Die besten CRMs für Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint)

Als Office 365-Benutzer profitieren Sie bereits von leistungsstarken Produktivitätstools, die Ihnen helfen, Ihre täglichen Aufgaben zu optimieren. Ohne das richtige System kann es jedoch schwierig sein, Kundenbeziehungen zu verwalten, Verkäufe zu verfolgen und Projekte zu organisieren. Ein CRM, das sich nahtlos in Office 365 integrieren lässt, kann Ihnen dabei helfen, Ihre Kontakte zu zentralisieren, Nachfassaktionen zu automatisieren und Interaktionen zu verfolgen – und das alles mit den Tools, die Sie bereits kennen und verwenden.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die besten CRM-Optionen für Office 365-Nutzer wie Sie vor und konzentrieren uns dabei auf Lösungen, die Ihren Arbeitsablauf verbessern und Ihnen helfen, Ihr Unternehmen effektiver zu verwalten.

Warum Sie ein CRM benötigen

Die Verwaltung von Office 365-Benutzern kann ohne die richtigen Tools eine Herausforderung sein. Ein CRM kann Prozesse optimieren und Ihre Effizienz steigern.

Herausforderungen ohne CRM

Als Office 365-Benutzer sind Sie möglicherweise auf einige Herausforderungen gestoßen.

• Desorganisation: Ohne ein CRM-System kann die Verwaltung von Benutzerinformationen über verschiedene Plattformen hinweg chaotisch sein.
• Verpasste Chancen: Wichtige Nachfassaktionen und Verkaufschancen können durch das Raster fallen.
• Ineffiziente Prozesse: Manuelle Dateneingabe und fragmentierte Systeme führen zu Zeit- und Ressourcenverschwendung.
• Mangelnde Einblicke: Ohne zentralisierte Daten wird es schwierig, umsetzbare Erkenntnisse und Analysen zu generieren.
• Inkonsistente Kommunikation: Die Kommunikation mit den Benutzern kann sporadisch und unkoordiniert sein.

Vorteile eines CRM-Systems

Glücklicherweise kann Ihnen das richtige CRM dabei helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen, und Ihnen einige zusätzliche Vorteile bieten.

• Zentralisierte Informationen: Alle Benutzerdaten werden an einem Ort gespeichert, wodurch sie leicht zugänglich und verwaltbar sind.
• Verbesserte Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Aufgaben und sparen Zeit und Aufwand.
• Verbesserte Kundenbeziehungen: Bessere Nachverfolgung und Kommunikation führen zu einer stärkeren Kundenbindung und Zufriedenheit.
• Bessere Entscheidungsfindung: Der Zugriff auf umfassende Daten und Analysen hilft dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Gesteigerter Umsatz: Optimierte Prozesse und bessere Nachverfolgung führen zu höheren Konversionsraten.
• Konsistente Kommunikation: Ein CRM-System stellt sicher, dass alle Kommunikationen zeitnah und koordiniert erfolgen.

Wie man ein CRM bewertet und auswählt

Bei der großen Auswahl an CRMs auf dem Markt kann es schwierig sein, herauszufinden, welche mit Ihrem Workflow als Office 365-Benutzer kompatibel sind. Um Ihnen bei Ihrer Entscheidung zu helfen, haben wir einen kleinen Leitfaden zusammengestellt, den Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen.

Beginnen Sie damit, die für Ihr Unternehmen erforderlichen Schlüsselfunktionen zu identifizieren. Als Office 365-Benutzer sind Integrationsfunktionen mit Outlook, Teams und anderen Microsoft-Anwendungen von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach CRMs, die eine nahtlose Synchronisierung mit Ihren vorhandenen Tools bieten und so einen reibungslosen Arbeitsablauf und eine höhere Produktivität gewährleisten.

