So verwandeln Sie Ihre CRM-Daten in wenigen Minuten in eine überzeugende Verkaufspräsentation

Hier bei folk betrachten wir die gesamte Customer Journey von Anfang bis Ende, und dazu gehört auch die Erkenntnis, dass man seine Daten manchmal in eine für die Führungsetage aufbereitete Präsentation umwandeln muss.

Das kann eine Zusammenfassung der Kundendaten, Kontoinhaber und Entscheidungsträger für Ihren CEO sein, eine Kundenübersicht, die Besprechungsnotizen, E-Mails, Aktivitäten und Ereignisse in der Zeitleiste zusammenfasst, damit Ihr Führungsteam eine Entscheidung treffen kann, oder eine Vorbereitung auf ein Gespräch mit den jüngsten Interaktionen, offenen Verkaufschancen und den wichtigen Hintergrundinformationen, bevor Sie sich mit einem potenziellen Kunden zusammensetzen.

Deshalb haben wir einen Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen zeigt, wie Sie Ihre CRM-Daten innerhalb weniger Minuten in eine für die Führungsetage geeignete Präsentation umwandeln können – mithilfe eines einfachen, wiederholbaren Ansatzes, der aus gut gepflegten Daten einen fertigen Bericht macht.

So verwandeln Sie Ihre CRM-Daten Schritt für Schritt in eine Präsentation

Schritt 1: Bereinigen und strukturieren Sie Ihre Daten in folk

Stellen Sie in „ folk “ sicher, dass die Geschäfte, die Sie präsentieren möchten, in den wichtigen Feldern ausgefüllt sind – insbesondere Geschäftswert, Phase, voraussichtliches Datum der „ close “, Branche sowie die verknüpften Kontaktpersonen und Unternehmen. Nutzen Sie Gruppen, um die Accounts zu segmentieren, auf die Sie sich konzentrieren möchten, damit Sie mit einem übersichtlichen, relevanten Ausschnitt arbeiten und nicht mit Ihrer gesamten Datenbank. Nehmen Sie sich die zwei Minuten Zeit, um die Ansicht vor dem Export aufzuräumen, denn je sauberer die Eingabedaten sind, desto weniger Zeit verbringen Sie später mit der Bearbeitung der resultierenden Folien.

Schritt 2: Exportieren Sie die gewünschten Datensätze

Öffnen Sie die gewünschte Gruppe unter folk, klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie „Ansicht als CSV exportieren“. Der Export berücksichtigt die von Ihnen angezeigten Spalten und alle von Ihnen angewendeten Filter. Wenn Sie also die Ansicht zunächst anpassen, können Sie genau steuern, welche Daten exportiert werden, und folk stellt Ihnen Ihre Kontakte zusammen mit den zugehörigen Notizen zur Verfügung. Dies ist der Moment, in dem Ihre CRM-Daten folk verlassen und als Eingabe für das Deck dienen.

Schritt 3: Wandeln Sie die Daten mithilfe eines Generierungstools in eine Präsentation um

Nachdem die Daten aus „ folk “ vorliegen, besteht der letzte Schritt darin, sie durch ein Tool laufen zu lassen, das die Präsentation für Sie erstellt. Ein Tool zur Präsentationserstellung wandelt Ihre Datensätze in strukturierte Folien um und wendet dabei ein einheitliches Layout und einen einheitlichen Erzählstil an, sodass Sie nicht bei einer leeren Seite, sondern bereits mit einem Entwurf beginnen und das Ergebnis nur noch überprüfen und anpassen müssen, anstatt es von Hand zusammenzustellen.

Es gibt mehrere Tools, die diese Aufgabe gut bewältigen, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wie genau sie sich an Ihre Zahlen halten, wie professionell die Folien am Ende aussehen und wie gut sie sich in die Tools einfügen, die Sie bereits nutzen. Im nächsten Abschnitt werden fünf davon verglichen, damit Sie das für Ihre Zwecke am besten geeignete Tool auswählen können.

Tipps, um den Arbeitsablauf noch weiter zu optimieren!

Ein paar Gewohnheiten machen daraus nicht nur einen netten einmaligen Trick, sondern einen Arbeitsablauf, auf den Sie sich verlassen können.

Erstens sollten Sie Ihre Felder einheitlich gestalten, indem Sie einmalig festlegen, was „Deal-Wert“ und „Phase“ konkret bedeuten, und sicherstellen, dass alle diese Angaben auf die gleiche Weise erfassen. Denn nur wenn die Eingabedaten einheitlich sind, erhalten Sie am Ende einheitliche Präsentationen, die keiner Nachbearbeitung bedürfen.

Zweitens sollten die Daten vor jeder Präsentation aktualisiert werden und nicht nur einmal pro Quartal, da der gesamte Vorteil hier in den aktuellen Zahlen liegt und eine Präsentation, die auf der Pipeline des letzten Quartals basiert, still und leise genau das verliert, was die Automatisierung überhaupt erst lohnenswert gemacht hat.

Der dritte Punkt besteht darin, eine Struktur wiederzuverwenden, sobald man eine gefunden hat, die gut funktioniert, denn sowohl der manuelle als auch der vernetzte Ansatz ermöglichen es, ein bewährtes Format zu wiederholen, anstatt die Geschichte jedes Mal neu zu erfinden.

Viertens sollten Sie bei der Eingabe Ihrer Anweisungen konkret sein: Beschreiben Sie, was Sie benötigen und wie die exportierten Daten verwendet werden sollen, beispielsweise welche Felder hervorgehoben werden sollen oder wie die Konten gruppiert werden sollen. Falls das Tool zusätzliche Parameter wie Vorlage, Zielgruppe oder Länge bietet, legen Sie diese ebenfalls fest. Je klarer die Anweisungen sind, desto näher kommt der erste Entwurf Ihren Vorstellungen.

