Bestes CRM für Office 365

Excel und Outlook eignen sich hervorragend zum Speichern von Daten über Ihre Beziehungen. Bis es an der Zeit ist, diese Informationen auf den neuesten Stand zu bringen. Dies erfordert viel manuellen Aufwand, was oft dazu führt, dass es auf Ihrer To-do-Liste ganz unten landet.  

Anstatt sich mit der umständlichen Bedienung von Office 365 abzufinden, gibt es Customer Relationship Management-Software, mit der Sie dies in Ihre Plattform integrieren können. 

In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie Office 365-Benutzer ein CRM optimal nutzen können und auf welche Funktionen sie achten sollten. Außerdem vergleichen wir die besten CRMs, die mit Microsoft kompatibel sind. 

Warum benötigen Office 365-Benutzer ein CRM?

Eine gute CRM-Plattform kann Ihnen dabei helfen, alle Daten, die Sie in der Office 365-Suite speichern, zu optimieren. Von Kontaktinformationen, die in Excel gespeichert sind, bis hin zu der Tabelle mit der Vertriebspipeline. 

Ein CRM kann sich wiederholende Aufgaben automatisieren, die oft zeitaufwändig sind, z. B. wenn es darum geht, Kontaktdaten zu aktualisieren, die Daten der letzten Interaktion zu überwachen und die verschiedenen Notizen zu jedem Kontakt zu verwalten. So sparen Sie Zeit und können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.

Herausforderungen ohne CRM

Ohne das richtige CRM in Ihrem Tech-Stack kommt es zu diesen häufigen Herausforderungen, die leicht vermieden werden können.

• Desorganisation: Ohne ein zentralisiertes System sind die Daten verstreut, was die Nachverfolgung von Kundeninteraktionen erschwert.
• Verpasste Chancen: Wichtige Nachfassaktionen können untergehen, was zu Umsatzverlusten führt.
• Ineffiziente Prozesse: Die manuelle Dateneingabe und Aufgabenverwaltung ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
• Mangelnde Einblicke: Ohne Analysen können Sie keine datengestützten Entscheidungen treffen, um Ihr Unternehmen zu verbessern.
• Inkonsistente Kommunikation: Unzusammenhängende Kommunikationskanäle können zu Missverständnissen und einer schlechten Kundenerfahrung führen.

Vorteile eines CRM-Systems

Glücklicherweise kann Ihnen ein gutes CRM-System dabei helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen, und Ihnen einige zusätzliche Vorteile bieten.

• Zentralisierte Informationen: Alle Kundendaten werden an einem Ort gespeichert, wodurch sie leicht zugänglich und verwaltbar sind.
• Verbesserte Effizienz: Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben und optimieren Sie Arbeitsabläufe, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.
• Verbesserte Kundenbeziehungen: Halten Sie Kontaktdaten auf dem neuesten Stand, verfolgen Sie Interaktionen und bieten Sie personalisierten Service, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.
• Bessere Entscheidungsfindung: Gewinnen Sie durch Analysen und Berichte Erkenntnisse, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Umsatzsteigerung: Identifizieren Sie Verkaufschancen effektiver und nutzen Sie diese, um Ihren Umsatz zu steigern.
• Konsistente Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder mit integrierten Kommunikationswerkzeugen auf dem gleichen Stand sind.

Wie man ein CRM bewertet und auswählt

Bei der großen Auswahl an CRM-Systemen kann es schwierig sein, herauszufinden, welche mit Office 365 kompatibel sind. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir einige Tipps sowie eine Liste mit spezifischen Funktionen zusammengestellt, auf die Sie achten sollten.

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen.

Bei der Auswahl des besten CRM für Office 365 sollten Sie zunächst die wichtigsten Funktionen ermitteln, die Ihr Unternehmen benötigt. Achten Sie auf eine nahtlose Integration mit Office 365-Anwendungen wie Outlook, Teams und SharePoint. Berücksichtigen Sie Funktionen wie Kontaktverwaltung, Vertriebsautomatisierung und Analysen. Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, können Sie die Auswahl auf diejenigen Optionen eingrenzen, die zu Ihren Geschäftsprozessen passen.

