Pipedrive vs. Insightly: Welches CRM für Agenturen gewinnt?

Agenturen haben keine Probleme damit, „Tools zu finden“. Sie haben vielmehr Schwierigkeiten damit, die Pipeline-Ausführung konsistent zu halten und gleichzeitig die Lieferungen im Zeitplan zu halten. Wenn die Informationen zu potenziellen Kunden über verschiedene E-Mail-Postfächer, Kalender und Tabellen verteilt sind, kommt es zu Versäumnissen bei der Nachverfolgung, zu Unterbrechungen bei der Übergabe und zu Spekulationen bei der Prognose. Ein CRM für Agenturen muss dafür sorgen, dass neue Geschäfte schnell vorangetrieben werden und gleichzeitig genügend Kontoinformationen gespeichert werden, um Verlängerungen, Upsells und Weiterempfehlungen zu unterstützen.

Pipedrive und Insightly gehen diese Herausforderungen aus unterschiedlichen Perspektiven an. Pipedrive legt den Schwerpunkt auf eine visuelle Pipeline und aktivitätsorientierte Nachverfolgung, um den Geschäftsabschluss mit minimalem Aufwand zu optimieren. Im Gegensatz dazu integriert Insightly Projektmanagement-Funktionen, wodurch sichergestellt wird, dass die Vertriebsprozesse eng mit der Lieferung und Ausführung abgestimmt sind, was besonders für Agenturen von Vorteil ist, die projektbasiert arbeiten.

Die optimale Wahl hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse, dem erforderlichen Grad an Anpassung und dem Umfang der laufenden Wartungsarbeiten ab, die Ihre Agentur für die Einrichtung und Verwaltung aufbringen kann.

Was ist Pipedrive?

Pipedrive ist ein Vertriebs-CRM, das auf einer visuellen Pipeline und aktivitätsorientiertem Vertrieb basiert. Agenturen nutzen es häufig wegen seiner unkomplizierten Deal-Verfolgung, klaren nächsten Schritte und einfachen Prozessdurchsetzung. Benutzer können mehrere Pipelines verwalten, um zwischen Neugeschäft, Verlängerungen oder Partnerschaften zu unterscheiden, während geplante Aktivitäten sicherstellen, dass Follow-ups sichtbar bleiben. Darüber hinaus reduzieren Automatisierungen den Verwaltungsaufwand für wiederkehrende Aktualisierungen und Erinnerungen erheblich, was es ideal für Teams macht, die eine effiziente Pipeline-Ausführung gegenüber einer umfangreichen Funktionspalette priorisieren.

Was ist Insightly?

Insightly ist ein CRM-System, das projektorientierte Funktionen integriert und Verkaufsdaten effektiv mit Liefer- und Nachverkaufsaktivitäten verknüpft. Dies kann besonders für Agenturen von Vorteil sein, die ein enges Zusammenspiel zwischen Deal-Management und Kundenlieferung benötigen, insbesondere bei projektbasierten Arbeiten. Über seine Pipelines können Benutzer Verkaufschancen verfolgen, während Aufgaben und Aktivitätssätze standardisierte interne Prozesse über verschiedene Phasen hinweg erleichtern. Nach der Konfiguration bieten die Berichte und Dashboards Einblick in Vertriebs- und Ausführungsmetriken, was es zu einer beliebten Wahl für Agenturen macht, die ein CRM suchen, das die Lücke zu Lieferabläufen schließt.

Funktionsvergleich zwischen Pipedrive und Insightly

Mehrere Pipelines und benutzerdefinierte Stufen

Mit Pipedrive können Benutzer in der Pipeline-Ansicht mehrere Deal-Pipelines erstellen, wobei jede Pipeline ihre eigenen einzigartigen Phasen aufweist. Sie können Phasenattribute wie Namen und Wahrscheinlichkeiten ganz einfach bearbeiten und Phasen nach Bedarf hinzufügen oder entfernen. Diese Flexibilität ermöglicht die Trennung von Agenturaktivitäten – wie Neugeschäft, Verlängerungen und Partnerschaften – in separate Pipelines, wodurch sichergestellt wird, dass die Phasendefinitionen auf jeden Prozess zugeschnitten sind.