Fünftens sollten Sie die Methode für den Import der Daten in das Tool danach auswählen, wie oft Sie diesen Vorgang durchführen. Für einen einmaligen Vorgang ist der manuelle Weg am einfachsten: Sie exportieren die Datei von folk, laden sie in das von Ihnen gewählte Tool hoch und beschreiben das gewünschte Deck. Da die unterstützten Formate jedoch variieren, müssen Sie die Datei möglicherweise zunächst als Excel- oder PDF-Datei speichern, falls ein Tool CSV-Dateien nicht direkt lesen kann.

Wenn Sie regelmäßig Decks erstellen, lohnt sich die einmalige Einrichtung der Verbindung über MCP, da folk eine MCP-Schnittstelle bereitstellt, über die ein Assistent wie Claude Ihre Datensätze direkt auslesen und das Deck erstellen kann, ohne dass Dateien verschoben werden müssen. Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie das Deck über eine einfache Eingabeaufforderung generieren. Wenn Sie bereits das MCP von folk nutzen, wird Ihnen die Einrichtung vertraut vorkommen.

Mit welchem Werkzeug lässt sich die Terrasse bauen?

Es gibt verschiedene Tools, die die Daten, die Sie von folk exportieren oder direkt über eine Verbindung einlesen, in eine Präsentation oder einen Bericht umwandeln können. Jedes dieser Tools hat Vor- und Nachteile; der folgende Vergleich zeigt daher auf, wo die jeweiligen Stärken und Schwächen liegen.

Das Fazit

In diesem Leitfaden haben wir uns die wichtigsten Tools angesehen und erläutert, wie Sie diese mithilfe Ihrer „ folk “-Daten nutzen können. Welcher Ansatz für Sie am besten geeignet ist, hängt weitgehend davon ab, wie oft Sie tatsächlich Präsentationen aus diesen Daten erstellen – sei es für einen monatlichen Bericht oder ein wöchentliches Treffen mit Ihrem Team. Für gelegentliche Präsentationen ist der manuelle Export völlig ausreichend, während sich bei wöchentlicher Häufigkeit die einmalige MCP-Einrichtung lohnt, da dadurch der Exportschritt endgültig entfällt. In jedem Fall können dieselben „ folk “-Daten in eine Reihe verschiedener Tools eingespeist werden. Wichtig ist daher, dass die Daten an einem Ort sauber und strukturiert aufbewahrt werden, sodass sie bei Bedarf jederzeit abgerufen werden können.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich direkt aus meinen CRM-Daten ein Deck erstellen?

Ja. Die Kontakte, Geschäftswerte, Phasen und die Kundenhistorie, aus denen ein Bericht erstellt wird, sind bereits in Ihrem CRM hinterlegt. Wenn Sie diese Daten also aus folk exportieren oder die Tools direkt miteinander verbinden und sie durch ein KI-Präsentationstool laufen lassen, können Sie daraus eine strukturierte Präsentation erstellen, ohne die Folien manuell zusammenstellen zu müssen.

Wie lange dauert das eigentlich?

Sobald Ihre Daten in „ folk “ bereinigt sind, dauert die Erstellung eines ersten Entwurfs nur wenige Minuten, und der damit verbundene MCP-Pfad ist nach einer einmaligen Einrichtung sogar noch schneller, da keine Datei verschoben werden muss. Das bedeutet, dass Sie den Großteil Ihrer verbleibenden Zeit mit der Überprüfung und Anpassung der Story verbringen, anstatt Folien zu erstellen.

Welche Daten sollten in meinem CRM gespeichert sein, damit das gut funktioniert?

Das hängt vom Zweck der Präsentation ab, da eine Pipeline-Übersicht, ein Kundenüberblick und eine Vorbereitung auf ein Gespräch jeweils auf unterschiedliche Felder zurückgreifen. Als allgemeine Richtlinie gilt: Halten Sie den Geschäftswert, die Phase, das voraussichtliche Datum der „ close “, die Branche sowie den verknüpften Ansprechpartner und das Unternehmen stets ausgefüllt und konsistent; fügen Sie dann alles hinzu, was die jeweilige Präsentation erfordert, wie beispielsweise aktuelle Aktivitäten und Notizen für eine Vorbereitung oder den Eigentümer und das Datum der „ close “ für eine Pipeline-Übersicht. Je vollständiger und zuverlässiger die Daten für die jeweilige Aufgabe sind, desto überzeugender wird die daraus resultierende Präsentation und desto weniger Nachbearbeitung ist anschließend erforderlich.

Brauche ich Designkenntnisse?

Nein. Die meisten dieser Tools übernehmen Struktur und Formatierung für Sie und wenden automatisch ein ausgewähltes Layout, eine einheitliche visuelle Vorlage und in manchen Fällen sogar Ihr eigenes Branding an. Ihre Aufgabe verlagert sich vom Entwerfen der Folien hin zu deren Überprüfung: Die Zahlen stimmen, und die Schwerpunkte liegen genau dort, wo Sie sie haben wollen. Und da das Ergebnis bearbeitbar ist, können Sie nach Belieben noch Formulierungen anpassen, die Reihenfolge der Folien ändern oder das Erscheinungsbild nachträglich verfeinern – Sie benötigen jedoch keine Designkenntnisse, um eine präsentationsreife Präsentation zu erstellen.