Grundlagen von CRM: Alles, was Sie wissen müssen, um loszulegen

Gibt es einen geeigneten Zeitpunkt für den Umstieg auf ein CRM-System?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Wenn Sie bisher Excel verwendet haben, weil Sie keine Investitionen in ein CRM-System tätigen wollten, weil Sie keine zusätzlichen Kosten tragen wollten, weil Sie sich nicht sicher waren, wie ein gutes CRM-System aussehen sollte, und weil Sie die langen Implementierungszeiten nicht in Kauf nehmen wollten, dann sind Sie nicht allein. 

Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch Ihr Netzwerk mit. Wahrscheinlich müssen Sie sich eher früher als später mit einem CRM-System befassen. Vor allem, wenn Sie merken, wie viel Zeit administrative Aufgaben wie die manuelle Aktualisierung von Kontaktdaten, Frustrationen beim Teilen von Kontakten mit Ihrem Team und vieles mehr in Anspruch nehmen.

Um Ihnen zu helfen, behandeln wir in diesem Blogbeitrag alles, was Sie über die Grundlagen von CRM wissen müssen:

• Was ist ein CRM?
• Wann ist der richtige Zeitpunkt, um von Excel zu einem CRM zu wechseln?
• Hauptmerkmale eines guten CRM-Systems
• Wie Sie das richtige CRM für Ihr Unternehmen auswählen
• Häufige Herausforderungen bei der Einführung eines CRM-Systems
• Warum Folk eine ausgezeichnete Wahl für kleine Unternehmen ist

Was ist ein CRM?

Ein CRM (Kundenbeziehungsmanagement) ist eine Möglichkeit, Kundeninformationen effektiv und sicher zu speichern, zu organisieren und zu nutzen. Anstelle von verstreuten Tabellenkalkulationen oder endlosen E-Mail-Verläufen vereint ein CRM alles an einem Ort.

Das kann ein CRM für Sie tun:

• Kontaktdaten speichern und organisieren.
• Gespräche und Interaktionen mit Kunden nachverfolgen.
• Verkäufe, Vereinbarungen und Aufgaben effizient verwalten.

Betrachten Sie es als einzige Quelle der Wahrheit für alle Ihre Kundendaten, die Ihrem Team hilft, Zeit zu sparen und intelligenter zu arbeiten.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um von Excel zu einem CRM zu wechseln?

Aufgrund der geringen Kosten kann der Umstieg von Excel als kleines Unternehmen überwältigend erscheinen. Ein CRM könnte jedoch genau das sein, was Sie brauchen, sobald Sie erkennen, wie viel Zeit Ihre täglichen Aufgaben in Anspruch nehmen.

Sabrás que es el momento adecuado para alejarte de Excel cuando notes:

• Zu viel manuelle Arbeit: Sich wiederholende Aufgaben wie die Aktualisierung von Kontaktdaten lenken Sie von den wichtigeren Prioritäten ab, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
• Die Dinge fühlen sich chaotisch an: Alles in Tabellen zu verwalten, wird immer unübersichtlicher.
• Ohne einen Überblick: Das Verfolgen von Verkaufstrichtern oder Kundeninteraktionen fühlt sich wie ein mühsamer Kampf an.
• Die Zusammenarbeit ist ein Problem: Mehrere Versionen von Dateien sorgen für Verwirrung und machen Aktualisierungen im Team frustrierend.

Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen Excel und einem CRM?

Spüren Sie die Grenzen von Excel, sind sich aber nicht sicher, ob ein CRM die richtige Entscheidung ist? Wir verstehen das: Veränderungen können entmutigend sein. Hier sind fünf wesentliche Unterschiede zwischen Excel und CRM, die Ihnen bei der Entscheidung helfen sollen.

1. Zweck und Funktionalität

Obwohl Sie grundlegende Kontaktverwaltung in Excel durchführen können, verfügt ein CRM über vielfältigere Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben und Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Speziell entwickelt, um Kundenbeziehungen zu verwalten, Aufgaben zu automatisieren und Dateninformationen bereitzustellen.
• Während Excel: Ein universelles Tabellenkalkulationsprogramm zum manuellen Organisieren, Berechnen und Analysieren von Daten.

2. Datenverwaltung

Während beide in der Lage zu sein scheinen, dieselbe Aufgabe zu erfüllen, z. B. die Verwaltung von Kontaktinformationen, ist ein CRM darauf ausgelegt, einen sichereren Ort für Ihre Kundendaten zu bieten. Sie werden feststellen, dass:

• Ein CRM: Zentralisieren Sie Kundendaten (z. B. Kontaktdaten, Interaktionsverlauf, Verkaufstrichter) an einem zugänglichen und sicheren Ort.
• Während Excel: Die manuelle Eingabe und Organisation von Daten erfordert, was oft zu mehreren Tabellen für verschiedene Aufgaben führt.

3. Automatisierung

Wenn es um Automatisierung geht, ist ein CRM ein klarer Gewinner. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben wie Nachverfolgungen, Erinnerungen und die Synchronisierung von Daten zwischen Teams.
• Excel: Keine integrierte Automatisierung für kundenbezogene Aufgaben; erfordert manuellen Aufwand oder komplexe Makros.

4. Zusammenarbeit

Es gibt bestimmte Einschränkungen hinsichtlich der Zusammenarbeit in Excel, die ein CRM bieten kann, darunter auch Benutzerberechtigungen. Du wirst feststellen, dass:

• CRM: Ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen den Teammitgliedern, mit Benutzerberechtigungen und sofort für alle sichtbaren Aktualisierungen.
• Excel: Die Zusammenarbeit ist eingeschränkt und erfordert oft die gemeinsame Nutzung von Dateien, was zu Problemen bei der Versionskontrolle führt.

