Zoho CRM vs folk: Welk CRM voor bureaus wint?

Bureaus hebben geen moeite met het vinden van tools. Ze hebben wel moeite om de uitvoering van de pijplijn consistent te houden en tegelijkertijd de levering op schema te houden. Wanneer de context van potentiële klanten verspreid is over inboxen, agenda's en spreadsheets, raken follow-ups uit het oog, mislukken overdrachten en wordt prognoses maken giswerk. Een CRM voor bureaus moet nieuwe zaken snel laten verlopen en tegelijkertijd voldoende accountgeschiedenis bewaren om verlengingen, upsells en verwijzingen te ondersteunen.

In dit artikel gaan we in op twee prominente CRM-oplossingen – Zoho CRM en Folk – die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van bureaus. Zoho CRM is een robuuste tool die naadloos kan worden geïntegreerd in het grotere Zoho-ecosysteem en uitgebreide functies biedt voor pijplijnbeheer en automatisering. Folk maakt daarentegen gebruik van AI om de organisatie van contacten en communicatie te stroomlijnen, waardoor het een aantrekkelijke optie is voor bureaus die op zoek zijn naar eenvoud en effectiviteit. Elk platform benadert de CRM-uitdaging vanuit een andere invalshoek, en als u hun unieke sterke punten begrijpt, kunt u beter bepalen welke het meest geschikt is voor de operationele behoeften van uw bureau.

De juiste keuze hangt af van de complexiteit van het proces, de vereiste aanpassingen en hoeveel tijd het bureau kan besteden aan de installatie en het beheer.

Waarom hebben bureaus in 2026 een CRM nodig?

Bureaus lopen geen inkomsten mis door een gebrek aan vraag. Inkomsten gaan verloren wanneer leadcontext verspreid raakt over inboxen, agenda's, Slack-threads en spreadsheets, en wanneer follow-ups afhankelijk zijn van het geheugen in plaats van een systeem. Een CRM creëert één enkele bron van waarheid voor prospects, klanten, partners en verlengingen, zodat de volgende stappen zichtbaar blijven en de verantwoordelijkheid duidelijk is.

✔️ Inzicht in de pijplijn en prognoses zonder spreadsheets

✔️ Gecentraliseerde prospect- en klantcontext voor e-mails, telefoongesprekken en vergaderingen

✔️ Gestandaardiseerde follow-ups, overdrachten en volgende stappen binnen het team

✔️ Duidelijk eigendom van elke lead, deal en account om verliezen te voorkomen

✔️ Prestaties bijhouden per bron, servicelijn en conversiefase

In 2026 beheren agentschappen meer kanalen, hebben ze kortere besluitvormingscycli en meer belanghebbenden per deal, terwijl klanten snellere reactietijden en strakkere coördinatie verwachten. Zonder een CRM-systeem lopen voorstellen vertraging op, worden warme leads koud, vinden verlengingen te laat plaats en worden verwijzingen inconsistent afgehandeld, omdat het team niet de volledige geschiedenis en het huidige plan op één plek kan zien.

Wat is Zoho CRM?

Zoho CRM is een veelzijdige tool voor klantrelatiebeheer die naadloos kan worden geïntegreerd in het grotere ecosysteem van Zoho-bedrijfssoftware. Het is ideaal voor bureaus die op zoek zijn naar robuuste mogelijkheden voor pijplijnbeheer, activiteitentracking, automatisering en rapportage, terwijl het ook connectiviteit met andere Zoho-applicaties mogelijk maakt indien nodig. Met ondersteuning voor meerdere pijplijnen en lay-outs is het geschikt voor verschillende servicelijnen of verkoopprocessen. Marktplaatsuitbreidingen en integraties verbeteren de functionaliteit nog verder door verbinding te maken met externe tools buiten de Zoho-suite. Agentschappen kiezen vaak voor Zoho CRM vanwege de uitgebreide functies en flexibiliteit op het gebied van verkoop, bedrijfsvoering en rapportage.

Wat is folk?

