Hoe bouw je een gecentraliseerde contactendatabase op?

Tegenwoordig gaat het niet om wat je weet, maar om wie je kent. Een effectieve strategie voor contactbeheer is essentieel voor het succes van verkoopteams van 20 tot 50 personen bij het onderhouden van hun zakelijke relaties.

👉🏼 Probeer folk om contactgebaseerde herinneringen met je team te beheren

De uitdaging: verspreide contactgegevens

Het probleem? Meerdere contactdatabases dankzij een toenemend aantal e-mailadressen, sociale mediaplatforms en e-mailmarketingplatforms die uw team gebruikt. En geen enkel zelfstandig platform voor contactbeheer om ze allemaal te beheren.

In deze handleiding leer je:

• Basisprincipes voor het opslaan en onderhouden van contactgegevens
• Contactbeheerfuncties om prioriteiten te stellen
• Waarom een CRM de beste manier is om georganiseerd en samen te werken

Wat is een gecentraliseerde contactendatabase?

Een gecentraliseerde contactdatabase is een uniform systeem dat alle contactgegevens samenbrengt op één platform, zoals een CRM-systeem (Customer Relationship Management). Het vormt de ruggengraat van elke organisatie die actuele gegevens wil bijhouden van klanten, leveranciers en interne klantinformatie. Er zijn verschillende soorten CRM-systemen die zijn ontworpen als tool voor contactbeheer. Sommige CRM-systemen zijn ontworpen voor specifieke teams, terwijl andere een alles-in-één-tool zijn. Er zijn ook systemen die meer op operationele aspecten zijn gericht.

Voordelen van een gecentraliseerd contactbeheersysteem

Een CRM-systeem vereenvoudigt het gegevensbeheer en zorgt ook voor consistentie en nauwkeurigheid op alle niveaus van de organisatie. Hieronder vindt u enkele voordelen die u kunt verwachten.

1. Verbeterde samenwerking tussen verschillende functies

Het spreekt voor zich dat wanneer al uw contactgegevens op één plek staan, verschillende afdelingen effectiever kunnen samenwerken. Verkoopteams hebben toegang tot de meest recente klantinformatie, terwijl de marketingafdeling dezelfde database kan gebruiken voor hun campagnes, zodat berichten consistent en up-to-date zijn.

Onze beste tip: Als u op zoek bent naar dit type CRM-systeem, zoek dan naar een alles-in-één oplossing. Sommige CRM's ondersteunen alleen specifieke bedrijfsfuncties. Een goed CRM kan u ondersteunen bij klantinteracties, marketingcampagnes, de verkooppijplijn en het verbeteren van uw algehele klantervaring.

2. Eén enkele bron van waarheid

Zonder een gecentraliseerd systeem worden notities dubbel bijgehouden en wordt het moeilijk om informatie over specifieke contacten te vinden. CRM-systemen, met name systemen met multifunctionele contactbeheersystemen, kunnen u helpen één enkele bron van waarheid te creëren.

Met al uw klantinformatie op één plek maakt een CRM het u gemakkelijk om een contactenlijst voor een campagne aan te maken, nieuwe contactgegevens bij te houden en beschikt u over tools voor contactbeheer waarmee u het handmatige invoeren van gegevens kunt overslaan.

Onze beste tip: zoek een CRM waarmee je team gezamenlijk notities kan maken en je contactgegevens in realtime kan synchroniseren. Zo heb je alle contactgegevens uit Google Contacts, Microsoft Outlook of sociale media op één plek bij de hand.

3. Betere klantrelaties

Met gemakkelijk toegankelijke contactgegevens kunnen drukke verkoopteams klantrelaties effectiever beheren zonder voortdurend van context te moeten wisselen om basiscontactgegevens uit een bepaald e-mailaccount te halen. Of alle visitekaartjes te moeten doorzoeken die u tijdens netwerkevenementen hebt verzameld.

Onze beste tip: zoek naar contactbeheersoftware waarmee je je contacten uit meerdere domeinen kunt synchroniseren in één database.

Hoe bouw je een gecentraliseerde contactendatabase met behulp van een alles-in-één CRM-systeem?

Het is moeilijk om de juiste software voor contactbeheer te vinden in een markt die zo verzadigd is. Maar folk onderscheidt zich als de beste oplossing voor verkoopteams van 20 tot 50 personen die een alles-in-één platform nodig hebben. Het ondersteunt meerdere bedrijfsfuncties en kan u helpen bij uw marketinginspanningen, verkooppijplijn en klantenondersteuning met functies die repetitieve taken automatiseren.

Stap 1. Importeer uw contacten en voeg al uw e-mailaccounts samen

Begin met het koppelen van je folk aan alle e-mailadressen waarvan je contacten wilt synchroniseren. Op die manier kun je realtime informatie krijgen en de contactgegevens van iedereen up-to-date houden, ongeacht waar je ze bijwerkt. In tegenstelling tot andere CRM's op de markt folk zowel Google-contacten als Microsoft Outlook. Je kunt ook Zapier gebruiken om contacten te importeren uit andere applicaties van derden, zoals Stripe, Typeform, Calendly, Webflow en meer.