Die 6 wichtigsten Funktionen, auf die Office 365-Benutzer bei einem CRM achten sollten

• Outlook-Integration: Einige CRMs unterstützen nur die Integration mit Gmail. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen in Betracht gezogene CRM Drittanbieteranwendungen wie die Outlook-Integration unterstützt, damit Sie Ihre Kontakte synchronisieren und an einem Ort speichern können. 
• ‍Mehrere Importformate: Wenn Sie die Kontakte exportieren möchten, die Sie in einer Microsoft Excel-Tabelle gespeichert haben, stellen Sie sicher, dass das von Ihnen in Betracht gezogene CRM-System den nahtlosen Import von CSV-Dateien ermöglicht. Ein gutes CRM-System kann auch TSV-, XLS-, XLSX-, XML- und TXT-Tabellen importieren.‍
• Kontaktsynchronisierung: Ein gutes CRM-System kann Ihnen dabei helfen, Kontakte automatisch aus Gmail und Outlook abzurufen, sodass Sie keine Zeit damit verbringen müssen, dies manuell zu tun. Suchen Sie nach einem CRM-System, mit dem Sie Kontakte aus iPhone oder Android, Outlook, Gmail, Google Kontakte und Google- und Outlook-Kalender importieren können, um diesen Vorgang zu optimieren.‍
• E-Mail-Marketing: Anstatt zwischen verschiedenen Plattformen hin und her zu wechseln, sollte ein gutes CRM über E-Mail-Marketing-Funktionen verfügen, damit Sie nahtlos auf diese Kontaktlisten zugreifen und E-Mail-Kampagnen einrichten können.‍
• Pipeline-Management: Einige CRMs bieten Pipeline-Management-Unterstützung speziell für den Vertrieb, was jedoch recht einschränkend sein kann. Suchen Sie nach einem CRM, das Ihnen beim Pipeline-Management für mehrere Projekte hilft, damit Sie nicht für jedes Projekt in mehrere Plattformen investieren müssen.‍
• Benutzererfahrung: Ein gutes CRM sollte intuitiv zu bedienen sein und keine Schulungen erfordern, die mit einer steilen Lernkurve verbunden sind. Vermeiden Sie ein CRM, das eine umständliche Benutzererfahrung bietet.

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2. Budgetüberlegungen

Die Verwaltung von Budgets kann schwierig sein, aber es ist wichtig, Kosten und Kapitalrendite in Einklang zu bringen. Vergleichen Sie die Preispläne verschiedener CRM-Lösungen, um eine Lösung zu finden, die Ihrem Budget entspricht und gleichzeitig die erforderlichen Funktionen bietet. Suchen Sie nach skalierbaren Optionen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können und einen langfristigen Mehrwert gewährleisten. Ein erschwingliches CRM für Office 365 bedeutet nicht, dass Sie bei wesentlichen Funktionen Kompromisse eingehen müssen.

3. Auswahlverfahren

Recherchieren Sie gründlich und wählen Sie den richtigen CRM-Anbieter aus, indem Sie dessen Ruf, Kundenbewertungen und Supportleistungen bewerten. Suchen Sie nach Anbietern, die sich auf Office 365 CRM-Lösungen spezialisiert haben. Ein Anbieter mit einer soliden Erfolgsbilanz bei der Office 365-Integration wird wahrscheinlich eine reibungslosere Implementierung und einen besseren Support bieten.

4. Demo anfordern

Bevor Sie sich für ein CRM entscheiden, sollten Sie unbedingt prüfen, wie es sich in Ihre bestehende Technologieumgebung und Ihre Arbeitsabläufe integrieren lässt und wie es funktioniert. Eine Demo bietet Ihnen die Möglichkeit, das System selbst auszuprobieren, seine Funktionen zu erkunden und zu verstehen, ob es Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Starten Sie mit einer personalisierten Demonstration von folk.

Ein Vergleich der besten CRMs, die mit Office 365 kompatibel sind

1. folk

folk ist eine preisgekrönte CRM-Plattform, die für ihre Notion-ähnliche Benutzererfahrung geschätzt wird. Sie verfügt über eine Vielzahl von Funktionen und Integrationen, mit denen Sie alles auf einer Plattform optimieren können. Dazu gehören KI-Unterstützung, E-Mail-Marketing mit Unterstützung für Gmail und Outlook, benutzerdefinierte Felder und Pipeline-Management.

