10 kostenlose CRM-Vorlagen für Excel, Google Sheets, Notion

Das Kundenbeziehungsmanagement sollte nicht wie das Einfangen von Katzen sein.
Wenn Sie immer noch mit Notizen auf Post-its, dem Chaos in Ihrem Posteingang oder verstreuten Dokumenten jonglieren, ist es Zeit, einen Gang höher zu schalten.

Ob Sie Gründer eines Start-ups, Leiter einer Agentur oder unabhängiger Berater sind, das richtige CRM-Modell kann Ihnen dabei helfen, Ihre Pipeline zu organisieren, Interaktionen zu verfolgen und mehr Geschäfte abzuschließen – ohne dass Sie für umständliche Unternehmenssoftware bezahlen müssen.

Entdecken Sie die besten CRM-Vorlagen für Excel, Google Sheets und Notion – plus Tipps zur Auswahl der richtigen Vorlage.

Was ist ein CRM-Modell?

Ein CRM-Modell ist ein gebrauchsfertiges Framework, mit dem Sie Kontakte, Leads und Vertriebspipelines verwalten können, ohne in eine vollständige CRM-Software investieren zu müssen. Anstatt bei Null anzufangen, erhalten Sie ein strukturiertes System, mit dem Sie Ihre Kunden erfassen, verfolgen und nachverfolgen können.

Diese Modelle sind ideal für Einzelpersonen oder Teams, die:

• Von Anfang an kostspielige Werkzeuge vermeiden wollen
• Bevorzugen ein System ohne Code, das sofort einsatzbereit ist
• Benötigen etwas, um sich schnell zu organisieren und mit der Arbeit zu beginnen.

Sie werden häufig von Freiberuflern, Kleinunternehmern, Start-up-Teams und Beratern genutzt, die Wert auf Schnelligkeit, Klarheit und Kontrolle legen.

Die Modelle helfen Ihnen dabei:

• Zeit sparen mit vordefinierten Spalten und Formeln
• Zentralisieren Sie Ihre Kontakt- und Transaktionsdaten
• Identifizieren Sie schnell potenzielle Kunden, Kunden oder Aufgaben, die einer Nachverfolgung bedürfen.

💡 Profi-Tipp: Wenn Sie einen neuen Prozess testen (Verkauf, Personalbeschaffung, Fundraising), beginnen Sie mit einer Vorlage, um Ihren Arbeitsablauf zu prototypisieren.

Arten von CRM-Modellen

CRM-Excel-Vorlagen

Excel-Vorlagen bieten vollständige Kontrolle und sind ideal, wenn Sie alleine arbeiten oder einen Offline-Zugriff benötigen. Sie sind besonders nützlich für Personen, die bereits Tabellenkalkulationen für die Rechnungsstellung oder Budgetierung verwenden und alles an einem Ort haben möchten.

Sie können Excel verwenden, um ein komplettes CRM-System aufzubauen – mit Registerkarten für Kontakte, Verkaufsschritte und Erinnerungen für die Nachverfolgung. Aber Vorsicht: Je komplexer das System wird, desto anfälliger wird es.

⚠️ Keine Zusammenarbeit in Echtzeit bedeutet, dass Sie Probleme bekommen, wenn Ihr Team wächst oder mehrere Benutzer Zugriff benötigen.

Bemerkenswerte Modelle

• Einfaches Vertriebs-CRM (Excel)
• Liste der Kundenkontakte
• Verkaufstrichter-Dashboard

CRM-Vorlagen für Google Tabellen

Wenn Sie remote arbeiten oder in Echtzeit zusammenarbeiten, bieten die CRM-Vorlagen von Google Sheets mehr Flexibilität. Sie können Kommentare hinterlassen, Teamkollegen markieren und von überall auf alles zugreifen.

Diese Vorlagen sind oft leichter, optisch übersichtlicher und einfacher zu aktualisieren. Einige enthalten sogar bedingte Formatierungen und Filter, mit denen Sie potenzielle Kunden priorisieren oder Nachfassaktionen verfolgen können.

Eine Herausforderung? Die Leistung nimmt ab, wenn Sie zu viele Daten speichern, und Sie müssen Tools von Drittanbietern (wie Zapier) für die Automatisierung anschließen.

💡 Profi-Tipp: Fügen Sie über Google Apps Script Integrationen für Google Kalender oder Gmail hinzu, um Erinnerungen zu automatisieren.

Beliebte Optionen

• Vertriebs-CRM für Startups
• Überwachung der Wachstumspipeline
• Betreuung freiberuflicher Kunden

CRM-Vorlagen Notion

Notion glänzt, wenn Sie mehr als nur ein CRM benötigen. Sie können Notizen, Aufgabenverwaltung und CRM-Workflows an einem Ort kombinieren. Das ist perfekt für Agenturen, Kreative und Teams, die eine visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche bevorzugen.

Sie können Datenbanken verknüpfen, Kommentare hinzufügen, Aufgaben zuweisen und dynamische Dashboards erstellen. Das ist weniger starr als Tabellenkalkulationen, kann aber anfangs überwältigend wirken.

💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die Beziehungen und Rollups von Notion, um leistungsstarke Verknüpfungen zwischen Kontakten, Geschäften und Aufgaben zu erstellen.

Beste Auswahl

• Notion Agency CRM
• Freiberuflicher CRM-Experte
• Betreuung von Start-up-Unternehmen

Einschränkungen von CRM-Modellen

Modelle sind ein guter Ausgangspunkt, aber sie haben echte Einschränkungen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, könnten Sie mit manuellen Aktualisierungen, Datenverlusten oder inkonsistenten Arbeitsabläufen überfordert sein.

Hier sind die Gründe, warum Sie auf ein Hindernis stoßen könnten:

• Manuelle Updates bedeuten mehr Raum für Fehler.
• Keine Integration mit Ihren Tools (E-Mail, Slack usw.)
• Sie können keine automatischen Erinnerungen oder Nachverfolgungen festlegen.
• Schwierig zu verwalten, sobald Sie Dutzende von Kontakten oder mehrere Pipelines bearbeiten

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Wann sollte man von einem Modell zu einem echten CRM wechseln?

Wenn Sie beginnen, Reibungen mit den Modellen zu spüren, ist das Ihr Signal. Häufige Anzeichen sind:

• Sie versäumen regelmäßig Nachuntersuchungen.
• Ihr Team hat keine zentrale Quelle der Wahrheit.
• Sie jonglieren mit zu vielen Tabellenkalkulationen.
• Sie verbringen Stunden damit, Daten zu bereinigen oder zusammenzuführen.

C'est à ce moment qu'un véritable CRM commence à porter ses fruits. Mais pas n'importe quel CRM. Recherchez-en un qui soit :

• Einfach zu implementieren (keine steile Lernkurve)
• An Ihren Prozess anpassbar, nicht umgekehrt
• Leicht, aber leistungsstark
• Kollaborativ

Folk CRM erfüllt alle diese Anforderungen – keine überflüssigen Funktionen, sondern genau das, was Sie brauchen, um zu wachsen und organisiert zu bleiben.

Wie man ein individuelles CRM-Modell erstellt

Bevorzugen Sie die DIY-Methode? Hier finden Sie eine Anleitung, um Ihr eigenes CRM-Modell von Grund auf neu zu erstellen:

1. Beginnen Sie mit Ihrem Endziel. Verwalten Sie Kunden, Geschäfte, Bewerber oder Pressekontakte?
2. Strukturieren Sie Ihre Datenbank. Fügen Sie Felder wie Name des Kontakts, Unternehmen, Status, Nächstes Follow-up-Datum, Notizen und Priorität hinzu.
3. Fügen Sie visuelle Hinweise hinzu. Verwenden Sie Farbcodes, bedingte Formatierungen oder Symbole, um wichtige Zeilen hervorzuheben.
4. Definieren Sie Formeln. Zählen Sie die potenziellen Kunden nach Status, berechnen Sie den Wert der Geschäfte oder melden Sie überfällige Aufgaben.
5. Machen Sie es skalierbar. Fügen Sie Filter und Dropdown-Menüs hinzu, um das Sortieren und Filtern zu vereinfachen.

💡 Profi-Tipp: Machen Sie es sich nicht zu kompliziert. Ein übersichtliches, einfaches Blatt mit nur den wichtigsten Feldern spart Ihnen Zeit und reduziert Unordnung.

Warum Folk CRM wie ein Modell aussieht, sich aber wie ein CRM entwickelt

folk ist für Teams konzipiert, die den Komfort einer Tabellenkalkulation mit der Leistungsfähigkeit eines echten CRM-Systems wünschen.

Anstatt Sie in starre Modelle zu zwängen, passt sich folk an Ihre bereits gewohnte Arbeitsweise an.

Hauptfunktionen, die die Einfachheit der Modelle nachahmen:

• Importieren Sie in wenigen Sekunden aus Excel, Gmail, LinkedIn oder CSV.
• Kanban-Ansichten, Listenansichten oder gruppierte Pipelines erstellen
• Fügen Sie Notizen, Tags und Erinnerungen direkt in Ihre Kontaktlisten ein.
• Teammitglieder erwähnen, Aufgaben zuweisen und die Kommunikation zentralisieren

👉 Probieren Sie folk CRM noch heute aus– der Einstieg ist kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.

Abschließende Überlegungen: Beginnen Sie mit einer Vorlage und entwickeln Sie sich mit dem richtigen Werkzeug weiter!

CRM-Modelle sind hervorragende Antriebsräder. Sie helfen Ihnen dabei, gute Gewohnheiten zu entwickeln, Ihren Arbeitsablauf zu definieren und zu verstehen, was Sie wirklich von einem CRM erwarten.

Aber wenn Risse sichtbar werden – verpasste Geschäfte, verlorener Kontext, fehlende Zusammenarbeit – ist es Zeit, sich weiterzuentwickeln.

folk CRM bietet Ihnen alles, was ein gutes CRM bieten sollte: Einfachheit, Leistungsstärke und Flexibilität.