10 kostenlose CRM-Vorlagen für Excel, Google Sheets und Notion

Die Verwaltung von Kundenbeziehungen sollte nicht wie das Zusammenbringen von Katzen erscheinen.
Wenn Sie immer noch Leads zwischen Post-its, Chaos im Posteingang oder verstreuten Dokumenten abwägen müssen, ist es Zeit für eine Weiterentwicklung.

Ob Sie Gründer eines Start-ups, Leiter einer Agentur oder selbstständiger Berater sind, das CRM-Modell das richtige CRM-Modell Ihnen dabei helfen, Ihre Pipeline zu organisieren, Interaktionen zu verfolgen und mehr Geschäfte abzuschließen – ohne dass Sie für komplizierte Unternehmenssoftware bezahlen müssen.

Entdecken Sie die besten CRM-Vorlagen in Excel, Google Sheets und Notion – sowie Tipps zur Auswahl der richtigen Vorlage.

Was ist ein CRM-Modell?

Ein CRM-Modell ist eine gebrauchsfertige Struktur, mit der Sie Kontakte, Leads und Verkaufstrichter verwalten können, ohne in eine vollständige CRM-Software investieren zu müssen. Anstatt bei Null anzufangen, erhalten Sie ein strukturiertes System, mit dem Sie Ihre Kunden erfassen, verfolgen und betreuen können.

Diese Modelle sind ideal für Einzelpersonen oder Teams, die:

• Sie möchten zu Beginn teure Werkzeuge vermeiden.
• Ich bevorzuge ein System ohne Code, Plug-and-Play.
• Ich brauche schnell etwas, um mich zu organisieren und mit der Arbeit zu beginnen.

Sie werden häufig von Freiberuflern, Kleinunternehmern, Start-up-Teams und Beratern genutzt, die Wert auf Schnelligkeit, Klarheit und Kontrolle legen.

Modelle helfen Ihnen dabei:

• Zeit sparen mit vordefinierten Spalten und Formeln
• Zentralisieren Sie Ihre Kontakt- und Geschäftsinformationen
• Identifizieren Sie schnell Leads, Kunden oder Aufgaben, die einer Nachverfolgung bedürfen.

💡 Profi-Tipp: Wenn Sie einen neuen Prozess testen (Vertrieb, Personalbeschaffung, Mittelbeschaffung), beginnen Sie mit einer Vorlage, um Ihren Arbeitsablauf zu prototypisieren.

Arten von CRM-Modellen

CRM-Modelle in Excel

Excel-Vorlagen bieten vollständige Kontrolle und eignen sich hervorragend, wenn Sie alleine arbeiten oder Offline-Zugriff benötigen. Sie sind besonders nützlich für Personen, die bereits Tabellen für die Rechnungsstellung oder Budgetierung verwenden und alles an einem Ort haben möchten.

Sie können Excel verwenden, um ein komplettes CRM-System aufzubauen – mit Registerkarten für Kontakte, Verkaufsphasen und Erinnerungen für die Nachverfolgung. Aber seien Sie sich bewusst: Je komplexer das System wird, desto anfälliger wird es.

⚠️ Eine mangelnde Zusammenarbeit in Echtzeit bedeutet, dass Sie Probleme bekommen, wenn Ihr Team wächst oder mehrere Benutzer Zugriff benötigen.

Bemerkenswerte Modelle

• Einfaches Vertriebs-CRM (Excel)
• Kundenkontaktliste
• Verkaufstrichter-Panel

CRM-Vorlagen für Google Sheets

Wenn Sie remote arbeiten oder in Echtzeit zusammenarbeiten, bieten die CRM-Vorlagen von Google Sheets mehr Flexibilität. Sie können Kommentare hinterlassen, Teamkollegen markieren und von überall auf alles zugreifen.

Diese Modelle sind oft leichter, optisch übersichtlicher und einfacher zu aktualisieren. Einige enthalten sogar bedingte Formatierungen und Filter, mit denen Sie Leads priorisieren oder Follow-ups verfolgen können.

Eine Herausforderung? Die Leistung lässt nach, wenn Sie viele Daten speichern, und Sie müssen Tools von Drittanbietern (wie Zapier) für die Automatisierung anschließen.

💡 Profi-Tipp: Fügen Sie über Google Apps Script Integrationen von Google Kalender oder Gmail hinzu, um Follow-ups zu automatisieren.

Beliebte Optionen

• Startup-Vertriebs-CRM
• Wachstumspipeline-Tracker
• Freelancer-Kunden-Tracker

CRM-Modelle von Notion

Notion glänzt, wenn Sie mehr als nur ein CRM benötigen. Sie können Notizen, Aufgabenverwaltung und CRM-Workflows an einem Ort kombinieren. Es ist perfekt für Agenturen, Entwickler und Teams, die eine visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche bevorzugen.

Sie können Datenbanken verknüpfen, Kommentare hinzufügen, Aufgaben zuweisen und dynamische Dashboards erstellen. Es ist weniger starr als Tabellenkalkulationen, kann aber anfangs etwas überwältigend wirken.

💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die Beziehungen und Rollups von Notion, um leistungsstarke Verknüpfungen zwischen Kontakten, Geschäften und Aufgaben zu erstellen.

Wichtigste Entscheidungen

• Notion Agency CRM
• Freiberuflicher CRM-Experte
• Startup-Business-Flow-Tracker

Einschränkungen von CRM-Modellen

Modelle sind ein guter Ausgangspunkt, haben jedoch reale Einschränkungen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie sich mit manuellen Aktualisierungen, Datenverlusten oder inkonsistenten Arbeitsabläufen konfrontiert sehen.

Hier ist der Grund, warum Sie auf ein Hindernis stoßen können:

• Manuelle Aktualisierungen bedeuten mehr Raum für Fehler.
• Ohne Integrationen mit Ihren Tools (E-Mail, Slack usw.)
• Sie können keine automatischen Erinnerungen oder Nachverfolgungen festlegen.
• Schwierig zu verwalten, wenn Sie mit Dutzenden von Kontakten oder mehreren Trichtern zu tun haben.

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Wann sollte man von einem Modell auf ein echtes CRM umsteigen?

Wenn Sie beginnen, Reibungen mit Modellen zu spüren, ist das Ihr Signal. Häufige Anzeichen sind:

• Sie verlieren regelmäßig Begleitpersonen.
• Ihr Team hat keine zentrale Informationsquelle.
• Sie haben es mit vielen Tabellen zu tun.
• Verbringen Sie Stunden damit, Daten zu bereinigen oder zusammenzuführen?

Dann lohnt sich ein echtes CRM. Aber nicht irgendein CRM. Suchen Sie nach einem, das:

• Einfach zu implementieren (ohne ausgeprägte Lernkurve)
• Anpassbar an Ihren Prozess, nicht umgekehrt
• Leve, aber mächtiger
• Kollaborativ

folk CRM erfüllt all diese Anforderungen – ohne überflüssige Funktionen, nur das, was Sie brauchen, um zu wachsen und organisiert zu bleiben.

Wie man ein individuelles CRM-Modell aufbaut

Bevorzugen Sie den Do-it-yourself-Weg? Hier ist eine Anleitung, um Ihr eigenes CRM-Modell von Grund auf neu zu erstellen:

1. Beginnen Sie mit Ihrem Endziel. Verwalten Sie Kunden, Geschäfte, Bewerber oder Pressekontakte?
2. Erstellen Sie Ihre Datenbank. Fügen Sie Felder wie Name des Ansprechpartners, Unternehmen, Status, Datum der nächsten Nachverfolgung, Notizen und Priorität hinzu.
3. Fügen Sie visuelle Hinweise hinzu. Verwenden Sie Farbcodes, bedingte Formatierungen oder Symbole, um wichtige Zeilen hervorzuheben.
4. Formeln definieren. Nach Status führen, Geschäftswerte berechnen oder überfällige Aufgaben kennzeichnen.
5. Machen Sie es skalierbar. Fügen Sie Filter und Dropdown-Menüs hinzu, um die Sortierung und Filterung zu vereinfachen.

💡 Profi-Tipp: Machen Sie es sich nicht zu kompliziert. Eine übersichtliche und einfache Tabelle mit nur den wesentlichen Feldern spart Ihnen Zeit und reduziert Unordnung.

Warum Folk CRM wie ein Modell aussieht, aber wie ein CRM skaliert

folk wurde für Teams entwickelt, die den Komfort einer Tabellenkalkulation mit der Leistungsfähigkeit eines echten CRM-Systems wünschen.

Anstatt Sie in starre Modelle zu zwingen, passt sich Folk an Ihre bereits gewohnte Arbeitsweise an.

Wichtigste Funktionen, die die Einfachheit der Modelle nachahmen:

• Importieren Sie Daten aus Excel, Gmail, LinkedIn oder CSV in Sekundenschnelle.
• Kanban-Ansichten, Listenansichten oder gruppierte Pipelines erstellen
• Notizen, Tags und Erinnerungen direkt zu Ihren Kontaktlisten hinzufügen
• Teamkollegen erwähnen, Aufgaben zuweisen und die Kommunikation zentralisieren

👉 Probieren Sie Folk CRM noch heute aus– der Einstieg ist kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.

Abschließende Überlegungen: Beginnen Sie mit einer Vorlage und wachsen Sie mit dem richtigen Tool!

CRM-Modelle sind hervorragende Trainingsräder. Sie helfen Ihnen dabei, gute Gewohnheiten zu entwickeln, Ihren Arbeitsablauf zu definieren und zu verstehen, was Sie wirklich von einem CRM erwarten.

Aber wenn Risse sichtbar werden – verlorene Geschäfte, verlorener Kontext, fehlende Zusammenarbeit – ist es Zeit, sich weiterzuentwickeln.

Folk CRM bietet alles, was ein gutes CRM haben sollte: Einfachheit, Leistungsstärke und Flexibilität.