Как создать централизованную базу данных контактов

В наши дни важно не то, что вы знаете, а то, кого вы знаете. Эффективная стратегия управления контактами является ключом к успеху в развитии деловых отношений для команд продаж из 20–50 человек.

👉🏼 Попробуйте folk прямо сейчас, чтобы управлять напоминаниями на основе контактов вместе со своей командой.

Проблема: разрозненные контактные данные

В чем проблема? Множество баз данных контактов из-за растущего количества адресов электронной почты, социальных сетей и платформ электронного маркетинга, которые использует ваша команда. И нет единой платформы для управления контактами, которая бы объединяла их все.

В этом руководстве вы узнаете:

• Основные правила хранения и ведения контактных данных
• Функции управления контактами для расстановки приоритетов
• Почему CRM — лучший способ организовать работу и обеспечить совместную деятельность

Что такое централизованная база данных контактов?

Централизованная база данных контактов — это унифицированная система, которая объединяет всю контактную информацию в единую платформу, такую как система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Она служит основой для любой организации, стремящейся поддерживать актуальные записи о клиентах, поставщиках и внутренней информации о клиентах. Существует несколько видов систем CRM, разработанных в качестве инструмента управления контактами. Некоторые системы CRM предназначены для конкретных команд, в то время как другие являются универсальным инструментом. Есть также системы, более ориентированные на операционную деятельность.

Преимущества централизованной системы управления контактами

CRM упрощает управление данными, а также обеспечивает согласованность и точность на всех уровнях организации. Ниже приведены некоторые преимущества, которых вы можете ожидать.

1. Улучшенное межфункциональное сотрудничество

Само собой разумеется, что когда вся контактная информация собрана в одном месте, различные отделы могут более эффективно сотрудничать друг с другом. Отделы продаж получают доступ к самой свежей информации о клиентах, а отдел маркетинга может использовать ту же базу данных для своих кампаний, обеспечивая согласованность и актуальность сообщений.

Наш главный совет: Если вы ищете CRM-систему такого типа, обратите внимание на комплексные решения. Некоторые CRM-системы поддерживают только определенные бизнес-функции. Хорошая CRM-система может помочь вам в взаимодействии с клиентами, проведении маркетинговых кампаний, управлении продажами и улучшении общего качества обслуживания клиентов.

2. Единый источник достоверной информации

Без централизованной системы записи дублируются, и становится сложно найти информацию о конкретных контактах. CRM-системы, особенно те, которые оснащены многофункциональными системами управления контактами, могут помочь вам создать единый источник достоверной информации.

Благодаря тому, что вся информация о ваших клиентах хранится в одном месте, CRM упрощает создание списка контактов для кампании, отслеживание новых контактных данных и предоставляет инструменты управления контактами, которые помогают вам избежать ручного ввода данных.

Наш главный совет: ищите CRM, которая позволит вашей команде совместно создавать заметки и синхронизировать контактные данные в режиме реального времени. Таким образом, если у вас есть контактная информация в Google Контактах, Microsoft Outlook или социальных сетях, вы сможете получить к ней доступ из одного места.

3. Улучшение отношений с клиентами

Благодаря легкодоступным контактным данным занятые команды продаж могут более эффективно управлять отношениями с клиентами, не вынужденные постоянно переключаться между контекстами, чтобы получить базовую контактную информацию из определенного почтового ящика. Или просматривать все визитные карточки, полученные на мероприятиях по нетворкингу.

Наш главный совет: ищите программное обеспечение для управления контактами, которое может синхронизировать ваши контакты из нескольких доменов в одной базе данных.

Как создать централизованную базу данных контактов с помощью универсальной CRM-системы

На таком насыщенном рынке сложно найти подходящее программное обеспечение для управления контактами. Но Folk CRM выделяется как лучшее решение для отделов продаж из 20–50 человек, которым нужна универсальная платформа. Оно поддерживает множество бизнес-функций и может помочь в маркетинговых мероприятиях, управлении продажами и поддержке клиентов благодаря функциям, автоматизирующим повторяющиеся задачи.

Шаг 1. Импортируйте свои контакты и объедините все свои учетные записи электронной почты

Начните с подключения вашей учетной записи folk к любым электронным адресам, с которых необходимо синхронизировать контакты. Таким образом, вы сможете получать информацию в режиме реального времени и обновлять контактные данные всех пользователей независимо от того, откуда вы их обновляете. В отличие от других CRM-систем, представленных на рынке, folk поддерживает как контакты Google, так и Microsoft Outlook. Вы также можете использовать Zapier для импорта контактов из других сторонних приложений, таких как Stripe, Typeform, Calendly, Webflow и других.