Ebenso erleichtert Insightly die Einrichtung von Pipelines und Stufenlisten, die auf verschiedene Vertriebsaktivitäten abgestimmt sind. Separate Pipelines können verwendet werden, um Agenturprozesse wie Neugeschäft, Vertragsverlängerungen und Partnerempfehlungen zu unterscheiden, wobei für jede Pipeline unterschiedliche Stufen beibehalten werden. Im Zuge der Weiterentwicklung der Prozesse können die Stufen angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Nachverfolgung von Verkaufschancen die aktuellen Qualifikations- und Übergabeprozesse genau widerspiegelt. Insightly implementiert die Pipeline-Logik auf Datensatzebene und stellt so sicher, dass jede Verkaufschance einem definierten Stufenablauf folgt.

Verfolgung von Kunden- und Geschäftsaktivitäten

In Pipedrive umfassen Aktivitäten geplante Aktionen, die mit Personen, Organisationen, Leads, Deals oder Projekten verknüpft sind, darunter Anrufe, Besprechungen und Nachfassaktionen. Sie können die Kalendersynchronisierung entweder als Einweg- oder Zweiweg-Synchronisierung einrichten, um sicherzustellen, dass Pipedrive-Aktivitäten und externe Kalenderereignisse gemäß Ihrer Konfiguration aufeinander abgestimmt bleiben. Protokollierte Aktivitäten werden in den entsprechenden Datensätzen angezeigt, was die Nachverfolgung vergangener Aktionen und bevorstehender Termine für ein Konto oder einen Deal erleichtert.

Die Aktivitätsverfolgung von Insightly basiert auf Aufgaben, Ereignissen und protokollierten Interaktionen, die mit Kontakten, Organisationen und Verkaufschancen verbunden sind. Mit Aktivitätssätzen können Sie in Insightly wiederholbare Abfolgen von Aufgaben und Ereignissen aus einer Vorlage erstellen und so die Nachverfolgung nach Erstgesprächen, Angeboten oder Onboarding-Prozessen optimieren. Zeitleisten und zugehörige Listen bieten einen klaren Überblick über abgeschlossene Aktionen und anstehende nächste Schritte, sodass Sie bei internen Übergaben die Kontohistorie und aktuelle Verpflichtungen leicht überprüfen können.

Automatisierung und Arbeitsabläufe

Das Berichtssystem von Pipedrive wird über Insights verwaltet und umfasst benutzerdefinierte Berichte, Dashboards und Ziele. Dashboards können intern mit Teamkollegen geteilt werden, und wenn die Berechtigungen dies zulassen, können öffentliche Links erstellt werden, über die Interessengruppen auf ein dashboard zugreifen können, dashboard direkten Zugriff auf das Konto zu benötigen. Die Ziele in Insights überwachen den Fortschritt bei Geschäften, Aktivitäten und Prognosen, die alle auf die spezifische Konfiguration und die Planbeschränkungen zugeschnitten sind.

Die Workflow-Automatisierung von Insightly initiiert Aktionen auf der Grundlage von Datensatzkriterien, wie z. B. Feldaktualisierungen, Zuweisungen und Aufgabenanlegen. Sie kann auch in pipelinetriebene Prozesse integriert werden, beispielsweise durch die Anwendung von Aktivitätssätzen, wenn eine Opportunity in Insightly eine bestimmte Phase erreicht. Die Ausführung von Workflows hängt davon ab, wie Trigger und Aktionen innerhalb des Kontos eingerichtet sind, was routinemäßige Übergänge wie die Verschiebung eines Geschäfts zum Onboarding und die Erstellung der entsprechenden Aufgaben-Checkliste erleichtert.

Berichterstattung und Analyse

Die Berichterstellung in Pipedrive wird durch Insights erleichtert, das benutzerdefinierte Berichte, Dashboards und Zielverfolgung bietet. Sie können Dashboards ganz einfach intern mit Teamkollegen teilen und, sofern die Berechtigungen dies zulassen, öffentliche Links generieren, über die Stakeholder auf Dashboards zugreifen können, ohne direkten Zugriff auf das Konto zu benötigen. Die Ziele in Insights überwachen den Fortschritt bei Geschäften, Aktivitäten und Prognosen, je nach Ihrer Konfiguration und den Einschränkungen Ihres Plans.

Die Berichtsfunktionen von Insightly umfassen Dashboards und benutzerdefinierte Berichte, die aus CRM-Elementen wie Opportunities, Aktivitäten und Projekten abgeleitet werden. Sie können Berichte nach Eigentümer, Pipeline, Phase und Zeitbereich filtern und für laufende Überprüfungen speichern. Insightly ermöglicht auch die Planung von Berichten, sodass die Beteiligten zeitnah Updates erhalten, ohne dass manuelle Exporte erforderlich sind. Die Genauigkeit der Pipeline-Berichte hängt von der konsistenten Verwendung der Phasen und der Protokollierung der Aktivitäten durch das gesamte Team ab.