7 Funktionen, die Office 365-Benutzer von ihrer CRM-Software erwarten

1. Nahtlose Integration mit Office 365: Es versteht sich von selbst, dass das CRM problemlos mit Outlook, SharePoint, Teams und anderen Office 365-Anwendungen synchronisiert werden sollte.
2. Benutzerfreundliche Oberfläche: Eine intuitive und leicht zu bedienende Oberfläche trägt dazu bei, die Einarbeitungszeit zu verkürzen.
3. Anpassungsoptionen: Möglichkeit, das CRM an individuelle Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe anzupassen.
4. Erweiterte Berichterstellung und Analysen: Leistungsstarke Tools zur Analyse von Daten und zur Generierung umsetzbarer Erkenntnisse.
5. Automatisierungsfunktionen: Funktionen wie automatisierte Workflows, E-Mail-Marketing und Vertriebsprozesse, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.
6. Mobile Zugänglichkeit: Zugriff auf CRM-Funktionen unterwegs über mobile Apps.
7. Skalierbarkeit: Das CRM sollte mit Ihren geschäftlichen Anforderungen mitwachsen können, damit Sie später keine Zeit für die Migration zu einem anderen CRM aufwenden müssen.

2. Budgetüberlegungen

Budgets können knifflig sein – insbesondere, wenn es darum geht, ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Kapitalrendite zu finden. Auch wenn manche CRM-Systeme teuer erscheinen mögen, sollten Sie die langfristigen Vorteile berücksichtigen, die sie für Ihre Office 365-Umgebung mit sich bringen. Bewerten Sie die Preismodelle, egal ob pro Benutzer oder Pauschalpreis, und stellen Sie sicher, dass sie Ihrem Budget entsprechen und gleichzeitig die erforderlichen Funktionen bieten.

3. Auswahlverfahren

Sobald Sie Ihre Anforderungen und Ihr Budget definiert haben, ist es Zeit für die Recherche. Beginnen Sie damit, Anbieter in die engere Wahl zu nehmen, die für ihre Office 365-Kompatibilität bekannt sind. Lesen Sie Bewertungen, fordern Sie Demos an und wenden Sie sich an den Kundensupport, um die Reaktionsfähigkeit zu beurteilen. Bevorzugen Sie Anbieter, die nachweislich Erfahrung mit Unternehmen haben, die Ihrem ähnlich sind.

4. Demo anfordern

Eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass ein CRM Ihren Anforderungen als Office 365-Benutzer entspricht, ist eine Demo. In einer Demo können Sie die Software in Aktion sehen, Fragen stellen und verstehen, wie sie sich nahtlos in Ihre bestehenden Office 365-Tools integrieren lässt. Dies ist entscheidend, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Starten Sie mit einer Demo von folk sehen, ob es Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.

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Die 5 besten CRM-Softwareprogramme für Office 365

1. folk

Am besten geeignet für: CRM-Outlook-Integration und Gmail

folk ist ein All-in-One-CRM, das als Plug-and-Play-Lösung konzipiert wurde. Dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche ist es eine der besten CRM-Plattformen auf dem Markt. folk nahtlos in Office 365 folk und ist damit die ideale Wahl für wachsende Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die bereits in das Microsoft-Ökosystem investiert haben.

Wichtigste Merkmale

• Nahtlose Integration von Office 365
• Kontaktverwaltung
• Aufgabenautomatisierung
• Anpassbare Arbeitsabläufe
• Zugriff auf mobile Apps
• Analysen und Berichterstattung

Vorteile

• Outlook-Integration: Importieren Sie alle Ihre E-Mail-Konversationen, Kalender und Echtzeit-Kontaktinformationen folk in folk und andere Microsoft-Anwendungen über Zapier.
• Kontaktverwaltung: Führen Sie alle Ihre Kontakte an einem Ort zusammen, von der Outlook-CRM-Integration über Gmail bis hin zu Social-Media-Plattformen wie LinkedIn.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Das intuitive Design sorgt dafür, dass sich Teammitglieder mit minimalem Schulungsaufwand schnell an das CRM gewöhnen können.
• Anpassbare dashboards: Benutzer können dashboards benutzerdefinierten Felder folk an ihre spezifischen Geschäftsprozesse anpassen und so die Effizienz und Produktivität steigern.
• Aufgabenautomatisierung: Automatisiert sich wiederholende Aufgaben, spart Zeit und verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.
• Skalierbarkeit: Sie können folk Einzelunternehmer nutzen und Teammitglieder hinzufügen, wenn Sie bereit sind, zu skalieren.

