes corporaciones. Simplifica la organización de contactos, facilitando el seguimiento de interacciones, la categorización de contactos y la optimización de la comunicación. Sus funciones de automatización reducen las tareas manuales, asegurando que los equipos puedan centrarse en construir conexiones en lugar de gestionar hojas de cálculo.

Características clave

• Agrupación inteligente de contactos: Organiza automáticamente los contactos en función de interacciones, etiquetas o filtros para un fácil acceso.
• Integración de correo electrónico: Envía y rastrea correos electrónicos directamente desde el CRM, reduciendo la necesidad de herramientas externas.
• Automatización de flujos de trabajo: Configura seguimientos automáticos, recordatorios y notificaciones para mantener el compromiso constante sin esfuerzo manual.
• Captura de contactos: Importa leads desde LinkedIn, Instagram y X utilizando la extensión folkX
• Investigación de ventas: Encuentra correos electrónicos en 1 clic, identifica la conexión más fuerte de un lead e importa datos del sitio web de tu prospecto con IA
• Alcance personal, a gran escala: Programa correos electrónicos y automatiza secuencias
• 6,000+ Integraciones: Conecta tus correos electrónicos, calendario, plataformas sociales y miles de otras herramientas
• Seguimientos de IA: Conoce los mejores leads para seguir basándote en tus conversaciones pasadas utilizando IA

Ventajas de folk

• Interfaz fácil de usar
• Extensión de LinkedIn
• Funciones de ventas proactivas impulsadas por IA
• Fuertes opciones de integración

Desventajas de folk

• Funciones avanzadas limitadas en niveles inferiores
• Las opciones de personalización pueden ser limitadas para equipos más grandes

2. HubSpot CRM

Mejor para: Empresas que necesitan un CRM gratuito con todas las funciones y automatización de marketing y ventas.

HubSpot CRM es una plataforma ampliamente utilizada que ofrece un conjunto completo de herramientas para gestionar relaciones con los clientes, automatizar campañas de marketing y optimizar procesos de ventas. 

Características clave

• Plan gratuito para siempre: Perfecto para solopreneurs que no les importa un poco de trabajo manual.
• Seguimiento de correos electrónicos y plantillas: Monitorea cuándo se abren los correos electrónicos y utiliza plantillas para optimizar la comunicación.
• Gestión de pipeline: Organiza leads y tratos en etapas estructuradas para un mejor seguimiento de ventas.
• Herramientas de automatización de marketing: Automatiza campañas de correo electrónico, nutrición de leads y seguimientos para optimizar el compromiso.

Ventajas de HubSpot CRM

• Plan gratuito con funciones robustas
• Potente automatización de marketing y ventas
• Integración fluida con otras herramientas de HubSpot

Desventajas de HubSpot CRM

• Puede resultar abrumador para usuarios solitarios
• Las funciones avanzadas requieren actualizaciones de pago

3. Pipedrive

Mejor para: Equipos de ventas enfocados en el seguimiento de tratos y gestión de pipeline.

Pipedrive es un CRM diseñado específicamente para equipos de ventas, proporcionando un pipeline visual para gestionar tratos de manera efectiva. Se centra en optimizar el proceso de ventas asegurando que cada lead progrese de manera eficiente a través del embudo, ayudando a los equipos a cerrar más tratos con un esfuerzo mínimo.

Características clave

• Visualización intuitiva del pipeline de ventas: Ofrece una interfaz de arrastrar y soltar para gestionar tratos en diferentes etapas.
• Perspectivas de tratos impulsadas por IA: Proporciona recomendaciones basadas en datos para mejorar las conversiones de tratos.
• Automatización de tareas: Automatiza tareas repetitivas como seguimientos, recordatorios y progresión de tratos para ahorrar tiempo.

Ventajas de Pipedrive

• Pipeline de ventas altamente visual e intuitivo
• Perspectivas impulsadas por IA ayudan a mejorar las conversiones de tratos
• Automatización personalizable para tareas repetitivas

Desventajas de Pipedrive

• Más adecuado para equipos que para usuarios solitarios
• Plan gratuito limitado disponible por 14 días

4. Airtable

Mejor para: Usuarios que desean flexibilidad similar a una hoja de cálculo con funcionalidad de CRM.