Wichtigste Merkmale

• Outlook-Serienbrief und -Integration: Verbinden Sie Ihre Microsoft-Konten ganz einfach mit Ihrem folk . folk ordnet die aus Outlook extrahierten Informationen folk dem richtigen Kontaktprofil zu, sodass Sie dies nicht manuell tun müssen. Dazu gehören Ihre Outlook-Kontakte, E-Mail-bezogene Informationen und Kalenderereignisse, sodass Sie Ihre Interaktionen und Ereignisse im Blick behalten können.
• Kontaktverwaltung: folk die Synchronisierung von Kontakten aus verschiedenen Quellen. Dazu gehören E-Mail-Tools wie Gmail und Outlook sowie Social-Media-Plattformen wie LinkedIn, Twitter und andere. Mehrere Importformate: Es werden mehrere Importformate unterstützt, darunter .csv, .tsv, .xls, .xlsx, .xml und .txt-Tabellen. Wenn Sie Notizen und Interaktionen über den CSV-Import importieren möchten, können Sie ganz einfach ein spezielles benutzerdefiniertes Textfeld in dieser Tabelle erstellen, um beim Import alles zusammenzuhalten. 

Vorteile 

• Chrome-Erweiterung: Mit folkX können Sie einzelne Profile, auf die Sie beim Surfen im Internet stoßen, importieren, ohne die Seite verlassen zu müssen. folkX kann auch Suchlisten direkt in Ihr folk importieren, sodass Sie dies nicht manuell tun müssen. Sollten Ihnen Kontaktinformationen fehlen, können Sie die Kontaktanreicherungsfunktion folk nutzen, um die Lücke in wenigen Augenblicken zu füllen. 
• E-Mail-Marketing: Versenden Sie Massen-E-Mail-Kampagnen direkt über die Plattform. Das bedeutet, dass Sie Zugriff auf die Kontaktlisten haben, die Sie mühsam zusammengestellt haben, ohne diese extra exportieren zu müssen, um eine E-Mail zu versenden. Sie können eine KI-Funktion namens „Magic Field” nutzen, mit der Sie personalisierte Nachrichten an mehrere Empfänger versenden können, und Sie erhalten Zugriff auf Analysen, um die Erfolgsquote Ihrer Kampagne im Auge zu behalten.
• Pipeline-Management: Erstellen Sie Pipelines über mehrere Funktionen hinweg, um Geschäftsbeziehungen in verschiedenen Bereichen zu pflegen. folk Vertrieb, Personalbeschaffung, Fundraising, Partnerschaften und Investitionen. Dazu gehören Bereiche wie Risikokapital, Marketing und mehr. Organisieren Sie Ihre Pipeline in Form einer Liste oder verwenden Sie ein Kanban-Board, um sie per Drag & Drop über Ihren internen Prozesszyklus für Vertrieb, Personalbeschaffung und mehr zu ziehen. Sie können auch ganz einfach Benutzer hinzufügen, damit Ihr Team nahtlos zusammenarbeiten kann. Ihr Team kann gemeinsam Notizen zu derselben Person erstellen, um eine einzige Quelle der Wahrheit aufzubauen, und sich gegenseitig Erinnerungen setzen, wenn es Zeit ist, sich mit dieser Person in Verbindung zu setzen.
• Intuitive Benutzererfahrung: Sie können davon ausgehen, dass Sie folk ersten Tag folk nutzen können, ohne sich in eine steile Lernkurve einarbeiten zu müssen. Das Notion-ähnliche Design sorgt für eine nahtlose Benutzererfahrung, die intuitiv und einfach zu bedienen ist. Sie können Aufgaben automatisieren, die sonst manuell und zeitaufwändig sind, und Funktionen wie die KI-Unterstützungsfunktion „Magic Field” ohne komplizierte Einrichtung nutzen. 

Nachteile

• Die Berichterstellung ist in folk noch nicht verfügbar, wird aber bald verfügbar sein.

Preis und Pläne

Sie können folk mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion folk ausprobieren. Danach gelten folgende monatliche oder jährliche Abonnementpreise.

• Standard: 24 $ pro Benutzer und Monat (bei jährlicher Vertragslaufzeit).
• Premium: 48 $ pro Benutzer und Monat (bei jährlicher Vertragslaufzeit).
• Benutzerdefiniert: Ab 80 $ pro Benutzer und Monat.

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2. Nimble

Erinnern Sie sich noch an die Outlook Customer Manager-Plattform von Microsoft? Nimble war ihre erste Empfehlung, als sie ihr CRM 2019 aus dem Verkehr gezogen haben.

Wichtigste Merkmale

• Microsoft 365-Integration: Funktioniert in Outlook, Microsoft Teams, auf Mobilgeräten und im Web. Erstellen Sie neue Kontakte und aktualisieren Sie bestehende Kontakte direkt aus Ihrem Outlook-Posteingang heraus.
• Kontaktverwaltung:Synchronisiert zwischen Ihrem Nimble und Microsoft 365. 
• Browser-Erweiterung Nimble zum nahtlosen Importieren von Kontakten und Anreichern von Kontaktdaten.