Nachteile

• Berichte und Analysen sind in folk verfügbar, darunter Pipeline- und Deal-Stufen-Analysen, Umsatzprognosen mit gewichteten Wahrscheinlichkeiten und Leistungsaufschlüsselungen nach Eigentümer, Kanal, Branche, Region oder beliebigen benutzerdefinierten Feldern.

Preis und Pläne

Sie können folk mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion folk ausprobieren. Danach gelten folgende monatliche oder jährliche Abonnementpreise. 

• Standard: 24 $ pro Benutzer und Monat (bei jährlicher Vertragslaufzeit).
• Premium: 48 $ pro Benutzer und Monat (bei jährlicher Vertragslaufzeit).
• Benutzerdefiniert: Ab 80 $ pro Benutzer und Monat.

2. Microsoft Dynamics 365

Als Microsoft-Produkt ist Microsoft Dynamics 365 eine umfassende CRM-Lösung, die perfekt mit Office 365 zusammenarbeitet. Das CRM-System ist jedoch eher auf den Vertrieb ausgerichtet und stellt eher eine Suite von Geschäftsanwendungen dar, die entweder in die Kategorie CRM oder ERP fallen.

Wichtigste Merkmale

• Tiefe Integration von Office 365
• Vertriebs- und Marketingautomatisierung
• Kundenservice-Management

Vorteile

• Nahtlose Integration in Ihre Microsoft Office-Technologieplattform.
• Pipeline-Übersicht einschließlich eingebetteter KPIs
• Co-Pilot KI-Unterstützung einschließlich KI-basierter Lead-Bewertung

Nachteile

• Umständliche Benutzererfahrung
• Vertriebsorientiertes CRM
• Teure Contact-Center-Lösung

Preis und Pläne

Die Preise und Tarife für Microsoft Dynamics 365 unterscheiden sich je nach Anwendungsfall, der von Kundeneinblicken über Außendienst, Lieferkettenmanagement und Kontaktcenter bis hin zum Vertrieb und mehr reicht. Der Sales Hub umfasst das CRM-Produkt. Es gibt einen kostenlosen Tarif mit eingeschränkten Funktionen. Premium sind wie folgt.

• Vertriebsprofi: 65 $ pro Benutzer und Monat.
• Sales Enterprise Edition: 95 $ pro Benutzer und Monat.
• Premium: 135 $ pro Benutzer und Monat.

3. Nutshell

Nutshell ist bekannt für seine Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit. Es richtet sich eher an Vertriebs- und Marketingteams im B2B-Bereich und bietet eine unkomplizierte, aber leistungsstarke CRM-Erfahrung, die sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eignet.

Wichtigste Merkmale

• Integrierte Office 365-Integration für E-Mails, Kontakte und Kalender
• Pipeline-Management
• E-Mail-Sequenzierung
• Berichterstattung und Analyse
• Mobile App
• Kundenbetreuungsmanagement

Vorteile

• Die einfache Integration mit Office 365-Tools gewährleistet, dass Benutzer ihre E-Mails und Kontakte effizient verwalten können.
• Effektive Tools für die Verwaltung von Vertriebspipelines und die Nachverfolgung von Leads.
• Mobilfähige App

Nachteile

• Die umständliche Benutzererfahrung aufgrund der starken Ausrichtung auf den Verkauf bedeutet, dass die Einarbeitungszeit möglicherweise lang ist.
• Die Anpassungsmöglichkeiten sind möglicherweise weniger umfangreich als bei anderen CRMs.
• Es könnten einige der erweiterten Funktionen fehlen, die größere Unternehmen oder hochspezialisierte Betriebe benötigen.

