Wie man hochgradig personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger versendet und die 5 besten Tools dafür

Bulk email campaigns are a helpful way to save time whether you’re sending newsletters, email marketing campaigns, announcing new product releases, or simply staying in touch with your community. 

It’s also a helpful way to follow up on important conversations with investors and contacts. But sending things in bulk doesn’t mean you have to sacrifice the personal touch that makes emails stand out and more likely to get a response.

In this blog, you’ll learn how to send an email to multiple recipients that are tailored to each individual. We’ve also put together a comprehensive comparison of the top 5 tools for you to consider.

Warum sollten Sie eine Lösung für mehrere Empfänger verwenden, mit der personalisierte E-Mails versendet werden können?

These days, personalization goes beyond spelling someone’s first and last name correctly. 

Regardless of whether you’re trying to raise your next round of funding or get customers to “add to cart” for your latest product release, gaining your audience’s interest is key. And you won’t do it with an email that starts with “To whom it may concern...” Personalized communications, based on the data you have about users’ interests and behaviors, are essential for getting the response you want.

Fortunately, there’s a way to tailor messages, even if you’re sending out a blast to many individual recipients, so that they’re not left unread.

Tools comparison 

There are a wide range of tools and add-ons out there you can use to send an email to multiple recipients. But folk is a popular choice because it’s an all-in-one CRM system that packs a powerful punch. Here’s why.

Volk

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folk is an intuitive CRM system that is easy to set up and keep up-to-date. You can use folk to:

• Nutzen Sie KI, um in kürzester Zeit personalisierte E-Mails in großem Umfang zu verfassen.
• Newsletter veröffentlichen
• Marketingkampagnen erstellen
• Sammeln Sie Ihre nächste Finanzierungsrunde 
• Verfolgen Sie alle Interaktionen mit Ihren Kontakten (dies geschieht automatisch mit Outlook- und Gmail-Integrationen). 
• Nachverfolgen, Erinnerungen einrichten und mehr

As demonstrated above, it’s easy to set up and use folk to send personalized emails to multiple recipients to give your emails that personal touch.

Vorteile:

• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche (ähnlich wie Notion)
• Fehlende E-Mail-Adressen können mit Anreicherung schnell gefunden werden.
• Bietet einen kostenlosen Tarif ohne zeitliche Begrenzung
• Integriert sich in Outlook und Gmail
• Bietet detaillierte Analysen zu E-Mail-Öffnungen und Klicks
• Kollaborativ, geeignet für Teams oder einzelne Benutzer
• Integriert in ein CRM-System, das Pipeline-Management, E-Mail-Tracking, Erinnerungen, Notizen und mehr umfasst.
• Mit der kostenlosen Chrome-Erweiterung können Sie Kontakte von überall online mit einem Klick hinzufügen.

Nachteile:

• Begrenzte Kontakte für den kostenlosen Tarif  

Gmass

Gmass is an email marketing tool that allows you to send personalized mass emails with ease. However, it doesn’t give users the CRM function that folk does. 

Vorteile:

• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
• Kann personalisierte Serienbriefe versenden
• Kann das Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen
• Unterstützt das Versenden von Folge-E-Mails
• Hat einen erschwinglichen Preisplan

Nachteile:

• Begrenzte Integration mit anderen Plattformen
• Keine integrierte CRM-Funktionalität

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Yamm

Yamm (Yet Another Mail Merge) is a mail merge tool for Gmail that allows you to send personalized emails in bulk. It is an excellent tool for businesses looking to streamline their email outreach process. 

Vorteile:

• Integriert sich in Google Tabellen
• Versendet personalisierte E-Mails
• Kann das Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen
• Bietet einen kostenlosen Tarif an

Nachteile:

• Begrenzte Integrationen mit anderen Plattformen
• Der kostenlose Tarif hat eingeschränkte Funktionen.
• Zur Nutzung ist ein Google-Konto erforderlich.
• Kein Seriendruck in Outlook
• Umständliche Benutzeroberfläche

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Mixmax

Mixmax ist ein Tool zur E-Mail-Verfolgung und -Automatisierung, das sich in Gmail integrieren lässt. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen wie E-Mail-Planung, automatisierte Nachfassaktionen und CRM-Integration.