Folk is een AI-aangedreven CRM-systeem dat is ontworpen om contacten, gesprekken en dealcontexten te verenigen zonder dat er uitgebreide instellingen nodig zijn. Het is bedoeld voor bureaus die talrijke parallelle relaties met klanten, partners en prospects beheren, waarbij relevante informatie verspreid is over e-mails, agenda's en berichtenplatforms. Functies zoals contactverrijking en ontdubbeling zorgen ervoor dat records schoon en bruikbaar blijven, ondanks dat ze afkomstig zijn uit verschillende bronnen. Bovendien helpen de gestructureerde pijplijnen en taakbeheer om nieuwe zaken, verlengingen en verwijzingen effectief bij te houden. Dit maakt Folk een perfecte keuze voor bureaus die op zoek zijn naar een eenvoudige maar effectieve CRM-oplossing voor coördinatie en follow-up, zonder de complexiteit van een ingewikkelde operationele configuratie.

Functievergelijking tussen Zoho CRM en folk

Meerdere pijplijnen en aangepaste fasen

Zoho CRM maakt meerdere verkooppijplijnen mogelijk, waardoor teams pijplijnfasen kunnen hernoemen, toevoegen, verwijderen en herschikken naarmate hun processen zich ontwikkelen. Elke pijplijn kan worden gekoppeld aan specifieke lay-outs, zodat verschillende verkoopactiviteiten duidelijk van elkaar blijven onderscheiden terwijl dezelfde Deals-module wordt gebruikt. Wijzigingen in fasen worden beheerd via pijplijninstellingen en verwijderde fasen blijven toegankelijk in de fasebouwer. Deze functie is met name nuttig voor bureaus die unieke faselogica nodig hebben voor elke servicelijn of verkoopactiviteit.

Folk stelt bureaus in staat om pijplijnen te organiseren rond verschillende inkomstenstromen, zoals vaste opdrachten, projecten, partnerschappen of werving. De fasen kunnen worden aangepast aan de daadwerkelijke overdrachten en kwalificatiecriteria, zodat de pijplijn een nauwkeurig beeld geeft van de stroom van deals. Door aparte pijplijnen aan te houden, kunnen bureaus hun rapportage per dienstensegment georganiseerd houden en voorkomen dat één proces beperkingen oplegt aan het hele team. Dankzij de lichtgewicht updates evolueert het CRM naadloos mee met de groei van het bureau.

Bijhouden van klant- en dealactiviteiten

Activiteiten bijhouden in Zoho CRM draait om taken, evenementen en telefoongesprekken, die allemaal gemakkelijk kunnen worden bekeken in CRM-weergaven en recordgerelateerde lijsten. De activiteitenweergaven in Zoho CRM zijn geordend op aanmaakdatum, waardoor gebruikers een activiteit kunnen openen om toegang te krijgen tot gerelateerde details, zoals notities, geschiedenis, bijlagen, aankomende acties en e-mailconversaties. Bovendien tonen lijsten met afgesloten activiteiten voltooide taken, telefoongesprekken en vergaderingen die aan een record zijn gekoppeld, waardoor een duidelijk overzicht wordt gegeven van eerdere gebeurtenissen en toekomstige plannen.

Folk zorgt ervoor dat de context van relaties gekoppeld blijft aan de juiste contactpersoon en deal door de communicatiegeschiedenis en activiteiten te synchroniseren in een uniforme tijdlijn. Deze zichtbaarheid van notities, taken, herinneringen en eerdere interacties binnen de werkruimte van het team minimaliseert momenten waarop tijdens overdrachten wordt gevraagd "waar is de context?". Een dergelijke organisatie ondersteunt de workflows van agentschappen waar meerdere teamleden betrokken zijn bij hetzelfde account tijdens de verkoop, onboarding, levering en verlengingen. Het uiteindelijke doel is om snel toegang te bieden tot wat er is gebeurd, wat belangrijk is en welke acties nog moeten worden ondernomen.

Automatisering en workflows

In Zoho CRM omvatten de rapportagefuncties standaardrapporten die per module zijn geordend, evenals aanpassingsopties die zijn afgestemd op specifieke zakelijke behoeften. Gebruikers kunnen dashboards en analysetools gebruiken om hun verkooppijplijn te monitoren en belangrijke statistieken te vergelijken, waaronder prognoserapporten die worden beschreven in de analysemiddelen van Zoho. Voor uitgebreide rapportage kan Zoho Analytics worden gekoppeld aan Zoho CRM-gegevens, waardoor extra rapporten en dashboards kunnen worden gemaakt, samen met aanpasbare opties voor delen en plannen. De zichtbaarheid van de pijplijn wordt beïnvloed door de configuratie van deals, fasen en activiteiten.