Vorteile

• Microsoft- und Google-Integration: Verbindet sich mit Ihrem Outlook-Posteingang und Gmail.
• E-Mail-Verfolgung und Vorlagen: Bietet E-Mail-Verfolgung und anpassbare E-Mail-Vorlagen, die direkt in Office 365 E-Mail integriert sind.
• Vertriebs- und Opportunity-Tracking: Verfügt über Tools für das Tracking von Vertriebsopportunitäten, das Lead-Management und die Pipeline-Berichterstattung.
• Mobile Zugänglichkeit: Bietet eine mobile App für den Zugriff auf CRM-Daten und die Ausführung von Aufgaben unterwegs.

Nachteile

• Umständliche Benutzererfahrung: Nimble zwar ein beeindruckendes CRM-System, aber die Benutzererfahrung ist umständlich und unübersichtlich. Die Aggregation von Daten aus mehreren Quellen kann manchmal zu einer Informationsüberflutung führen, da die Bedienung nicht intuitiv ist.
• Importformate: Sie können Kontakte nur über eine CSV-Datei importieren. 
• 2-Wege-Synchronisierung: Nimble 2-Wege-Synchronisierung mit Google-Kontakten. Dies ist nur mit einem Microsoft 365-Konto möglich. Das Löschen eines Kontakts aus Nimble Outlook erfordert jedoch einige umständliche Schritte. 

Preis und Pläne

Nimble bietet Nimble einen Abonnementplan an, der entweder monatlich oder jährlich verfügbar ist. Ein Jahresabonnement kostet 24,90 $ pro Arbeitsplatz und Monat.

3. Zoho 

Das Kernangebot Zoho ist die eigenständige Zoho . Es gibt zwei Paketangebote, darunter CRM Plus und CRM Flex, die beide darauf ausgelegt sind, das Kundenerlebnismanagement über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg auf verschiedenen Ebenen zu unterstützen. 

Wichtigste Merkmale

• Office 365-Integration: Synchronisieren Sie Ihre Kontakte, Aufgaben, Kalenderereignisse und Unterhaltungen aus Ihrem Microsoft-Konto mit Zoho. 
• Analysen und Berichte: Bietet Einblicke in Verkaufstrends, Kundenverhalten und Leistungskennzahlen. 
• Anpassbare Arbeitsabläufe: Passen Sie Ihre Arbeitsabläufe manuell an spezifische betriebliche Anforderungen an oder automatisieren Sie diesen Prozess. 

Vorteile

• Lead- und Kontaktmanagement: Kann dabei helfen, detaillierte Informationen und Interaktionshistorien zu organisieren.
• Analysen und Berichterstellung: Mit fortschrittlichen Analyse- und Berichterstellungstools, die Einblicke in Verkaufstrends, Kundenverhalten und Leistungskennzahlen bieten.
• Skalierbarkeit: Zoho ist skalierbar und eignet sich daher für Unternehmen jeder Größe, von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen.
• Automatisierung: Automatisiert verschiedene Prozesse und Aufgaben wie E-Mail-Marketing und Umsatzprognosen.

Nachteile

• Eingeschränkte erweiterte Funktionen in Basisplänen: Für einige der erweiterten Funktionen ist möglicherweise ein Upgrade auf einen höherwertigen Plan erforderlich, was zu höheren Kosten führen kann.
• Komplexität durch Individualisierung: Individualisierung ist zwar eine Stärke, kann jedoch auch zu Komplexität führen, insbesondere für Agenturen ohne dedizierten IT-Support.

Preis und Pläne

Der kostenlose Tarif Zoho ist auf drei Benutzer beschränkt. Für weitere Funktionen und Benutzerplätze gelten folgende jährliche Abonnementtarife:

• Standard: 14 $ pro Benutzer und Monat.
• Professional: 23 $ pro Benutzer und Monat.
• Unternehmen: 40 $ pro Benutzer und Monat.

4. Nutshell 

Nutshell ist ein vertriebsorientiertes CRM-System mit Microsoft 365-Integration. 

