Excel vs CRM: Cuándo hacer el cambio y las mejores herramientas para probar

¿Aún usas Excel como un CRM porque no has encontrado una alternativa asequible?

Lo entendemos. Es probable que aún no tengas el presupuesto para invertir en un CRM tradicional. Si bien Excel es una herramienta versátil de gestión de datos, puede que descubras que a medida que crecen las operaciones de tu negocio, usar Excel comenzará a consumir el tiempo que necesitas para otras prioridades comerciales. 

Con todos los datos que necesitas actualizar manualmente, el formato condicional del que debes estar al tanto y las reglas de validación de datos. Todos estos factores, además de esas tareas repetitivas que se acumularán, comenzarán a ser abrumadores. Especialmente si no tienes el apoyo adecuado que necesitas de tu stack tecnológico. 

Pero afortunadamente, invertir en un CRM no significa necesariamente que te enfrentarás a una gran factura.

En esta publicación de blog, cubriremos: 

• Por qué las pequeñas empresas aún podrían usar Excel como un CRM,
• Desafíos de depender de Excel para CRM,
• Mejores alternativas asequibles al CRM de Excel, incluyendo folk.

¿Por qué las pequeñas empresas utilizan Excel como un CRM?

Excel es a menudo el favorito de las pequeñas empresas que necesitan un lugar para capturar información de contacto básica. 

Las características personalizables de Excel y su facilidad de uso lo convierten en una herramienta accesible para las empresas que gestionan pequeños volúmenes de datos de clientes. Con un diseño simple y fórmulas integradas, permite a los usuarios rastrear prospectos, gestionar pipelines de ventas y analizar métricas básicas de clientes.

4 Desafíos de usar Excel como un CRM

Mientras que Excel puede ser una solución rentable para la gestión de datos a pequeña escala, a medida que las empresas crecen y los datos se vuelven más complejos, las limitaciones de Excel se harán evidentes. Es entonces cuando comenzarás a notar cómo le cuesta satisfacer las demandas de un negocio en crecimiento. Aquí hay algunos desafíos comunes a considerar.

1. Procesos manuales y automatización limitada

A diferencia de los CRMs dedicados, Excel carece de flujos de trabajo automatizados, recordatorios y sincronización de datos con otras herramientas.

La mayoría de las tareas, como enviar correos electrónicos de seguimiento o rastrear actividades, requieren entrada manual, aumentando el riesgo de error humano. Especialmente cuando hay muchas interacciones, notas y recordatorios que actualizar. 

2. Limitaciones de integración que conducen a todo, en todas partes

Excel no se integra fácilmente con correos electrónicos, calendarios u otras herramientas, lo que lleva a flujos de trabajo aislados. Esto significa que es probable que tengas cientos de pestañas abiertas, una experiencia de usuario torpe y dificultades a la hora de colaborar con tus colegas. 

3. Riesgos de seguridad de datos

Los datos sensibles de los clientes en Excel son más vulnerables al acceso no autorizado sin medidas de seguridad robustas. Al utilizar CRMs como folk, sabrás que los datos de tus clientes estarán en buenas manos. Incluso es reconocido por el cumplimiento SOC2, así que sabes que folk no solo habla por hablar. 

4. Dificultades de colaboración

Desde dificultades en la colaboración en tiempo real, hasta limitaciones en la visualización de datos. Encontrarás que, aunque Excel tiene gráficos y diagramas, crear cosas como tableros requerirá habilidades avanzadas y tiempo extra que nadie tiene. 

3 Mejores alternativas asequibles a Excel CRM 

1. folk

Mejor para: Equipos de ventas que necesitan un CRM fácil de usar

folk es una de las soluciones de CRM más rápidas de implementar en el mercado. Esto hace que folk sea muy querido por más de 3000 empresas en todo el mundo gracias a su interfaz fácil de usar y sus integraciones inteligentes. Lo mejor de folk es su capacidad para escalar contigo: puede apoyar a solopreneurs, equipos pequeños a medianos y grandes empresas. Y, viene con planes de precios razonables para que no tengas que preocuparte por sorpresas. 