Stap 2. Voeg contactgegevens uit je sociale media-accounts samen

Deze stap is vooral handig als uw verkoopteam LinkedIn veel gebruikt voor prospecting. In plaats van al uw contacten in afzonderlijke socialemedia-accounts te hebben, biedt folk de ideale oplossing voor contactbeheer voor middelgrote verkoopteams van 20-50 personen om alles samen te voegen vanuit Twitter, LinkedIn, LinkedIn Sales Navigator, Instagram en meer. Om uw contactgegevens uit LinkedIn te importeren, volgen hier 3 eenvoudige stappen waarmee u uw LinkedIn-contacten kunt importeren.

Stap 3. Een CSV-bestand importeren

Het bouwen van een aangepast CRM-systeem is eenvoudig. In folk kunt u bestanden met personen of bedrijven in uw groepen importeren. Selecteer gewoon de juiste weergave voordat u gaat importeren (personen of bedrijven).

Om een .CSV-bestand te importeren, hoeft u alleen maar:

1. Ga naar de groep van je keuze en klik vervolgens op de 3 puntjes rechtsboven en vervolgens op 'CSV importeren'.
2. Selecteer het gewenste bestand (in csv-formaat),
3. Koppel velden uit uw bestand aan folk ,
4. 1. Voor elke kolom van uw bestand kunt u deze koppelen aan het juiste veld in folk,
   2. Als uw kolom niet kan worden gekoppeld aan een van de bestaande folk , kunt u het veld rechtstreeks tijdens het importeren aanmaken (het wordt dan aangemaakt als een tekstveld). U kunt deze velden (van elk type) ook vóór het importeren aanmaken, zodat ze bij het koppelen worden herkend.
5. Controleer uw gegevens en bewerk ze indien nodig.
6. Importeren.

Stap 4. Gebruik de tool voor het exporteren van reacties folk

De LinkedIn-commentaar-exporteerfunctiefolk is een gloednieuwe Chrome-extensie die is ontworpen om uw betrokkenheid op LinkedIn om te zetten in potentiële klanten. Hiermee kunt u met één klik een lijst extraheren van mensen die een specifieke LinkedIn-post hebben geliket of erop hebben gereageerd.

Om uw betrokkenheid om te zetten in leads, hoeft u alleen maar:

1. Download de gratis tool uit de Chrome Web Store,
2. Ga naar een goed presterende post die je net hebt gepubliceerd of blader door LinkedIn voor posts die relevant zijn voor je bedrijf.
3. Klik op 'leads exporteren',
4. Je ontvangt een CSV-bestand in je inbox met de contactgegevens van iedereen die op het bericht heeft gereageerd, inclusief hun opmerking en reactietype.
5. Activeer uw lijst met folk .

👉🏼 Probeer folk om binnen enkele minuten contacten uit Google en Outlook te importeren en samen te voegen.

Conclusie

Hoewel het misschien intimiderend klinkt, is het opzetten van een gecentraliseerd contactbeheersysteem eenvoudig voor verkoopteams. En met al uw contacten op één plek kunt u uw workflowproces stroomlijnen en gebruikmaken van de automatiseringsfuncties folk . Dit maakt het de perfecte keuze voor verkoopteams van 20-50 personen die op zoek zijn naar uitgebreid contactbeheer. Bovendien is de beste contactbeheersoftware vanaf dag één eenvoudig te gebruiken. Daarom folk geliefd om zijn Notion-achtige ervaring, waardoor het een van de gemakkelijkst te gebruiken CRM's op de markt is. Probeer folk gratis uit.

Meer bronnen

• Hoe LinkedIn-berichten, reacties en likes exporteren
• LinkedIn-commentaar exporteerprogramma

Veelgestelde vragen

Waarom zou ik mijn contactendatabase centraliseren?

Door alles op één plek te zetten, heb je geen dubbele contacten meer en heb je één plek waar je alles kunt vinden. Teams hebben toegang tot dezelfde up-to-date gegevens, waardoor ze sneller kunnen reageren, minder handmatig werk hebben en beter kunnen samenwerken en rapporteren.

Bestaat er een digitale Rolodex?

Ja. Een modern CRM-systeem fungeert als een digitale Rolodex, waarin gegevens van personen en bedrijven worden opgeslagen met notities, activiteiten en e-mail-/socialesynchronisatie. Tools zoals folk brengen contacten uit inboxen en netwerken samen in één doorzoekbare hub.

Hoe houd ik een contactendatabase automatisch up-to-date?

Koppel e-mail, agenda's en sociale bronnen aan uw CRM, schakel tweerichtingssynchronisatie in en verwijder regelmatig dubbele gegevens. Gebruik verrijkings- en importautomatisering en wijs gegevenseigenaren toe, zodat wijzigingen in realtime worden bijgewerkt voor het hele team.

Welke functies moet een contactbeheersysteem bevatten?

Geef prioriteit aan gedeelde contactgegevens, tweerichtingssynchronisatie tussen Google en Outlook, LinkedIn-import, gezamenlijke notities, activiteitentijdlijnen, machtigingen, ontdubbeling, CSV-import en eenvoudige automatisering voor reeksen, taken en follow-ups.