Wichtigste Merkmale

• Webformular-Erfassung: Wenn Sie häufig Webformulare verwenden, können Sie Nutshell die erfassten Daten instantly zu Ihrem CRM instantly Nutshell neue Kontakte und Leads Nutshell erstellen. Das Tool ist vollständig anpassbar, sodass Sie selbst entscheiden können, welche Daten erfasst werden sollen.
• Vertriebsautomatisierung: Sie können festlegen, wie Leads automatisch Ihren Vertriebsmitarbeitern zugewiesen werden, Ihrem Team in jeder Phase des Verkaufs Erinnerungen zukommen lassen und Ihre nicht verkaufsbezogenen Aktivitäten reduzieren. 
• Lead-Zuordnung: Nutshell hilft bei der Kanalisierung und Beschaffung von Daten und fügt automatisch neue Leads hinzu, sodass Sie deren Quelle nachverfolgen können. Es gibt auch eine Funktion zur Zuordnungsberichterstattung, die jedoch nur im Pro-Abonnement verfügbar ist.

Vorteile

• Berichterstattung und Prognosen: Sie können die Vertriebsleistung Ihres Teams monatlich ganz einfach einsehen und verfolgen oder nach Produkten, Vertriebsmitarbeitern und Lead-Quellen suchen.
• Microsoft 365-Integration: Erstellen Sie Kontakte und Aufgaben, zeigen Sie geplante Aktivitäten an, schreiben Sie Notizen und verfolgen Sie Kommunikationszeitachsen mit der Office 365-Integration Nutshell. Außerdem können Sie Ihre Office 365-E-Mails und Ihren Kalender synchronisieren.  

Nachteile

• Vertriebsfokus: Sofern Sie kein CRM speziell für Ihr Vertriebsteam wünschen, Nutshell auf diese bestimmte Geschäftsfunktion beschränkt.
• Preispläne: Viele Funktionen sind im Pro-Preisplan Nutshell enthalten, der ab 42 US-Dollar pro Benutzer und Monat erhältlich ist. 

Preis und Pläne

Das Jahresabonnement Nutshell sieht wie folgt aus.

• Grundgebühr: 16 $ pro Sitzplatz und Monat.
• Pro: 42 $ pro Arbeitsplatz und Monat.
• Power AI: 52 $ pro Arbeitsplatz und Monat.
• Unternehmen: Ab67 $ pro Arbeitsplatz und Monat.

Schlussfolgerung

folk, Nimble, Zoho Nutshell bieten Nutshell klare Vorteile für Office 365-Benutzer. Einige sind stärker auf bestimmte Geschäftsfunktionen ausgerichtet als andere. Mit seinen Funktionen für mehrere Geschäftsfunktionen folk die erste Wahl. Sie können es nutzen, um Beziehungen in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Personalbeschaffung, Partnerschaften und Investitionen zu pflegen. Entweder als Einzelbenutzer oder gemeinsam mit Ihrem Team , um eine einzige zuverlässige Informationsquelle aufzubauen. Probieren Sie folk kostenlos aus. 

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Häufig gestellte Fragen

Enthält Office 365 ein CRM?

Nein. Microsoft 365 enthält kein vollständiges CRM. Outlook Customer Manager wurde eingestellt. Verwenden Sie Microsoft Dynamics 365 (separat erhältlich) oder verbinden Sie ein CRM-System eines Drittanbieters wie folk, Nimble, Zoho oder Nutshell die Kontaktsynchronisierung, E-Mails und Pipelines.

Was ist das beste CRM für Outlook?

Es gibt kein einziges bestes CRM; wählen Sie entsprechend Ihren Anforderungen. Priorisieren Sie Outlook-Synchronisierung, bidirektionale Kontakte, Importe, E-Mail-Kampagnen, Pipelines und Benutzerfreundlichkeit. Beliebte Optionen sind folk, Nimble, Zoho und Nutshell.

Wie importiert man Excel-Kontakte in ein CRM?

Reinigen Sie Ihre Tabelle, exportieren Sie sie als CSV-Datei und verwenden Sie dann die Importfunktion Ihres CRM-Systems. Ordnen Sie die Spalten den Feldern zu (Name, E-Mail, Telefon, Firma), legen Sie die Deduplizierung nach E-Mail fest, fügen Sie benutzerdefinierte Felder für Notizen hinzu und führen Sie einen kleinen Testimport durch, bevor Sie alle Kontakte importieren.

Wie verbinde ich Outlook mit einem CRM?

Öffnen Sie im CRM „Integrationen“ und wählen Sie „Microsoft 365/Outlook“. Melden Sie sich zur Autorisierung an, aktivieren Sie die E-Mail- und Kalendersynchronisierung, installieren Sie das Outlook-Add-In, falls angeboten, wählen Sie die Einweg- oder Zweiweg-Synchronisierung und senden Sie dann eine Test-E-Mail, um zu überprüfen, ob sie im Kontakt protokolliert wird.