Airtable combina la familiaridad de las hojas de cálculo con el poder de una base de datos relacional, permitiendo a los usuarios crear un CRM completamente personalizable. Es ideal para negocios que necesitan una solución flexible sin las limitaciones de las estructuras de CRM tradicionales.

Características clave

• Diseño de base de datos personalizada: Permite a los usuarios construir su propia estructura de CRM adaptada a sus necesidades.
• Opciones de automatización: Configura flujos de trabajo que desencadenan acciones basadas en actualizaciones de datos.
• Funciones amigables para la colaboración: Los miembros del equipo pueden comentar, asignar tareas y actualizar registros en tiempo real.

Ventajas de Airtable

• Estructura de base de datos completamente personalizable
• Excelente para organizar conjuntos de datos diversos
• Funciones amigables para la colaboración

Desventajas de Airtable

• Curva de aprendizaje más pronunciada para nuevos usuarios
• Carece de automatización de CRM integrada

5. Zoho CRM

Mejor para: Pequeñas y medianas empresas que necesitan un CRM enfocado en ventas.

Zoho CRM es una plataforma completa que apoya la automatización de ventas, la comunicación con clientes y perspectivas impulsadas por IA. 

Características clave

• Comunicación multicanal: Conéctate con clientes a través de correo electrónico, redes sociales, teléfono y chat en vivo desde una sola plataforma.
• Perspectivas impulsadas por IA: Utiliza análisis predictivos para proporcionar recomendaciones basadas en datos para ventas y compromiso con clientes.
• Automatización de ventas: Optimiza procesos como la asignación de leads, seguimientos y aprobaciones para aumentar la eficiencia.

Ventajas de Zoho CRM

• Precios asequibles con un plan gratuito
• Opciones de comunicación multicanal
• Perspectivas impulsadas por IA para una mejor toma de decisiones

Desventajas de Zoho CRM

• La interfaz puede parecer anticuada en comparación con competidores
• La configuración y personalización pueden llevar tiempo

Conclusión

Notion puede servir como un CRM básico para pequeños equipos e individuos que buscan flexibilidad. La plantilla de CRM Personal es excelente para hacer networking y mantener el contacto con contactos profesionales o personales, mientras que la plantilla de CRM de Ventas proporciona una forma simple pero efectiva de gestionar acuerdos y procesos de ventas. Sin embargo, su falta de automatización, informes e integración de correo electrónico lo hace menos efectivo para empresas en crecimiento. Si buscas un CRM que equilibre la usabilidad con características potentes, folk es una gran alternativa, ofreciendo gestión de contactos y automatización sin problemas. Prueba folk hoy, gratis.

Preguntas Frecuentes sobre el uso de Notion como CRM

1. ¿Puede Notion reemplazar un CRM dedicado?

Notion puede funcionar como un CRM ligero para solopreneurs y pequeños equipos, pero carece de automatización, informes e integración de correo electrónico. Para empresas en crecimiento, un CRM dedicado como folk, HubSpot o Pipedrive es una mejor opción.

2. ¿Es Notion CRM gratis?

Sí, Notion ofrece planes gratuitos, y puedes crear un sistema CRM sin costo adicional. Sin embargo, características avanzadas como la automatización requieren integraciones externas o una actualización a los planes de pago de Notion.

3. ¿Puedo usar Notion CRM para la colaboración en equipo?

Sí, Notion permite la colaboración en equipo, pero carece de características de CRM integradas como acceso basado en roles, seguimiento de leads y notificaciones automatizadas. Para equipos, un CRM dedicado ofrece una colaboración más estructurada.

4. ¿Cuál es la mejor alternativa a Notion CRM?

Si buscas un CRM fácil de usar y escalable, folk es una gran alternativa, ofreciendo gestión de contactos sin problemas, integración de correo electrónico y automatización sin las limitaciones de Notion.

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