Integrationen und Datenhygiene

Auf Pipedrive-Integrationen kann über den Pipedrive Marketplace zugegriffen werden, wo Benutzer verschiedene Apps und Integrationen direkt von ihrem Konto aus einfach installieren können. Um die Datenhygiene zu gewährleisten, identifiziert die Funktion „Duplikate zusammenführen“ potenzielle doppelte Kontakte und Organisationen und bietet einen optimierten Workflow, um Datensätze effizient zusammenzuführen. Pipedrive erklärt auch, wie seine Duplikatserkennung bestimmte Regeln auf der Grundlage seiner Importlogik einhält, was sich auf die Erkennung und Zusammenführung von Duplikaten auswirkt.

Insightly bietet Integrationsoptionen über seine Integrationsschicht und verbundene Apps, die je nach gewähltem Tarif und Konfiguration variieren. Zu den Funktionen für die Datenhygiene gehören Prozesse zur Verwaltung von Duplikaten, die dabei helfen, doppelte Kontakte, Organisationen oder Leads zu identifizieren und zusammenzuführen, sodass die Datensätze konsolidiert bleiben. Darüber hinaus kann das Importverhalten die Erstellung von Duplikaten beeinflussen, basierend auf den beim Hochladen angewendeten Abgleichregeln. Die Pflege sauberer Datensätze verbessert die nachgelagerte Berichterstellung und minimiert Konflikte bei der Automatisierung.

folk: Das beste CRM für Agenturen im Jahr 2026!

folk ein KI-gestütztes CRM-System, das die Zentralisierung von Kontakten, Gesprächen und Geschäftskontexten optimiert, ohne den Einrichtungsprozess zu verkomplizieren. Es richtet sich an Agenturteams, in denen mehrere Personen über Akquise, Onboarding, Lieferung und Verlängerungen mit demselben Konto arbeiten. Dank einer übersichtlichen Aufzeichnung der Beziehungshistorie sind Übergaben nicht mehr auf das Gedächtnis oder verstreute Notizen angewiesen.

• Mehrere Pipelines und anpassbare Phasen, die auf verschiedene Anträge von Behörden zugeschnitten sind
• Kontakt- und Geschäftszeitpläne, die die Interaktionshistorie an einem Ort zusammenfassen
• E-Mail- und Kalendersynchronisierung, um Konversationen mit den entsprechenden Datensätzen zu verknüpfen
• Aufgaben, Erinnerungen und Nachverfolgung, um standardisierte nächste Schritte sicherzustellen
• Anreichern von Kontaktdaten, um fehlende Unternehmens- und Kontaktinformationen zu ergänzen
• Tools zur Deduplizierung, um Duplikate zusammenzuführen und eine saubere Datenbank zu pflegen
• Einfache Pipeline-Berichterstattung zur Überwachung des Stadiums und des Fortschritts von Geschäften
• Integrationen und Automatisierungs-Konnektoren zur Minimierung manueller Aktualisierungen

Für Agenturen besteht der Hauptvorteil darin, dass sie Klarheit über parallele Beziehungen gewinnen. Pipelines können verschiedene Einnahmequellen wie Retainer, Projekte, Partnerschaften und Empfehlungen darstellen, während Aufgaben und Erinnerungen für eine konsistente Nachverfolgung im gesamten Team sorgen. Funktionen zur Datenbereinigung wie Anreicherung und Deduplizierung helfen dabei, doppelte Datensätze zu eliminieren und fehlende Felder auszufüllen, sodass die Pipeline-Berichterstattung langfristig effektiv bleibt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Pipedrive eine übersichtliche visuelle Pipeline und Automatisierung für eine effiziente Nachverfolgung von Geschäften bietet, während Insightly sich durch die Integration von Projektmanagement und Vertriebsprozessen auszeichnet. folk die erste Wahl für Agenturen, die Wert auf E-Mail-Integration, Automatisierung und Sequenzierung legen. Mit seinem optimierten Ansatz für die Verwaltung mehrerer Pipelines, umfangreichen Kontakthistorien und robusten Deduplizierungsfunktionen ist folk Teams in die Lage, operative Klarheit und konsistente Nachverfolgung zu gewährleisten, was es zur besten Alternative für die Anforderungen moderner Agenturen macht.

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