Preis und Pläne

Nutshell eine relativ teure Investition. Die jährlichen Abonnementpläne sind wie folgt.

• Grundlage: Ab 16 $ pro Benutzer und Monat.
• Pro: Ab 42 $ pro Benutzer und Monat.
• Power AI: Ab 52 $ pro Benutzer und Monat
• Enterprise: Ab 67 $ pro Benutzer und Monat.

4. Pipedrive

Pipedrive ist ein vertriebsorientiertes CRM-System, dessen Schwerpunkt auf Pipeline-Management und Automatisierung liegt. Damit eignet es sich ideal für Vertriebsteams, die ihre Prozesse optimieren und ihre Produktivität steigern möchten.

Wichtigste Merkmale

• Office 365-Integration
• Vertriebspipeline-Management
• Workflow-Automatisierung
• Berichterstattung und Prognosen

Vorteile

• Pipeline-Fokus: Hervorragende Tools für die Verwaltung von Vertriebspipelines, die Teams dabei helfen, organisiert und fokussiert zu bleiben.
• Integration mit Office 365: Grundlegende Integration mit Outlook und anderen Office 365-Anwendungen.
• Automatisierung: Automatisiert verschiedene Vertriebsprozesse, reduziert manuelle Arbeit und steigert die Effizienz.
• Vertriebsfokussierte Benutzeroberfläche: Intuitive Benutzeroberfläche, die einfach zu bedienen ist.

Nachteile

• Vertriebsorientiert: Der Schwerpunkt liegt in erster Linie auf dem Vertrieb, was für Unternehmen, die eine ganzheitlichere CRM-Lösung suchen, möglicherweise nicht geeignet ist.
• Eingeschränkte erweiterte Funktionen: Einige erweiterte Funktionen, die in anderen CRM-Systemen zu finden sind, fehlen möglicherweise.

Preis und Pläne

Die Preise und Tarife Pipedrive auf Jahresabonnementbasis sind wie folgt.

• Essential: 14 $ pro Benutzer und Monat.
• Fortgeschritten: 29 $ pro Benutzer und Monat.
• Professional: 49 pro Benutzer und Monat.
• Leistung: 64 $ pro Benutzer und Monat.
• Unternehmen: 99 pro Benutzer und Monat.

5. HubSpot CRM

HubSpot CRM ist eines der ausgereiftesten CRM-Systeme auf dem Markt. HubSpot ist eine umfassende Plattform für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die eine Vielzahl von Tools bietet, mit denen Unternehmen ihren Kundenstamm erweitern und ihre Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstprozesse optimieren können. Es verfügt über eines der besten kostenlosen CRM-Systeme, das es gibt, aber es stößt an seine Grenzen, sobald Sie bereit sind zu skalieren oder wenn Sie Zugriff auf weitere Funktionen benötigen.

Wichtigste Merkmale

• Kontaktverwaltung
• Content-Management-System
• Marketing-Automatisierung
• Kundendienst-Tools
• Integration mit Office 365

Vorteile

• Einfaches kostenloses CRM-System, eher ein Tool zur Datenerfassung als zur Kontaktverwaltung.
• Grundlegende Vertriebsautomatisierung und Marketingautomatisierung für einfache Marketingkampagnen verfügbar
• Integriertes HubSpot-Add-in für Office 365