Características clave

• Gestión de contactos con etiquetas y filtros personalizables.
• Integración con herramientas como WhatsApp para una comunicación fluida.
• Automatización de flujos de trabajo para recordatorios y seguimientos.
• Canales compartidos para colaboración en tiempo real.
• Mensajes y secuenciación impulsados por IA.
• Análisis e informes.

Planes de precios

Anualmente, los planes de precios son los siguientes.

• Estándar: $20/usuario/mes.
• Premium: $40/usuario/mes.
• Personalizado: Comienza desde $80/usuario/mes.

HubSpot

Mejor para: Equipos enfocados en generación de leads y automatización de marketing.

HubSpot es una plataforma gratuita y rica en características con herramientas de marketing, automatización de correos electrónicos y gestión de pipeline de ventas. ¿El inconveniente? Actualizar a un plan de pago será costoso. Espere costos adicionales por ciertas integraciones, así como tarifas consultivas para algunas. 

Características clave

• Plan gratuito con gestión de contactos, seguimiento de correos electrónicos y chat en vivo con marca de agua de HubSpot.
• Herramientas de automatización de marketing como campañas de correo electrónico y páginas de destino.
• Seguimiento del embudo de ventas con etapas de negocio y pronósticos.
• Amplias integraciones con aplicaciones de terceros.

Planes de precios

¿Listo para escalar? Prepárate para invertir. Los planes de Sales Hub de HubSpot son elevados. 

• Sales Hub Professional: Comienza desde $90/usuario/mes.
• Sales Hub Enterprise: Comienza desde $150/usuario/mes.

Pipedrive

Mejor para: Equipos de ventas que necesitan visibilidad del pipeline

Pipedrive es un CRM enfocado en ventas con un pipeline visual para un fácil seguimiento de acuerdos. Diseñado por equipos de ventas, para equipos de ventas. Pipedrive ofrece un pipeline visual para un fácil seguimiento de acuerdos.

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Características clave

• Pipeline visual de ventas para el seguimiento de acuerdos.
• Etapas y actividades personalizables para adaptarse a los procesos de ventas.
• Integración de correo electrónico para rastrear la comunicación dentro de la plataforma.
• Asistente de ventas impulsado por IA para recomendaciones accionables.

Eligiendo el CRM adecuado para tu negocio

Transitar de Excel a un CRM dedicado puede parecer un gran paso, pero elegir la plataforma adecuada depende de tus necesidades. Necesitarás considerar:

• ¿Qué tan complejos son los datos de tus clientes?
• ¿Necesitas funciones como automatización y colaboración en tiempo real?
• ¿Puede la plataforma escalar con tu negocio?
• ¿Se ajusta a tu presupuesto?
• ¿Necesitarás actualizarte a otra plataforma una vez más en unos meses? 

Responder a estas preguntas puede ayudarte a identificar la mejor solución CRM para tu negocio y ponerte en el camino hacia operaciones más eficientes.

Por qué folk es la mejor alternativa a Excel para gestionar contactos y flujos de trabajo

Con su rápido tiempo de implementación, folk se destaca como una alternativa ideal para las empresas que están en transición desde Excel. Con su interfaz intuitiva, folk ayuda a agilizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración.

• Diseño fácil de usar: La simplicidad de folk facilita que los equipos comiencen sin necesidad de una capacitación extensa.
• Capacidades de automatización: Automatiza seguimientos y flujos de trabajo para ahorrar tiempo y reducir errores.
• Integración con WhatsApp: Comunícate sin problemas con contactos directamente desde la plataforma.
• Escalable para el crecimiento: folk crece con tu negocio, ofreciendo las herramientas que necesitas a medida que tus operaciones se expanden.

Conclusión

Excel ofrece un excelente punto de partida para gestionar los datos de los clientes, pero a medida que las empresas crecen, sus limitaciones se vuelven más evidentes. Adoptar las mejores prácticas puede ayudar a maximizar su utilidad, pero la transición a un CRM dedicado como folk garantiza una mayor eficiencia y escalabilidad. Prueba folk hoy, gratis. 

Más recursos

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• La guía definitiva para el seguimiento de correos electrónicos de ventas: Plantillas y mejores prácticas

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