Vorteile:

• Integriert sich in gängige CRMs
• Versendet personalisierte E-Mails
• Kann das Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen
• Bietet einen kostenlosen Tarif an

Nachteile:

• Begrenzte Integrationen mit anderen Plattformen
• Etwas zu komplex, schwer
• Der kostenlose Tarif hat eingeschränkte Funktionen.
• Kann teuer sein

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Streifen

Streak ist ein CRM-Tool, das sich in Gmail integrieren lässt. Damit können Sie Ihre Vertriebspipeline verwalten, E-Mails nachverfolgen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten.

Vorteile:

• Integriert sich in Gmail
• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
• Verwaltet die Vertriebspipeline
• Bietet einen kostenlosen Tarif an

Nachteile:

• Begrenzte Integrationen mit anderen Plattformen
• Keine Web-App, nur direkt über die Gmail-Oberfläche nutzbar
• Verfügt möglicherweise nicht über alle Funktionen anderer CRM-Tools.
• Der kostenlose Tarif hat eingeschränkte Funktionen.

Wie man mit folk eine E-Mail an mehrere Empfänger sendet

folk’s mail merge software empowers busy entrepreneurs and professionals to send personalized emails in bulk from your chosen domain. 

Schritt 1: Authentifizieren Sie Ihre Domain

To authenticate and validate your domain, go to ‘Settings’ and choose the ‘Senders’ tab in folk. Then, add the email address and sender name. This will automatically generate a custom DNS for your domain. 

Diese Einträge müssen bei dem Provider hinzugefügt werden, bei dem Ihre Domain gehostet wird. 

Von hier aus haben Sie zwei Möglichkeiten.

Option eins: Klicken Sie auf „Automatisch konfigurieren“, wodurch Ihr Domain-Anbieter automatisch erkannt wird. Auf diese Weise können Sie sich mit Ihrem Konto verbinden, und Folk kümmert sich darum, Ihre Einträge für Sie hinzuzufügen.

Option zwei: Manuelle Konfiguration direkt über Ihren Domain-Anbieter. 

Do so by clicking on ‘manage domain’ on your domain name, and then ‘manage DNS records’. 

Erstellen Sie in der Liste der DNS-Einträge drei neue C9-Einträge, indem Sie die Werte aus folk kopieren und in Ihren Provider einfügen. 

Then go back to folk and click ‘verify domain’. Your domain is now verified and folk will send you an email for the last verification step. Make sure you keep an eye on your inbox for it, so you can click ‘Verify your email’. 

Congratulations! You’re now fully set up to send emails directly from folk. You can also connect to more than one domain by repeating the above steps. 

Schritt 2: Mehrere Absender hinzufügen

Sobald Ihre Domain in folk validiert ist, können Sie ganz einfach beliebig viele Absender derselben Domain hinzufügen. 

Just click ‘new sender’ and add the email of your choice. Add the sender name that will be displayed to your recipient when they receive your emails. 

Once this is complete, a verification email will be sent to the email you’ve added and the owner of that inbox will need to click ‘verify’ on this email. 

Now, you can choose the right sender in the ‘from’ section when sending your email campaigns.

Schritt 3: Erstellen Sie mithilfe von KI die perfekte Nachricht.

Once you have multiple senders in your workspace, make sure to choose the right one in the ‘From:’ section. 

Geben Sie als Nächstes Ihre Betreffzeile ein. Versuchen Sie, eine einprägsame Betreffzeile zu wählen, aber vermeiden Sie Wörter wie „Test“, „kostenlos“, „gewinnen“ usw., da Ihre E-Mails sonst direkt im Spam-Ordner landen könnten. Sie können auch Variablen in diese Betreffzeile einfügen, um sie zu personalisieren.