Nachteile

• HubSpot bietet zwar eine kostenlose Version an, doch für viele der erweiterten Funktionen sind kostenpflichtige Tarife erforderlich. Für Office 365-Nutzer, die bereits für ihre Microsoft-Abonnements bezahlen, können die zusätzlichen Kosten für die erweiterten Funktionen von HubSpot bei der Budgetplanung eine Rolle spielen.
• Obwohl die Grundfunktionen benutzerfreundlich sind, können einige der fortgeschritteneren Funktionen komplex sein und erfordern eine Schulung. Office 365-Benutzer stellen möglicherweise fest, dass ihr Team zusätzliche Zeit und Ressourcen benötigt, um diese fortgeschrittenen Tools voll auszuschöpfen, was sich während der Übergangsphase möglicherweise auf die Produktivität auswirkt.
• Das Office 365-Add-in ist im Vergleich zu anderen CRM-Anwendungen auf der Liste kompliziert einzurichten.

Preise und Tarife

Sobald Sie bereit sind zu skalieren, ist HubSpot eine teure Investition. Alle Abonnementpläne beinhalten eine Office 365-Integration. Danach sieht der Marketing-Hub-Plan wie folgt aus.

• Starter: Ab 20 $ pro Benutzer und Monat.
• Professional: Ab 890 $ pro 3 Benutzer pro Monat.
• Enterprise: Ab 3.600 $ pro 5 Benutzer und Monat.

Schlussfolgerung

Während Microsoft Dynamics 365, Nutshell , Pipedrive und HubSpot starke Konkurrenten für Office 365-Benutzer sind, zeichnet sich folk als die optimale Lösung für Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern aus, die Einfachheit, Flexibilität und nahtlose Integration mit Office 365-Tools suchen. Im Gegensatz zu komplexeren Systemen, die mittelgroße Teams überfordern können, bietet folk eine anpassbare, benutzerfreundliche Plattform, die sich an Ihre Arbeitsabläufe anpasst und Ihnen dabei hilft, Kundenbeziehungen mühelos zu verwalten. Für Office 365-Teams mit 20 bis 50 Mitarbeitern, die nach einer optimierten, anpassungsfähigen Lösung suchen, die die Produktivität steigert, ohne mit Komplexität zu überfordern, ist folk die perfekte Wahl , die Benutzerfreundlichkeit und den Aufbau von Beziehungen in den Vordergrund stellt. Probieren Sie folk kostenlos aus.

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Weitere Ressourcen

• folk Outlook

Häufig gestellte Fragen

Verfügt Outlook über ein CRM-System?

Nein. Outlook verwaltet E-Mails, Kalender und Kontakte, ist jedoch kein vollständiges CRM. Verwenden Sie ein in Outlook integriertes CRM (z. B. folk, Dynamics 365, Pipedrive, HubSpot), um Geschäfte zu verfolgen, Nachfassaktionen zu automatisieren und Kundendaten zu zentralisieren.

Was ist das beste CRM für Office 365?

Das hängt von der Größe und den Anforderungen des Teams ab. Priorisieren Sie eine umfassende Synchronisierung von Outlook/Teams, Automatisierung und Berichterstellung. Für eine einfache Einrichtung und Outlook-Integration folk für KMU-Teams geeignet; größere Suiten umfassen Dynamics 365; vertriebsorientierte Teams bevorzugen möglicherweise Pipedrive.

Wie integriert man ein CRM in Outlook?

Installieren Sie das Outlook-Add-In des CRM, melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto an, erteilen Sie Berechtigungen für E-Mails/Kontakte/Kalender, wählen Sie die Synchronisierungseinstellungen (bidirektional, Ordner), importieren Sie Kontakte und testen Sie anschließend die E-Mail-Protokollierung und die Synchronisierung von Besprechungen.

Kann SharePoint als CRM verwendet werden?

Teilweise. SharePoint kann Kontakte und Dateien speichern, verfügt jedoch nicht über Pipelines, Automatisierungsfunktionen und CRM-Analysen. Sie können SharePoint mit Power Apps anpassen, aber die meisten Teams kombinieren SharePoint mit einem dedizierten CRM und verknüpfen Datensätze mit Dokumenten, um einen vollständigen Workflow zu erzielen.