5. Berichte und Analysen

Während beide Programme Berichtsfunktionen bieten, empfinden Excel-Benutzer die Benutzeroberfläche im Vergleich zu einem CRM-System möglicherweise als umständlicher. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Bietet gebrauchsfertige Dashboards und Analysen zur Verfolgung der Leistung, des Kundenverhaltens und der Vertriebsmetriken.
• Excel: Berichte und Analysen erfordern manuelle Konfiguration, Formeln und die Erstellung von Diagrammen.

Was sind die Hauptmerkmale eines guten CRM-Systems?

Im Wesentlichen geht es bei einem CRM darum, Ihr Unternehmen reibungsloser funktionieren zu lassen. Aber nicht alle CRMs sind gleich aufgebaut, auch wenn die meisten guten CRMs folgende Eigenschaften gemeinsam haben:

• Kontaktverwaltung: Speichern Sie Kundeninformationen wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Notizen an einem einzigen Ort.
• Verkaufsverfolgung: Visualisieren Sie Ihren Verkaufstrichter und verfolgen Sie, in welcher Phase sich die Leads im Prozess befinden.
• Automatisierung: Konfigurieren Sie Workflows, um wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails zu verwalten.
• Analyse: Sehen Sie mit integrierten Berichtstools, was funktioniert (und was nicht).
• Integrationen: Verbinden Sie Ihr CRM mit Tools, die Sie bereits verwenden, wie E-Mail- oder Kalenderanwendungen.

Wie man ein CRM bewertet und auswählt

Die Auswahl des richtigen CRM für Ihr Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung, insbesondere wenn Sie sich zum ersten Mal mit den verschiedenen Optionen beschäftigen. Bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen ist es wichtig, bei der Auswahl und Recherche auf Aspekte zu achten, die Ihren aktuellen Anforderungen und Ihrem zukünftigen Wachstum entsprechen. 

Im Folgenden finden Sie einige Dinge, die Sie beachten sollten.

1. Implementierungszeit

Dies bezieht sich auf den Zeitraum, der benötigt wird, um das CRM-System vollständig zu konfigurieren, anzupassen und in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens zu integrieren. Dazu gehören alle notwendigen Schritte, um sicherzustellen, dass das CRM betriebsbereit ist und mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

2. Skalierbarkeit

Während einige CRM-Systeme wie HubSpot mit ihrem kostenlosen Tarif attraktiv sind, kann es sein, dass Sie feststellen, dass es teuer wird, sobald Sie bereit sind, ein Upgrade durchzuführen. Um zu vermeiden, dass Sie Zeit mit einem weiteren Implementierungsprozess verlieren, sollten Sie auf die Preispläne achten. Die Preispläne von folk sind beispielsweise so konzipiert, dass sie mit Ihrem Team mitwachsen und sowohl Einzelunternehmer als auch kleine, mittlere und große Unternehmen unterstützen.

3. Benutzerfreundlichkeit

Ein CRM ist nur so effektiv wie die Fähigkeit Ihres Teams, es zu nutzen. Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Arbeitsabläufe, die die Einarbeitungszeit minimieren. Ein zu komplexes Tool könnte Ihr Team davon abhalten, es vollständig zu nutzen, wodurch sein Wert für Ihr Unternehmen sinkt. Testen Sie das CRM während einer Probezeit, um zu sehen, ob es sich natürlich anfühlt.

4. Integrationsfähigkeiten

Ihr CRM sollte reibungslos mit den Tools zusammenarbeiten, die Ihr Team in seinem Technologie-Stack verwendet, wie E-Mail, Kalender, Marketingplattformen und Buchhaltungssoftware. Dadurch wird sichergestellt, dass Daten nahtlos zwischen den Systemen fließen, was Zeit spart und manuelle Arbeit reduziert. Überprüfen Sie, ob das CRM Integrationen mit den Tools unterstützt, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

5. Kundensupport

Ob während der Implementierung oder im täglichen Gebrauch, ein zuverlässiger Support ist entscheidend. Suchen Sie nach CRMs, die mehrere Supportkanäle wie Live-Chat, E-Mail oder eine Wissensdatenbank bieten, damit Sie Probleme schnell lösen können. Ein reaktionsschneller Kundenservice kann den Unterschied ausmachen, wie reibungslos Ihr CRM für Ihr Team funktioniert.

6. Vereinbaren Sie eine Vorführung

Auch wenn die Dinge auf dem Papier großartig aussehen, stimmen sie möglicherweise nicht immer mit Ihren eigenen Erfahrungen überein. Vereinbaren Sie unbedingt eine Vorführung für jedes CRM-System, das Sie in die engere Wahl ziehen, damit Sie dem Vertriebsteam relevante Fragen stellen und sich selbst ein Bild von der Plattform machen können. Vereinbaren Sie hier eine Vorführung von folk. 

Fazit

Obwohl es entmutigend erscheinen mag, sich von einer kostengünstigen Lösung wie Excel zu einem CRM zu verabschieden, lohnen sich die langfristigen Vorteile. Es ist eine Möglichkeit, stärkere und dauerhaftere Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen. Wenn Sie auf der Suche nach einem CRM sind, das benutzerfreundliche Funktionen mit leistungsstarkem Kontaktmanagement verbindet, könnte folk das richtige CRM für Sie sein. Testen Sie folk noch heute kostenlos. 

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