So zentralisieren Sie Calendly-Meetings in folk CRM

Was wäre, wenn jede Calendly-Buchung sofort in Folk landen würde, bereits angereichert mit Kontext, Eigentümer und nächsten Schritten?

Mit Calendly können Interessenten, Kunden und Bewerber ganz einfach einen für sie passenden Termin auswählen. Durch die Verbindung mit Folk CRM wird jedes neue Meeting zu einem strukturierten Kontakt und einer nachverfolgbaren Verkaufschance, anstatt „nur ein weiteres Ereignis” im Kalender zu sein. Vertriebsteams, Personalvermittler und Gründer haben an einem einzigen Ort den Überblick darüber, wer gebucht hat, warum gebucht wurde und wie es weitergehen soll.

In den folgenden Abschnitten werden die wichtigsten Anwendungsfälle, die Hauptvorteile für Vertriebs- und Personalteams sowie die genauen Schritte zur Zentralisierung von Calendly-Meetings in folk CRM erläutert.

Warum Sie Calendly und folk CRM integrieren sollten

Wenn Calendly und Folk zusammenarbeiten, wird jeder gebuchte Termin mehr als nur ein Datum im Kalender – er wird zu einem umsetzbaren Kontakt in Ihrer Pipeline.

• Verwandeln Sie Meetings in eine lebendige Kontaktdatenbank: Jede Calendly-Buchung erstellt oder aktualisiert automatisch einen Kontakt in folk, wobei alle Teilnehmer an einem Ort zusammengefasst sind. Im Laufe der Zeit bauen Sie eine umfangreiche Wissensdatenbank mit Leads, Kandidaten, Partnern und Kunden auf, die Sie segmentieren, pflegen und direkt aus folk heraus per E-Mail kontaktieren können.
• Behalten Sie den Überblick über Nachfassaktionen und Nichterscheinen: Bei einer hohen Anzahl von Terminvereinbarungen kommt es immer wieder zu Nichterscheinen und verspäteten Antworten. Da Calendly-Veranstaltungen in folk zentralisiert sind, ist es einfach, Anwesenheiten zu markieren, Nachfassaufgaben zu erstellen und einfache Workflows zu erstellen, damit keine vielversprechende Beziehung durch das Raster fällt.
• Sehen Sie sich die ganze Geschichte jeder Beziehung an: folk konsolidiert Calendly-Meetings zusammen mit E-Mails, Notizen, Aufgaben und anderen Kontaktpunkten auf einer einzigen Zeitachse. Jeder im Team kann sofort den Kontext einer Beziehung verstehen und entscheiden, was als Nächstes geschehen soll.

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So zentralisieren Sie Calendly-Meetings in folk CRM

Schritt 1 – Eröffnen Sie ein Zapier- oder Make-Konto

Erstellen Sie ein Konto bei Zapier oder Make und verbinden Sie Calendly und folk CRM miteinander. Diese Tools fungieren als Brücke zwischen Ihrer Terminplanung und Ihrem CRM. Stellen Sie daher sicher, dass Sie das richtige Calendly-Konto und den richtigen folk-Arbeitsbereich autorisieren.

Schritt 2 – Richten Sie den Calendly-Trigger ein

Erstellen Sie einen neuen Workflow und wählen Sie Calendly als Auslöser. Wählen Sie den Veranstaltungstyp aus, den Sie synchronisieren möchten (z. B. „Neue Veranstaltung erstellt“ oder einen bestimmten Meeting-Typ), damit Sie nur relevante Buchungen in folk übertragen.

Schritt 3 – Konfigurieren Sie die Volksaktion

Fügen Sie folk CRM als Aktions-App hinzu und wählen Sie „Person erstellen oder aktualisieren“, um Duplikate zu vermeiden. Ordnen Sie Calendly-Felder (Name, E-Mail, Veranstaltungstyp, Datum, Eigentümer, Fragen) den folk-Feldern zu und senden Sie Veranstaltungsdetails an Notizen oder benutzerdefinierte Felder.

Schritt 4 – Testen und einschalten

Führen Sie einen Test mit einer Beispielbuchung in Calendly durch, um zu überprüfen, ob die Kontakte in folk korrekt angelegt werden. Passen Sie bei Bedarf Tags, Listen oder Pipelines an und aktivieren Sie dann den Workflow, damit jede neue Buchung automatisch synchronisiert wird.

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Schlussfolgerung

Wenn Calendly und Folk zusammenarbeiten, ist die Terminplanung nicht mehr isoliert, sondern wird Teil eines lebendigen Systems für Beziehungen, Pipeline und Nachverfolgung. Jede Buchung wird zu einem strukturierten Kontakt, einem klaren Verantwortlichen und einem umsetzbaren nächsten Schritt für Vertriebsteams, Personalvermittler und Gründer.

Mit einer einfachen Zapier- oder Make-Automatisierung erhalten Teams saubere Daten, gemeinsame Zeitpläne und weniger verpasste Gelegenheiten.

Wie verbinde ich Calendly mit folk CRM?

Verwenden Sie Zapier oder Make: Legen Sie Calendly als Auslöser fest (z. B. „Invitee Created“), legen Sie dann „folk“ als Aktion fest, um eine Person anzulegen oder zu aktualisieren und das Meeting zu protokollieren. Ordnen Sie Name, E-Mail-Adresse, Uhrzeit und Link zu. Testen Sie die Automatisierung und aktivieren Sie sie anschließend.

Welche Daten aus Calendly sollten an die Leute gesendet werden?

Name des Eingeladenen, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Art der Veranstaltung, Start-/Endzeit, Link zum Meeting, Organisator, Antworten auf benutzerdefinierte Fragen und Status (geplant, abgesagt, Nichterscheinen). Ordnen Sie diese Angaben den entsprechenden Feldern zu, um die Genauigkeit der Aufzeichnungen zu gewährleisten.

Wie verwaltet man No-Shows und Nachfassaktionen in folk?

Übermitteln Sie Anwesenheit/Status aus Calendly. Filtern Sie in Folk Nichterscheinen heraus, weisen Sie Aufgaben oder Abläufe für die Nachverfolgung zu und protokollieren Sie Notizen nach der Kontaktaufnahme. Verwenden Sie Erinnerungen, um die Buchung erneut zu versuchen, und aktualisieren Sie den Datensatz, wenn ein neues Meeting geplant ist.

Ist Folk CRM gut?

folk CRM eignet sich für Teams, die eine gemeinsame Kontaktverwaltung, Pipelines, E-Mail-Sequenzen und die Synchronisierung von Besprechungen über Calendly (über Zapier/Make) benötigen. Es zentralisiert E-Mails, Ereignisse und Notizen, um die Kontaktaufnahme und Nachverfolgung zu optimieren.