When it comes to the content of the email, use folk variables to personalize your email to each recipient. Just hit the ‘/’ on your keyboard to access the full list of variables. 

Sie können KI nutzen, um hochgradig personalisierte Inhalte zu generieren. Klicken Sie in der rechten Spalte auf „Magic Field“ und geben Sie Ihre Eingabe ein. In Ihrer Eingabe können Sie Variablen verwenden, um bereits in folk vorhandene Daten abzurufen und so in wenigen Augenblicken wirklich personalisierte Inhalte zu erstellen. In folk finden Sie Vorschläge für Eingaben und eine Bibliothek mit Eingaben, die Sie hier ausprobieren können.

Fügen Sie Bilder ganz einfach per Drag & Drop in Ihre Nachricht ein und passen Sie ihre Größe nach Belieben an.

To add links, simply select the text in your message that you want to be linked. Then click the add link button or press the ‘command - shift - paste’ keys on your keyboard. The text will be automatically underlined. 

To insert a signature, you’ll need to create a template in folk which can serve as a signature to be used whenever you want. Just add your name, contact details and logo.   

Um eine Datei anzuhängen, klicken Sie einfach auf die Büroklammer-Schaltfläche, um die entsprechenden Dateien einzufügen. 

Once you’ve finalized your email, you can reuse it for other campaigns by saving your draft as a template.

Schritt 3: Überprüfen und personalisieren Sie Ihre Kampagne, bevor Sie sie versenden.

Once you’re done crafting the contents of your message, click ‘Review messages’ in the top right corner. 

You’ll see a list of individual emails created for each person on your list. This lets you manage the recipient list and make any changes such as removing someone from the list by inserting their name in the search bar and clicking the delete button next to it. 

Sie können sie einzeln bearbeiten, um jede Nachricht weiter zu personalisieren, wenn Sie möchten. Speichern Sie Ihre Änderungen automatisch, indem Sie die Kampagne schließen.

Sie können Ihre Kampagne im Nachrichtenbereich abrufen, um sie fertigzustellen oder Ihre Teamkollegen zu bitten, sie für Sie zu überprüfen, bevor Sie sie versenden. 

Schritt 4: Überprüfen Sie Ihre Kampagnenanalysen und führen Sie Folgemaßnahmen durch.

Once your campaign is sent, you’ll be able to retrieve all your sent campaigns in the ‘Messages’ section in the menu on the left. You can review all your campaign analytics here.

Zu den erfassten Kennzahlen gehören:

• Anzahl der zugestellten Nachrichten: Sehen Sie, wie viele Empfänger ihre E-Mail erfolgreich erhalten haben.
• Anzahl der gelesenen und ungelesenen Nachrichten: „Gelesen“ bedeutet, dass die E-Mail vom Empfänger geöffnet wurde. „Ungelesen“ bedeutet, dass sie nicht geöffnet wurde. 
• Anzahl der Klicks und Nicht-Klicks: Wenn Sie Links zu Ihren E-Mails hinzufügen, kann folk nachverfolgen, ob der Link angeklickt wurde oder nicht.
• Number of bounced messages: Bounced means that the email wasn’t received by the recipient. Most of the time, this is because the email was invalid. 

Um Maßnahmen für bestimmte Kontakte zu ergreifen, können Sie entweder eine neue E-Mail-Kampagne starten oder sie zu einer Kontaktgruppe Ihrer Wahl hinzufügen, um sie nach Ihren Wünschen zu aktivieren. 

Schlussfolgerung

Just because you’re sending emails in bulk for your newsletters, campaigns and fundraising initiatives, doesn’t mean that you can’t add that personal touch to make your audience feel important. 

What’s more, you’re now familiar with what to consider when looking at the characteristics of a good mail merge tool. Some things to check for are: ability to personalize, performance analytics, AI enhancements, ease of follow-up, and integration into your CRM. folk happens to have all these characteristics – and more. 

Get started with folk today, free. 

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