Шаг 2. Объедините контактную информацию из ваших учетных записей в социальных сетях

Этот шаг особенно полезен, если ваша команда продаж часто использует LinkedIn для поиска потенциальных клиентов. Вместо того, чтобы хранить все свои контакты в отдельных учетных записях социальных сетей, folk CRM предлагает идеальное решение для управления контактами для средних команд продаж из 20-50 человек, позволяющее объединить все данные из Twitter, LinkedIn, LinkedIn Sales Navigator, Instagram и других сетей. Чтобы импортировать свою контактную информацию из LinkedIn, выполните 3 простых шага, которые позволят вам импортировать свои контакты из LinkedIn.

Шаг 3. Импорт файла CSV

Создать индивидуальную CRM-систему очень просто. В Folk вы можете импортировать файлы с данными о людях или компаниях в свои группы. Просто выберите нужный вид перед импортом (люди или компании).

Чтобы импортировать файл .CSV, просто:

1. Перейдите в выбранную группу, нажмите на три точки в правом верхнем углу и выберите «Импортировать CSV».
2. Выберите нужный файл (в формате csv),
3. Сопоставьте поля из вашего файла с полями folk,
4. 1. Каждый столбец вашего файла можно сопоставить с соответствующим полем в folk,
   2. Если ваша колонка не может быть сопоставлена ни с одним из существующих полей, вы можете создать поле непосредственно во время импорта (оно будет создано как текстовое поле). Или вы можете создать эти поля (любого типа) перед импортом, чтобы они распознавались при сопоставлении.
5. Просмотрите свои данные и при необходимости отредактируйте их.
6. Импорт.

Шаг 4. Используйте инструмент экспорта комментариев пользователей

Экспортер комментариев folk's LInkedIn — это новое расширение для Chrome, разработанное для того, чтобы помочь вам превратить ваше взаимодействие в LinkedIn в потенциальных клиентов. Оно помогает вам одним щелчком мыши извлечь список людей, которые лайкнули или прокомментировали конкретный пост в LinkedIn.

Чтобы начать превращать свое участие в лиды, просто:

1. Загрузите бесплатный инструмент из интернет-магазина Chrome,
2. Перейдите к самой популярной публикации, которую вы только что опубликовали, или просмотрите LinkedIn в поисках публикаций, имеющих отношение к вашему бизнесу.
3. Нажмите «Экспорт лидов»,
4. Вы получите файл .CSV в свой почтовый ящик с контактной информацией всех, кто прокомментировал пост, включая их комментарии и тип реакции.
5. Активируйте свой список с помощью Folk CRM.

👉🏼 Попробуйте folk сейчас, чтобы импортировать и объединить контакты из Google и Outlook за считанные минуты.

Заключение

Несмотря на то, что это может показаться сложной задачей, создание централизованной системы управления контактами не представляет труда для отделов продаж. А благодаря тому, что все ваши контакты будут собраны в одном месте, вы сможете оптимизировать рабочий процесс и использовать функции автоматизации folk CRM, что делает эту систему идеальным выбором для отделов продаж численностью 20–50 человек, которым требуется комплексное управление контактами. Более того, лучшее программное обеспечение для управления контактами легко использовать с самого первого дня, поэтому folk любят за его похожесть на Notion, что делает его одним из самых простых в использовании CRM на рынке. Попробуйте folk сегодня бесплатно.

Дополнительные ресурсы

• Как экспортировать посты, комментарии и лайки из LinkedIn
• Экспортер комментариев LinkedIn

Часто задаваемые вопросы

Почему я должен централизовать свою базу данных контактов?

Централизация позволяет хранить все контакты в одном месте, устраняет дубликаты и создает единый источник достоверной информации. Команды получают доступ к одним и тем же актуальным записям, что ускоряет работу с клиентами, сокращает ручной ввод данных и улучшает сотрудничество и отчетность.

Существует ли цифровая версия Rolodex?

Да. Современная CRM-система служит цифровой картотекой, в которой хранятся записи о людях и компаниях с примечаниями, информацией об активности и синхронизацией электронной почты/социальных сетей. Такие инструменты, как folk, объединяют контакты из почтовых ящиков и сетей в один центр с возможностью поиска.

Как автоматически обновлять базу данных контактов?

Подключите электронную почту, календари и социальные сети к вашей CRM-системе, включите двустороннюю синхронизацию и регулярно выполняйте дедупликацию. Используйте автоматизацию обогащения и импорта данных, а также назначайте владельцев данных, чтобы изменения обновлялись в режиме реального времени для всей команды.

Какие функции должна включать система управления контактами?

Уделите приоритетное внимание общим записям контактов, двусторонней синхронизации Google/Outlook, импорту из LinkedIn, совместным заметкам, хронологии действий, разрешениям, удалению дубликатов, импорту CSV и простой автоматизации последовательностей, задач и последующих действий.