Folk verhoogt de productiviteit door middel van geautomatiseerde follow-ups en naadloze interne overdrachten via workflowregels en connectoren, die acties activeren op basis van specifieke fasen of activiteiten. Agentschappen kunnen repetitieve taken stroomlijnen, zoals het toewijzen van eigenaren, het aanmaken van taken, het versturen van herinneringen en het bijwerken van velden naarmate deals vorderen. Dit minimaliseert de administratieve werklast en zorgt voor een consistente uitvoering onder teamleden. Workflows zijn ontworpen om de efficiëntie te verhogen, waardoor automatisering processen kan versnellen zonder onnodige complexiteit toe te voegen.

Rapportage en analyse

Zoho CRM biedt standaardrapporten per module, maar biedt ook de flexibiliteit om rapporten aan te passen aan specifieke zakelijke behoeften. Met behulp van dashboards en analysefuncties kunnen gebruikers de verkooppijplijn volgen en belangrijke statistieken vergelijken, waaronder de prognoseconcepten die worden beschreven in de analysemiddelen van Zoho. Voor uitgebreidere rapportage kan Zoho Analytics worden geïntegreerd met Zoho CRM-gegevens, waardoor extra rapporten en dashboards kunnen worden gemaakt, compleet met opties voor delen en plannen op basis van gebruikersvoorkeuren. De zichtbaarheid van de pijplijn wordt beïnvloed door de configuratie van deals, fasen en activiteiten.

Folk verbetert de zichtbaarheid van de pijplijn, waardoor het mogelijk wordt om de voortgang van deals, de prestaties per fase en het algemene momentum te volgen, zodat leidinggevenden risico's vroegtijdig kunnen identificeren. Agentschappen kunnen conversiepatronen en cyclustijden op macroniveau analyseren en vervolgens dieper ingaan op specifieke knelpunten en de oorzaken daarvan. Rapportage stimuleert discussies over prognoses, capaciteitsplanning en prestatie-evaluatie per bron of servicelijn, waarbij de focus ligt op duidelijkheid en weloverwogen besluitvorming in plaats van overweldigende dashboards.

Integraties en gegevenshygiëne

Zoho CRM biedt integraties via de Zoho Marketplace en zijn integratielaag, met connectoren en extensies die zijn gecategoriseerd op basis van gebruikssituaties. Het beschikt over robuuste tools voor duplicatiebeheer, waaronder duplicatiecontroles, samenvoegingsmogelijkheden en een tool voor automatisch samenvoegen en ontdubbelen die exacte overeenkomsten identificeert en samenvoegt, met opties voor handmatige conflictoplossing indien nodig. Bovendien kan Zia-gegevensverrijking records verbeteren door bedrijfscontextvelden toe te voegen op basis van geconfigureerde toewijzingen, afhankelijk van de ingeschakelde functies. Deze tools zijn ontworpen om duplicaten te minimaliseren en de volledigheid van records in de loop van de tijd te verbeteren.

Folk geeft prioriteit aan schone records door verrijking, ontdubbeling en gestructureerde velden te faciliteren, waardoor de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer aanzienlijk wordt verminderd. Integraties stroomlijnen de verbindingen met gangbare tools van agentschappen, waardoor contact- en activiteitsgegevens consistent blijven across channels. Deze aanpak helpt het veelvoorkomende probleem van CRM-verval als gevolg van duplicaten, verouderde informatie en ontbrekende context, die de nauwkeurigheid van rapportages in gevaar kunnen brengen, te verminderen. Een schonere database maakt automatisering niet alleen betrouwbaarder, maar ondersteunt ook de bruikbaarheid van de pijplijn op schaal.

Conclusie

Kortom, hoewel Zoho CRM uitblinkt in uitgebreide functies en robuust pijplijnbeheer binnen zijn ecosysteem, kan het agentschappen overweldigen met complexe instellingen. Folk daarentegen vereenvoudigt de coördinatie met AI-gestuurde contactorganisatie en communicatie, waardoor het ideaal is voor teams die op zoek zijn naar efficiëntie zonder gedoe. Folk's nadruk op overzichtelijke records, uniforme relatiecontexten en naadloos taakbeheer maakt het tot het beste CRM-alternatief voor agentschappen die de uitvoering van hun pijplijn willen verbeteren en een consistente omzetgroei willen behouden.

Start vandaag nog uw gratis proefperiode van 14 dagen of boek een demo.